淺論如何做好國(guó)有企業(yè)的辦公室工作

鄭小利

摘要本文主要從現(xiàn)行國(guó)有企業(yè)辦公室工作的重要性、特點(diǎn)以及做好辦公室工作要切實(shí)解決好幾個(gè)矛盾等方面入手,闡述了對(duì)做好國(guó)有企業(yè)辦公室工作的一些觀點(diǎn)和認(rèn)識(shí)。

關(guān)鍵詞國(guó)有企業(yè);辦公室;工作

中圖分類號(hào)C93文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼A文章編號(hào)1673-9671-(2009)112-0107-01

企業(yè)辦公室作為直接為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的綜合性部門(mén),在企業(yè)的各職能部門(mén)中,具有特殊的地位和作用。當(dāng)前,隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)競(jìng)爭(zhēng)的加劇,新的形勢(shì)下企業(yè)將在更廣闊的領(lǐng)域,更深的層次參與市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng),這就要求辦公室工作人員必須視野更加開(kāi)闊,反應(yīng)更加敏捷,知識(shí)更加豐富,工作更加扎實(shí),服務(wù)更加到位,確保企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)正確決策,推動(dòng)企業(yè)工作健康發(fā)展。

1充分認(rèn)識(shí)辦公室工作的重要意義

1)辦公室是領(lǐng)導(dǎo)決策的參謀助手。辦公室主任每天都要給主要領(lǐng)導(dǎo)同志匯報(bào)、請(qǐng)示工作,在匯報(bào)、請(qǐng)示工作的同時(shí),必然要提出處理的建議,這就是參謀助手的作用。

2)辦公室是企業(yè)辦公的心臟樞紐。辦公室是企業(yè)文件運(yùn)轉(zhuǎn)中心、事務(wù)處理中心、信息傳遞中心。辦公室的運(yùn)轉(zhuǎn)影響到企業(yè)的辦公效率,關(guān)系到企業(yè)的工作水平。只有辦公室運(yùn)轉(zhuǎn)正常,才能保障整個(gè)企業(yè)的運(yùn)轉(zhuǎn)正常。

3)辦公室是企業(yè)對(duì)外的窗口。辦公室不僅是企業(yè)內(nèi)部辦公的總管,而且還發(fā)揮著聯(lián)系上下、溝通左右的橋梁紐帶的重要作用。上級(jí)單位的方針政策,要靠辦公室傳達(dá)貫徹,下面的情況、基層的呼聲,要靠辦公室向上反映。

2牢牢掌握辦公室的工作特點(diǎn)

1)工作性質(zhì)政治性。辦公室是直接為企業(yè)服務(wù)的工作部門(mén),其工作人員尤其是領(lǐng)導(dǎo)干部要具有較強(qiáng)的政治鑒別力、政治敏銳性和較高的政治水平,善于從政治上把握和處理問(wèn)題,在大事大非面前始終保持清醒的頭腦。

2)工作地位樞紐性。辦公室是企業(yè)機(jī)關(guān)的運(yùn)轉(zhuǎn)樞紐,上級(jí)政策、指示的下達(dá),下級(jí)請(qǐng)示、報(bào)告、意見(jiàn)的上報(bào),同級(jí)情況的溝通、協(xié)調(diào),都要經(jīng)過(guò)辦公室。其工作人員要盡忠職守,發(fā)揮職能作用,強(qiáng)化責(zé)任意識(shí),標(biāo)準(zhǔn)要高,要求要嚴(yán),節(jié)奏要快,作風(fēng)要實(shí),效果要好。

3)工作作用輔助性。辦公室很多時(shí)候是輔助領(lǐng)導(dǎo)處理政務(wù),其程序、時(shí)間、方式和方法都必須充分體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)意圖,不能擅作主張。

4)工作內(nèi)容綜合性。辦公室常常綜合協(xié)調(diào)辦理領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它部門(mén)管不好、管不了、不愿管的事務(wù),尤其是一些突發(fā)性、臨時(shí)性、全局性和綜合性的工作。

