信息系統(tǒng)在物資管理中的應(yīng)用

鄒　燕　于　示　延　偉　陳　磊

摘要： 建立《供應(yīng)物資管理信息系統(tǒng)》，通過對物資采購信息的過程控制與結(jié)果分析，實現(xiàn)物資管理的規(guī)范化和程序化，從而有效地降低物資采購的價格，提高工作效率。通過對數(shù)據(jù)的分析和對比，為單位合理的配置資源，調(diào)配流動資金提供決策支持，降低企業(yè)成本，提高經(jīng)濟效益，增強單位建設(shè)的核心競爭力。

關(guān)鍵詞：物資管理 信息系統(tǒng) 數(shù)據(jù)統(tǒng)計

一、系統(tǒng)需求

物資管理是企業(yè)管理中的重要一環(huán)，與企業(yè)的經(jīng)濟效益息息相關(guān)，是反映企業(yè)庫存周轉(zhuǎn)和資金占用的透明鏡，物資管理科學(xué)與否直接影響企業(yè)的經(jīng)濟效益。物資供應(yīng)部門是企業(yè)與生產(chǎn)單位之間的橋梁、紐帶，是企業(yè)正常生產(chǎn)的物資保障部門。正因為供應(yīng)部門是關(guān)鍵的中轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)，建立一套物資管理信息系統(tǒng)對于如何有效的把本單位生產(chǎn)所需的生產(chǎn)資料及時、保質(zhì)保量的供應(yīng)上去，有著重要的意義。由于檢測中心涉及檢測部門多，位置比較分散，物資采購種類較為繁雜，采購數(shù)據(jù)統(tǒng)計查詢需要耗費大量的時間和人力，不能實時地反映企業(yè)的資金消耗情況，給生產(chǎn)和決策帶來一定的困難。因此通過建立相應(yīng)的信息管理系統(tǒng)，提高物資采購的信息化程度，將采購數(shù)據(jù)統(tǒng)一管理，提高工作的速度和準(zhǔn)確性，使物資采購管理更加規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化，成為刻不容緩的課題。

二、系統(tǒng)設(shè)計

1、設(shè)計目標(biāo)

應(yīng)采用目前主流的軟件技術(shù)、通用的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)及操作支持平臺，易于操作使用和系統(tǒng)的維護(hù)、升級。系統(tǒng)硬件應(yīng)完全采用標(biāo)準(zhǔn)化硬件，可與不同廠商的硬件兼容，以達(dá)到經(jīng)濟、實用的要求。

（1）能夠幫助企業(yè)通過計算機管理來加強和規(guī)范物資管理工作，提高物資采購的透明度，為堵塞采購環(huán)節(jié)的“暗箱操作”和各種漏洞提供有力的技術(shù)保障；

（2）可以將企業(yè)外的采購活動，置于企業(yè)內(nèi)的管理之中，便于企業(yè)計劃、供應(yīng)、財務(wù)、審計、質(zhì)量管理部門介入并更好地發(fā)揮作用，使企業(yè)更有效地把住了采購決策權(quán)限關(guān)、價格監(jiān)督關(guān)和質(zhì)量檢驗關(guān)；

（3）使企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)能夠在計算機上審閱每個物資采購的全過程及物資的價格信息，并把物資采購與生產(chǎn)計劃緊密相聯(lián)，便于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)全面掌握采購工作，為下一步?jīng)Q策提供技術(shù)保障。

2、功能設(shè)計

系統(tǒng)

系統(tǒng)分為十二個功能模塊：（1）系統(tǒng)管理（2）材料單管理（3）材料年度預(yù)算管理（4）材料臺帳匯總（5）材料臺帳簽任（6）臺帳單位查詢（7）臺帳領(lǐng)導(dǎo)查詢（8）供料合計查詢（9）分類標(biāo)準(zhǔn)管理（10）分類標(biāo)準(zhǔn)查詢（11）相關(guān)制度管理（12）相關(guān)制度查詢。

子模塊功能簡介：

（1）系統(tǒng)管理：包含了功能菜單管理、單位管理、用戶組管理、用戶管理，主要是對整個系統(tǒng)后臺的設(shè)計，通過系統(tǒng)管理的各個子模塊，用戶可以實現(xiàn)對系統(tǒng)功能進(jìn)行擴充、維護(hù)單位和用戶，實現(xiàn)添加、修改和刪除的功能，并根據(jù)用戶的工作性質(zhì)劃分相應(yīng)的用戶權(quán)限，做到每個用戶權(quán)責(zé)分明。

（2）材料單管理：此功能為物資管理部門使用，實現(xiàn)對企業(yè)所屬各個部門的材料單數(shù)據(jù)進(jìn)行管理，材料單數(shù)據(jù)包含的信息有：所屬單位，材料名稱，所屬類別，計量單位，數(shù)量，單價，金額，供貨商，錄入時間，發(fā)貨時間，收料人簽字，備注等。。

