王新波:算好信息化的收支賬

劉洪宇

信息化建設需要投資,如果運作得法,投資回報則是可以預期的。中遠集運CIO王新波頭腦中始終想的是為企業(yè)明明白白“算賬”:一方面是開源,在支撐企業(yè)核心業(yè)務的基礎上,借助信息化手段來挖掘新商機;另一方面是節(jié)流,通過提高效率、減少損耗,為企業(yè)捂緊錢袋子。

中遠集運在信息化建設上是大手筆。早在2000年,他們就舍得拿出10億元投資建設了IRIS-2 (綜合地區(qū)性信息系統(tǒng))應用系統(tǒng),將原來全球分散的、僅屬于本單位所用的數(shù)據(jù)在中遠集運系統(tǒng)內實現(xiàn)了全球數(shù)據(jù)共享,并于2001年在集裝箱運輸業(yè)務流程的基礎上,開始在全球各分支機構推廣使用。10億元,即便是現(xiàn)在,都不是一個小數(shù)目。可事實證明,正是有當年明智的“舍”,才有了中遠集運后來的“得”。

如今,中遠集運已擁有總箱位52萬標準箱、140多艘集裝箱船,編織起了一個由80條國際航線和21條國內航線組成的運輸網絡。高質量的服務水平,以及與航線合并、艙位出售、運力調整等結合在一起的資源精細化調配及業(yè)務管理,保證了中遠集運的良好口碑和出色的盈利能力。即使在2008年金融危機影響下,中遠集運仍然完成了近400多億元的年營業(yè)額。這一切與信息系統(tǒng)提供的有力支撐密不可分。

這10億元花得值

中遠集運計算機中心總經理王新波說:“關于IT的投資回報率,內部也有過爭論。我們請國家信息化評測中心的專家來對信息化的投資回報率做過評估,結果是262%。”盡管這是當時專家見過的最高結果,但王新波心里有數(shù),認為這個結果還存在上升空間。

建立起IRIS-2這樣的業(yè)務系統(tǒng)是個必然選擇,因為中遠集運要掌控日益發(fā)展壯大的全球業(yè)務,沒有規(guī)范的流程,沒有集中的數(shù)據(jù),“舵”就不可能牢牢掌握在自己手里。

起先,中遠集運打算聘請優(yōu)秀的IT團隊,自建一個能滿足當前業(yè)務需要,又具備成長能力的系統(tǒng)。IBM和馬士基DATA(世界航運業(yè)巨頭)成功中標。然而,自建系統(tǒng)單是需求分析一項就讓中遠集運吃盡了苦頭,這個跨全球的業(yè)務系統(tǒng)實在是太龐大、太復雜了。在審慎權衡了成本和風險之后,中遠集運決定走“引進再創(chuàng)新”之路。

2000年2月,中遠集運獲知,東方海外有一套IRIS-2很適合自己, 其管理思路、經營理念,也是中遠集運一直追求的,并且東方海外當時也想出售這套系統(tǒng)。經過多次密切接觸,并派出評估團隊全面考察之后,中遠集運最終攜手東方海外,從此有了覆蓋國際集裝箱運輸?shù)摹岸说蕉恕苯洜I業(yè)務活動,實現(xiàn)了全球范圍內各分支機構之間信息共享。

實施過程的陣痛至今讓王新波印象深刻。王新波說:“組織架構全為適應新系統(tǒng)而變,體制不行調體制,組織不行調組織,領導不支持就換領導。就是定了這樣的原則,才把這個系統(tǒng)強制實施下來?！蓖跣虏ㄕf,他們走的正是后來任正非總結的“先僵化,再固化,最后優(yōu)化”的路子。

王新波說:“企業(yè)想上一套管理系統(tǒng),肯定要把運營模式學過來?！敝羞h集運不是邯鄲學步,僅僅高價買了一套系統(tǒng),而是以此為依托學習東方海運的運營模式和管理手段。這套系統(tǒng)到了優(yōu)化階段,中遠集運就顯得游刃有余了。王海波說:“現(xiàn)在我們已完全接受了這套系統(tǒng)。東方海運的運營系統(tǒng)非常好,但并沒有把BI模塊賣給我們,我們后來自己成功開發(fā)了這個模塊?！痹诖嘶A上,中遠集運開始逐步建立起全球數(shù)據(jù)中心、SAP財務系統(tǒng)、電子商務網站、數(shù)據(jù)倉庫、災難備份環(huán)境等一系列信息系統(tǒng),信息化產生了巨大效益。

