大型裝備企業(yè)銷售貨款信息化管理的實(shí)施

許可立

銷售貨款管理作為公司管理的重點(diǎn)之一，管理水平的高低直接影響公司防止壞賬風(fēng)險(xiǎn)和資金統(tǒng)籌運(yùn)作的能力。由于大型裝備制造企業(yè)的產(chǎn)品具有訂單式生產(chǎn)，生產(chǎn)周期長(zhǎng)，成本高，資金占用大的特點(diǎn)，合同中通常都是約定按生產(chǎn)進(jìn)度分次付款，加強(qiáng)銷售貨款的管理顯得尤其重要。

傳統(tǒng)會(huì)計(jì)記賬的應(yīng)收賬款是在產(chǎn)品銷售并開具發(fā)票后按合同全額計(jì)入應(yīng)收賬款，但實(shí)際工作中卻需要由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人根據(jù)項(xiàng)目進(jìn)度按合同約定分多回收貨款。

因?yàn)榇笮脱b備制造企業(yè)訂單穩(wěn)定，企業(yè)通常對(duì)排產(chǎn)品都有詳細(xì)的生產(chǎn)作業(yè)計(jì)劃，完全可以根據(jù)這些作業(yè)計(jì)劃確定每個(gè)項(xiàng)目的各筆款項(xiàng)的收款時(shí)間，并測(cè)算未來一段時(shí)間有哪些項(xiàng)目的貨款可以回籠，為安排預(yù)算期的資金收支計(jì)劃和籌資預(yù)案做好準(zhǔn)備。

東方鍋爐(集團(tuán))股份有限公司是國(guó)內(nèi)主要的大型電站鍋爐制造基地，通過自主創(chuàng)新，開發(fā)了以網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù)軟件作為平臺(tái)，把銷售貨款管理與產(chǎn)品項(xiàng)目計(jì)劃管理融合為一種全新的產(chǎn)品項(xiàng)目管理方式。這一成果的實(shí)施，徹底改變了企業(yè)銷售貨款的原始管理方式，實(shí)現(xiàn)了銷售貨款管理與產(chǎn)品項(xiàng)目計(jì)劃管理相互聯(lián)動(dòng)一一根據(jù)產(chǎn)品項(xiàng)目計(jì)劃實(shí)施情況分析銷售貨款收款情況，根據(jù)銷售貨款收款情況及時(shí)與客戶協(xié)調(diào)產(chǎn)品項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃。

四年多的實(shí)踐證明，該成果具有很強(qiáng)的實(shí)用性，為防范產(chǎn)品項(xiàng)目壞賬風(fēng)險(xiǎn)及編制未來年度資金預(yù)算提供了解決方案，值得大型裝備制造企業(yè)參考。

一、目前國(guó)內(nèi)企業(yè)普遍存在的問題

1.缺少公司銷售貨款資源臺(tái)賬

公司的財(cái)會(huì)部門通常是針對(duì)用戶進(jìn)行銷售貨款管理，收款責(zé)任部門則是針對(duì)每個(gè)產(chǎn)品項(xiàng)目進(jìn)行收款管理。理論上財(cái)務(wù)和收款部門在收款總額上一致，并且保持經(jīng)常對(duì)賬。但是實(shí)際上由于收款職能往往由幾個(gè)部門分別承擔(dān)，例如營(yíng)銷部門收預(yù)付款，項(xiàng)目部門收進(jìn)度款和完工款，法律部門負(fù)責(zé)起訴催收有爭(zhēng)議的尾款，各部門對(duì)催收的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)工作口徑不統(tǒng)一，往往沒有一個(gè)部門能對(duì)財(cái)務(wù)收到的款項(xiàng)進(jìn)行完整的解釋。很難說清楚各用戶究竟欠公司多少錢，究竟欠公司哪些錢，欠款時(shí)間等信息。

2.缺少銷售貨款收款預(yù)算的測(cè)算依據(jù)

