關(guān)于高職院校圖書館采編業(yè)務(wù)外包的探索

李　俊

近幾年來，業(yè)務(wù)外包在我國圖書館界悄然興起。傳統(tǒng)圖書館組織模式逐漸改變，項目明朗、內(nèi)容規(guī)范的外包業(yè)務(wù)占據(jù)了越來越重要的地位，已成為圖書館事業(yè)發(fā)展的有效模式。高職院校圖書館由于受條件制約，業(yè)務(wù)外包起步較晚，近幾年才逐步開始嘗試、開展。

所謂圖書館業(yè)務(wù)外包，是指圖書館將非核心功能工作通過合同外包給社會機構(gòu)來完成，以便集中自身力量做好改變基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)、提高核心功能的工作。采編業(yè)務(wù)是目前我國高職院校圖書館應(yīng)用得比較多的外包業(yè)務(wù)，采編業(yè)務(wù)外包是以合約的方式委托書商向圖書館提供所需的部分或全部的圖書資料及其后續(xù)服務(wù)，即從圖書選定到圖書上架的全部過程交給書商完成的一種新型的供貨方式。

一、采編業(yè)務(wù)外包的優(yōu)點

1．降低圖書館的運作成本，節(jié)約資源

資金短缺是采編業(yè)務(wù)外包在圖書館興起的重要原因之一，書商采用的是成本核算、規(guī)?；?jīng)營的管理模式，就完成同一業(yè)務(wù)來講，承包商的投入往往低于圖書館的投入。專業(yè)機構(gòu)(書商)往往具有規(guī)模經(jīng)濟，有著專業(yè)程度和效率高、經(jīng)營成本較低的優(yōu)勢，通過他們來提供服務(wù)，可以取得較大的價格優(yōu)惠，并能節(jié)省龐大的人事費用。

以采編業(yè)務(wù)為例，將采編業(yè)務(wù)委托給地區(qū)采編中心完成有兩方面好處：一方面，可以通過集體采購取得價格優(yōu)惠；另一方面，采編中心是一個以采、編、配送一條龍服務(wù)為特色的服務(wù)機構(gòu)，在完成購書的同時，實現(xiàn)了隨書配送書目數(shù)據(jù)，有些采編中心甚至幫助圖書館將所購圖書貼條形碼和書標、蓋館藏章，而且這些工作是完全免費的。在美國，圖書館成為OCLC成員館后，套錄一條書目記錄的費用是1.5美元(OCLC成立之前，美國國會圖書館一條書目記錄成本是75美元，OHIO大學圖書館是30美元)，委托編目平均才2元～12美元。我國的情況也差不多，據(jù)統(tǒng)計，圖書館單獨編目每種圖書約10元～15元，而套錄每種圖書是0.3元，委托地區(qū)采編中心或書商編目甚至是免費。

2．彌補高校圖書館人力資源的不足

當前圖書館正面臨著信息化、網(wǎng)絡(luò)化的挑戰(zhàn)，圖書館的發(fā)展不僅要依靠先進的技術(shù)設(shè)備、服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)方式的更新，更要依靠人才隊伍的建設(shè)。當前在圖書館工作隊伍方面存在著兩個問題：一是結(jié)構(gòu)不舍理，特別是技術(shù)含量比較高、專業(yè)性強的崗位人才匱乏：二是隊伍的整體業(yè)務(wù)素質(zhì)相對偏低，難以適應(yīng)現(xiàn)代信息技術(shù)條件下圖書館管理和服務(wù)的要求。實行采編業(yè)務(wù)外包，通過書商來提供一系列服務(wù)，不需要圖書館人員花費大量的人力和精力，就可以使得新書在規(guī)定的期限內(nèi)采購，并提供后續(xù)的服務(wù)。

