談高校圖書館檔案管理的建設(shè)

楊雋超

（湖南財(cái)政經(jīng)濟(jì)學(xué)院，湖南長沙 410205）

談高校圖書館檔案管理的建設(shè)

楊雋超

（湖南財(cái)政經(jīng)濟(jì)學(xué)院，湖南長沙 410205）

在社會(huì)發(fā)展過程中，圖書館發(fā)揮了十分重要的作用，人們?cè)谶@里可以接受終身教育，同時(shí)，圖書館也保存了人類文化知識(shí)遺產(chǎn)，在很大程度上推動(dòng)了當(dāng)?shù)氐奈幕l(fā)展，培養(yǎng)了大批的人才.圖書館檔案管理包括檔案收集、保存、傳播、開發(fā)與利用等工作，是圖書館工作的一個(gè)重要的組成部分.所以高校圖書館一定要加強(qiáng)圖書館檔案管理.檔案要集中統(tǒng)一管理，以維護(hù)它的完整性、真實(shí)性.檔案的管理要有專門人員負(fù)責(zé)，對(duì)歸檔的材料要及時(shí)鑒別整理，并且要定時(shí)檢察、收集.本館各部門及工作人員應(yīng)積極主動(dòng)提供有關(guān)歸檔材料，保障檔案工作順利進(jìn)行.現(xiàn)在還有一些高校的圖書館檔案管理工作還是面臨著一些問題，需要有待改進(jìn).

高校；圖書館；管理；信息化

檔案管理工作是學(xué)校圖書館工作中非常重要的一個(gè)部分，它真實(shí)地記載著圖書館的發(fā)展情況和發(fā)展歷史，能夠及時(shí)、全面、準(zhǔn)確地反映圖書館的現(xiàn)狀，是非常有價(jià)值的資料.所以，圖書館的檔案管理工作既要立足于現(xiàn)階段的條件狀況，也應(yīng)該著眼于今后的發(fā)展，要運(yùn)用現(xiàn)代化的管理理論和最新的技術(shù)手段把高校圖書館檔案管理工作水平提升到全新的高度.我們要用新的思路，新的方式方法來引導(dǎo)我們的檔案管理工作，那些陳舊的觀念，不適合工作發(fā)展的思路，甚至是阻礙工作因素，我們都要擯棄，只有這樣學(xué)校圖書館的檔案管理工作才能取得長足的進(jìn)步，檔案管理的信息化才能迅速建設(shè)起來，才能讓圖書館發(fā)揮出更大的作用.

