電子文件的跨平臺集成管理與網(wǎng)絡(luò)化綜合利用

欒祿祥

摘要：信息技術(shù)快速發(fā)展，各種工具軟件平臺派生了種類繁多的、應(yīng)用程序繁雜的大量電子文檔。如何實現(xiàn)跨平臺便捷高效的管理與應(yīng)用，已成為廣大計算機用戶的迫切需求。本文設(shè)計的跨平臺集成管理與網(wǎng)絡(luò)化綜合利用系統(tǒng)，實現(xiàn)了分類管理、智能查詢檢索功能和網(wǎng)絡(luò)化綜合利用功能，具有便捷管理、高效應(yīng)用、安全性強的特點。

關(guān)鍵詞：跨平臺；Documents；集成；安全

一、問題的提出

隨著office辦公室自動化及網(wǎng)絡(luò)化管理進程的不斷發(fā)展，利用計算機建立生產(chǎn)與管理各類電子文檔，已成為人們重要的工作內(nèi)容。但隨著工作量的增加及時問的累積，各類文檔不僅級數(shù)型增長，而且經(jīng)常會為某一事件建立不同類型的文件，包括doc、pdf、JPg、bmp、lxl等格式的文件，不能集成到同一軟件內(nèi)集中調(diào)用。經(jīng)常出現(xiàn)“我的文件在哪了，怎么找不到了”或忘記了文件名，不得不在大量的磁盤文件中費時費力查找的現(xiàn)象。甚至有時人們會因故不得不與別人共用一臺電腦，而文件夾又無有效的保密功能，致使電子文檔的管理更加混亂無序，應(yīng)用不便?？傊趯嶋H工作中，電子文檔的管理和利用存在著諸多問題。

如何將大量繁雜的文檔和在不同的平臺下建立的分立文檔集中在一個操作平臺下，使這些分散的只具有輸入、輸出功能的文件，具有分類管理、智能查詢檢索功能；如何減少計算機磁盤文件紊亂。增強有效實用的安全保護措施、使其具有更高的使用效率是實際工作中急需解決的一項重要課題。為此，本文針對《電子文件的跨平臺集成管理與網(wǎng)絡(luò)化綜合利用》的管理平臺《以下簡稱《集成管理平臺》)設(shè)計要點進行分析與闡述。

二、集成管理平臺設(shè)計

1關(guān)鍵技術(shù)集成應(yīng)用

運用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、高密存儲技術(shù)、智能搜索技術(shù)及跨平臺文件轉(zhuǎn)換與利用、遠程通訊等先進技術(shù)，對用戶在其他操作平臺下建立的各類文件，如：doc、pdf、JPg、bmp、txt、avi等格式的文件，進行整理、存儲，搭建一個具有檢索、分送、存儲、安全保護、綜合利用，普通計算機用戶自己能夠駕馭與維護自己文件系統(tǒng)的計算機管理平臺。

2主要功能要求

1)安全性

要以增強安全性為重點，采用數(shù)據(jù)庫加密技術(shù)，運用加密算法，存儲各類文件的關(guān)鍵信息與代碼，網(wǎng)絡(luò)傳輸采用加密校驗和傳輸協(xié)議，確保文件內(nèi)容的安全以及網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)陌踩?，并使不被授?quán)使用《集成管理平臺》的用戶無法打開已被錄入到該平臺的文件。此功能對于多人使用同一臺電腦更具實際意義。

2)實用性

要力求具有廣泛的適用性，體現(xiàn)功能的簡潔、使用的方便。因此在設(shè)計上，文件存儲、查詢、傳輸?shù)某绦蛞浞謪⒖紨?shù)字檔案管理規(guī)則，關(guān)鍵字段能夠涵蓋廣大用戶的需求，以方便用戶查找、利用。程序設(shè)計還要具有靈活設(shè)計功能，留有用戶按需求自我改進設(shè)計的靈活空間，界面子欄目Title可由用戶更改，盡量讓用戶感到該系統(tǒng)專為我設(shè)計。

3)跨平臺管理

將用戶在多種工具軟件或管理軟件下建立的文件，集中到同一個操作管理平臺下，并可在此平臺引導下完成不同類型文件的編輯、利用。如用戶通過其他工具建立的doc、pdf、JPg、bmp、txt、avi等格式的文件?？墒珍浽诒酒脚_下，并可建立其關(guān)鍵信息。此后，用戶再查找、利用該文件時只要在該平臺下，輸入關(guān)鍵信息，瞬間即可查到。并可在該平臺下予以編輯、輸出等。

4)跨平臺文件的傳輸、轉(zhuǎn)換與集成

采用java編程，通過HTML符號的描述和JAVA語言、JAVASCRIPT腳本語言。以Hyper Text和Hyper Medla技術(shù)結(jié)合將各種信息組織在一起，實現(xiàn)文件信息的訪問與查詢，以Hyper link的鏈接功能，實現(xiàn)文字、表格、聲音、影像、照片、圖像、動畫等多媒體文件信息的訪問與檢索。

5)遠程音視頻文件利用流媒體形式播放

基于流式Slream的廣播技術(shù)，自編碼技術(shù)使多媒體文件在Internet／Intranet中使用流式傳輸技術(shù)進行連續(xù)性時基媒體傳輸，把連續(xù)的音、視頻等多媒體數(shù)據(jù)經(jīng)過編碼、壓縮處理后，通過流媒體服務(wù)器，多級緩沖、發(fā)送速率自適應(yīng)調(diào)整機制，消除馬賽克，保證數(shù)據(jù)暢通無阻地在網(wǎng)上傳輸。