3．縮短圖書采編周期，提高書刊利用率

近幾年，許多高校在不斷擴大招生規(guī)模的情況下，為達到國家教委關(guān)于學生與圖書比例的評估指標，圖書館采編圖書數(shù)量激增。由于人力不足，造成大量新書積壓，時滯期拉得很長，新書與學生見面快則1個月，慢則3個月，更慢的甚至需要1～2年。教師或?qū)W生到圖書館很難及時閱讀和借用市面上出售的新書，這在一定程度上降低了他們進圖書館的熱情，圖書的利用率自然會大打折扣。如果將采編業(yè)務(wù)外包給書商和其他采編中心承包，要求承包者隨書配編目數(shù)據(jù)或者到聯(lián)機編目系統(tǒng)、書目數(shù)據(jù)庫公司套錄，則可大大縮短圖書采編周期，使新書到館時間有保證，提高了圖書的流通率。

4．增強圖書館的核心業(yè)務(wù)能力，塑造品牌服務(wù)

高職院校圖書館的發(fā)展依賴于院校的發(fā)展，重點學科、特色專業(yè)和科研是高職院校的立校之本，同時也是圖書館發(fā)展和服務(wù)的方向。圖書館應(yīng)對學院學科專業(yè)設(shè)置、重大科研項目等進行充分調(diào)研，掌握師生對圖書館服務(wù)的基本要求，在此基礎(chǔ)上制定較為完善的整體服務(wù)規(guī)劃，確定自己的核心業(yè)務(wù)，塑造品牌服務(wù)。為了集中精力強化核心業(yè)務(wù)，圖書館應(yīng)考慮通過外包，以較低的交易成本將采編業(yè)務(wù)承包給專業(yè)公司。這樣有利于對人員進行整合，把更多的力量充實到關(guān)鍵崗位，確保核心業(yè)務(wù)發(fā)展，打造自己的服務(wù)品牌，形成特色服務(wù)，擴大圖書館的社會影響。

二、采編業(yè)務(wù)外包的缺點

圖書館的業(yè)務(wù)外包實際上是出版發(fā)行業(yè)參與圖書館業(yè)，是外行在為內(nèi)行服務(wù)而代替內(nèi)行工作，它是圖書館圖書采購招標競爭白熱化的產(chǎn)物。因此，圖書館業(yè)務(wù)外包過程中不可避免地存在一些不足之處。

1．館藏質(zhì)量受到影響

分編、加工業(yè)務(wù)是高職院校圖書館采用最廣泛、最普遍的外包業(yè)務(wù)，它將從分編到加工的整套業(yè)務(wù)委托給書商。我館的索書號采用種次號，為了保證種次號的有序性，書商委派工作人員到館內(nèi)完成圖書的分編和加工程序。查重是編目工作的關(guān)鍵，也是控制編目數(shù)據(jù)質(zhì)量的主要手段。我館以編目庫和館藏庫為依據(jù)，按照題名、ISBN號、著者等途徑查重，而書商委派的工作人員由于本身任務(wù)繁忙，在館內(nèi)加工圖書時，往往片面追求編目速度，查重工作難以做到細致、精確，造成重復(fù)著錄，增加了數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)量，致使圖書重號、種次號跳躍等現(xiàn)象的產(chǎn)生。其后果是導(dǎo)致種次號庫序混亂，造成了同書異號或異書同號的現(xiàn)象，致使圖書進入流通部后，無法歸架：館藏數(shù)據(jù)不準確，館藏數(shù)據(jù)庫混亂。

2．分編數(shù)據(jù)質(zhì)量難以保證

原則上，圖書館要求書商提供國圖或CALIS數(shù)據(jù)進行直接套錄。但對于新近出版的圖書，或是本院專業(yè)性較強的圖書，對應(yīng)的數(shù)據(jù)在國家圖書館和CALIS無法查到時，書商往往自行編制編目數(shù)據(jù)。由于編目員專業(yè)能力水平的差異，以及對編目條例和使用規(guī)則掌握理解的不同，導(dǎo)致書商所提供的編目數(shù)據(jù)質(zhì)量參差不齊，有的著錄不完整，缺少主要字段，有的出現(xiàn)分類錯誤等。以上種種不利因素，導(dǎo)致分編數(shù)據(jù)質(zhì)量難以保證，直接影響到檢索的查全、查準率，也影響文獻資源的共享。