王新波說:“我們多年前就做好信息系統(tǒng)了,如果競爭對手起步晚,那么這幾年我們的競爭優(yōu)勢就會體現(xiàn)出來。通過引進吸收的模式,中遠集運節(jié)省了下大量時間,并且學到了更多運營經驗。信息系統(tǒng)建設就是要快,只要比競爭對手快一步,就會有更多收益體現(xiàn)出來?！?/p>

調下流程就會不一樣

中遠集運以前設置了一個“企業(yè)咨詢發(fā)展部”的部門,專門做業(yè)務流程和系統(tǒng)的橋接。2007年之前,王新波一直在這個部門任職。王新波說:“我深刻體會到,業(yè)務流程一調可能會帶來巨大變化。”

“我們現(xiàn)在把集團內所有海外地區(qū)處理提單這種簡單工作都集中到上海來做,目前在上海有150人來為全球提單處理服務,雖然這幾年海外業(yè)務量增加了一倍,但人員并沒有增加,這就是典型的業(yè)務流程調整。”王新波舉例說,還有一些業(yè)務流程改變是細節(jié)上的,比如原來美國分公司也是集中處理單據(jù),后來美國單證部撤銷了,但當?shù)毓嫉?00電話沒變,中遠集運通過技術手段把800電話自動轉成圖片傳到上海總部處理。利用中美時差,美國分公司下班前要求處理的單據(jù)在第二天剛一上班的時候就收到了處理結果,而上海單證部門只是在上班時間處理了這些單據(jù),工作效率明顯提高了。

王海波說:“我們認為系統(tǒng)就是一個固化平臺,沒有平臺,系統(tǒng)流程做完以后,若沒有人監(jiān)督,就很難持續(xù)做下去?，F(xiàn)在我們都是先梳理業(yè)務流程,再配套相應系統(tǒng),使整個流程固化?！睋?jù)介紹,他們今年還想引進一套BPM軟件,目標是在中遠集運把所有流程定義進去之后,它可以模擬流程中的各個環(huán)節(jié),然后指出不同環(huán)節(jié)需要進行的人員變化,并自動轉成IT語言,使業(yè)務流程與IT系統(tǒng)的連接落地。

2008年上半年,中遠集運對已上線的系統(tǒng)進行了梳理。王海波說:“我們去年的梳理是站在技術角度看的,當年我們?yōu)榱藵M足業(yè)務需求采用的設計模式現(xiàn)在看來并不理想,現(xiàn)在梳理就是想從技術角度把業(yè)務系統(tǒng)重新做優(yōu)化調整?！?/p>

用新技術捂緊錢袋子

算收支賬,一方面是開源,借助信息化手段來挖掘新商機,比如利用BI系統(tǒng)做數(shù)據(jù)挖掘、開發(fā)收益更高的細分市場或細分客戶群;另一方面是節(jié)流,利用信息系統(tǒng)來提高效率、減少損耗。

王新波說:“我們把客戶端管理放在IT發(fā)展戰(zhàn)略上進行考慮?！彼硎?中遠集運在IT服務管理上做了很多工作,最后發(fā)現(xiàn)還是存在很多問題,主要體現(xiàn)在客戶端管理上。即便是現(xiàn)在,ITIL V3發(fā)布中文版,里面對客戶端的提及也非常少。從實際情況看,中遠集運在全球幾十個國家設當?shù)剞k公室,辦公客戶端達到1萬多臺,現(xiàn)在基本上采用的是當?shù)刂С?服務成本很高。目前,中遠集運已經在總部開始試點,用英特爾博銳技術來解決這一難題。王海波說:“我們目前在總部采用了1000多臺博銳客戶端,涉及6個公司。從目前實施范圍來看,支持成本已經下降了34%,大約減少了20%的人力成本,而且效率得到大幅度提升。如果考慮未來完全集中化支持,形成規(guī)模效應,我們將獲得更大收益。”

按計劃,中遠集運要把全球的客戶端管理工作集中在上海來做,集團內部相互之間主要用分機聯(lián)系,這種做法既統(tǒng)一了標準,也節(jié)約了成本,是實現(xiàn)中遠集運最終戰(zhàn)略目標的關鍵一步。

中遠集運的信息化心法

1.采用自主建設系統(tǒng)的方案,最大的優(yōu)勢在于業(yè)務適合度最高,但創(chuàng)新風險較大。采取引進方案,實施風險較小,時間成本可以得到有效控制,但適合度可能會受到一定限制,所以采用引進方式最重要的是對系統(tǒng)適合度的考察。對規(guī)模大且非常復雜的系統(tǒng)來說,引進成功的可能性更大。

2.經濟危機唯一不好的就是會帶來現(xiàn)金流壓力,但對信息化來說,這個時候正是企業(yè)最有條件去做一些“重要但不緊急”的事情的好時機。