一、圖書館在高校所處的地位是文化與精神的象征，是師生們崇敬的地方，這就要求圖書館為讀者提供高質(zhì)量的服務(wù)，對(duì)圖書館的管理人員水平有著非常高的要求.所以說為了學(xué)校教育事業(yè)的發(fā)展進(jìn)步，高校圖書館的建設(shè)一定要放在非常重要的地位，高校圖書館檔案工作又是圖書館工作極其重要的部分，體現(xiàn)著該圖書館的水準(zhǔn)，也反映這該學(xué)校辦學(xué)水準(zhǔn).在社會(huì)進(jìn)入信息化以前的圖書館由于獲取信息途徑和數(shù)量有限，資料沒有現(xiàn)在的豐富，再加上管理人員少，很多時(shí)候由辦公室辦事員一類的工作人員兼職檔案員進(jìn)行全館檔案管理工作，造成圖書館檔案管理工作成效底下.在科學(xué)技術(shù)日新月異的今天，檔案工作要敢于破舊創(chuàng)新，用新的思維、新的管理模式、新的技術(shù)來推進(jìn)檔案管理工作的進(jìn)行.近些年來，隨著高校擴(kuò)招，普通高等學(xué)校辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大，高等學(xué)校辦學(xué)水平不斷地提高，圖書館規(guī)模也是得到很大的擴(kuò)大，圖書館的工作要求和作用范圍也在增大.為了使圖書館在學(xué)校的教學(xué)和科研中發(fā)揮出與之相對(duì)應(yīng)的的重要作用，建立一套完整的適應(yīng)當(dāng)今時(shí)代教育事業(yè)發(fā)展的檔案管理體系，是保障學(xué)校教育自身發(fā)展的必要條件，也是推動(dòng)國民教育事業(yè)發(fā)展的一個(gè)重要條件，是符合深化教育改革的方針的.通過對(duì)圖書館檔案管理工作的了解和研究，我認(rèn)為檔案管理工作可以劃分為三個(gè)層面.第一層面：首先是領(lǐng)導(dǎo)層面，鳥無頭不飛，一個(gè)單位或者是部門工作具體開展得怎樣與該領(lǐng)導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)水平是有直接關(guān)系的.一個(gè)部門可能不止一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)，但是檔案工作必須指定一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，負(fù)責(zé)的領(lǐng)導(dǎo)要對(duì)檔案管理有一個(gè)清晰的認(rèn)識(shí)，才能發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)的作用，檔案管理看似單調(diào)，其實(shí)是一個(gè)非常復(fù)雜、涉及面廣的工作，領(lǐng)導(dǎo)容易犯的錯(cuò)誤是過分的依賴各部門的檔案管理者，導(dǎo)致工作缺乏組織和系統(tǒng)性，主管領(lǐng)導(dǎo)也應(yīng)該參加各種培訓(xùn)，加強(qiáng)加深對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)，提高管理水平，調(diào)動(dòng)可以調(diào)動(dòng)的資源為檔案工作服務(wù)，遇到棘手的問題還可以請(qǐng)主管校領(lǐng)導(dǎo)出面支持.第二級(jí)管理：圖書館應(yīng)該培養(yǎng)出專門管理本部門檔案的人員，由專人負(fù)責(zé)，責(zé)，保任心更強(qiáng)證了檔案的安全、真實(shí)、完整.檔案管理員要完成全校各部門檔案的收集、整理和歸檔工作.檔案管理員還有上傳下達(dá)的作用，把學(xué)校的一些檔案管理方面的舉措傳達(dá)到學(xué)校各部門.第三級(jí)管理：就是檔案的來源.就是要把全校各部門都動(dòng)員起來，把檔案信息全面、真實(shí)、及時(shí)、詳盡的了解收集在一起，分門別類統(tǒng)一歸檔到圖書館的檔案里面，為了確保各種資料能準(zhǔn)確、真實(shí)、及時(shí)的反饋到圖書館的檔案庫，圖書館檔案管理人員要及時(shí)經(jīng)常的與學(xué)校其他各部門的檔案管理員接洽溝通，如此形成了檔案管理的第三層.一般情況下，學(xué)校各部門的檔案員通常是由各部門辦公室室主任、干事、或者是黨支部書記擔(dān)當(dāng)，來負(fù)責(zé)本部門范圍內(nèi)的檔案材料整理上報(bào)工作.高校圖書館的檔案管理工作一步一個(gè)腳印的工作，圖書館檔案管理三個(gè)層面的建立是圖書館檔案建設(shè)的前提和基礎(chǔ).有了這樣堅(jiān)實(shí)的前提和基礎(chǔ)，再加上技術(shù)上的創(chuàng)新應(yīng)用做動(dòng)力和管理機(jī)制上的變革創(chuàng)新作保障，另外還有檔案工作者努力工作、積累經(jīng)驗(yàn)、求實(shí)創(chuàng)新，相信高校圖書館檔案管理嶄新的局面即將出現(xiàn).