（3）材料年度預(yù)算：此功能為物資管理部門使用，實現(xiàn)物資管理部門對企業(yè)所屬各個部門的年度預(yù)算管理，包含的主要信息有：所屬單位，年度，預(yù)算金額，錄入時間等。

（4）材料臺帳匯總：此功能為物資管理部門使用，實現(xiàn)物資管理部門對企業(yè)所屬各個部門的材料單數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總，根據(jù)不同的部門和時間形成不同的材料臺帳，并發(fā)送給各部門進(jìn)行確認(rèn)。此功能模塊設(shè)計較為靈活，物資管理部門可以根據(jù)工作需要，將任何一條材料單數(shù)據(jù)匯總到任何一個所屬臺帳中去。包含的主要信息：所屬單位，臺帳名稱，錄入時間，備注，材料單信息等。

（5）材料臺帳簽認(rèn)：此功能為企業(yè)個部門使用，各部門可對物資管理部門下發(fā)的本單位的材料臺帳進(jìn)行簽認(rèn)，如果簽認(rèn)通過，則此臺帳所包含的材料單數(shù)據(jù)自動進(jìn)入各類匯總表，如果簽認(rèn)不通過，可以回發(fā)給物資管理部門進(jìn)行修改。包含的主要信息：所屬單位，臺帳名稱，錄入時間，備注，材料單信息等

（6）臺帳單位查詢：此功能為企業(yè)個部門使用，企業(yè)各部門可以對已簽認(rèn)過臺帳進(jìn)行查詢，也可對臺帳包含的材料單數(shù)據(jù)進(jìn)行查詢，查詢數(shù)據(jù)可以導(dǎo)出到WORD或EXCEL中進(jìn)行二次處理如打印，存檔。包含的主要信息：所屬單位，臺帳名稱，錄入時間，備注，材料單信息等

（7）臺帳領(lǐng)導(dǎo)查詢：此功能為企業(yè)各部門領(lǐng)導(dǎo)使用，此模塊根據(jù)各部門領(lǐng)導(dǎo)關(guān)心的數(shù)據(jù)形成匯總表，領(lǐng)導(dǎo)可方便的對匯總表數(shù)據(jù)進(jìn)行查詢，并能對數(shù)據(jù)進(jìn)一步比較分析，從而控制成本支出，提高部門經(jīng)濟效益。匯總表包含的主要信息：所屬單位，材料名稱，所屬類別，計量單位，數(shù)量，單價，金額，供貨商，錄入時間，發(fā)貨時間，收料人簽字，匯總金額，備注等。

（8）供料合計查詢：此功能為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)使用，實現(xiàn)整個企業(yè)的供料合計臺帳查詢，并可以按各部門，月份形成不同的統(tǒng)計臺帳，并提供導(dǎo)出打印功能。包含的主要信息：單位，金額，金額累計（可按月，季度等），年度預(yù)算等。

（9）分類標(biāo)準(zhǔn)管理：為物資管理部門使用，維護(hù)物資管理的分類標(biāo)準(zhǔn)，供各部門查詢，包含的主要信息：標(biāo)準(zhǔn)名稱，標(biāo)準(zhǔn)全文，錄入日期等。

（10）分類標(biāo)準(zhǔn)查詢：為企業(yè)各部門使用，各部門查詢物資管理的分類標(biāo)準(zhǔn)。包含的主要信息：標(biāo)準(zhǔn)名稱，標(biāo)準(zhǔn)全文，錄入日期等。

（11）相關(guān)制度管理：為物資管理部門使用，維護(hù)物資管理的相關(guān)制度，供各部門查詢，包含的主要信息：制度名稱，制度全文，錄入日期等。

（12）相關(guān)制度查詢：為企業(yè)各部門使用，各部門查詢物資管理的相關(guān)制度。包含的主要信息：制度名稱，制度全文，錄入日期等。

三、技術(shù)選擇和實現(xiàn)措施

1、技術(shù)選擇

主要開發(fā)工具采用功能強大而又免費的Eclipse 3.2、 Notepad++，數(shù)據(jù)庫設(shè)計采用PowerDesigner和SQL Server。

2、運行環(huán)境

客戶端：Windows 98或以上版本操作系統(tǒng) + IE5.0以上版本瀏覽器。

服務(wù)端：Window NT4.0（或以上服務(wù)器版本操作系統(tǒng)）+ JDK1.4.2 + Tomcat 5 Server + MS SQL Server 2000數(shù)據(jù)庫＋軟件系統(tǒng)。◆

參考文獻(xiàn)：

1、《ASP 3.0高級編程》機械工業(yè)出版社

2、《SQLSERVER 7.0 培訓(xùn)教材》