管理數(shù)據(jù)生命周期 防止信息失竊

陳 暢

實施數(shù)據(jù)生命周期保護,可以幫助企業(yè)在數(shù)據(jù)保護方面走向成熟。雖然這可以明顯降低隱私泄露的風險,但并不能完全消除。

根據(jù)(美國)聯(lián)邦貿(mào)易委員會估計,每年有多達900萬人的PI(個人信息)被竊。美國隱私法負責機構(gòu)調(diào)查的相關(guān)數(shù)據(jù)顯示,從2005年以來,發(fā)生的數(shù)據(jù)泄露事件已經(jīng)超過了2億起,而且此趨勢沒有減弱跡象。僅在2008年第一季度,就有超過8500萬起數(shù)據(jù)泄露事件被上報。

造成數(shù)據(jù)泄露的原因很多:比如黑客獲取了網(wǎng)絡(luò)中未經(jīng)加密的傳輸數(shù)據(jù)或者企業(yè)數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù),筆記本電腦被偷或者無意丟失,存儲設(shè)備被第三方的投遞公司丟失,閃存或者PDA隨意擱放導致丟失,甚至有些重要數(shù)據(jù)是被他人從廢棄的電腦上得到的。

本文論述了注冊會計師(CPA)及他們的客戶或者法人雇主,在數(shù)據(jù)的整個生命周期中進行不適當管理而產(chǎn)生的系統(tǒng)風險問題,也討論了最佳數(shù)據(jù)管理實踐方法以及涉及到數(shù)據(jù)泄露問題時的正確處理流程。

數(shù)據(jù)生命周期管理

數(shù)據(jù)周期管理(Data Life cycle Management,DLM)包括涉及數(shù)據(jù)整個生命周期的管理過程:從創(chuàng)建到其失去商業(yè)價值或按規(guī)定要求被刪除。

雖然有些數(shù)據(jù)對一個企業(yè)來說已經(jīng)毫無意義,但在很多情況下,它對信息竊賊并未失去價值,某些陳年數(shù)據(jù)包含個人信息,比如社保賬號。

此類信息的價值是不會因時間的流逝而減弱的,雖然某些公司使用最新加密和保護隱私方法處理新錄入的個人信息,但仍然會將以前的客戶信息置于危險之中,盡管它們已經(jīng)陳舊,但仍非常寶貴。所以,所有的公司都應(yīng)當對所有的客戶信息進行認真保護。

由于數(shù)據(jù)的存儲成本越來越低,很多企業(yè)錯誤地認為從成本上來講沒必要定期清除舊的個人信息。然而,從防范信息失竊的角度來看,如果這些個人信息與其最初被存儲的目的不再相關(guān),或者也不再是審計或者其他業(yè)務(wù)需要的組成部分,企業(yè)應(yīng)該清除它。否則,非必要的個人信息占用過多資源,對企業(yè)而言是一種潛在的負擔與浪費。

個人信息在數(shù)據(jù)生命周期的流通階段,可能以電子形式從個人計算設(shè)備到服務(wù)器再到第三方信息回饋,要經(jīng)歷數(shù)據(jù)的收集和傳輸、數(shù)據(jù)存儲、數(shù)據(jù)處理和應(yīng)用、數(shù)據(jù)共享和復制以及數(shù)據(jù)銷毀五個階段。我們針對每個階段分別進行討論,并且涉及到對個人信息訪問的風險和隱私處理策略。

數(shù)據(jù)的收集和傳輸

信息失竊問題的源頭就是在信息收集階段缺少安全性措施,企業(yè)可以通過不去收集非必要的個人信息來降低自己的隱私風險,一旦這些無用的個人信息進入到數(shù)據(jù)生命周期的各個階段中,管理及銷毀它的成本會不斷升高。

個人信息可以通過很多渠道和技術(shù)得到,比如紙質(zhì)的表格和文檔,甚至是銀行小柜臺上的信用卡申請表,這些信息都需要被保護好。

有些含有個人隱私信息的表格應(yīng)當被立即放置于安全的地方,而不應(yīng)被放在其他人可以隨便翻看的地方。

如果紙質(zhì)的文件被掃描到計算機中,那它就應(yīng)立即被銷毀,因為這些個人信息已經(jīng)被記錄在企業(yè)的數(shù)據(jù)庫中了。對于客戶送到辦公室的稅務(wù)報表或者文件,會計們也面臨相似的問題,在后續(xù)的信息銷毀部分,將著重介紹一些對于紙質(zhì)個人信息較好的銷毀方法。

數(shù)據(jù)存儲

數(shù)據(jù)被收集和傳送到存儲設(shè)備后,無論是內(nèi)部的還是外部的,未經(jīng)授權(quán)的訪問都不能進入,以防信息失竊。就內(nèi)部而言,個人信息也應(yīng)當被有效地管理,通過必要控制手段清晰地界定,以使其避免內(nèi)部非授權(quán)的訪問。

對于數(shù)字化存儲的數(shù)據(jù)保護應(yīng)建立兩道防線:預(yù)防和探測。

預(yù)防性技術(shù)包括:1.在個人信息外圍配置、維護好防火墻,以防止外部黑客入侵;2. 使用強力的權(quán)限分配技術(shù)以控制內(nèi)部使用者;3. 對個人信息很好地加密,以使其在丟失或被盜時失效。

