論檔案人員的教育培訓

賈慧娟

“檔案是人類各項實踐活動的原始記錄,是珍貴歷史文化遺產(chǎn)的重要組成部分,是社會文明進步的階梯。”①檔案工作是維護黨和國家歷史真實面貌的重要事業(yè),作為檔案工作的主體,檔案人員素質(zhì)的高低直接影響著檔案工作的質(zhì)量乃至整個檔案事業(yè)的發(fā)展。因此,檔案工作者要與時俱進,加強繼續(xù)教育,不斷更新、優(yōu)化自己的知識結構,不斷提高自己的綜合素質(zhì)和業(yè)務水平。

一、加強檔案人員教育培訓的需求

1、現(xiàn)實需求

隨著信息技術的飛速發(fā)展,檔案工作表現(xiàn)出明顯的智能化發(fā)展規(guī)律,各種新技術應用于檔案管理正逐步變?yōu)楝F(xiàn)實并不斷推廣。目前,在檔案工作中推廣的以電子計算機為核心的包括電信、縮微復制、聲像技術在內(nèi)的一切先進手段使檔案管理工作日益自動化、數(shù)字化、網(wǎng)絡化。就我國現(xiàn)有檔案人員的整體水平很難應對信息化帶來的嚴峻挑戰(zhàn)。

從文化水平來看,我國人口基數(shù)大,從事檔案工作的人員數(shù)量多,但整體文化水平較低。2003 年,各級國家綜合檔案館共有工作人員23086 人,其中檔案專業(yè)大學本科以上學歷的只有1660 人( 其中博士1 人,碩士18 人,研究生班25 人,大學本科1616 人),占檔案工作人員總數(shù)的7% ;檔案專業(yè)大專、中專和職業(yè)高中學歷的有3707人,占16% ;受到檔案專業(yè)在職培訓的有8443 人,占全部人員總數(shù)的37% ;其他的9276 人沒有受到過任何檔案專業(yè)培訓,其比例達到了全部人員的40%。②

從業(yè)務素質(zhì)上看,據(jù)2003年的統(tǒng)計,在23086 人中,具有副高以上職稱的有1798 人( 其中研究館員241 人,副研究館員1557 人),占全部人員總數(shù)的8% 。在有職稱的人員中,人數(shù)最多的是館員,有6443 人,占全部人員總數(shù)的28%;其次是助理館員,有5777 人,占全部人員總數(shù)的25% 。無職稱的人員達7588 人,占全部人員總數(shù)的33%。③

信息時代的檔案工作正在實現(xiàn)以電子計算機等物化智能應用為主的檔案管理自動化、檔案信息資源數(shù)字化以及檔案信息傳遞網(wǎng)絡化,檔案縮微及保護水平也日益提高,原有的那些工作經(jīng)驗和理論已經(jīng)難以滿足實際工作的需要了。一些上了年紀的工作人員甚至打字還處于“一指禪”的水平,這樣的技術水平顯然無法滿足現(xiàn)代檔案工作的需要。

從政治素質(zhì)和職業(yè)道德水平來看,檔案工作的機要性和服務性要求檔案人員要具備較高的政治素養(yǎng)和全心全意為人民服務的工作精神。但在實際工作中,由于檔案工作的職業(yè)特點致使一些業(yè)務人員在工作中產(chǎn)生了消極落后的思想觀念。比如個別檔案人員出于對物質(zhì)利益的追求,政治立場不夠堅定,沒有樹立起正確的是非觀念,違背了檔案工作的基本準則,借助工作便利,私自篡改或銷毀檔案,泄漏機密檔案的內(nèi)容等。還有檔案人員在工作中沒有端正工作態(tài)度,為用戶提供服務時態(tài)度不夠熱情。以上種種行為在很大程度上影響了檔案工作在公眾心目中的形象,甚至違背了檔案工作維護歷史原貌的基本原則,造成的危害是不可估量的。

2、理論需求

科學發(fā)展觀的第一要義就是發(fā)展,檔案人員自身也要不斷發(fā)展,才能促進檔案事業(yè)的科學發(fā)展。隨著檔案工作的不斷發(fā)展,檔案人員自身的知識與技能也應當經(jīng)常擴大和更新,因此應當為檔案人員在職業(yè)生涯中需要學習的各個階段提供多種多樣的學習機會,這就需要為在職人員提供各種形式的教育培訓以滿足需要。

其次“人本管理”思想是加強檔案人員教育培訓的出發(fā)點。以人為本也是科學發(fā)展觀的核心。人是檔案工作中最基本、最關鍵的因素。人本管理的出發(fā)點是人,歸宿也是人,其目標就在于人的發(fā)展。加強檔案人員的教育培訓正是以“人本管理”思想為出發(fā)點,充分重視檔案人員在檔案工作中主體地位的體現(xiàn)。

二、對加強檔案人員教育培訓的幾點建議

1、加強師資和教材建設

檔案人員的教育培訓不同于一般的學習深造,受教育者有其自身的特點。由于接受教育培訓的學習者大都是處于檔案管理、科研第一線的在職人員,因此教育培訓要求理論聯(lián)系實際,學以致用,既要反映當前新知識、新方法、新內(nèi)容,具有理論性和先進性,又要切合實際情況,具有針對性和實用性。要達到這一點,一要有高水平的師資,二要有高質(zhì)量的教材。就師資而言,目前來源主要有兩個,一是聘請經(jīng)驗豐富的有一定知識水平的在職或離職的本行業(yè)人員,一是借助高校的師資優(yōu)勢,聘請專職教師。搞好兩種來源的結合,保證專職教師的比例,確保教育培訓的師資質(zhì)量。教育培訓的教材也應得到足夠重視。由于參與培訓的人員情況各有不同,因此要考慮到學員的整體特點,編寫適合以自學為主的實用性強的教材,同時要注重行業(yè)新熱點、新動態(tài),涵蓋一些前沿內(nèi)容,滿足檔案工作向前發(fā)展的需要。