二、高校圖書館的檔案大致有紙質(zhì)文件檔案、電子檔案和其它種類的檔案也是非常多.這項(xiàng)工作的材料分文書檔案和業(yè)務(wù)檔案兩類，材料形式主要有：紙質(zhì)文字材料、圖紙、圖表、照片以及電子形式.它不僅能夠及時(shí)、全面、準(zhǔn)確地反映圖書館的現(xiàn)狀，還能客觀真實(shí)地記錄著圖書館過去的成就.圖書館檔案管理工作是一項(xiàng)非常細(xì)致、甚至是枯燥無味的工作,但是這種枯燥無味的工作卻不能出現(xiàn)差錯(cuò)，因?yàn)闄n案的作用是供讀者查詢的，是不能有錯(cuò)誤的.所以要按照檔案部門的要求，根據(jù)圖書館的實(shí)際情況，按部門、內(nèi)容等科學(xué)分類.圖書館文書檔案按類別歸檔，歸檔的內(nèi)容主要包括，一是行政類.學(xué)校以外上級(jí)主管部門發(fā)文、學(xué)校內(nèi)部分發(fā)的文件.上級(jí)主管部門文件：政府主管部門下發(fā)至我館的文件.校內(nèi)文件：學(xué)校以及其他職能部門下發(fā)至我館的有關(guān)文件，包括會(huì)議決議、各部門的規(guī)章制度等.本館文件：圖書館內(nèi)部的有關(guān)決定事項(xiàng)，規(guī)章制度等.規(guī)劃計(jì)劃：本館制訂的長遠(yuǎn)規(guī)劃和工作計(jì)劃.工作總結(jié)：學(xué)校各部門、以及圖書館所做的工作總結(jié).報(bào)告及批復(fù)：本館向?qū)W校及有關(guān)部門遞交的請(qǐng)示報(bào)告及批復(fù)意見.二是業(yè)務(wù)類.包括各業(yè)務(wù)部門的報(bào)表、工作日志、各類活動(dòng)等.來往信函：我館與外單位有工作關(guān)系時(shí)產(chǎn)生的信函.業(yè)務(wù)工作：有關(guān)我館各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的有關(guān)材料，如計(jì)算機(jī)、檢索課、書友會(huì)等.大事記載：隨時(shí)對(duì)本館發(fā)生事情進(jìn)行的記錄，收集有關(guān)報(bào)刊對(duì)我館的報(bào)道.會(huì)議文件：我校圖書情報(bào)工作委員會(huì)會(huì)議材料，本館主辦的有關(guān)會(huì)議材料，我館人員參加校外會(huì)議的材料及遞交的論文，本館各種會(huì)議的記錄.三是設(shè)備類.館舍資料：有關(guān)我館建筑、內(nèi)部改建的有關(guān)資料，以及內(nèi)部布置的資料.設(shè)備家具：有關(guān)我館設(shè)備、家具的購置、制做等方面的資料，以及設(shè)備維修記錄.四是人事類.包括職稱晉升、考勤、考核、職工培訓(xùn)及進(jìn)修情況等.單位人事檔案收集整理之后分類歸檔，以便日后查找.機(jī)構(gòu)人員：我校圖工委、圖書館機(jī)構(gòu)的情況及人員名單，人員進(jìn)館離館情況.晉升材料：有關(guān)我館人員晉升、評(píng)職稱的有關(guān)資料.統(tǒng)計(jì)資料：各部室上報(bào)的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)和全館匯總的資料，以及我館上報(bào)的數(shù)據(jù)資料.考勤資料：各部的考勤表及有關(guān)材料.考核評(píng)估：對(duì)個(gè)人、部室考核的有關(guān)材料，上級(jí)對(duì)我館進(jìn)行評(píng)估的有關(guān)材料.成果記載：我館人員出版的著作、在報(bào)刊發(fā)表的論文，以及其它科研成果的記載.獎(jiǎng)懲記載：我館人員獲得獎(jiǎng)勵(lì)的材料和受處分的情況.建議意見：對(duì)改講我館工作提出的各種書面建議或意見.另外，根據(jù)歸檔材料的實(shí)際情況，可增設(shè)一些其它類別.

