區(qū)縣專業(yè)檔案管理及歸屬流向的探討

金子成　朱　玲

一、區(qū)縣專業(yè)檔案管理存在的問題

(一)專業(yè)檔案的特點

專業(yè)檔案是黨政機關(guān)、企事業(yè)單位及其他社會組織，在某一專業(yè)職能活動中形成的具有比較穩(wěn)定的文種和記錄目的的檔案。具有專業(yè)性強、獨立性與現(xiàn)行性強以及動態(tài)性強的特點。專業(yè)檔案不僅形成規(guī)律、內(nèi)容性質(zhì)有明顯的專業(yè)性，文件名稱、格式、整理方法等也有其專業(yè)特點，同時其作用范圍、作用對象和作用時效也有特定的專業(yè)局限性；是專業(yè)職能活動的必要管理工具和解決問題的手段，具有突出的現(xiàn)實使用價值，可以相對獨立地支撐有關(guān)專業(yè)活動，且工作查考期長，查考的實時性、連續(xù)性要求高，往往作為立檔單位全宗內(nèi)相對獨立的部分由形成部門保管和使用；記錄的數(shù)據(jù)和信息需要同記錄對象的現(xiàn)實情況保持動態(tài)一致，隨著記錄對象的變化隨時補充和變更記錄，直至對象的消亡。這也是部分專業(yè)檔案需要由形成部門相對獨立地保管和使用的重要原因。

(二)區(qū)縣專業(yè)檔案管理中存在的問題

2006年北京市西城區(qū)檔案局通過問卷調(diào)查方式，對區(qū)屬44個立檔單位專業(yè)檔案的形成、整理、保管、利用及歸屬流向情況進行了調(diào)查。經(jīng)統(tǒng)計匯總，44個立檔單位分別由其所屬的217個專業(yè)科室(所屬單位)形成各類專業(yè)檔案378種(文種)。根據(jù)全區(qū)各類專業(yè)檔案不同的整理、保管單位統(tǒng)計，2004至2006年這三年中，平均每年形成專業(yè)檔案129316卷、1228680件、42355袋、14017盒、778箱。這些專業(yè)檔案由各單位綜合檔案室統(tǒng)一保管的有180種、由專業(yè)檔案室保管的有40種、由形成科室自行保管的有158種。從整理方法上看，這些專業(yè)檔案按記錄對象(事項、單位、戶、人)整理的有223種，按時段整理的有138種，按其他特征整理的有17種，其中整理后需要隨時增減內(nèi)容的有47種。整理后，編制紙質(zhì)檔案目錄的有304種、編制電子目錄的有91種、未編制檔案目錄的有58種。這些專業(yè)檔案中，有查閱控制規(guī)定的有324種，僅對當(dāng)事人提供利用的有92種，能夠提供社會公眾利用的只有14種。這些專業(yè)檔案中，沒有具體規(guī)定歸屬流向的有256種，檔案從未銷毀的有367種。

由于是首次對專業(yè)檔案作較大范圍的調(diào)查，以上調(diào)查數(shù)據(jù)和情況不盡準(zhǔn)確，但可以看出，當(dāng)前專業(yè)檔案管理主要存在以下問題：

1、形成量大而保管空間不足。由于檔案的歸屬流向不確定，銷毀期限不明確，造成檔案只有進口沒有出口，檔案存儲空間嚴(yán)重不足。其中勞動和社會保障、法院、檢察院、工商、城管監(jiān)察等系統(tǒng)尤為突出。

2、整理、編目的規(guī)范化程度低。很多專業(yè)檔案的整理、編目方法是立檔單位或形成科室根據(jù)專業(yè)特點和基礎(chǔ)條件自行設(shè)計的，采用的檔案裝具也各行其是，一旦需要向上級檔案館移交，立檔單位和檔案館都必將面臨巨大的工作量，難度可想而知。

3、歸屬流向和接收范圍模糊。這是區(qū)縣檔案管理部門長期以來感到困惑和棘手的問題。一方面，由于專業(yè)檔案自身特點，立檔單位往往不能將專業(yè)檔案隨文書檔案一同向檔案館移交。另一方面，許多專業(yè)檔案的歸屬流向問題并無明確、具體的規(guī)定。如設(shè)在區(qū)縣由市主管部門垂直管理的各職能局(分局)，其文書檔案一般按規(guī)定向區(qū)縣檔案館移交，其專業(yè)檔案則按專業(yè)實行統(tǒng)一管理，由市各業(yè)務(wù)主管部門監(jiān)督指導(dǎo)。

