單位慶典活動(dòng)對(duì)檔案工作的啟示

洪 敏

檔案工作是各項(xiàng)管理工作的重要組成部分,對(duì)農(nóng)業(yè)科研單位而言,它是確保科學(xué)研究、技術(shù)開發(fā)與推廣以及科研管理、行政后勤服務(wù)等各項(xiàng)工作有序開展的必要條件,是提高單位工作效率的有效途徑。檔案真實(shí)地記載了本單位事業(yè)發(fā)展壯大的全過程,是智慧的結(jié)晶,是寶貴的資源和財(cái)富。

2008年,北京市農(nóng)林科學(xué)院成立五十周年,為了展示五十年發(fā)展壯大的歷史與成就,繼承和弘揚(yáng)老一輩科技工作者無私奉獻(xiàn)的崇高品德,共享改革開放帶來的豐碩成果,市農(nóng)科院圍繞建院五十周年開展了一系列科技展示等重要活動(dòng),起到了積極的宣傳效果。五十年事業(yè)發(fā)展史,三代農(nóng)科人的成長(zhǎng)經(jīng)歷,通過大量檔案素材的提煉,數(shù)據(jù)的匯總、圖片、影像資料、文字材料的匯編、舉辦實(shí)物檔案展示等,讓老一輩科學(xué)家和新一代農(nóng)業(yè)科技工作者感慨萬分,更加激發(fā)了全體員工進(jìn)一步解放思想、更新觀念,為發(fā)展都市型現(xiàn)代農(nóng)業(yè)、服務(wù)首都做貢獻(xiàn)的積極性。同時(shí),通過院慶活動(dòng)的開展,檔案的價(jià)值得到了充分的體現(xiàn)和發(fā)揮,對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)普遍提高,為今后檔案工作的持續(xù)發(fā)展起到了很好地促進(jìn)和推動(dòng)作用。

啟示一:提供利用,是檔案工作的根本

檔案工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)性管理工作,需要一個(gè)長(zhǎng)期積累的過程,時(shí)間愈長(zhǎng),它顯現(xiàn)的作用就越大。在檔案工作各個(gè)環(huán)節(jié)中,檔案利用工作占有舉足輕重的地位,可以說,利用工作是檔案工作賴以生存的基礎(chǔ)。無論是收集、分類和編目,還是統(tǒng)計(jì)、鑒定與編研,保管檔案以及檔案工作的出發(fā)點(diǎn)和最終目的都是為了有效提供檔案,開發(fā)檔案信息資源,更好地為現(xiàn)行工作服務(wù)。積累,利用;再積累,再利用,只有不斷地挖掘檔案的潛能,將提供檔案利用工作盤活,才能使檔案工作富有生命力。

啟示二:檔案再現(xiàn)歷史,院慶活動(dòng)意義深遠(yuǎn)

市農(nóng)科院共有職工1500多人,其中在職人員800多人,來院參加工作不滿20年的占絕大多數(shù),他們對(duì)農(nóng)科院整個(gè)發(fā)展歷史并不清楚,而退休多年的老同志對(duì)單位發(fā)展現(xiàn)狀也不十分了解。此次院慶活動(dòng),邀請(qǐng)了所有離退休職工、在職職工參加,開設(shè)了院慶活動(dòng)網(wǎng)站,制作了建院五十年歷程光盤;特別是編輯印制了近百萬文字,含概800多張照片在內(nèi)的“科技惠農(nóng)”、“成果匯編”、“專家風(fēng)采”、“征文集錦”四本叢書以及“建院五十周年宣傳畫冊(cè)”。大量的歷史圖片,原始統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的匯總,以及科研大事記、組織沿革等編研材料,將北京市農(nóng)林科學(xué)院五十年發(fā)展壯大的歷史濃縮在人們面前,通過檔案再現(xiàn)了歷史,拉近了幾代人的距離。許多七、八十歲的老專家停留在老照片展板前,看到自己幾十年前風(fēng)華正茂的樣子,曾經(jīng)熟悉工作過的地方,久久不愿離去,有的老同志向檔案人員拷貝照片,希望珍藏這寶貴的記憶。對(duì)于80后的博士、研究生而言,他們通過參加院慶活動(dòng),觀看歷史圖片回顧展、科技成果成就展,對(duì)“求真務(wù)實(shí)、團(tuán)結(jié)奮進(jìn)”的農(nóng)科精神有了更深層次的理解,對(duì)繼承發(fā)揚(yáng)老一輩光榮傳統(tǒng)、再創(chuàng)農(nóng)科院的新輝煌充滿信心。