三、高職院校圖書館采編業(yè)務(wù)外包應(yīng)注意的環(huán)節(jié)

1．做好圖書采購招標工作，認真篩選承包書商

圖書采編業(yè)務(wù)外包是建立在圖書采購招標基礎(chǔ)上的，而書商的選擇直接關(guān)系到采編業(yè)務(wù)外包的成功與否。招標選擇書商時應(yīng)首先從其技術(shù)實力、信譽、資金、工作效率、服務(wù)態(tài)度、社會影響、以往業(yè)績等多方面進行考察與調(diào)研，再結(jié)合本館的人才比例與經(jīng)濟承受能力等多方面綜合分析后實施。然后再提出本館對采編業(yè)務(wù)外包所規(guī)定的質(zhì)量、執(zhí)行標準、業(yè)務(wù)完成期限、數(shù)量規(guī)格、經(jīng)費等，以及毀約的法律責任都要在合同上一一說明，并在有效的監(jiān)控下使其履行協(xié)議規(guī)定的義務(wù)。圖書館在選擇書商時最好選擇在采編方面有特色的書商，或者曾經(jīng)承攬過該類外包業(yè)務(wù)內(nèi)容的書商。

對于書商選擇失誤的原因主要包括：業(yè)務(wù)外包市場不成熟、過分強調(diào)承包的價格因素、外包人員業(yè)務(wù)能力問題，還有協(xié)議制定時語言表述模糊等因素。在高校承擔采編業(yè)務(wù)外包工作的書商都是圖書供應(yīng)商，他們不但要為圖書館配送高質(zhì)量的圖書，同時還要承擔部分業(yè)務(wù)外包工作，所以對采編部而言，選擇信譽好、有實力、專業(yè)素質(zhì)高的圖書經(jīng)銷商是十分必要的。

2．提高人員素質(zhì)。嚴把圖書采購關(guān)

采編業(yè)務(wù)外包的關(guān)鍵是采訂數(shù)據(jù)，無論是書目選訂還

是現(xiàn)場采書，都必須堅持采購原則，嚴格把關(guān)，力爭選購與本校專業(yè)設(shè)置相適應(yīng)的圖書，杜絕經(jīng)費的浪費。圖書館必須在圖書加工前準確匯總審核，并要求書商根據(jù)采訪數(shù)據(jù)進行驗收，最終確認到館圖書和館藏登錄也以此為據(jù)。

業(yè)務(wù)外包中，任何一個圖書館都不能放棄對圖書的選擇權(quán)。普通的圖書采購，書商會承諾少量錯訂、重訂的退貨處理，但外包后由于后期加工流程已經(jīng)交給了書商，圖書一旦報訂或現(xiàn)場選定，進入外包加工流程后，退訂就難以實施了。因此，這對圖書館采編人員選書的一次性選準率要求提高了，要求圖書館必須在采編人員的素質(zhì)配置上重點考慮，加強選書隊伍建設(shè)。我館在實施外包服務(wù)前，專門建立了一個由各系部室、教研室主任、重點學科帶頭人組成的“圖書采購咨詢小組”，定期從圖書館已收集的書目中根據(jù)各個專業(yè)選擇相關(guān)圖書，再由采編人員根據(jù)經(jīng)費與采編政策綜合平衡加以取舍。