4：規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)工作滯后。在44個立檔單位中，沒有制定規(guī)范或標(biāo)準(zhǔn)的占38％。其中，許多規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)或由上級業(yè)務(wù)主管部門單獨制定，或由立檔單位、形成科室自行制定。在沒有上級檔案行政管理部門和業(yè)務(wù)主管部門聯(lián)合制定管理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)的情況下，區(qū)縣檔案部門無法對專業(yè)檔案管理進行有效的監(jiān)督、指導(dǎo)和服務(wù)，并得到立檔單位的認(rèn)可。

存在上述問題的主要原因，一是專業(yè)檔案的數(shù)量和內(nèi)容伴隨著經(jīng)濟、社會的改革與發(fā)展出現(xiàn)了前所未有的增長和變化，缺乏成熟的管理經(jīng)驗；二是檔案行政管理部門與各專業(yè)主管部門協(xié)調(diào)不夠，對專業(yè)檔案的條塊交錯管理存在缺位、錯位或越位現(xiàn)象；三是缺乏對專業(yè)檔案歸屬流向的總體設(shè)計，導(dǎo)致專業(yè)檔案管理中出現(xiàn)了一定程度的無序。

二、關(guān)于區(qū)縣專業(yè)檔案歸屬流向的分析

(一)歸屬流向面臨的問題

1、改革開放以來，區(qū)縣屬機關(guān)、單位各類專業(yè)檔案大量涌現(xiàn)，而檔案歸屬與流向的有關(guān)規(guī)定不明確、不具體或原來的規(guī)定不符合基層業(yè)務(wù)工作實際，導(dǎo)致各類專業(yè)檔案大量積存在形成單位，只有進口沒有出口。一方面，給形成單位的檔案管理以至業(yè)務(wù)工作造成很大困難。另一方面，也影響了區(qū)縣綜合檔案館館藏結(jié)構(gòu)的豐富與優(yōu)化。

2、部分區(qū)縣行政機關(guān)隸屬關(guān)系發(fā)生變化，由隸屬區(qū)縣政府轉(zhuǎn)為由市業(yè)務(wù)主管部門垂直管理，而檔案的歸屬流向尚未重新明確。目前，這些機關(guān)形成的文書檔案，區(qū)縣檔案館一般仍按過去的規(guī)定接收，形成機關(guān)也比較配合。而對于各類專業(yè)檔案在垂直管理前就未隨文書檔案向區(qū)縣檔案館移交，垂直管理后其歸屬流向問題更加突出。目前一些市級專業(yè)主管部門已經(jīng)設(shè)立或正在醞釀部門檔案館，其檔案接收范圍是否涉及區(qū)縣檔案資源尚不明確。“屬于地方和上級主管部門雙重領(lǐng)導(dǎo)的單位形成的以反映地方某項事業(yè)或建設(shè)活動為主的檔案”應(yīng)納入地方綜合檔案館收集范圍的規(guī)定，一直以來并未得到較好的貫徹實施，在新的形勢下實施將更加困難。

3、隨著一些地方整合國家檔案資源以及綜合檔案館與若干專業(yè)檔案館的合并，區(qū)縣專業(yè)檔案歸屬流向的調(diào)整和區(qū)縣綜合檔案館接收檔案范圍的界定有了新的可能。然而，各類檔案資源是一律按區(qū)縣行政區(qū)劃整合，還是分門別類按不同級別行政區(qū)劃整合，至少在大城市的核心功能區(qū)及城市功能拓展區(qū)，需要從國家檔案資源配置的全局出發(fā)，合理設(shè)計、科學(xué)規(guī)劃和審慎決策。

(二)設(shè)計專業(yè)檔案歸屬流向的原則

規(guī)劃區(qū)縣專業(yè)檔案的歸屬與流向要在遵循“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理，維護檔案的完整與安全，便于社會各方面利用”的基本原則和“重點發(fā)展原有各級國家綜合檔案館，根據(jù)需要適當(dāng)建立部門檔案館，把國家檔案館網(wǎng)建設(shè)成為結(jié)構(gòu)合理、分工明確、關(guān)系協(xié)調(diào)、管理科學(xué)、具有安全保管與充分開發(fā)檔案信息能力、為社各方面提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的有機整體”的檔案館設(shè)置與布局原則基礎(chǔ)上，遵循以下具體原則。