啟示三:通過慶典籌備工作,調(diào)動(dòng)人員積極性,是強(qiáng)化檔案意識(shí)最好的大課堂

這次籌備院慶活動(dòng),最大的收獲就是提高了各單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重視程度,調(diào)動(dòng)了基層檔案人員的工作熱情和主觀能動(dòng)性,強(qiáng)化了廣大科技人員,特別是中層干部、課題主持人、各部門負(fù)責(zé)人以及業(yè)務(wù)骨干的檔案意識(shí)。他們通過組織、籌備、參與編研等一系列具體工作,真正體會(huì)到了檔案的價(jià)值及其重要性。

以前,個(gè)別領(lǐng)導(dǎo)只注重抓科研、重創(chuàng)收,而忽視了管理部門,特別是檔案工作的作用;有的檔案員只注重收集、整理、保存好檔案,卻忽視了對(duì)檔案的有效開發(fā)利用;而近些年,單位人員年齡層發(fā)生了一些變化,年輕人居多,相對(duì)來講他們的檔案意識(shí)比較薄弱,平日不太注重檔案的積累。

這次院慶對(duì)農(nóng)科院來講是回顧歷史、展望未來、再創(chuàng)輝煌的重大活動(dòng),各單位領(lǐng)導(dǎo)高度重視,組織召開動(dòng)員大會(huì),從上到下成立了籌備領(lǐng)導(dǎo)小組,下達(dá)工作任務(wù)和完成期限,責(zé)任落實(shí)到人。值得一提的是,各單位領(lǐng)導(dǎo)都將檔案人員列為籌備領(lǐng)導(dǎo)小組成員之一,為檔案部門及檔案人員做好檔案利用工作,從人力、物力、財(cái)力等方面提供支持和保障。

檔案員們不負(fù)重望,雖然基礎(chǔ)性工作量大,責(zé)任重,但他們樂在其中,積極參與。由于檔案工作的特殊性,決定了檔案工作者平日始終處在默默無聞、甘愿奉獻(xiàn)的工作狀態(tài),而建院五十周年慶典活動(dòng),為基層檔案工作者搭建了展示自我的舞臺(tái)。檔案員的才能、工作積極性得到了充分發(fā)揮,服務(wù)意識(shí)和工作效率普遍加強(qiáng)和提高。他們熱情接待利用者,配合各研究課題及各部門查閱檔案資料,幫他們排憂解難;有些檔案員主動(dòng)提供、撰寫多種檔案編研材料,為全院系統(tǒng)編輯院慶資料提供有效利用;還有的檔案員,利用手中保管的檔案材料,撰寫了近一萬字的紀(jì)念回顧單位五十周年歷程的文章。各單位檔案員之間主動(dòng)進(jìn)行業(yè)務(wù)交流,相互學(xué)習(xí),介紹各自工作經(jīng)驗(yàn)及做法,能為本單位五十年慶典工作出把力,檔案員們倍感欣慰和自豪。

對(duì)廣大科技人員來說,他們通過參與編寫課題及研究室科研大事記、科研成果及論文統(tǒng)計(jì)等匯總材料,以及提供畫冊(cè)文字及照片等具體工作,需要查閱大量檔案素材,他們?cè)诓殚啓n案、拷貝復(fù)制、完成工作任務(wù)的同時(shí),也強(qiáng)烈感嘆到檔案如此重要,對(duì)他們的啟發(fā)、影響都很大,實(shí)實(shí)在在地為他們強(qiáng)化檔案意識(shí)上了生動(dòng)的一課。

啟示四:慶典活動(dòng),實(shí)際上是對(duì)單位檔案工作的一次大檢閱

市農(nóng)科院檔案管理工作實(shí)行兩級(jí)管理制度,即:院各處室的檔案由院主管檔案部門統(tǒng)一管理,而下屬的14個(gè)專業(yè)研究所(或中心)的檔案工作由各單位自行管理,院檔案部門發(fā)揮指導(dǎo)、監(jiān)督的職能。

