淺談文檔一體化管理

蔣　萍

摘 要:計算機技術(shù)的發(fā)展和普及，傳統(tǒng)的文件管理和檔案管理模式受到了嚴峻的考驗，使文檔一體化作為科學的、規(guī)范的管理方式走入我們的日常工作中，文章對文檔一體化管理的理論基礎和管理現(xiàn)狀進行簡要的分析。

關(guān)鍵詞:文檔一體化 辦公自動化 對策

中圖分類號:G271 文獻標識碼:A

文章編號:1004-4914(2009)02-228-02

隨著我國信息化建設的迅猛發(fā)展，形成了辦公過程的文字載體由紙介質(zhì)向磁介質(zhì)的轉(zhuǎn)換，給檔案工作帶來工作手段和工作方式以及管理、利用理念上的巨大挑戰(zhàn)，也為文檔一體化管理帶來了難得的機遇。近年來，文檔一體化管理受到了越來越多的重視，實現(xiàn)文檔一體化管理以成為廣大檔案工作者的共識。

一、理論基礎和作用

(一)文檔一體化管理的理論基礎

文件的生命周期理論研究了文件從最初形成到最終銷毀或永久保管，是一個完整的過程，它分為三個階段：第一，文件的形成階段。它借助于撰寫、印刷、錄音等信息記錄手段來固定文件撰寫結(jié)果，形成具有法定效力的文本的過程；第二，文件的使用階段。是指文件在規(guī)定的范圍內(nèi)進行運作、發(fā)揮作用階段；第三，文件的歸檔階段。即文件履行完現(xiàn)行效用，一部分有價值的文件被當作檔案保存起來，而另一部分無價值的文件則被銷毀的過程。由此可見，文件和檔案只是同一事物在其不同運動階段上價值形態(tài)變化的體現(xiàn)，實現(xiàn)文檔一體化管理就是對文件發(fā)生、發(fā)展、滅亡或永久保存三個階段實行的全過程管理。

(二)文檔一體化管理的概念

所謂文檔一體化管理，就是從文書和檔案工作全過程出發(fā)，實現(xiàn)從文件生成到歸檔管理的全過程控制。它包括：文檔實體生成一體化管理，即對公文、檔案從生成、流轉(zhuǎn)、歸檔形成檔案直到銷毀為止的整個生命周期進行全面管理；文檔一體化管理，從管理體制、組織機構(gòu)、人員配備等方面保證管理的實現(xiàn)；文檔信息利用一體化管理，利用時不要考慮是文件信息還是檔案信息，只用一條檢索命令即可查到全部文檔信息，是對文檔數(shù)據(jù)信息內(nèi)部運動的全過程實現(xiàn)的有效體現(xiàn)。

(三)文檔一體化管理的作用

隨著信息技術(shù)的應用，辦公自動化的普及，文檔一體化管理不再只是一種管理思路，更多的是在實踐中實施的一種管理方式和管理手段。文件是檔案的基礎，文件處理工作的好壞直接影響到檔案的質(zhì)量，從收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、編目、利用等環(huán)節(jié)來看，都有著實際的工作內(nèi)容。實現(xiàn)文檔一體化管理后，檔案工作將滲透到文件的形成階段和文件的使用階段之中，形成一個不可分割的整體，實現(xiàn)從文件到檔案的有效轉(zhuǎn)換，保證了文件信息的不會被遺失或損耗，減少了重復勞動，簡化了文檔管理的工作程序，提高了文檔管理的效率，更重要的是改變了文件的生成方式和載體特點，實現(xiàn)了對文件處理的前控性。文檔一體化管理通過先進的計算機系統(tǒng)對文件進行篩選、立卷、整理、編目、檢索，利用網(wǎng)絡技術(shù)，廣泛采用有關(guān)站點的數(shù)據(jù)信息，使文檔實現(xiàn)遠程傳遞，異地查詢和處理，節(jié)約了存儲空間和場地，有利于檔案信息資源的開發(fā)利用，發(fā)揮信息資源的經(jīng)濟效益和社會效益。

二、當前我國文檔一體化方面存在的主要問題

(一)管理體制方面

傳統(tǒng)的文件處理工作與檔案管理工作是分開的，分屬兩個職能部門各自負責文件處理工作和檔案管理工作，兩者以立卷歸檔為工作界面，文件歸檔前屬于文書部門管理，歸檔后屬于檔案部門管理。在這種體制下，文件在兩個相對封閉的系統(tǒng)中各自運行，文書處理和檔案管理各自為政，致使檔案質(zhì)量的不到可靠的保證，檔案資源不能充分發(fā)揮作用，容易出現(xiàn)收文不全，歸檔不全的現(xiàn)象。文檔分離既不利于檔案部門信息服務功能的發(fā)揮，也不利于檔案部門作用的發(fā)揮。

(二)技術(shù)方面

標準化、規(guī)范化是實施文檔一體化的前提和關(guān)鍵。由于各行政部門的職能不一樣，決定了各自形成的文件、檔案類別也不盡相同，在文書處理過程中，文件格式錯亂，文件載體不耐久而造成文件的殘缺不全，字體難以規(guī)范，制約了檔案業(yè)務工作質(zhì)量的提高。缺少統(tǒng)一的標準、制度，使文件部門的成果不能被檔案部門直接采用，要重新編目、著錄、標引等，重復勞動浪費了人力和財力。

