知識管理:百年汽車積累得以沉淀

AMT 劉 遠 劉 悅

汽車產(chǎn)業(yè)的競爭很大程度上取決于研發(fā)能力。而研發(fā)能力的強弱,從管理角度來看,取決于研發(fā)人才的多寡;從系統(tǒng)學(xué)的角度看,取決于知識的積累和運用情況。任何人才都有可能流失,而知識卻是可以永久儲存下來,不斷加以積累和利用的。

筆者曾參與過一家國產(chǎn)汽車企業(yè)的管理咨詢項目。該企業(yè)擁有全國數(shù)一數(shù)二的研究中心,每年研發(fā)的項目多達上百個,年均申請專利1000余項,在國產(chǎn)品牌汽車研發(fā)領(lǐng)域取得了很好的成績。但同時,他們也面臨許多困惑。

汽車企業(yè)的研發(fā)工作非常復(fù)雜,大多是按項目進行的。這些項目涉及車身、底盤、發(fā)動機、內(nèi)飾等多個方面,時間周期長的可達54個月,短的僅有3～4個月,因此,汽車企業(yè)的研發(fā)工作管理起來相當(dāng)復(fù)雜,擺在企業(yè)管理者面前的問題也是非常棘手的:一方面,隨著產(chǎn)品研發(fā)的進行,企業(yè)會獲得大量的成功經(jīng)驗,如果不及時地加以積累和管理就會造成這些經(jīng)驗的流失;另一方面,類似的失誤一遍又一遍地在新項目的開展過程中出現(xiàn)。因此,在自主研發(fā)的過程中,如何利用知識管理來積累成功經(jīng)驗,成功經(jīng)驗又如何通過知識共享機制在新項目中加以復(fù)用,就成為許多國產(chǎn)品牌汽車企業(yè)所關(guān)注的焦點問題。

成功經(jīng)驗在哪里

AMT一直致力于汽車研發(fā)領(lǐng)域的知識管理研究工作,通過大量的咨詢案例,筆者發(fā)現(xiàn),在汽車研發(fā)領(lǐng)域,尤其是在國產(chǎn)品牌汽車的研發(fā)過程中,通常會面臨以下三方面的問題:

1.知識管理難以切入

一些汽車企業(yè)也成立了專門的知識管理部門,但在如何推動知識管理上,這些專職的知識管理工作者卻又面臨諸多的困惑:一方面,知識管理涉及企業(yè)所有部門及每個員工,頭緒眾多,感覺找不到地方進行切入;另一方面,許多部門表面上非常支持知識管理工作,但在實際工作中卻認(rèn)為其“重要但不緊急”,不愿投入過多的資源配合,使得企業(yè)的知識管理工作往往停留在表面總結(jié)上,很難進行深入的案例分析及分享。

2.缺乏對知識的系統(tǒng)管理

目前,我國許多自主品牌的汽車企業(yè)雖然在研發(fā)機構(gòu)中設(shè)立了專門的知識管理部門,但這些部門大多設(shè)立在項目管理部門之下,隸屬于項目管理部門管理,因此,知識管理工作多以項目文檔管理為主,缺乏對于整個研發(fā)過程中知識共享文化營造、知識管理組織建設(shè)、知識本身(包括知識分類、規(guī)范等)管理以及IT系統(tǒng)建設(shè)的管理和思考。

3.缺乏有效的知識共享平臺

福特汽車的每個成型產(chǎn)品的演變過程都有完善的演變資料和數(shù)據(jù),而這正是我國自主品牌汽車企業(yè)所缺乏的。我國的許多汽車企業(yè)雖然有百年的歷史,但卻沒有形成百年的汽車研發(fā)數(shù)據(jù)和經(jīng)驗的積累,而造成這種情況的根本原因,是缺乏一個有效的知識共享平臺。

此外,我國的自主品牌汽車企業(yè)還常常面臨“人才流失”的問題,公司不可能把所有的人才都留住,但是員工所創(chuàng)造的知識財富,是公司希望可以沉淀下來的,供后面的新人或接替他工作的人來分享。記得一位汽車企業(yè)的副總不無感慨地說:希望能夠做到“人員流動、知識沉淀”。知識是在員工腦子里的,是可以帶走的,關(guān)鍵是要把知識和數(shù)據(jù)積累下來,通過共享機制為更多的人所學(xué)習(xí)和掌握。

構(gòu)筑知識管理四大維度

面對汽車研發(fā)過程中存在的諸多知識管理問題,筆者認(rèn)為需要從知識本身、知識文化的形成、知識的管理過程、知識的IT系統(tǒng)等方面進行分析,以保證整個研發(fā)過程中,知識管理的系統(tǒng)性和可操作性(如圖1所示)。

文化維度: 主要涉及知識管理的推動問題,在研發(fā)過程中營造一種良好的知識共享氛圍。通過領(lǐng)導(dǎo)的示范帶頭作用、持續(xù)的宣傳與推動、正式與非正式的溝通等各種方式,來培養(yǎng)員工的知識共享文化。

知識維度: 主要包括知識目錄設(shè)計、知識地圖設(shè)計、文檔命名規(guī)范設(shè)計、知識屬性設(shè)計以及文檔權(quán)限體系設(shè)計等工作。

知識目錄的設(shè)計主要是為了將員工的日常業(yè)務(wù)操作與知識獲取相結(jié)合,所以在設(shè)計知識目錄時應(yīng)盡量參照員工的工作習(xí)慣。