1、明確檔案的終極歸屬，維護國家記憶

區(qū)縣檔案館作為國家長久保管檔案的基地，承擔(dān)維護本行政區(qū)各項事業(yè)歷史真實面貌的職能，自然也是各類具有長遠(yuǎn)保存價值檔案的終極歸宿。市級專業(yè)檔案館是收集、管理某一領(lǐng)域或特殊載體檔案的國家檔案館，具有終極保管某一領(lǐng)域檔案的職能，可以由省、自治區(qū)、直轄市或特大城市根據(jù)需要設(shè)置。部門檔案館是各專業(yè)主管部門為收集、管理本部門及直屬單位有關(guān)檔案、資料的檔案館，是國家檔案館網(wǎng)布局的組成部分，可以由省、自治區(qū)、直轄市或特大城市根據(jù)需要在形成專門業(yè)務(wù)或科技檔案數(shù)量大的專業(yè)主管部門設(shè)置。按照國家現(xiàn)行規(guī)定，

部門檔案館中記錄黨政領(lǐng)導(dǎo)和行政管理活動的具有永久保存價值的檔案，保存50年后應(yīng)向各級綜合檔案館移交。部門檔案館是檔案的過渡性保管機構(gòu)，不是永久保存檔案的最終歸宿。

當(dāng)前，針對各類專業(yè)檔案大量涌現(xiàn)以及專業(yè)檔案在形成、保管、利用上的特點，應(yīng)合理規(guī)劃我市的檔案館網(wǎng)布局，建立一批專門檔案館和部門檔案館，規(guī)范各類檔案的歸屬與流向，明確各類檔案的終極歸屬及過渡性保管職責(zé)，促進全市國家檔案資源的整體建設(shè)和管理。

2、創(chuàng)新專業(yè)檔案管理體制，服務(wù)現(xiàn)實工作

專業(yè)檔案數(shù)量龐大、類型復(fù)雜、分布廣泛，具有專業(yè)性、獨立性、動態(tài)性和現(xiàn)實工具性強的特點。應(yīng)根據(jù)專業(yè)檔案形成、保管、利用上的特點和業(yè)務(wù)部門的實際工作需要，建立多層次、多模式管理的新格局，以適應(yīng)各類專業(yè)檔案管理與建設(shè)的需要，更好地為現(xiàn)實工作服務(wù)。

(1)由專業(yè)檔案形成科室保管的模式。對于獨立性、動態(tài)性、現(xiàn)實工具性都比較強的專業(yè)檔案，可以在檔案形成之后，由形成科室管理和控制，以維系專業(yè)工作的正常進行。形成科室應(yīng)承擔(dān)積累、整理、編目、保管、到期鑒定和處置的任務(wù)，并承擔(dān)將其中已失去現(xiàn)實管理工具功能、需要作為歷史記錄長久保存的檔案向單位綜合檔案室或通過綜合檔案室向檔案館移交的職責(zé)，接受本區(qū)縣檔案行政管理部門的監(jiān)督指導(dǎo)。

(2)由專業(yè)檔案形成單位的專業(yè)檔案室或?qū)I(yè)文件管理中心保管的模式。對于形成數(shù)量大，增幅快，整理、鑒定和利用方式特殊，必須由專業(yè)人員直接控制和使用的專業(yè)檔案，可以成立專業(yè)檔案室或?qū)I(yè)文件管理中心，實施過渡性和集約化保管。

(3)由專業(yè)檔案形成單位綜合檔案室統(tǒng)一保管的模式。根據(jù)歸檔、整理、編目、鑒定和利用的特點，可以隨同文書檔案一并管理的專業(yè)檔案，應(yīng)納入本單位綜合檔案室統(tǒng)一保管，隨同文書檔案定期向檔案館移交。