雖然公司對(duì)每個(gè)產(chǎn)品項(xiàng)目執(zhí)行都編制生產(chǎn)計(jì)劃進(jìn)行管理，但對(duì)未投產(chǎn)項(xiàng)目的銷售貨款一般都沒有進(jìn)行必要的計(jì)劃和責(zé)任管理，這就造成了在編制年度銷售貨款回籠預(yù)算和月度貨款回籠計(jì)劃時(shí)都只是靠相關(guān)人員的主觀判斷來估計(jì)，無法提供詳細(xì)的應(yīng)收貨款資源明細(xì)并落實(shí)考核。

3.存在不必要的壞賬風(fēng)險(xiǎn)

由于沒有系統(tǒng)地對(duì)各個(gè)項(xiàng)目貨款進(jìn)行計(jì)劃管理，公司可能出現(xiàn)不必要的壞賬風(fēng)險(xiǎn)。有的產(chǎn)品在沒有收到完工款的情況下就貿(mào)然發(fā)貨，使得貨款難以收回；有的項(xiàng)目交貨后由于缺乏管理或責(zé)任人調(diào)離，應(yīng)收的款項(xiàng)超過法律訴訟期而無人過問，造成壞賬損失，時(shí)間長(zhǎng)了甚至連對(duì)方是誰、在哪、我們提供的是什么產(chǎn)品也不清楚。

4.未對(duì)全公司銷售貨款集中管理

各子公司的可收貨款一直由子公司自己管理，母公司不能隨時(shí)掌握他們的銷售貨款質(zhì)量和資金周轉(zhuǎn)情況，不了解他們的產(chǎn)品執(zhí)行進(jìn)度，缺乏對(duì)子公司的指導(dǎo)和監(jiān)督。

5.缺乏對(duì)公司貨款資源的全面掌握

由于公司部門業(yè)務(wù)的職能劃分，公司很難對(duì)全部貨款資源進(jìn)行系統(tǒng)掌握，缺乏動(dòng)態(tài)的全面了解和分析。

二、系統(tǒng)主要內(nèi)容

1.采用編碼管理，設(shè)計(jì)并規(guī)范公司銷售貨款編碼編碼制度。

采用編碼管理的目的是為了統(tǒng)一公司銷售貨款的分類，并對(duì)每一筆銷售貨款用編碼實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化和唯一標(biāo)識(shí)，為實(shí)現(xiàn)信息化管理做好準(zhǔn)備。

根據(jù)銷售貨款編碼制度，項(xiàng)目管理員從新接到一個(gè)產(chǎn)品項(xiàng)目時(shí)，就必須根據(jù)合同約定制定項(xiàng)目投產(chǎn)和出產(chǎn)計(jì)劃，并根據(jù)投產(chǎn)計(jì)劃與合同中付款條件的約定對(duì)該項(xiàng)目的各筆付款設(shè)計(jì)編碼并確定金額、應(yīng)收款時(shí)間、責(zé)任部門及責(zé)任人，錄入員在接到項(xiàng)目管理員書面提供的標(biāo)準(zhǔn)表格后及時(shí)錄入系統(tǒng)，納入銷售貨款資源管理；項(xiàng)目管理員根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需要進(jìn)行調(diào)整項(xiàng)目投產(chǎn)(生產(chǎn))計(jì)劃的同時(shí)，必須及時(shí)調(diào)整該項(xiàng)目銷售貨款的收款時(shí)間或金額，錄入員接到項(xiàng)目管理員書面提供的標(biāo)準(zhǔn)表格后及時(shí)錄入系統(tǒng)。

2.利用網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù)軟件技術(shù)，設(shè)計(jì)搭建數(shù)據(jù)交互平臺(tái)。

銷售貨款管理系統(tǒng)的開發(fā)和實(shí)施，核心載體是開發(fā)一套網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù)管理軟件，在此軟件系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí)，把全新的銷售貨款分類、收集、計(jì)劃管理方法用標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)表格式和結(jié)構(gòu)進(jìn)行規(guī)范，把全新的貨款管理操作流程用程序的標(biāo)準(zhǔn)錄入格式和校驗(yàn)程序給予唯一確定。有了成功開發(fā)的這套程序，以及圍繞此項(xiàng)工作設(shè)計(jì)下發(fā)的產(chǎn)品貨款編碼制度、數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)操作細(xì)則和相關(guān)附表，各收款部門就有了標(biāo)準(zhǔn)的操作流程和標(biāo)準(zhǔn)介質(zhì)。