知識地圖的設(shè)計主要為了從總體上展現(xiàn)企業(yè)的知識結(jié)構(gòu),所以在設(shè)計知識地圖時應(yīng)盡量參照行業(yè)及國家標(biāo)準(zhǔn),做到企業(yè)知識的穩(wěn)定、可積累。同時,利用IT技術(shù),方便員工對企業(yè)總體知識概況進行了解與查找。

文檔命名規(guī)范設(shè)計。知識積累的過程是通過不斷上傳和發(fā)布文檔到知識管理系統(tǒng)來實現(xiàn)的,上傳文檔的第一步就是文檔的命名。如果不能通過文檔標(biāo)題對文檔內(nèi)容有基本的了解,就難以從龐大的知識目錄中快速、準(zhǔn)確地搜索出想要的信息,達不到知識建立者共享知識的目標(biāo)。文檔命名應(yīng)能夠準(zhǔn)確說明文檔的特征,完整表述文檔的基本信息,并能夠使查閱者對文檔內(nèi)容有所了解。

知識屬性設(shè)計可以理解為是為了方便文檔查找而設(shè)置的文檔標(biāo)簽,通過標(biāo)識文檔的某些特性,以利于通過這些標(biāo)簽方便快捷地查找文檔。知識文檔屬性設(shè)計包括知識文檔屬性項管理和知識文檔屬性值設(shè)置。知識文檔的具體屬性值設(shè)置可以通過系統(tǒng)自動生成和手工設(shè)置的方式實現(xiàn)。例如上傳者和上傳時間可以由系統(tǒng)自動生成,而文檔所對應(yīng)的項目可通過文檔命名的方式通過手工實現(xiàn)。

知識權(quán)限體系的設(shè)計,主要是為了解決自主品牌汽車企業(yè)的知識保密和共享的矛盾。既要保證知識共享,實現(xiàn)知識價值增值,又要防范知識泄密。合理科學(xué)的知識管理權(quán)限體系可以有效提高系統(tǒng)中知識文檔的應(yīng)用,并保護知識文檔的安全傳遞。

管理維度:主要包括知識管理組織架構(gòu)的建立、知識管理制度體系搭建以及知識管理工具的使用。

系統(tǒng)維度:知識管理系統(tǒng)維度的工作主要是通過知識管理平臺的建設(shè),來實現(xiàn)汽車企業(yè)知識管理需求所要求的系統(tǒng)功能模塊,為自主品牌汽車企業(yè)知識管理和知識共享提供系統(tǒng)支撐平臺,如統(tǒng)一的知識文檔上傳、查詢平臺,權(quán)限體系的實施,知識管理工作流程的固化等。汽車研發(fā)機構(gòu)知識管理系統(tǒng)的主要功能模塊如圖2所示,主要由知識分類管理、知識過程管理、知識交流管理以及與其它系統(tǒng)的集成接口等四大部分構(gòu)成。

“1+1+1”整體解決方案

面對我國自主品牌汽車企業(yè)在研發(fā)過程中所面臨的知識管理問題,AMT咨詢總結(jié)出一套“1+1+1”的整體解決方案,來解決汽車研發(fā)企業(yè)在研發(fā)過程中所面臨的知識管理問題。

“1+1+1”解決方案強調(diào)將項目管理、知識管理、流程管理這三種汽車研發(fā)過程中的管理要素進行有機的結(jié)合,達到“1+1+1”>3的效果。

AMT考慮到汽車研發(fā)過程具有項目型的特點,緊密圍繞項目管理過程,以知識滲透到每一個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié),強調(diào)知識管理與項目過程的緊密結(jié)合,同時,以工作流作為知識管理工作開展的保障,強調(diào)執(zhí)行和效率的提升。如圖3所示:

在項目計劃階段:利用知識管理明確哪些文檔需要提交,通過項目管理來明確相關(guān)的責(zé)任人及項目文檔提交的模版和標(biāo)準(zhǔn),并通過工作流的方式來進行IT固化,明確知識文檔的提交流程。

在項目執(zhí)行階段:利用知識管理來明確在哪些階段進行哪些文檔的提交,通過項目管理來明確文檔提交的具體操作內(nèi)容,并通過工作流的方式來利用IT手段實現(xiàn)相應(yīng)的提交工作。

在項目檢查階段:在知識管理方面,通過任務(wù)與文檔的強制關(guān)聯(lián)保證項目過程中知識文檔的規(guī)范提交,利用項目管理來顯示項目執(zhí)行與項目設(shè)定目標(biāo)的差距。在工作流方面則通過任務(wù)與流程的關(guān)聯(lián)保證流程執(zhí)行的有效性,管理者可以通過報表顯示知識文檔提交流程的執(zhí)行情況,從而對研發(fā)過程中知識文檔的歸檔情況進行了解和管理。

在項目總結(jié)階段:在知識管理方面,可以對該項目的歸檔成果文檔進行打分,對于優(yōu)秀的成果文檔可以選入知識地圖,以共享給更多的人。在項目管理方面,可以對操作優(yōu)秀的項目進行分析,將項目過程中的流程、知識文檔導(dǎo)入到項目管理平臺中。在工作流方面,則可以對整個研發(fā)過程中知識文檔的歸集流程進行分析,找到瓶頸環(huán)節(jié)進行優(yōu)化,從而提高整個研發(fā)過程中知識管理的效率。