5)工作方式程序性。辦公室工作程序性很強(qiáng),辦文、辦會(huì)、辦事都有一套嚴(yán)密的程序。

3履行職責(zé),切實(shí)做好辦公室工作

概括起來(lái),辦公室的工作就是辦事、辦文、辦會(huì)。這三個(gè)方面的任務(wù)不是截然分開(kāi)的,很多情況下,是相互關(guān)聯(lián),結(jié)合在一起的。

辦公室作為企業(yè)樞紐,工作千頭萬(wàn)緒,要做到能夠參謀大事、辦理急事、協(xié)調(diào)難事,處理小事,對(duì)任何事情都能應(yīng)對(duì)得道、處理有方。辦公室要多抓大事,但要在處理好小事的基礎(chǔ)上,在企業(yè)有序運(yùn)轉(zhuǎn)的基礎(chǔ)上抓大事。小事處理不好也會(huì)演變成大事,某種程度上辦公室沒(méi)有小事。

文件質(zhì)量和辦文效率是企業(yè)工作效率的綜合體現(xiàn),也是辦公室工作水平的直接反映。做好辦文工作,重點(diǎn)要抓好四個(gè)環(huán)節(jié):一是起草重要文件。在文字表述上要字斟句酌,言簡(jiǎn)意賅,準(zhǔn)確鮮明。二是保證文件質(zhì)量。要符合黨和國(guó)家的方針政策,符合有關(guān)法律法規(guī),數(shù)據(jù)準(zhǔn)確,政策措施具有針對(duì)性和可操作性。印發(fā)的每一份文件,都要力求內(nèi)容充實(shí)、結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)、表述清楚、簡(jiǎn)明扼要、邏輯嚴(yán)密、格式規(guī)范。三是規(guī)范辦文程序。辦公室要按照上級(jí)單位的有關(guān)規(guī)定和要求,結(jié)合工作實(shí)際,建立健全文件運(yùn)轉(zhuǎn)制度,使辦文工作做到統(tǒng)一規(guī)范,有章可循,傳遞有序。四是提高辦文效率。辦文效率是企業(yè)工作效率最直接的體現(xiàn)。辦公室工作室是公文的高效運(yùn)轉(zhuǎn)的重要保證。要從落實(shí)責(zé)任,明確時(shí)限和定期通報(bào)三個(gè)方面提供辦文效率,鼓勵(lì)先進(jìn),鞭策落后。

會(huì)務(wù)工作是企業(yè)工作的重要方面,集中體現(xiàn)了辦公室的綜合協(xié)調(diào)水平。對(duì)全年需要召開(kāi)的會(huì)議,要做到心中有數(shù)。年初要根據(jù)需要,編制好會(huì)議計(jì)劃。對(duì)必須召開(kāi)的會(huì)議,應(yīng)嚴(yán)格控制會(huì)議規(guī)模和會(huì)期,提高會(huì)議效率。要充分利用現(xiàn)代視頻系統(tǒng),盡量召開(kāi)電視會(huì)議,以節(jié)約時(shí)間和經(jīng)費(fèi),講求實(shí)效。對(duì)重要會(huì)議,會(huì)前要做好充分準(zhǔn)備,包括制定會(huì)議預(yù)算,確定會(huì)議議題,準(zhǔn)備有關(guān)文件,明確參會(huì)范圍,落實(shí)會(huì)務(wù)責(zé)任。對(duì)每個(gè)環(huán)節(jié)都要認(rèn)真研究,把會(huì)辦細(xì)辦好。組織會(huì)議召開(kāi)對(duì)會(huì)議議題要嚴(yán)格把關(guān),加強(qiáng)會(huì)前協(xié)調(diào),不成熟的不要提交會(huì)議討論,避免議而不決。提交會(huì)議討論的文件要嚴(yán)格審核。會(huì)議議題確定后,要盡早地把文件發(fā)給與會(huì)人員,提前準(zhǔn)備意見(jiàn)。會(huì)議召開(kāi)后,要做好會(huì)議記錄,組織好簡(jiǎn)報(bào)的編寫(xiě)。會(huì)議結(jié)束后,抓緊擬定會(huì)議紀(jì)要。落實(shí)決定事項(xiàng)。對(duì)會(huì)議決定的事項(xiàng),要及時(shí)分解任務(wù),責(zé)任到人,明確時(shí)限,跟蹤督辦。要把決定事項(xiàng)的落實(shí)情況及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門(mén)反饋。

