《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》應(yīng)當(dāng)進行修訂

原萬紅

《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》(以下簡稱《規(guī)則》)是1991年7月4日發(fā)布，1992年起執(zhí)行的?！兑?guī)則》對規(guī)范工業(yè)企業(yè)檔案分類、提高工業(yè)企業(yè)檔案科學(xué)管理水平起過一定的作用，但由于一些問題的存在，不僅給工業(yè)企業(yè)檔案分類帶來一些困難，而且還對我國檔案學(xué)理論和檔案法規(guī)、標準造成不小的沖擊。據(jù)筆者分析和檔案分類實踐的體驗，《規(guī)則》主要存在以下問題。

一、分類原則定性不當(dāng)，與一級類目設(shè)置反差太大

《規(guī)則》第三條稱，“工業(yè)企業(yè)檔案分類原則是以全部檔案為對象，依據(jù)企業(yè)管理職能，結(jié)合檔案內(nèi)容及其形成特點，保持檔案之間的有機聯(lián)系，便于科學(xué)管理與開發(fā)利用?！薄捌髽I(yè)管理職能”是《規(guī)則》規(guī)定的工業(yè)企業(yè)檔案分類的依據(jù)即標準。對分類依據(jù)的這一定性，與一級類目的設(shè)置大相徑庭。在一級類目中，只有“黨群工作類”、“行政管理類”、“經(jīng)營管理類”和“生產(chǎn)技術(shù)管理類”四類是按“企業(yè)管理職能”設(shè)置的，而“產(chǎn)品類”、“科學(xué)技術(shù)研究類”、“設(shè)備儀器類”和“基本建設(shè)類”四類是按檔案種類(科技檔案一門中的四種)設(shè)置的，“會計檔案”和“干部職工檔案”則是按檔案門類設(shè)置的。這就是說，一級類目是將三部分檔案分別按三種依據(jù)分類設(shè)置的，其中按“企業(yè)管理職能”設(shè)置的類目只占一級類目的40％，按檔案門類和種類設(shè)置的類目卻占一級類目的60％。拋開同一次分類可否有兩個或兩個以上的依據(jù)不說，只就按“企業(yè)管理職能”設(shè)置類目比按其他依據(jù)設(shè)置類目少得多而言，《規(guī)則》對工業(yè)企業(yè)檔案分類原則以“企業(yè)管理職能”為依據(jù)的定性是不準確的。

也許有人會說，一級類目后六類中的檔案是在企業(yè)的一定職能活動中形成的，盡管類名并不似企業(yè)管理職能，也可視作按“企業(yè)管理職能”設(shè)置的。但后六類檔案是分別在黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理和生產(chǎn)技術(shù)管理中形成的檔案的一部分，怎能在按“企業(yè)管理職能”設(shè)置“黨群工作類”、“行政管理類”、“經(jīng)營管理類”和“生產(chǎn)技術(shù)管理類”之后又設(shè)立與之并列的其他六類呢?一級類目都是按“企業(yè)管理職能”設(shè)置說顯然不通。一級類目可否按《規(guī)則》設(shè)置可以商榷，但其分類依據(jù)定性不準毋庸置疑。

《規(guī)則》除規(guī)定以“企業(yè)管理職能”為分類依據(jù)外，還規(guī)定要“結(jié)合檔案內(nèi)容及其形成特點”分類?！敖Y(jié)合”說是不能成立的，一次分類只能使用一種依據(jù)，使用兩個以上的依據(jù)，或以一個依據(jù)為主，結(jié)合其他依據(jù)，分類就無法進行。事實上，《規(guī)則》一級類目是無形中將企業(yè)全部檔案分成“文書檔案”、“科技檔案”和其他門類檔案三個部分，分別按照三種依據(jù)分類的，而不是三種依據(jù)的結(jié)合。

二、部分二級類目設(shè)置欠科學(xué)，檔案歸類難

《規(guī)則》第五條規(guī)定：“工業(yè)企業(yè)檔案分類二級類目按照企業(yè)管理職能和檔案特點設(shè)置?！卑凑铡捌髽I(yè)管理職能”分類設(shè)置二級類目，無疑只適用于“黨群工作類”、“行政管理類”、“經(jīng)營管理類”和“生產(chǎn)技術(shù)管理類”等四個一級類目檔案。但是，《規(guī)則》第六條“1”規(guī)定“黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)管理類的二級及二級以下類目一般按問題或組織機構(gòu)設(shè)置”，“企業(yè)管理職能”無論與問題還是組織機構(gòu)都不具有同一性，不是同一個分類依據(jù)。從某種意義上說，第六條“1”是第五條按照“企業(yè)管理職能”分類的否定。這種自我否定不僅是不應(yīng)出現(xiàn)的，而且對一次分類提出前后兩種不同依據(jù)，檔案的分類其實也無法進行。