如果這些個人信息是保存在筆記本中,那么第三點提到的技術(shù)就尤為重要。比如,大多數(shù)壽險推銷員會把客戶的個人信息放在他們的筆記本中,陸陸續(xù)續(xù)帶回總部。這樣的個人信息就應(yīng)當著重加密,如果丟失或被盜可以避免損害。

此外,有必要對各種存儲媒介上的個人信息進行加密,包括閃存、CD/DVD、PDA以及無線頻率認證設(shè)備(RFID),這都是降低信息失竊風險的重要環(huán)節(jié)。

數(shù)據(jù)處理和應(yīng)用

當個人信息被處理和使用時,它應(yīng)當被保護好。最主要的問題是個人信息有時會因處理不當而處于暴露狀態(tài)。

去年,威斯康辛州有5000名納稅人的社保號在一次公文郵寄中泄露。

原因在于處理上的一個簡單差錯:一臺故障的機器沒有把郵件打包好,使得其他人可以通過信封上的透明地址欄看到這些號碼。

如果個人信息要被打印出來并通過郵政傳遞,那么輸出的流程一定要進行規(guī)范監(jiān)督,確保不出現(xiàn)使這些信息泄露的人或機器差錯。

電子信息的處理流程中也可能導致個人信息的泄露。同樣是去年,哈佛大學的一名助教在網(wǎng)上貼出如何在一個大型電子商務(wù)網(wǎng)站上看顧客采購信息的步驟。隨后幾天中,一份總額500萬美元的針對這家零售商網(wǎng)上分部的訴訟被提交。

很不幸,自從使用計算機網(wǎng)絡(luò),企業(yè)就被這些無意識的流程錯誤所困擾。然而,他們也確實應(yīng)該提升自己的流程質(zhì)量,采取措施保護個人信息。若出現(xiàn)錯誤則代價巨大,公眾的聲討也非常刺耳。當錯誤發(fā)生時,一個好的應(yīng)急機制非常關(guān)鍵。

數(shù)據(jù)共享和復制

技術(shù)進步使得數(shù)據(jù)復制便捷而便宜,保護復制的數(shù)據(jù)又帶來了挑戰(zhàn)。如果涉及到個人信息,良好的訓練和規(guī)章制度應(yīng)當指導員工的操作,比如對下載個人信息做日志。可以使用軟件定期掃描個人電腦和存儲介質(zhì),智能地搜尋不同類型的個人信息。

今年早些時候另一家大型零售商的名字出現(xiàn)在很多美國新聞網(wǎng)站中,起因是與他們合作的第三方信息處理公司宣布丟失了一盤存儲磁帶。然而該零售商及他們的第三方合作伙伴無法證明已丟失的磁盤是經(jīng)過加密的。

這個故事告訴我們一個道理,購買外包服務(wù)的企業(yè)應(yīng)當確保第三方合作伙伴有能力保護個人信息,當傳遞或者給出個人信息副本到第三方合作伙伴時,應(yīng)當考慮到他們是如何處理及保護它的。

第三方合作伙伴在保密問題上應(yīng)該有足夠能力,以使委托方能履行自己對客戶的保密承諾,而委托方也應(yīng)就此問題拿到保證書。

數(shù)據(jù)銷毀

數(shù)據(jù)銷毀是在數(shù)據(jù)生命周期中末段,也是最為關(guān)鍵的階段。CPA和他們的客戶誰都不想被律師和訴狀追討,像德克薩斯州的一家理療公司那樣,因為把超過4000份的顧客信息(包括個人信息)扔在一所房子后面的垃圾箱里造成顧客信息泄露,導致官司纏身。

銷毀的方法也要取決個人信息的類型和信息的敏感性。正如前文所說,某些個人信息的商業(yè)價值會隨著時間的推移而下降,并且,最終可能變成一個負擔。

去年在賓夕法尼亞州,某個學區(qū)倉庫的外圍墻邊堆滿了信件,上面有該區(qū)工作人員的名字,還有他們的銀行賬號和社保號。雖然這些表單已經(jīng)超過10年之久,但其中包含的個人信息對信息竊賊來說至今有用。

數(shù)據(jù)銷毀技術(shù)根據(jù)類型和費用不同區(qū)別很大,要對信息定期核查、分級。

通過文章中所提到的這些技術(shù),隱私泄露的風險能被明顯降低,但并不能完全消除。

因為人總是會犯錯,而且黑客們一刻不停地想滲入系統(tǒng)。好的保密措施和流程可以有效降低風險,也顯示了企業(yè)對于保護隱私的承諾。

正在發(fā)展中的數(shù)據(jù)全周期保護策略正是這樣一種方法,企業(yè)可以根據(jù)自己的實際情況,在充分認識數(shù)據(jù)生命周期管理方案優(yōu)缺點的基礎(chǔ)上,選出最適合自己的產(chǎn)品、技術(shù)或解決方案,并真正達到保護信息資產(chǎn)的目的。