(4)由市級專業(yè)主管部門的專業(yè)檔案管理中心或部門檔案館保管的模式。對于市級專業(yè)主管部門需要按行業(yè)整合的專業(yè)檔案特別是垂直管理單位的專業(yè)檔案，可以按照規(guī)定向?qū)I(yè)主管部門的專業(yè)檔案管理中心或部門檔案館集中，實施過渡性和集約化管理。市級專業(yè)檔案管理中心和部門檔案館應(yīng)具備安全保管和充分開發(fā)檔案信息的條件和能力，承擔(dān)向社會提供檔案利用的職責(zé)，保證本行業(yè)專業(yè)性活動以及專門用戶群體利用檔案的需要。

建立多層次、多模式的專業(yè)檔案管理體制，是為了扭轉(zhuǎn)當(dāng)前專業(yè)檔案管理工作出現(xiàn)的無序狀況，更好地服務(wù)于現(xiàn)實工作，發(fā)揮專業(yè)檔案對于形成者的突出作用、對于利用者的定向作用和為科研、決策服務(wù)的整體效應(yīng)。各個管理層次及各類管理模式的具體確定，應(yīng)由檔案行政管理部門和專業(yè)主管部門做出統(tǒng)一規(guī)定。同時，無論是采取哪種模式，都應(yīng)接受檔案行政管理部門的監(jiān)督指導(dǎo)，并按規(guī)定向綜合檔案館移交記錄黨政領(lǐng)導(dǎo)和行政管理活動的具有永久保存價值的檔案。

3、按地域整合與按行業(yè)整合并舉，方便社會利用

實施檔案資源整合是強化檔案集中統(tǒng)一管理、降低管理成本、提高管理效能和方便社會各方面利用檔案的有效措施。檔案資源整合既可以按地域整合，也可以按行業(yè)整合。對于特大城市而言，城市基礎(chǔ)設(shè)施、公用事業(yè)以及一些需要垂直管理的專業(yè)性工作，往往不是按區(qū)縣行政區(qū)劃來設(shè)置和管理的。對于這些行業(yè)形成的檔案資源應(yīng)當(dāng)首先按照專業(yè)管理的需要進行行業(yè)性整合，而后再按照維護國家歷史記憶的需要向同級綜合檔案館整合。區(qū)縣檔案館主要應(yīng)整合本區(qū)縣行政區(qū)劃內(nèi)具有行政隸屬關(guān)系的立檔單位及其所屬部門的檔案資源和按區(qū)縣行政區(qū)劃管理與建設(shè)的其他各類國家檔案資源。

隨著國家行政管理體制的改革，出現(xiàn)了越來越多的全國性和全市性縱向管理系統(tǒng)。為加強本行業(yè)、本系統(tǒng)管理的需要，縱向系統(tǒng)的檔案資源整合應(yīng)運而生，專業(yè)主管部門的行業(yè)性檔案管理機構(gòu)也將隨之得到強化和發(fā)展。面對檔案資源整合新的發(fā)展趨勢，各級檔案行政管理部門應(yīng)當(dāng)協(xié)調(diào)各專業(yè)主管部門，更新檔案管理理念，排除部門利益紛爭，共同站在加強國家檔案資源整體建設(shè)的高度，對各級各類專業(yè)檔案資源的歸屬與流向進行頂層設(shè)計和統(tǒng)一規(guī)劃。

三、加強專業(yè)檔案管理的幾點建議

(一)加強對專業(yè)檔案監(jiān)督管理的建議

1、定期開展檔案資源普查。由國家或市級檔案行政管理部門在檔案統(tǒng)計年報之外，定期(如5年或10年)組織各級檔案部門和業(yè)務(wù)主管部門開展對專業(yè)檔案資源的全面普查，在調(diào)查研究的基礎(chǔ)上，制定專業(yè)檔案資源管理與建設(shè)的對策與措施。

普查應(yīng)著重了解各類專業(yè)檔案形成、整理、保管、利用以及歸屬流向的情況。普查項目應(yīng)盡可能詳細(xì)、具體，如形成情況應(yīng)了解每類專業(yè)檔案的具體文種、形成部門、年均形成數(shù)量、現(xiàn)有數(shù)量等；整理情況應(yīng)了解整理特征、所用裝具、如何編目、整理歸檔后是否需要動態(tài)管理等；保管情況應(yīng)了解專業(yè)檔案庫房設(shè)置、保管條件、管理機構(gòu)及人員等；利用情況應(yīng)了解利用對象的控制、利用方式及利用時效的特點等；歸屬流向應(yīng)了解各類專業(yè)檔案有無歸屬流向的具體規(guī)定、專門檔案館或部門檔案館設(shè)置情況、有無銷毀到期檔案的具體規(guī)定或處置辦法等；監(jiān)督指導(dǎo)關(guān)系應(yīng)了解檔案管理部門和業(yè)務(wù)主管部門在哪些管理環(huán)節(jié)存在缺位、錯位并廣泛征集形成部門的意見、建議。只有搞好普查，全面、深入地把握情況，才能科學(xué)合理地制定專業(yè)檔案建設(shè)規(guī)劃和管理措施。