對工業(yè)企業(yè)的檔案的分類工作來說，重要的也許不是《規(guī)則》各條款的文字規(guī)定，而是《規(guī)則》的附表——《工業(yè)企業(yè)檔案分類表》。工業(yè)企業(yè)一般要嚴格按附表行事，只有部分工業(yè)企業(yè)可以根據(jù)檔案實際情況增減某些類目。但是，附表中部分二級類目設(shè)置不科學(xué)，工業(yè)企業(yè)在對檔案進行分類時，一些檔案無類可歸，一些檔案又不知道歸入哪一類好，歸類難的問題不可否認。

在“黨群工作類”下，既設(shè)置了“黨務(wù)工作”，又設(shè)有“組織工作”、“宣傳工作”、“統(tǒng)戰(zhàn)工作”、“紀檢工作”等類目。“黨務(wù)”是指“政黨內(nèi)部有關(guān)組織建設(shè)等的事務(wù)”(《現(xiàn)代漢語詞典》第5版，第273頁)。組織、宣傳、統(tǒng)戰(zhàn)、紀檢工作都屬黨務(wù)工作。很明顯，這些類目是不能與黨務(wù)工作類目并列的。有關(guān)黨務(wù)工作的檔案都歸到“黨務(wù)工作”類目中，組織、宣傳等類目就無檔案可歸了。用規(guī)定各類目所屬檔案的“基本范圍”來解決類目設(shè)置不嚴謹、不科學(xué)的問題，也不是什么好辦法。例如，黨委辦公室工作大量不是黨務(wù)工作，其形成的檔案卻列入其中了。還有，明知“其他事務(wù)性工作”不是黨務(wù)工作，也列入“黨務(wù)工作”的“基本范圍”之中，就更沒有道理了。另外，“黨委綜合性工作”、“黨員代表大會或黨委其他有關(guān)會議”形成的檔案，有許多不純粹是關(guān)于黨務(wù)工作的，歸人“黨務(wù)工作”類不準確，不歸入“黨務(wù)工作”類又無類目可歸，使工業(yè)企業(yè)檔案分類處于兩難境地。黨委會和黨代會的文件(如黨代會上的紀檢工作報告)，按二級類目設(shè)置應(yīng)歸人“紀檢工作”類(這會破壞會議文件之間的聯(lián)系)，按“基本范圍”應(yīng)歸人“黨務(wù)工作”類，這也是一大難題?！靶姓芾眍悺?、“經(jīng)營管理類”和“生產(chǎn)技術(shù)管理類”下二級類目設(shè)置也存在與“黨群工作類”類似的問題。

三、《規(guī)則》對檔案法律法規(guī)、標準和有關(guān)理論的強烈沖擊

《規(guī)則》中“黨群工作類”、“行政管理類”、“經(jīng)營管理類”和“生產(chǎn)技術(shù)管理類”是對文書檔案的分類類目設(shè)置，“產(chǎn)品類”、“科學(xué)技術(shù)研究類”、“基本建設(shè)類”和“設(shè)備儀器類”是對科技檔案的分類類目設(shè)置。《規(guī)則》不使用“文書檔案”、“科技檔案”無疑是經(jīng)過考慮的。但因隱去了“文招檔案”和“科技檔案”這兩個概念及其對兩者實質(zhì)上的分類事實，《規(guī)則》就對檔案法律法規(guī)、標準和理論都造成了很大的沖擊。

《規(guī)則》避免使用“文書檔案”和“科技檔案”這兩個概念，對檔案法律法規(guī)、標準有很大的沖擊。在檔案法律法規(guī)、標準體系中，《規(guī)則》是一個下位規(guī)則，應(yīng)當(dāng)與上位法律法規(guī)、標準相符。然而事實卻不是這樣。例如“科技檔案”這一概念，在《規(guī)則》發(fā)布前的《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》(1980年)、《國營企業(yè)檔案管理暫行規(guī)定》(1987年)這兩部規(guī)章中都使用了“科學(xué)技術(shù)檔案”(簡稱科技檔案)這一概念，后者還稱“企業(yè)檔案是企業(yè)在各項活動中形成的全部檔案的總和。其構(gòu)成是以科學(xué)技術(shù)檔案為主體”?！兑?guī)則》竭力避免使用“科技檔案”這一概念與此相悖。在《規(guī)則》發(fā)布后實施的《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》(2000年12月)、《檔案工作基本術(shù)語》(2000年12月)等規(guī)范中，仍然在使用“科技檔案”這一概念，《規(guī)則》并未能起到想要起的企業(yè)檔案工作不再使用“科技檔案”這一概念的作用。