6)文本文件分類檢索與全文檢索

查詢、檢索、利用是本項目的根本，在界面設(shè)計上要涵蓋用戶所關(guān)注的重點字段。而且在數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)上要涵蓋查詢檢索、類型轉(zhuǎn)換、權(quán)限設(shè)置、系統(tǒng)維護、文件存儲等字段，以便滿足用戶安全、便捷、全方位組合或單項檢索查詢。對于文本文件實現(xiàn)全文查詢檢索，影視文件關(guān)鍵點查詢檢索。因此。本項目具有將多種文本轉(zhuǎn)換為本系統(tǒng)能夠識別的全文檢索功能。

7)集成化及網(wǎng)絡(luò)化

從項目管理的角度出發(fā)。實現(xiàn)按項目及類別集成化管理，使用戶分散的文件，能夠按照事件分塊管理。條理清晰；從網(wǎng)絡(luò)化管理發(fā)展方向進行整體設(shè)計，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化文檔采集、傳遞、審閱、編輯、利用。

3主要操作程序設(shè)計

1)文件錄入

對收入到本系統(tǒng)的文件，輸入與文件相關(guān)的著錄信息，以便分類管理與快速檢索，同時設(shè)立閱讀者、使用者、審閱者的權(quán)限只讀或可修改。像文件標題、文件編號、作者、日期、密級、學科種類、文件種類、分送部門等字段等，對于有特殊要求的用戶可在系統(tǒng)維護中，修改這些字段的Title，以方便管理。

2)原有文件采集、新文件建立及編輯

《集成管理平臺》不僅能夠在本平臺的支持下建立、編輯新的文件，而且可以收錄、編輯已在其他環(huán)境下建立的doc、pdf、JPg、bmp、txt、avl等格式的文件，使其具有本平臺支持的各種功能。

3)文件分送

本平臺提供網(wǎng)絡(luò)傳遞審閱功能，可根據(jù)需要將文件分送到其他單位或個人。按“文件分送”就會出現(xiàn)您剛剛錄入的文件，并分送到相關(guān)人員。鼠標雙擊“分送單位”，“收文者簽字”，“處理結(jié)果”反饋等可查詢反饋結(jié)果。當您想取消分送時則按“分送取消”按鈕。

4)權(quán)限設(shè)置

具有強大的權(quán)限管理及安全機制。選擇人員權(quán)限一欄，可設(shè)置哪些人員可以對該文件只讀、修改或刪除。用戶在必要時可通過授權(quán)操作，方便地將當前辦理的任務(wù)授權(quán)給其它人員進行辦理。

5)按事件管理項目文件

“保存”按鈕將您收錄的文件及著錄信息以加密方式存儲到文件中。點“繼續(xù)”按鈕可繼續(xù)錄入與該事件相關(guān)的下一個文件，以便在同一歸檔內(nèi)容中集成多個同一事件的全部文件(可是多種類型文件)。

6)文件查詢與編輯

“選擇查詢方式”：可在任一字段內(nèi)輸入您要查詢的文件的信息或同時在多個字段內(nèi)輸入相關(guān)信息，實現(xiàn)單項或多項組合查詢，例如可以按文件編號、學科種類、文件標題、日期、分送人員、審閱人員及審閱情況、關(guān)鍵字等單項查詢或任意組合查詢，同時可對文本文檔實現(xiàn)全文查詢，及其他文檔分段查詢等

等。對于查到的文檔可直接支持編輯、傳送、輸出等功能，以減少用戶切換操作的麻煩。

7)分項與組合顯示

有兩種顯示方式供選擇：“顯示主要字段”或“顯示所有字段”。選擇后按“查詢”按鈕。以最簡潔方式、快速準確表征用戶所需的信息，盡最大可能減少用戶的工作負擔?！胺炙鸵挥[”：顯示該文件分送的情況。

8)系統(tǒng)維護

系統(tǒng)維護對整個系統(tǒng)的正常、高效運行起著重要的作用。主要功能是進行數(shù)據(jù)庫及系統(tǒng)所需內(nèi)容的分類管理、建立及刷新。這一功能的應(yīng)用水平，決定了本系統(tǒng)分類管理、檢索利用的簡潔、快速、高效的效果。根據(jù)需要，用戶亦可在本平臺支持下建立修改相關(guān)字段。如設(shè)置主類別明細、分類別明細、用戶權(quán)限及數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)維護、數(shù)據(jù)導入、導出、歷史數(shù)據(jù)處理等等。

三、結(jié)束語

本項目的設(shè)計與產(chǎn)生，源自于我們多年親自進行計算機編程，或作為普通用戶使用各種工具建立自己的文件的過程。及大多數(shù)計算機使用者的實際感受。使用該系統(tǒng)不再擔心自己放在某個文件夾的文件。不被授權(quán)的情況下被別人閱讀或利用；不必擔心筆記本電腦遺失，硬盤文件被拷貝；不必擔心自己建立了許多文件，許多文件夾，費時多處查找；不必擔心同一事件建立的多種類型、多個文檔不易管理的問題?？傊褂迷撓到y(tǒng)后?？梢园磿r間、事件、相關(guān)內(nèi)容、關(guān)鍵信息等等，瞬間查找到多少年前存儲的文檔，該項目可廣泛適用于個人、企事業(yè)單位、政府機關(guān)及網(wǎng)絡(luò)化辦公系統(tǒng)，在多人同時使用同一臺計算機時，更體現(xiàn)本項目的重要意義。征稿啟事

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應(yīng)廣大熱心讀者的建議和需求，《網(wǎng)絡(luò)與信息》推出了全新的欄目——“學術(shù)交流”，主要刊登計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)與通信技術(shù)、信息化建設(shè)、信息管理、工程評估、項目咨詢與管理、電子商務(wù)等方面的論文及文章。

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