此次院慶籌備工作,布置的任務(wù)非常細(xì)致,基層單位需要向院提供的材料很多,主要包括:成果匯編及簡(jiǎn)介、專家介紹、科研大事記、組織沿革、人才培養(yǎng)、各個(gè)時(shí)期科研經(jīng)費(fèi)使用情況、儀器設(shè)備狀況、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、論文專利、對(duì)外合作與交流、實(shí)物檔案整理、老照片收集,新品種、新技術(shù)宣傳展板素材以及提交慶典征文、網(wǎng)頁專版等等。就基層單位而言,許多研究所(或中心)與院成立的時(shí)間相同,同時(shí)還要搞所慶,這每一條、每一件都需要查閱大量檔案材料來證實(shí)、斟酌和提煉。查閱檔案涉及到科研課題檔案、科研管理檔案,文書檔案,基建檔案、儀器設(shè)備檔案,聲像檔案、實(shí)物檔案,財(cái)會(huì)檔案以及人事檔案等等,對(duì)五、六十年代建院初期檔案數(shù)量相對(duì)較少,個(gè)別數(shù)據(jù)概念不清的情況,還需要走訪多名離退休老專家來核實(shí),查閱檔案范圍之廣、檔案利用率之高為歷年之最。

許多單位充分利用院慶、所慶這一有力契機(jī),集中力量,組織人員對(duì)本單位檔案工作的管理以及收集、積累過程中遇到的突出問題及時(shí)給予解決,對(duì)歸檔的材料重新進(jìn)行了梳理,彌補(bǔ)和修正欠缺之處。慶典活動(dòng),不僅展示了農(nóng)科院的風(fēng)采,同時(shí)也強(qiáng)化了檔案為現(xiàn)行工作服務(wù)的意識(shí),是對(duì)各單位檔案管理工作的一次大檢閱,有效地推動(dòng)了基層檔案工作的開展。

啟示五:以慶典活動(dòng)為契機(jī),推動(dòng)檔案工作創(chuàng)新發(fā)展

這次市農(nóng)科院慶典活動(dòng)舉辦得非常成功,建院五十周年一系列科技展示等活動(dòng),得到了科技部、農(nóng)業(yè)部、市農(nóng)辦、市科委領(lǐng)導(dǎo),以及兄弟科研院所、京郊區(qū)縣、新聞媒體的高度關(guān)注和評(píng)價(jià),取得了積極的宣傳效果。同時(shí),院慶活動(dòng)對(duì)本單位檔案工作起到了實(shí)實(shí)在在的推動(dòng)作用,作為檔案部門及檔案人員應(yīng)抓住這一有利時(shí)機(jī),擴(kuò)大成果及影響力,腳踏實(shí)地的做好日常檔案管理工作的每一步,促進(jìn)和推動(dòng)檔案工作的可持續(xù)發(fā)展。

能否有效提供檔案利用,不是一句話那么簡(jiǎn)單,是需要檔案人員下苦功才能實(shí)現(xiàn)的。這次院慶編研材料并不是檔案員一人撰寫的,是靠大家共同努力集體完成的,一些單位的檔案員只是負(fù)責(zé)提供了檔案素材,并沒有參與具體編寫工作。要使檔案人員的地位有所提高,使領(lǐng)導(dǎo)長(zhǎng)期關(guān)心支持檔案工作,讓廣大科技人員積極配合檔案工作的開展,檔案人員自身必須加倍努力,不斷充實(shí)和完善自己,刻苦鉆研檔案業(yè)務(wù),特別是要注重檔案編研工作,提高寫作能力以及計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平。要主動(dòng)承擔(dān)一些與檔案管理密切相關(guān)的工作,比如單位網(wǎng)站的設(shè)計(jì)、管理與維護(hù)工作,這樣可以利用自身有利條件,根據(jù)需要隨時(shí)更新網(wǎng)頁,既為單位節(jié)省了開支,又方便了科技人員,起到了積極的宣傳效果。所以說,有為才有位,對(duì)檔案員個(gè)人來講,現(xiàn)在各單位都在實(shí)行聘用制,檔案員應(yīng)盡快適應(yīng)體制改革的要求,抓住機(jī)遇,敢于迎接挑戰(zhàn),積極主動(dòng)大膽地工作,利用這次院慶對(duì)檔案工作的推動(dòng)作用和整體檔案意識(shí)的提高,變被動(dòng)為主動(dòng),為領(lǐng)導(dǎo)決策、科學(xué)管理、科學(xué)研究提供檔案信息資源,更好地為各項(xiàng)現(xiàn)行工作服務(wù)。

作者單位:北京市農(nóng)林科學(xué)院蔬菜研究中心