2、為檔案人員的教育培訓提供制度保障

許多國家在員工培訓方面都采用“教育休假制” ④來實施作為終身教育戰(zhàn)略的回歸教育,以便使員工的知識技能得到不斷的更新。這方面比較典型的國家有美國、日本和德國。筆者認為,這樣的制度可以引入我國檔案行業(yè)中來,結合我國檔案工作和檔案工作人員的實際情況,建立健全針對檔案人員教育培訓的一套規(guī)章制度。一方面,可以保障檔案工作人員接受繼續(xù)教育的基本權利,為其個人發(fā)展提供一定的空間,滿足個人發(fā)展的需要;另一方面可以使檔案部門人力資源的質(zhì)量得到不斷提升,推動檔案工作更好的發(fā)展。比如除法定假日之外,根據(jù)本單位的實際情況(一般可以在每年上半年檔案移交工作基本完成之后),可以為檔案人員提供適當?shù)慕逃菁佟?/p>

3、結合實際情況,采取靈活多樣的教育培訓形式

檔案人員教育培訓的形式有許多種,從時間上看,有長期培訓和短期培訓;從內(nèi)容上看有專業(yè)理論培訓和工作技能培訓;從培訓手段上看,有講授、自學、研討交流等等。各級檔案部門應當從實際出發(fā),根據(jù)本單位的人員水平和實際情況,采取靈活多樣的教育培訓形式。參加培訓的多是在職的檔案業(yè)務人員,一方面他們是成年人,有一定的學習和分析能力,另一方面,他們是在職人員,有自己的工作要做。針對檔案人員自身的特點,一般應當采取以自學和短期培訓班為主、其他培訓方式為輔的培訓形式。

4、 根據(jù)實際需要,拓展教育培訓的內(nèi)容

目前我國檔案人員教育培訓的主要內(nèi)容還局限于專業(yè)理論和業(yè)務技能兩大部分。事實上,一個合格的檔案工作者不僅需要具有較高的理論水平和扎實的業(yè)務能力,還應該具備良好的職業(yè)道德,一定的創(chuàng)新能力以及團隊精神等多方面的素質(zhì)。因此,檔案人員的教育培訓不僅要實現(xiàn)更新擴充知識、強化提高技能的目標,還要拓寬培訓內(nèi)容的口徑,為塑造復合型檔案人才搭建一個平臺。

第一,要重視職業(yè)道德的教育培訓。只有同時具備良好的專業(yè)素質(zhì)和職業(yè)道德的檔案工作者才能做好檔案工作,因此應在教育培訓中加強職業(yè)道德教育。第二,強化檔案專業(yè)人員創(chuàng)新能力的培養(yǎng)。在知識激增和知識老化同時加快的今天,檔案專業(yè)教育培訓既需要不斷傳授最新的科技知識和技能,又必須不斷地培養(yǎng)和提高專業(yè)人員的自主創(chuàng)新能力。第三,加強檔案專業(yè)人員的外語運用能力。隨著出入境人員的增多,涉外檔案的大量涌現(xiàn)、檔案工作的國際交流日益密切,例如外文的學習成績及學歷認證等,需要我們的檔案人員具備一定的外語運用能力。開設不同層次的外語輔導班進行基礎外語和專業(yè)外語的培訓和強化,使其能夠達到基本的交流需要。第四,加強檔案人員的團隊意識。一方面,各單位的檔案部門自身是一個有機整體,檔案人員之間應當本著團結互助的協(xié)作精神,共同搞好檔案工作。另一方面,檔案部門的工作人員應當協(xié)同其他部門人員的工作,做好檔案的收集和歸檔工作,共同致力于檔案工作的發(fā)展。

如果沒有檔案與檔案管理,人類社會的時空統(tǒng)一性和整體連續(xù)性就不能得到很好的維系;而如果沒有高素質(zhì)的檔案人才,人類社會檔案和檔案管理工作就不能得到很好的繼承和發(fā)展。因此加強檔案人員的教育培訓,培養(yǎng)專業(yè)知識過硬、業(yè)務能力扎實、具有創(chuàng)新精神的復合型檔案人才,不斷總結檔案人員教育培訓的經(jīng)驗和不足,摸索出一條適合我國國情的檔案人員教育培訓之路應當引起我們的足夠重視。

注釋:

①馮惠玲、張輯哲:《檔案學概論》,北京:中國人民大學出版社,2001:135～143。

②傅華:《在數(shù)字繁榮的背后——我國檔案工作人員的狀況分析》,《浙江檔案》,2007年第1期:10～13。

③黃濟、王策三:《現(xiàn)代教育論》,北京:人民教育出版社,2004:433～454。

④教育休假制是當今許多國家的企業(yè)給職工提供深造進修的一種福利性制度,詳見吳文侃、楊漢清編著的《比較教育學》第608頁,人民教育出版1998年出版。

作者單位:河北大學檔案館