三、實(shí)現(xiàn)的主要功能

1.利用數(shù)據(jù)庫(kù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)公司銷售貨款臺(tái)賬的統(tǒng)一管理

2.查詢預(yù)算期可收貨款資源，據(jù)以編制預(yù)算期貨款回籠預(yù)算，結(jié)合預(yù)算期用款預(yù)算編制籌資預(yù)算。

3.項(xiàng)目管理員根據(jù)項(xiàng)目生產(chǎn)計(jì)劃調(diào)整及時(shí)對(duì)項(xiàng)目收款計(jì)劃進(jìn)行調(diào)整，保證項(xiàng)目收款計(jì)劃的及時(shí)和準(zhǔn)確。

4.項(xiàng)目管理員在執(zhí)行和分析項(xiàng)目生產(chǎn)計(jì)劃的同時(shí)對(duì)項(xiàng)目收款情況進(jìn)行對(duì)比分析，及時(shí)催收到期貨款。

5.產(chǎn)品最終發(fā)運(yùn)前須確認(rèn)已收款情況，減少壞賬風(fēng)險(xiǎn)。

6.對(duì)已到期欠款定期分析，制定專項(xiàng)方案，經(jīng)常檢查，減少壞賬風(fēng)險(xiǎn)。

7.查詢和分析項(xiàng)目收款歷史記錄，分析客戶信譽(yù)。

8.進(jìn)行收款計(jì)劃執(zhí)行情況的統(tǒng)計(jì)分析，納入產(chǎn)品項(xiàng)目管理考核。

9.公司領(lǐng)導(dǎo)和綜合管理部門隨時(shí)查詢和監(jiān)督。

四、項(xiàng)目開發(fā)和實(shí)施的意義

這一項(xiàng)目的開發(fā)與實(shí)施對(duì)正在探索管理創(chuàng)新思路的人們提供了真實(shí)實(shí)用的借鑒模式：科學(xué)的數(shù)據(jù)資料收集和維護(hù)，加上先進(jìn)的軟件查詢和報(bào)表設(shè)計(jì)，徹底改變了公司銷售貨款管理的技術(shù)手段和管理水平，輕松實(shí)現(xiàn)公司進(jìn)一步強(qiáng)化公司管理的全部要求；把銷售貨款管理與產(chǎn)品項(xiàng)目計(jì)劃管理融合為一種全新的產(chǎn)品項(xiàng)目管理模式。也徹底解決了銷售貨款管理工作的基礎(chǔ)和功能。

依靠?jī)?chǔ)存在網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器中的收款工作的相關(guān)數(shù)據(jù)作為開展收款工作的唯一依據(jù)，徹底拋棄了以前一人一個(gè)小筆記本，一人一套工作方法，人走資料就丟的管理方式，數(shù)據(jù)不再因?yàn)閭€(gè)人工作方法的差異和人員變動(dòng)情況而受影響：按照操作細(xì)則科學(xué)而嚴(yán)格的規(guī)定，也為所有收款責(zé)任部門和責(zé)任人員提供了標(biāo)準(zhǔn)的工作方法、格式和時(shí)間要求，培養(yǎng)了項(xiàng)目管理員一個(gè)好的工作習(xí)慣；由于網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù)管理軟件實(shí)現(xiàn)了信息共享，公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門可以隨時(shí)方便地查詢到所需要的數(shù)據(jù)資料，對(duì)各收款責(zé)任部門工作的情況進(jìn)行檢查和考核，通過公開和監(jiān)督的功能加強(qiáng)相關(guān)部門和人員的責(zé)任壓力和提供考評(píng)依據(jù)；通過各收款責(zé)任部門維護(hù)的數(shù)據(jù)資料以及軟件設(shè)計(jì)的查詢功能，輕松查詢預(yù)算期內(nèi)可收貨的資源明細(xì)和匯總，作為預(yù)算期收款預(yù)算和考核的科學(xué)依據(jù)；通過軟件設(shè)計(jì)的查詢功能，定期查詢快到法律訴訟時(shí)效的老欠款，并及時(shí)安排催收計(jì)劃，避免超法律訴訟時(shí)效而造成壞賬損失。