2、切實加強對專業(yè)檔案的監(jiān)督管理。專業(yè)檔案管理是各行業(yè)、各部門文件與檔案管理的重要組成部分，是國家和社會的重要信息資源。面對數(shù)量龐大、類型復(fù)雜、分布廣泛的專業(yè)檔案，必須站在國家檔案資源建設(shè)的高度，從管理體制、規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)等方面，按照檔案工作的基本原則，充分考慮專業(yè)檔案的特點，切實加強對專業(yè)檔案資源的管理與建設(shè)。

要針對各類專業(yè)檔案管理的缺位、錯位、越位問題，全面梳理各級檔案部門與專業(yè)主管部門、綜合檔案館與專業(yè)檔案館、監(jiān)督指導(dǎo)機關(guān)與檔案形成部門的職責(zé)分工，形成覆蓋完整、分工明確、制度健全、密切協(xié)調(diào)、共同管理的管理體制。要依法健全、完善專業(yè)檔案管理的政策、法規(guī)、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，推進各類專業(yè)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化建設(shè)，維護專業(yè)檔案的連續(xù)性和整體性，有效地支持專業(yè)活動的正常開展，積極發(fā)揮專業(yè)檔案的社會作用。要在繼承專業(yè)檔案管理成功經(jīng)驗的基礎(chǔ)上，注重制度創(chuàng)新，根據(jù)各類專業(yè)檔案形成、保管、利用的新情況、新特點，創(chuàng)新管理理念和模式，既要堅持統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理、維護檔案完整與安全、方便社會各方面利用的原則，又要尊重專業(yè)檔案的自身屬性和特點，創(chuàng)造有利于各類專業(yè)檔案資源建設(shè)、管理、利用的新形式。當(dāng)前加強專業(yè)檔案管理的重點是要從國家檔案資源建設(shè)的全局出發(fā)，協(xié)調(diào)各方面關(guān)系，全面梳理各類專業(yè)檔案的歸屬與流向，落實市、區(qū)、縣檔案局(館)和專業(yè)主管部門監(jiān)督、指導(dǎo)、接收專業(yè)檔案的職責(zé)和檔案形成部門積累、整理、移交專業(yè)檔案的職責(zé)，推動各類專業(yè)檔案管理活動的有序開展。

(二)關(guān)于專業(yè)檔案歸屬流向的建議

以各級國家綜合檔案館為主、專業(yè)檔案館和部門檔案館(檔案管理中心)為輔，健全、完善我市檔案館網(wǎng)布局，合理設(shè)計、統(tǒng)一規(guī)劃全市專業(yè)檔案資源的歸屬與流向。從全市檔案事業(yè)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理、條塊結(jié)合的層面，構(gòu)建“結(jié)構(gòu)合理、分工明確、關(guān)系協(xié)調(diào)、管理科學(xué)、具有安全保管與充分開發(fā)檔案信息的能力、為社會各方面提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)”的檔案館群，形成各類國家檔案資源建設(shè)協(xié)調(diào)發(fā)展的格局。

1、設(shè)立若干專業(yè)檔案館

專業(yè)檔案館是按專業(yè)設(shè)置的，收集和永久保管特定領(lǐng)域或者特殊載體檔案，并向社會提供利用的檔案保管機構(gòu)。《全國檔案館設(shè)置與布局方案》規(guī)定，省(自冶區(qū)、直轄市)以及計劃單列市、特大城市設(shè)置哪些專門檔案館，按照重點加強各級國家綜合檔案館的原則，由同級檔案行政管理部門負(fù)責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃，報同級人民政府批準(zhǔn)，并報國家檔案局備案。