辦公室人員應(yīng)積極提高自身素質(zhì),履行職責(zé),切實(shí)做好辦公室工作。辦公室工作充當(dāng)?shù)慕巧穷I(lǐng)導(dǎo)的參謀助手,因此工作人員要不斷學(xué)習(xí),研究問(wèn)題,要善于站在全局的角度和領(lǐng)導(dǎo)的高度認(rèn)識(shí)問(wèn)題、分析問(wèn)題,提出新觀點(diǎn),深入基層實(shí)際,為領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策服務(wù)。要盡心做好服務(wù)工作,領(lǐng)導(dǎo)交辦的事情要想方設(shè)法去完成,要熱心為群眾辦好事情。要認(rèn)真做好日常工作,積極搞好各部門(mén)之間、上下級(jí)之間工作的協(xié)調(diào),使辦公室的參謀服務(wù)更加有效,領(lǐng)導(dǎo)的決策真正得到落實(shí)。

4做好辦公室工作要切實(shí)工作需要解決好幾個(gè)矛盾

1)大局和小局的矛盾。辦公室主要是為領(lǐng)導(dǎo)、機(jī)關(guān)和基層服務(wù),這就要求辦公室把“一切服從大局,一切服務(wù)大局”作為辦公室工作的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn),當(dāng)部門(mén)工作與企業(yè)的整體工作、小局工作與大局工作發(fā)生矛盾的時(shí)候,自覺(jué)地做到小局服從大局、局部服從整體。

2)主動(dòng)和被動(dòng)的矛盾。辦公室工作的服務(wù)性職能決定了其工作的被動(dòng)性,但要做好辦公室工作,又必須發(fā)揮人員的主動(dòng)性,善于在被動(dòng)中求主動(dòng),變被動(dòng)為主動(dòng)。要更加注重綜合協(xié)調(diào)服務(wù),進(jìn)一步強(qiáng)化辦公室的橋梁作用,加強(qiáng)與上級(jí)黨委、政府和業(yè)務(wù)主管部門(mén)的聯(lián)系,增強(qiáng)工作主動(dòng)性,進(jìn)一步強(qiáng)化服務(wù)理念,加強(qiáng)部門(mén)、單位之間的綜合協(xié)調(diào),確保政令暢通。

3)政務(wù)和事務(wù)的矛盾。政務(wù)工作主要有決策參謀、調(diào)查研究、政務(wù)信息、政務(wù)文電處理、政務(wù)督促檢查、機(jī)要檔案保密等工作。事務(wù)工作一般是指除政務(wù)以外的其他各項(xiàng)工作,主要是行政后勤工作事務(wù)工作是搞好政務(wù)工作的先決條件。

4)“過(guò)”與“不及”的矛盾。在提出工作建議的時(shí)候,一定要把握有“度”,掌握分寸。因?yàn)檗k公室在領(lǐng)導(dǎo)決策中處于輔助和從屬地位,因而不能缺位,也不能越位。而應(yīng)該盡職盡責(zé)充分做好本職工作,充分準(zhǔn)備,為領(lǐng)導(dǎo)決策提供盡可能多的詳細(xì)資料和參考信息,積極參與做好基礎(chǔ)工作。

參考文獻(xiàn)

[1]楊惠敏.論企業(yè)辦公室管理工作[J].科技信息,2009,22.

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