中小型制造企業(yè)物資采購系統(tǒng)設(shè)計

摘要:采購系統(tǒng)是制造類企業(yè)ERP系統(tǒng)的主要子系統(tǒng)，設(shè)計符合企業(yè)采購模式的采購系統(tǒng)顯得尤為重要。分析了某高分子制造類企業(yè)的功能結(jié)構(gòu)，探討了訂單式企業(yè)采購業(yè)務(wù)流程，介紹了物料清單(BOM)設(shè)計方案，并且結(jié)合實例研究了ERP環(huán)境下采購管理系統(tǒng)的設(shè)計方案，對采購管理系統(tǒng)的主要功能模塊的實現(xiàn)作了研究。

關(guān)鍵詞:ERP;采購管理;BOM

中圖分類號:TP311文獻標(biāo)識碼:A文章編號:1009-3044(2009)35-10110-04

The Design and Development on Purchase Management System of Manufacturing Enterprise

ZHANG Jian-dong1， KONG Mei-yun2， SU Zhi-jun3， WU Guo-wei4

(1.Tourism College of Zhejiang， Hangzhou 311231， China; 2. Zhejiang Vocational College of Commerce， Hangzhou 310053， China; 3. Zhejiang Tongji Vocational College of Science and Technology， Hangzhou 311231， China; 4. Hangzhou XiaoShan Water Group CO. LTD. Hangzhou 311202， China)

Abstract: The Purchase Management System is one of ERP Sub-systems of manufacturing enterprise. and it is very important to design a mode according with the enterprise. This thesis analyses function model and operation flow of some composite materials enterprise. Introduces the project of BOM design， and researches the sub-system scheme based on ERP. Then， details the realization of the main models of the sub-system.

Key words: ERP; purchase management; BOM

目前，國內(nèi)有大量的中小型制造企業(yè)，其模式為多品種、小批量、按訂單組織生產(chǎn)，按計劃采購物料。涉及的物料種類繁多，其管理手段和技術(shù)還有一定的不足。隨著企業(yè)的發(fā)展，供應(yīng)商數(shù)量和需采購的物資品種等增長較快，企業(yè)內(nèi)部對供應(yīng)商的交貨日期、價格、質(zhì)量等越來越嚴(yán)格，迫切需要從規(guī)格指標(biāo)、價格、質(zhì)量、交貨期等方面及時掌握采購狀況。為了解決這些問題，開發(fā)出適合公司管理機制需要的、具有高性能價格比的采購管理系統(tǒng)，幫助他們迅速安全地提高企業(yè)的管理水平。

ERP思想的引入無疑極大地提高了現(xiàn)代企業(yè)的競爭力，在ERP模式下，采購管理系統(tǒng)是整個ERP系統(tǒng)的重要子系統(tǒng)，它改變了傳統(tǒng)的采購業(yè)務(wù)的處理方式，優(yōu)化了采購過程，提高了采購效率，降低了采購成本、改善了企業(yè)內(nèi)部以及整個供應(yīng)鏈各個環(huán)節(jié)的管理和調(diào)度、提升了企業(yè)經(jīng)濟效益。

文中以某高分子材料公司為實例，以采購的訂單驅(qū)動為理念，提出了貼近企業(yè)現(xiàn)行采購管理模式的管理系統(tǒng)，滿足企業(yè)的經(jīng)營管理要求，為企業(yè)提供信息化決策依據(jù)。

1 系統(tǒng)需求分析

1.1 系統(tǒng)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)流圖

采購部門是企業(yè)物料的重要入口部門，是物流的主要部門，與各個部門有密切關(guān)系，與生產(chǎn)部門、財務(wù)部門和倉庫部門的業(yè)務(wù)聯(lián)系是根據(jù)生產(chǎn)計劃和物料需求制定采購計劃，并形成用款計劃交財務(wù)部門，再發(fā)出采購訂單，供應(yīng)商按計劃供應(yīng)物料，倉庫部門根據(jù)訂單接受物料，安排檢驗，合格后辦理入庫，入庫單據(jù)交財務(wù)，并形成應(yīng)收款。如圖1是采購系統(tǒng)的第一層數(shù)據(jù)流。