三、在信息技術(shù)高度發(fā)達(dá)的今天，信息的獲取顯得尤其重要，信息技術(shù)現(xiàn)在已經(jīng)發(fā)展為一項(xiàng)產(chǎn)業(yè)，成為國家經(jīng)濟(jì)發(fā)展的一個(gè)新的亮點(diǎn)和促進(jìn)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的新動(dòng)力，面對(duì)著這樣的一種社會(huì)形勢(shì)，高校的圖書館應(yīng)該深刻的思考如何乘此良機(jī)將圖書館的信息化建設(shè)搞上去.圖書館信息化水平的高低不僅決定著圖書館在高校中所處的地位，更關(guān)系到圖書館將來的發(fā)展和興旺.在新技術(shù)革新的時(shí)代，檔案管理工作的性質(zhì)有了很大的改變.這將導(dǎo)致檔案文件的數(shù)量更加龐大，內(nèi)容更加豐富.改革與發(fā)展是并存的，當(dāng)然這種改變也給圖書館檔案管理工作帶來更高的要求和更大的發(fā)展機(jī)遇.圖書館檔案管理工作要抓住這種歷史機(jī)遇，在探索中不斷求實(shí)創(chuàng)新，才能把圖書館檔案管理工作做得更好.檔案的信息化建設(shè)是順應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求是提高檔案信息服務(wù)水平與推進(jìn)圖書館檔案管理工作信息化社會(huì)化的必然選擇.改革會(huì)碰到許多的新問題，圖書館檔案管理工作在變革中所面臨的問題，是要如何運(yùn)用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、高速掃描技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)等技術(shù)手段將檔案資料信息化，將傳統(tǒng)介質(zhì)文件比如紙質(zhì)文件資料、圖片等和視頻信息資料歸檔保存為方便讀取的電子檔案，系統(tǒng)組織成具有詳細(xì)目錄與內(nèi)容的檔案信息庫.檔案管理信息化建立需要圖書館各個(gè)部門的材料匯集.收集和匯總后的檔案材料經(jīng)過科學(xué)的手段分類加工成為各項(xiàng)數(shù)據(jù)信息，然后把檔案資料錄人計(jì)算機(jī)，建立完善電子檔案信息庫，這樣將會(huì)提高圖書館檔案資料的存儲(chǔ)讀取與開發(fā)利用檔案信息的能力，如此便實(shí)現(xiàn)圖書館檔案管理的信息化.通過對(duì)檔案材料的信息化對(duì)各種資料的分類歸納也會(huì)起到促進(jìn)的作用.光有了電子資料還不夠，資料信息不光能讓本單位的人查閱，還要能夠面向社會(huì)、造福社會(huì)，為教育的社會(huì)化出力，這才是檔案信息化建設(shè)的最終目的，檔案資料信息化的另一個(gè)重點(diǎn)工作就是建設(shè)為用戶提供數(shù)據(jù)服務(wù)的檔案網(wǎng)站，檔案網(wǎng)站是通過互聯(lián)網(wǎng)在公共信息服務(wù)網(wǎng)站上建立的專門提供數(shù)據(jù)服務(wù)站點(diǎn)，它一般是以主頁訪問方式提供相關(guān)檔案服務(wù)和開展相關(guān)宣傳.檔案網(wǎng)站的主要功能有三項(xiàng)：服務(wù)功能、宣傳功能、交流功能.為了提供用戶優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，網(wǎng)站的管理要有專人負(fù)責(zé)，網(wǎng)站上的資料要詳細(xì)、全面，類容要有深度，要有自己的特色，更新資料要及時(shí)，要能夠提供下載服務(wù).檔案網(wǎng)站還是檔案部門聯(lián)系社會(huì)的一個(gè)重要窗口，要讓信息的提供方與數(shù)據(jù)的使用方能夠有很好的交流，要讓信息得到及時(shí)的反饋，所以應(yīng)安裝檔案管理軟件，讓用戶的觀點(diǎn)，建議及時(shí)的反饋到網(wǎng)站的管理者面前，為檔案資料的管理工作能提供有用的有價(jià)值的建議，讓檔案管理工作夠得到更好的發(fā)展.目前還是有一些圖書館領(lǐng)導(dǎo)能不夠認(rèn)識(shí)到檔案信息建設(shè)工作的重要性，認(rèn)為部門檔案管理是次要任務(wù)，這種理念是不符合社會(huì)的發(fā)展的.本人寫此文就是要拋磚引玉，引起共鳴，和大家一起努力來改進(jìn)和完善我們的檔案管理工作，這才是本文的目的.

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