目前，我市設(shè)置的城市建設(shè)檔案館，是收集、管理和永久保存城市規(guī)劃、建設(shè)有關(guān)檔案的專業(yè)檔案館。還可以根據(jù)需要設(shè)立若干專業(yè)檔案館，收集、管理和永久保存特定領(lǐng)域或者特殊載體的檔案，以加強專業(yè)檔案的管理與建設(shè)。

2、設(shè)立若干部門檔案館(檔案管理中心)

部門檔案館是專業(yè)主管部門所屬的，收集、管理本部門及其直屬機構(gòu)檔案的檔案館?！度珖鴻n案館設(shè)置與布局方案》規(guī)定，省(自治區(qū)、直轄市)以及計劃單列市、特大城市的有關(guān)專業(yè)主管部門，根據(jù)實際情況需要設(shè)館的，由同級檔案行政管理部門按照重點加強各級國家綜合檔案館的原則，統(tǒng)籌規(guī)劃并報同級人民政府批準(zhǔn)。

目前，我市設(shè)有國家安全局檔案館，收集并永久管理本部門及直屬單位形成的檔案?！侗本┦袡n案館設(shè)置和布局方案》規(guī)定，市高級人民法院、高級人民檢察院、公安局可以設(shè)置本部門檔案館，收集管理本部門及其直屬單位形成的檔案。其中具有永久保存價值的檔案，在本部門檔案館保存50年后向市檔案館移交。某些形成專門業(yè)務(wù)和科學(xué)技術(shù)檔案數(shù)量大的市專業(yè)主管部門，可以成立本部門檔案館，收集管理本部門及其直屬單位形成的有關(guān)檔案和資料，但其在行使國家行政管理職能活動中形成的黨政領(lǐng)導(dǎo)和行政管理等具有永久保存價值的檔案，按規(guī)定向市檔案館移交。

可以考慮設(shè)立市公、檢、法部門檔案館，并在其他實行垂直管理的市專業(yè)主管部門，如工商行政管理局、質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局、藥品監(jiān)督管理局、國土資源管理局等部門，設(shè)立部門檔案館，收集、管理本部門及其直屬單位形成的有關(guān)檔案和資料，以及由所屬區(qū)縣分局形成的需要按行業(yè)整合的專業(yè)檔案。其所屬的各區(qū)縣分局在行使國家行政管理職能活動中形成的黨政領(lǐng)導(dǎo)和行政管理等具有永久保存價值的文書檔案，仍按原規(guī)定向區(qū)縣綜合檔案館移交。

3、在區(qū)縣專業(yè)主管部門設(shè)立專業(yè)檔案管理中心

可以考慮在專業(yè)檔案數(shù)量大，增幅快，整理、鑒定和利用方式特殊的區(qū)縣立檔單位設(shè)立由專業(yè)人員直接控制和使用的專業(yè)檔案管理中心，實施集約化和過渡性的專業(yè)檔案管理，接受本單位檔案行政管理部門的監(jiān)督。對其保管的已失去現(xiàn)行管理功能、需要作為歷史記錄長久保存的檔案，應(yīng)當(dāng)向本單位綜合檔案室移交或通過綜合檔案室向檔案館移交。

設(shè)立若干市和區(qū)縣專業(yè)主管部門檔案館或?qū)I(yè)檔案管理中心，一方面是根據(jù)專業(yè)檔案對于形成者具有突出的現(xiàn)實管理意義，及專業(yè)檔案作用領(lǐng)域的有限性和作用對象的穩(wěn)定性等特點，把具有現(xiàn)實使用功能和工具意義的專業(yè)檔案置于最需要經(jīng)常查找、利用的場所，保證專業(yè)檔案特殊利用對象頻繁利用的需求；另一方面，通過規(guī)范各類專業(yè)檔案的終極歸屬和過渡性保管職責(zé)，把專業(yè)檔案管理納入國家檔案資源管理與建設(shè)的整體格局中，通過專業(yè)檔案管理機構(gòu)的積累、整理、編目、鑒定等活動，為最終把具有長遠(yuǎn)歷史研究價值的專業(yè)檔案移交給綜合檔案館打下良好的基礎(chǔ)。隨著國家政務(wù)公開工作的推進，各類專業(yè)檔案保管機構(gòu)也必將根據(jù)有關(guān)法律、法規(guī)的要求，在各自的范圍內(nèi)履行向社會提供檔案利用的職責(zé)。