(三)計算機硬軟件及安全性方面

文檔一體化管理軟件的研制和開發(fā)比較少，價格比較昂貴。計算機硬軟件的技術(shù)生命周期比較短，電子文檔由于其本身對軟、硬件及載體的依賴性而容易丟失，對設備的依賴非常大，所以如何保管好電子文件是擺在我們面前的一大課題。計算機設備更新?lián)Q代很快，需要長期保存的電子文件對計算機設備依賴性造成的問題會更加嚴重。一般的計算機設備5年左右就會被更新，而耐久性光盤載體可以保存更長時間。若十年之后，很可能出現(xiàn)保管完好的電子文件載體找不到讀取設備的問題。電子文檔在提供了便捷的共享資源的同時，時刻面臨著計算機病毒的侵入、外來磁場的干擾以及人為地破壞的等，使電子文檔的安全性、可靠性遇到極大的挑戰(zhàn)。

三、文檔一體化實踐中的對策思考

(一)轉(zhuǎn)變觀念提高人員素質(zhì)

由于管理體制、思維模式上長期存在著文件工作、檔案工作分家的局面，日前我國大部分檔案管理仍按照傳統(tǒng)的管理模式，工作環(huán)境的嚴格分工和管理模式的嚴重滯后，使文件管理和檔案管理的軟件開發(fā)各自為政，或?qū)n案管理軟件進行簡單的數(shù)據(jù)并接，并未真正實現(xiàn)現(xiàn)代辦公環(huán)境的文檔一體化管理，檔案管理的需求并未納入其中。因此，檔案部門的領(lǐng)導，必須對文檔一體化有著客觀、充分的認識，才能打破狹隘的文件、檔案互不干涉、各自獨立發(fā)展的職業(yè)觀念，樹立宏觀和微觀、整體與局部相結(jié)合的一體化思想，從根本上改變文件管理和檔案管理相分離的局面。事業(yè)興衰，關(guān)鍵在人。文檔一體化是一項融文件與檔案學、管理學、計算機科學等多知識、多技術(shù)為一體的科學，傳統(tǒng)的檔案工作很難適應。開展多部門合作，通過多層次，多渠道地培訓來提高文件、檔案工作人員的思想認識和業(yè)務素質(zhì)，通過崗位培使他們充分認識文檔一體化的必要性，增強推行文檔一體化的自覺性，掌握文檔工作的基本知識和技能。與此同時要注重抓好領(lǐng)導者的培訓，能否真證全面推行文檔一體化管理在很大程度上取決于領(lǐng)導的重視程度。

(二)全面推行辦公自動化

辦公自動化是利用計算機技術(shù)來實現(xiàn)辦公信息數(shù)字化，辦公自動化的發(fā)展，導致電子檔案的產(chǎn)生，為紙質(zhì)檔案向電子檔案發(fā)展提供了技術(shù)支持。信息真實地記錄下來，把文件產(chǎn)生的整個過程分類整理，并準確地將要歸檔的公文、合同、協(xié)議、文件、指示、資料一等，歸入相應的檔案數(shù)據(jù)庫中，實現(xiàn)了信息的在線查詢、借閱。而這些電子文件，經(jīng)過檔案專業(yè)人員整理核對后形成最終的電子檔案。由此可見，辦公自動化應用于檔案管理中，真止實現(xiàn)了電子文件的形成、傳遞、查閱、存檔的一體化管理。檔案部門可以配合信息管理部門，建立和完善檔案信息管理平臺，做好辦公自動化系統(tǒng)的推廣應用和數(shù)據(jù)遷移工作，從而實現(xiàn)網(wǎng)上無紙化辦公與檔案管理的無縫鏈接，成功的實現(xiàn)文檔一體化。

(三)制定綜合管理文件、檔案信息的標準

實現(xiàn)文檔一體化的基本前提就是要文件、檔案類別的劃分和類目設置要準確、標準、規(guī)范。只有文件管理標準化、規(guī)范化，檔案管理才能順利開展。國家教委頒發(fā)的《高等學校檔案實體分類法與檔案工作規(guī)范》，把高校檔案分成黨群、行政、教學、科研、產(chǎn)品開發(fā)、基建、設備、出版、外事、財會十個一級科目，就是按各職能部門的業(yè)務特點劃分，分類十分清楚。如果在文書處理時，把這種分類原則運用到分類編號中，使每一個單位的文件、檔案類目劃分和設置標準、規(guī)范，形成一個有機的整體，使各類文件管理系統(tǒng)都能和檔案管理系統(tǒng)緊密銜接起來，就能實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，保證文件檔案的質(zhì)量，為社會提供可靠的檔案信息。

四、結(jié)束語

文檔一體化是未來檔案工作的趨勢，實現(xiàn)文檔一體化也是對檔案工作者提出了新的的要求，我們必須端正思想，刻苦鉆研，投入相當?shù)木?，我們相信，文檔一體化將引領(lǐng)我們走進檔案管理的新階段。

參考文獻：

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5.張銜,韓英.文檔一體化存在的主要問題及思考.檔案天地,2005（5）

(作者單位:徐州工程學院 江蘇徐州 221008)

(責編:賈偉)