《規(guī)則》對理論的沖擊有兩個方面：

一是對分類邏輯原則的沖擊?！兑?guī)則》規(guī)定，“以全部檔案為對象”是工業(yè)企業(yè)檔案分類原則的首要內(nèi)容。以企

業(yè)全部檔案為分類對象的，只能是一級分類，即首次分類，二級及二級以下的任何一次分類都是以企業(yè)某一部分檔案為對象的。一次分類只能使用某一種標準，這是對任何事物進行分類所必須遵循的邏輯原則?！兑?guī)則》所設(shè)置的十個一級類目，分明是使用企業(yè)管理職能、檔案種類、檔案門類三種標準分別對部分檔案進行分類的結(jié)果，而不是某一種標準對全部檔案進行分類的結(jié)果。這是違反分類的邏輯規(guī)則的。檔案分類及類號層次過多，對檔案的管理和利用不利。確有必要減少檔案分類及類號層次，一級類目中不出現(xiàn)“文書檔案”和“科技檔案”兩個類目，分別將其二級類目作為一級類目，也應(yīng)當(dāng)在《規(guī)則》的有關(guān)條款中加以特別說明?！兑?guī)則》對工業(yè)企業(yè)全部檔案進行一級分類違反分類規(guī)則，這毋庸置疑。

二是對檔案學(xué)理論的沖擊?！懊麩o固宜，約之以命，約定俗成謂之宜，異于約則謂之不宜”(《荀·正名》)。事物的名稱經(jīng)過群眾在長期的社會實踐而共同認定或形成，這在許多學(xué)科中都是存在的。盡管在上世紀80年代初就有人對“文書檔案”和“科技檔案”這兩個概念的科學(xué)性提出過質(zhì)疑，因是約定俗成的，一直以來仍然被大家遵守和沿用。近幾年來，出現(xiàn)了“科技檔案”“淡化”和“式微”論，可以說這是緣自《規(guī)則》的。因為“淡化”(“式微”)論者認為，“企業(yè)檔案”概念的出現(xiàn)是“科技檔案”概念“淡化”(“式微”)的主因。盡管企業(yè)檔案并不都是科技檔案，科技檔案也不是全部產(chǎn)生于企業(yè)，但因《規(guī)則》提出“企業(yè)檔案”這一概念而擯棄“科技檔案”這一概念，一些人這樣認為并不是沒有道理的。

四、適用《規(guī)則》的企業(yè)十分有限

《規(guī)則》規(guī)定“本規(guī)則適用于全國工業(yè)企業(yè)”，而實際只適用于形成檔案多的大型、特大型工業(yè)企業(yè)，因分類層次多和類目設(shè)置過多，中小型工業(yè)企業(yè)和形成檔案不多的大型企業(yè)均不適用。規(guī)模不大，檔案不多的中小型企業(yè)如強行實施《規(guī)則》，一些類目的檔案會寥寥無幾，一些類目甚至?xí)罩靡源谐蝗沼嘘P(guān)檔案的形成。這不是根據(jù)檔案的實際情況進行的科學(xué)分類?！兑?guī)則》雖然規(guī)定企業(yè)可以結(jié)合實際增加或減少二級類目，但增減過多以致與《規(guī)則》大相徑庭，就不是實施《規(guī)則》了。其實，《規(guī)則》應(yīng)附《大型工業(yè)企業(yè)檔案分類表》和《中小型工業(yè)企業(yè)檔案分類表》，使之具有廣泛適用性。

五、工業(yè)企業(yè)檔案分類過于復(fù)雜

檔案分類應(yīng)當(dāng)盡量簡化、實用。然而，《規(guī)則》卻使工業(yè)企業(yè)檔案分類變得更加復(fù)雜了，檔案歸類更難了。不少企業(yè)檔案工作人員因不知一些檔案該歸入哪類而煩惱。檔案分類不宜過細，這是因為，在廣泛使用電子計算機等現(xiàn)代化工具的大中型企業(yè)，即使檔案再多，只要進行一定的分類和整理編目，檔案管理特別是檢索利用已經(jīng)變成易事；在尚未使用電子計算機等工具的小型企業(yè)，由于檔案數(shù)量少，用手工管理、檢索檔案也無多大困難，分類復(fù)雜，類目過多，反而會使管理和檢索變得困難重重。

六、按檔案保管期限分類存在弊端

按保管期限分類，便于對檔案的保管和鑒定銷毀，被檔案館納入接收范圍的企業(yè)，還便于檔案的移交進館。按現(xiàn)行《規(guī)則》設(shè)置檔案分類類目，雖然一部分檔案實際上已分開了不同保管期限(如會計檔案)，但大部分則未分開不同保管期限，如黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營管理類和生產(chǎn)技術(shù)管理類。按保管期限進行分類，就必須相應(yīng)減少其他層次的分類，才能避免檔案分類層次過多和類目設(shè)置過多的問題。如《規(guī)則》附表前四類已有屬類34個，對中小型工業(yè)企業(yè)和檔案不多的大型工業(yè)企業(yè)來說已經(jīng)夠多了，若再按保管期限分類，就要設(shè)102個類目，實在是太多了。因此，要按檔案保管期限分類，應(yīng)當(dāng)相應(yīng)減少其他分類層次。

此外，《規(guī)則》中還存在其他一些問題。如前言中說是面向“企業(yè)”制定本《規(guī)則》，而《規(guī)則》名稱和各條款又僅限于“工業(yè)企業(yè)”?！兑?guī)則》存在的問題，應(yīng)當(dāng)通過修改來解決，使之成為科學(xué)而實用的工業(yè)企業(yè)檔案分類規(guī)范。