3．加強圖書加工分編質(zhì)量的監(jiān)控，提高館藏資源揭示水平

業(yè)務(wù)外包中，圖書的粗加工不可忽視，有些書商為了降低成本，會使用劣質(zhì)磁條和條碼等，給圖書館今后的管理留下隱患。為防止圖書粗加工中的偷工減料，本館采取的措施是：第一，根據(jù)本館需要制定出圖書加工細則，包括圖書加工期限，貼書標、條碼位置，蓋館藏章的數(shù)量、位置，磁條數(shù)量、品牌、可否充消磁條，隨書光盤處理方法等：第二，將已在館流通的圖書作為樣本，交由書商參照進行加工：第三，圖書館驗收人員對已粗加工(包括：貼磁條、蓋館藏章、貼條碼等)的圖書進行檢查，一旦發(fā)現(xiàn)問題即交還給加工人員返工，確保圖書粗加工的質(zhì)量。

分類編且是圖書加工的核心業(yè)務(wù)，它直接關(guān)系到圖書館的館藏數(shù)據(jù)質(zhì)量、文獻外部特征及內(nèi)容揭示水平，關(guān)系到圖書的檢準率和使用率。為嚴格控制業(yè)務(wù)外包過程中的圖書分編質(zhì)量，圖書館在業(yè)務(wù)外包的時候，首先，要求書商的技術(shù)加工人員應(yīng)具有一定的圖書專業(yè)分類水平，能夠熟練掌握并運用《中國圖書館分類法》(第四版)《中國機讀目錄使用手冊》對書目進行分類、著錄。其次，要求專業(yè)技術(shù)加工人員熟悉本館的分類法則，強調(diào)分類的連續(xù)性、歸類的合理性，編目數(shù)據(jù)應(yīng)符合本館館藏體系。最后，為了圖書編目數(shù)據(jù)的規(guī)范化、標準化，圖書館要對外包圖書公司提供的編目數(shù)據(jù)做好監(jiān)督和審核工作，確保圖書采編業(yè)務(wù)外包流程中的數(shù)據(jù)質(zhì)量。

4．加強典藏上架科學管理，把好入庫質(zhì)量關(guān)

典藏上架是圖書外包加工的最后一個環(huán)節(jié)，圖書館采編部必須把本館典藏規(guī)則交給書商，以免典藏到位后又返工調(diào)撥。圖書典藏工作完成后，首先由采編和典藏部門共同驗收總冊數(shù)和與館藏數(shù)據(jù)的抽查核對，再隨典藏交接單運送達各藏書地。圖書館工作人員應(yīng)在上架前抽查本批入庫圖書：一是與典藏清單核對數(shù)量，看有無短缺；二是看外表品相，對明顯有外表破舊、污損的剔出，追究責任；三是瀏覽抽查，初步檢查圖書是否有缺頁、散頁、倒裝、盜版等現(xiàn)象，在此基礎(chǔ)上指導(dǎo)上架。

5．建立良好的溝通機制，形成相互信任、相互合作的關(guān)系

圖書館與書商的關(guān)系是互相依靠、互惠互利的，這樣的利益共享必然會產(chǎn)生一些矛盾。因此，圖書館必須及時、經(jīng)常地保持與書商聯(lián)系和溝通，使外包商更好地理解高校圖書館的服務(wù)宗旨以及對服務(wù)質(zhì)量的要求，使業(yè)務(wù)外包能夠更好地滿足圖書館的需要。

隨著圖書館現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)化程度的提高、虛擬館藏比例的上升及聯(lián)機編目的普及，圖書館內(nèi)從事業(yè)務(wù)加工、數(shù)據(jù)處理的人員將減少，從事深層次資源開發(fā)、文獻信息保障方面的工作人員將增加。業(yè)務(wù)外包不僅促進圖書館從節(jié)省成本、提高工作效率等方面創(chuàng)新思考，同時也是圖書館思考改造其組織作業(yè)流程、實施機構(gòu)重組的一個良方。信息時代圖書館服務(wù)功能的迅速變化，使得采編工作重心轉(zhuǎn)移和業(yè)務(wù)外包成為高校圖書館發(fā)展的必然趨勢。隨著高校圖書館管理現(xiàn)代化的不斷發(fā)展，業(yè)務(wù)外包在圖書館將有更大的發(fā)展空間。