1.2 系統(tǒng)的功能簡介

采購管理系統(tǒng)主要設(shè)計功能是依據(jù)物料需求計劃，確定物料的采購日期、品種數(shù)量等，制定采購單;接貨后根據(jù)訂單進行驗收，合格后入庫。根據(jù)采購業(yè)務(wù)分析，采購業(yè)務(wù)的ERP管理分為五大子系統(tǒng)，具體功能設(shè)計如下:

1) 采購基礎(chǔ)信息管理

① 物料清單(BOM)設(shè)置:此功能與生產(chǎn)部門相結(jié)合，維護每一種產(chǎn)品的物料清單樹，確認(rèn)產(chǎn)品所需的最終物料品種及數(shù)量;

② 物料基礎(chǔ)信息維護:維護物料的編號、名稱、規(guī)格、單位、庫存的上下限等信息;

③ 采購員信息維護:記錄采購員的基本信息。

2) 采購計劃管理

① 采購計劃維護:采購計劃文件當(dāng)中的物料種類、型號、規(guī)格、數(shù)量、總價等信息的維護;

② 采購計劃生成:完成采購計劃文件，經(jīng)審核后向采購部門發(fā)出執(zhí)行計劃的命令;

③ 庫存報警:實現(xiàn)對庫存物料的自動統(tǒng)計，遇到需采購的物料庫存低于庫存下限時發(fā)出報警，并生成采購計劃初步文件。

3) 采購訂單管理

① 采購合同信息維護:包括交貨方式、時間、地點，結(jié)算方式，驗收方式等信息的維護;

② 采購單生成:根據(jù)采購計劃、采購合同等信息生成采購訂單，交主管部分進行審核和批準(zhǔn)。

③ 采購訂單審核:此項功能由主管部門來進行操作;

④ 采購記錄查詢:查詢指定一段時間內(nèi)的采購記錄，并提供打印功能。

4) 收貨管理:

① 收貨單管理:記錄收貨單一些基本信息;

② 檢驗單管理:記錄檢驗的結(jié)果、合格率等信息;

③ 采購成本核算:統(tǒng)計采購的所需的運費、購買款等。

5) 供應(yīng)商管理:

① 供應(yīng)商基礎(chǔ)信息維護:記錄供應(yīng)商的基本信息;

② 供應(yīng)商評估:采購員根據(jù)供應(yīng)商的供貨情況、價錢等對供應(yīng)商的進行打分，為下次采購提供依據(jù)。

2 系統(tǒng)方案設(shè)計與實施

采購管理系統(tǒng)是基于整個ERP環(huán)境下的一個子系統(tǒng)，系統(tǒng)的運行必須具有高性能的計算環(huán)境和管控一體化的系統(tǒng)環(huán)境。系統(tǒng)采用了C/S結(jié)構(gòu)，在設(shè)計ERP系統(tǒng)結(jié)構(gòu)時，IT部門必須考慮三個層次:應(yīng)用層、表示層和數(shù)據(jù)庫層。應(yīng)用層是客戶端運行界面，用以向表示層發(fā)出數(shù)據(jù)請求;表示層就是業(yè)務(wù)邏輯層，包含客戶端請求的表示邏輯，表示層接受請求后，根據(jù)業(yè)務(wù)規(guī)則對請求作出響應(yīng)，客戶端由應(yīng)用層顯示請求后的應(yīng)答。數(shù)據(jù)庫層是現(xiàn)有應(yīng)用與數(shù)據(jù)庫結(jié)合，包含了安全性評價過程中數(shù)據(jù)信息的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。

2.1 系統(tǒng)的流程設(shè)計

采購活動是企業(yè)資金占用最多的活動，值得注意的是現(xiàn)在很多中小型企業(yè)都有采購流程，但流程多而冗長、煩瑣，使得流程沒有真正發(fā)揮效力。隨著供應(yīng)鏈模式和電子商務(wù)技術(shù)的發(fā)展，對于采購的沖擊很大。流程規(guī)范是企業(yè)管理的根本。采購要盡量減少無效或者不增值的活動，將業(yè)務(wù)的審核和決策點定位于可執(zhí)行的地方，縮短信息溝通渠道和時間，提高采購效率。

