企業(yè)物資采購管理中計劃控制與供應商管理

元小林

摘要：物資采購管理主要包括供應商管理、采購技術、采購流程及采購審計、監(jiān)督等，它在企業(yè)管理建設中占有非常重要的地位。本文對企業(yè)物資采購管理中計劃控制與供應商管理進行了研究。

關鍵詞：物資采購管理 計劃控制 供應商管理

一、搞好招標采購管理物資需求/進度計劃

將物資按帕累托法則和A、B、C 分類法進行分類，并制定相應類別物資的采購模式和程序。使得采購可根據(jù)物資的類別按程序和制度規(guī)定采取靈活多樣的方式實施采購，推進采購工作的高效進行。

物資需求計劃是物資采購的基礎和依據(jù)，此計劃編制的準確性、及時性直接影響后續(xù)物資采購工作的成敗，是事前預防的關鍵所在。隨著工程項目多樣化和對越來越短的工程建設周期要求，設備采購的靈活性要求也越來越高，采購周期也在不斷縮短，這就需要物資需求計劃管理不斷適應新情況、新變化，相關技術、經(jīng)營、采購人員不斷學習新知識，及時編制出詳細、準確、規(guī)范的物資需求/進度計劃，并建立完善的物資需求/進度計劃編制操作程序。

1、企業(yè)招標采購計劃的控制

計劃環(huán)節(jié)是招標采購管理的起點，包括提出需求和描述需求兩個部分，即明確所需設備或服務的特點、數(shù)量及需要的時間。項目部和設計部應定期上報需求計劃，并注明設備材料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、需求日期及注意事項。如有特殊工藝要求的，還應當注明，并附工藝圖紙。

2、加強企業(yè)的計劃管理

物資需求/進度計劃要經(jīng)過編制、審核、審批等一系列工作環(huán)節(jié)，每個的環(huán)節(jié)職責雖有，但不詳細、不明確、不具體，無約束力和可執(zhí)行性，工作中出現(xiàn)問題難以分清責任，造成損失也無法追究當事人的責任。因此必須對原有工作職責進行細化，使之準確、具體和可操作性。此外，應對采購過程中技術和商務評標人員的評標進度和效果進行監(jiān)督控制，并予以評價考核，對沒按計劃和要求履行工作的或對供應商做出錯誤評價的要有相應的處罰措施。以保證采購的效率和效果。

二、供應商管理的資質管理

對供應商管理的改進措施旨在建立和發(fā)展長期穩(wěn)定的供應商關系，發(fā)掘和培養(yǎng)有潛力的供應商，從而提升公司供應鏈的競爭優(yōu)勢。對供應商的管理應包括對供應商的資質管理、關系管理、績效管理以及防止供應商壟斷行為。

在供應商開發(fā)的流程中，首先要對特定的分類市場進行競爭分析，要了解誰是市場的領導者，目前市場的發(fā)展趨勢是怎樣的，各大供應商在市場中的定位是怎樣的，從而對潛在供應商有一個大概的了解。在這些分析的基礎上，公司的采購部可以建立初步的供應商數(shù)據(jù)庫并做出相應的產(chǎn)品分類。這個步驟，最重要的是對供應商做出初步的篩選。建議使用統(tǒng)一標準的供應商情況登記表，來管理供應商提供的信息。這些信息應包括：供應商的注冊地、注冊資金、主要股東結構、生產(chǎn)場地、設備、人員、主要產(chǎn)品、主要客戶、生產(chǎn)能力等。

通過分析這些信息，可以評估其工藝能力、供應的穩(wěn)定性、資源的可靠性，以及其綜合競爭能力。在這些供應商中，剔除明顯不適合進一步合作的供應商后，就能得出一個供應商考察名錄。接著，要安排對供應商的實地考察，這一步驟至關重要。必要時在審核團隊方面，可以邀請質量部門和工藝工程師一起參與，他們不僅會帶來專業(yè)的知識與經(jīng)驗，共同審核的經(jīng)歷也會有助于公司內部的溝通和協(xié)調。 在實地考察中，應該使用統(tǒng)一的評分卡進行評估，并著重對其管理體系進行審核，如作業(yè)指導書等文件，質量記錄等，要求面面俱到，不能遺漏。

在供應商審核完成后，對合格供應商發(fā)出詢價文件，一般包括圖紙和規(guī)格、樣品、數(shù)量大致采購周期、要求交付日期等細節(jié)，并要求供應商在指定的日期內完成報價。在收到報價后，要對其條款仔細分析，對其中的疑問要徹底澄清，而且要求用書面方式作為記錄，包括傳真，電子郵件等。后續(xù)工作是報價分析，報價中包含有大量的信息，如果可能的話，要求供應商進行成本清單報價，要求其列出材料成本、人工、管理費用等，并將利潤率明示。比較不同供應商的報價，你會對其合理性有初步的了解。在價格談判之前，一定要有充分的準備，設定合理的目標價格。對小批量產(chǎn)品，其談判的核心是交貨期，要求其提供快速的反應能力；對流水線、連續(xù)生產(chǎn)的產(chǎn)品，核心是價格。但一定要保證供應商有合理的利潤空間。還有非常重要的一個方面是隱性成本。采購周期、庫存、運輸?shù)鹊榷际强床灰姷某杀?，要把有條件的供應商納入適時送貨系統(tǒng)，盡量減少存貨，降低公司的總成本。

三、供應商的關系管理

企業(yè)與其供應商之間的關系松散，相互之間沒有足夠的信任和協(xié)作。在今后的招標采購活動中，公司應積極地與供應商建立一種互惠互利、長期合作的“戰(zhàn)略伙伴”關系。

1、對供應商進行分級管理

按照供應商資質及其與公司的合作情況，對合格供應商進行分級。對項目所需設備和主材進行綜合評定，可用矩陣圖形式劃分，建立合格供應商分級管理機制。

一級供應商：定位為戰(zhàn)略伙伴。

三級供應商：定位為臨時供應商。待定供應商：指暫未經(jīng)過供應商評定或經(jīng)年終（或項目竣工）評定不合格而由其他級別供應商降級待定的。在特定期限內暫不從此類供應商采購，待此類供應商整改升級后，再行采購。

2、對供應商進行必要的幫助

公司可以充分利用自己的技術優(yōu)勢幫助供應商改進工藝，提高品質、降低成本。雙方都能獲利的同時，供應商更有積極性不斷改進生產(chǎn)過程。

3、與供應商加強溝通，建立相互信任

雙方通過共同解決問題而不是推卸責任以建立一種相互信任的關系。公司應積極主動地向供應商提供自己在技術，管理等方面的信息和經(jīng)驗，并積極地與供應商探討成本控制問題。除此之外，還讓供應商了解公司的生產(chǎn)計劃，未來的采購計劃等。

4、發(fā)展健康的供應商關系

必須打破招標采購活動對采購員與供應商銷售員之間私人關系的依賴。供應商是企業(yè)的寶貴資源。公司應當健康地發(fā)展與供應商的關系，應當避免由于采購人員變動而遭受不良影響?！?/p>

參考文獻：

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