采購來自于銷售部門根據(jù)銷售定單向采購部門提出采購申請，寫明物資名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等信息，采購部門根據(jù)分析匯總再通過查詢庫存核實后制訂相應(yīng)的采購計劃。然后根據(jù)供應(yīng)商的指標(biāo)信息記錄選擇合適供應(yīng)商，簽訂合同之后生成采購訂單。采購部門也可以根據(jù)倉庫的庫存報警信息，初步生成采購計劃。采購的流程以采購單為核心展開，從圖2的系統(tǒng)流程圖可以看出，采購流程的大部分都涉及采購單，根據(jù)流程分析，設(shè)計系統(tǒng)時將采購單的狀態(tài)分為7種:0 創(chuàng)建完成;1 審核通過;-1 審核未通過;2 待批準(zhǔn);-2 未批準(zhǔn);3 部分到貨;4 完全到貨。

2.2 物料清單(BOM)設(shè)計

物料清單是ERP運行三個基礎(chǔ)信息之一，由BOM表數(shù)據(jù)可以快速知道生產(chǎn)某產(chǎn)品所需要的物料的類型，數(shù)量。物料清單(BOM)表的設(shè)計屬于ERP中的關(guān)鍵技術(shù)。BOM表達的是產(chǎn)品與物料之間的關(guān)系，其關(guān)系如圖3所示。

多數(shù)中小型制造類企業(yè)的產(chǎn)品大多結(jié)構(gòu)層次比較簡單，對于需要進行二次加工的產(chǎn)品公司一般采用外發(fā)加工成半成品之后再拿回公司進行生產(chǎn)。因此該采購系統(tǒng)的BOM結(jié)構(gòu)采用了簡單的“單父-單子”的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，一個父項編號下有多個子項編號，一個子項編號同時屬于多個父項編號的情況。BOM表中相同的產(chǎn)品物料組合關(guān)系只記錄1次。BOM以產(chǎn)品編號+物料編號為主關(guān)鍵字。其優(yōu)點是適應(yīng)性好，每一種父子結(jié)構(gòu)關(guān)系只存儲一次，存儲數(shù)據(jù)量小;便于進行物料分解和材料匯總。構(gòu)造BOM表時候主要考慮以下兩個方面:

1) 在BOM表中，每一種原料必須有一個唯一的編碼。原料如果尺寸不同，則作為不同的編號。對于同一種材料，不管出現(xiàn)在哪個產(chǎn)品中，都使用同一編號;

2) 一種產(chǎn)品編號可能對應(yīng)幾種物料編號，必須明確所需物料的數(shù)量;

2.3 數(shù)據(jù)庫設(shè)計

ERP系統(tǒng)本質(zhì)上是一個數(shù)據(jù)庫應(yīng)用系統(tǒng)，它以數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)為基礎(chǔ)通過許多應(yīng)用軟件組成一個復(fù)雜的應(yīng)用系統(tǒng)。采購管理系統(tǒng)是ERP系統(tǒng)的核心系統(tǒng)，本系統(tǒng)采用了功能強大的關(guān)系數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)MS SQL Server 2000，對系統(tǒng)功能建模之后就可以對系統(tǒng)進行系統(tǒng)建模。經(jīng)過前期的需求分析、信息流程分析、數(shù)據(jù)收集，明確了采購管理子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)字典，消除了一些冗余的聯(lián)系，形成基本的E-R圖。如圖4所示。

3 系統(tǒng)實現(xiàn)

3.1 庫存報警

在采購管理系統(tǒng)中設(shè)置庫存報警這個功能，是充分考慮了生產(chǎn)實際過程中遇到的一些情況。采購一般是按照采購部門的采購申請進行的，但遇到大的產(chǎn)品訂單時，庫存的物料不夠，而庫存部門如果不能及時統(tǒng)計物料的數(shù)量，就會造成采購不及時，影響到生產(chǎn)，因此設(shè)置了報警功能。一般在兩種情況下會發(fā)生庫存警告:

第一種在下達生產(chǎn)定單之前:由生產(chǎn)訂單中由產(chǎn)品數(shù)量(num)，通過BOM表檢索得到生產(chǎn)1單位產(chǎn)品所需要的物料型號及數(shù)量(MaterialAmount)，可以得到所需的物料總量:MateTotal= MaterialAmount × Num，然后再獲得該種物料的庫存數(shù)量(Amount)，同時查詢物料基礎(chǔ)信息表，獲得該物料的庫存上限(UpperLimit)與下限(LowLimit)。當(dāng) Amount - Materialtotal <=LowLimit時發(fā)出該種物料的庫存不足的警報，當(dāng)Amount - Materialtotal >= UpperLimit時則發(fā)出庫存超限的警報。將獲得的四個數(shù)據(jù)進行相關(guān)計算，依此確定采購該物料的數(shù)量N應(yīng)該控制在N下和N上之間，其中:

第二種情況是當(dāng)倉庫管理部門進行盤店時，每日報備時，獲得企業(yè)所有的物料信息然后該種物料的庫存數(shù)量Amount與庫存下限LowLimit進行比較，如果Amount <= LowLimit，則發(fā)出庫存不足的警報。并確定采購的數(shù)量，采購數(shù)量N上限和下限:

庫存報警時將出現(xiàn)警告的物料名稱、采購數(shù)量的上下限，用類似QQ彈出消息框提醒采購人員。

3.2 采購單生成

采購系統(tǒng)通過采購計劃獲得需要采購的物料名稱、采購數(shù)量以及從采購合同中取得采購的單價、采購的方式等數(shù)據(jù)，形成采購單，如果是在庫存報警下形成的采購數(shù)量是根據(jù)采購量的上下限的平均即(N下和N上)/2來確定。但是如果物料價格偏低時，可以多采購囤積，偏高時減少采購量。給予采購部門一定的彈性空間，可以減少企業(yè)的采購成本。采購單生成界面如圖5所示。

采購單生成之后需要提交審核，通過審核的采購單才能執(zhí)行。

3.3 供應(yīng)商評估

采購部門確定供應(yīng)商時，一般以得分高的為最先考慮對象。為了能夠公正合理的評價供貨商，避免采購中人為因素的弊端，需要對供應(yīng)商進行量化計算，既需要通過多個指標(biāo)來進行評價。供應(yīng)商的綜合評價體系指標(biāo)包括應(yīng)包括質(zhì)量體系、生產(chǎn)能力、服務(wù)能力、發(fā)展能力四項核心能力，根據(jù)企業(yè)的情況，系統(tǒng)選用了“收貨質(zhì)量”、“價格水平”和“送貨及時率”來評估供應(yīng)商的能力。這3個指標(biāo)分別由不同的工作部門進行打分:收貨質(zhì)量由庫存部門進行打分;價格水平由采購部門進行打分;送貨及時率由庫存部門打分;同時將供應(yīng)商的歷史記錄也納入考慮范圍，并對這4項指標(biāo)均進行了量化，每個指標(biāo)設(shè)定為5分制。

為了簡單起見設(shè)定了四個指標(biāo):價格、質(zhì)量、到貨快慢以及一個歷史記錄的加權(quán)指數(shù)。每個指標(biāo)設(shè)定為5分制，由各個部門分別進行打分。評估公式設(shè)定為:

獲得該次供應(yīng)商的評價結(jié)果作為歷史記錄的參考，如果是第一次采購的供應(yīng)商則默認(rèn)為3。通過這種算法可以將業(yè)務(wù)往來頻繁的供應(yīng)商作為優(yōu)先采購的對象。

由于目前只是使用到了4個指標(biāo)，但是為了日后評估指數(shù)增多方便改進，在界面上預(yù)先放置了10組checkbox控件，根據(jù)客戶日后的需求可以增加新的指標(biāo)。如圖6所示。

4 結(jié)束語

采購管理系統(tǒng)主要面向采購經(jīng)理以及采購業(yè)務(wù)員，通過應(yīng)用計算機技術(shù)協(xié)調(diào)采購業(yè)務(wù)，優(yōu)化采購流程，減少采購環(huán)節(jié)，提高采購效率，節(jié)省大量的時間和人力成本，提升企業(yè)競爭力。

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