淺談圖書編目計算機管理系統(tǒng)

俞 寧

摘要:圖書編目工作是圖書情報部門進行館藏建設、開發(fā)利用館藏文獻資源的重要環(huán)節(jié)。通過這項工作,每種書都可以得到多處反映,并為檢索者提供若干查詢途徑,形成相互聯(lián)系、彼此補充的完整目錄體系。文章主要對圖書編輯的計算機管理系統(tǒng)進行了分析,包括“藏書”、“借閱”及相應的“內部業(yè)務”三大功能塊,并對計算機編目系統(tǒng)進行了介紹。

關鍵詞:圖書編目;計算機管理系統(tǒng);圖書編輯

中圖分類號:G254文獻標識碼:A文章編號:1009-2374(2009)22-0060-02

一、圖書館現(xiàn)狀

在過去圖書館采用封閉式管理,采用控制入內的方法來保證圖書的安全性,基本流程是:辦閱覽證、借書證——到圖書館——查圖書檢索——選擇閱覽室——進入閱覽室閱讀——到出納臺辦理借書手續(xù)——返回閱覽室取書——離開圖書館,所用的圖書館編目子系統(tǒng)。

現(xiàn)代圖書館則越來越多地采用開放式管理手段,通過大量采用網絡系統(tǒng)、門禁系統(tǒng)、圖書數(shù)字管理系統(tǒng)及防盜安全系統(tǒng)等,得以實現(xiàn)簡便而人性化的圖書館服務。表現(xiàn)在讀者服務方面,就像超市一樣,整個圖書館就是售貨區(qū),在這個區(qū)域中用一些醒目標志來區(qū)分不同讀者對象、不同藏書內容的服務方式,這樣的布局使讀者一進入團書館就一目了然,十分便捷。其流程大致是:進入圖書館辦理相關證件——到可以去的任何地方,看你愿意看的書、查閱各種資料——離開時如需惜書,可到出納臺辦理借閱手續(xù)。

過去占用很大面積的檢索大廳、目錄廳被若干臺電腦所代替,讀者不僅可以在設在門廳附近的電腦上得到服務,而且還可以在設于整個圖書館的任何角落的電腦上進行檢索。目前在設計中還存在著電子檢索與卡片檢索并存的情況,但所需的空間已大大縮小,因此在設計中將檢索大廳、讀者服務、展覽與圖書館大室共同設計,可以大大節(jié)省空間,同時使大堂設計在應有的氣勢中具有了功能內涵。

利用電子計算機編制圖書目錄的工作以及使用的設備、技術和流程統(tǒng)稱為計算機圖書編目系統(tǒng)。計算機編目系統(tǒng)的建立大體有如下步驟:系統(tǒng)分析、系統(tǒng)設計和系統(tǒng)實現(xiàn)等。編目系統(tǒng)的主要類型有目錄系統(tǒng)、管理系統(tǒng)、檢索查詢系統(tǒng)和綜合系統(tǒng)。

二、圖書編目系統(tǒng)分析

為了設計一套合理的編目自動化流程,我們不妨先對舊有手工系統(tǒng)的全過程進行分析,以便從根本上了解編目工作的性質及特點,從而發(fā)揮計算機的優(yōu)勢,揚長避短。

普通分編過程是這樣的:核對總括登錄;查重;分類;檢查;加書次號(種次號或著者號);抽取主題詞;編制目錄卡片;組織目錄(包括書名、著者、分類和主題目錄);打印館藏登錄號;制館藏登錄(流水)賬;貼書袋卡;圖書入藏。如圖1所示:

其中有些過程,目前還需由人工來完成,如分類、加著者號、抽取主題詞,特別是中文自動分類標引和主題標引,國內外都有人在研究,少數(shù)實驗性成果已問世,但迄今為止,可供使用的還未出現(xiàn)。所以,分編時人的參與仍不能被忽視。至于其他部分,則在很大程度上可由計算機來承擔。

系統(tǒng)分析階段的任務是設計出系統(tǒng)邏輯模型,即根據本組織的具體情況,規(guī)定所設想的計算機系統(tǒng)應該做些什么,應該具有怎樣的功能。所謂邏輯是相對物理而言的,即從抽象的信息處理角度看待組織的系統(tǒng),而不管這些組織的功能是用什么具體的技術手段來完成的。

計算機編目是對書目數(shù)據處理的過程,也就是把一本圖書、一篇文獻的內容特征和外部特征記錄在計算機載體上,按著錄條例進行規(guī)范,成為一組書目數(shù)據。著錄主項目和內容盡可能豐富些,以便提供盡可能多的檢索途徑和編制各種目錄的數(shù)據,如圖2所示:

構造書目數(shù)據庫的目的是為了提供使用——查詢。對于查詢程序有如下要求,提供的查詢途徑有書名、作者、文種、年代、分類號、叢書名、標準書號、主題詞等著錄項的邏輯組配。由于目錄檢索的很大一部分用戶是讀者,所以,我們的檢索程序應具有“檢索指導”功能,輔導讀者構造適當檢索策略,提示讀者改進其檢索策略。要有多種輸出(打印或顯示)格式供讀者挑選。因為讀者對于不同的記錄是有不同的輸出要求的,有些只需看一下書名,有些或許要看文摘,甚至看出版時間等。還要有“系統(tǒng)監(jiān)督”功能,盡管大多數(shù)圖書館的藏書是沒有保密限制的,但還是有使用限制的。比如前面提到的,編目完了的圖書并不能馬上進入流通或閱覽,在讀者查詢的情況下,不應顯示給讀者,以免造成圖書館工作人員的被動。還有一些圖書可能專門用于某一方面用戶的,對其他方面的用戶就應予以限制。

圖書館各項工作基本上都是以目錄為基礎而開展的。編目系統(tǒng)是采購、流通、公共查詢等一系列自動化系統(tǒng)的基礎,是圖書館自動化的核心部分。圖書信息表用于存儲所有圖書的信息,包括圖書編號(book-id)、入庫時間(book-intime)、圖書名稱(book-name)、作者(book-writer)、出版社(book-company)、出版日期(book-ptime)、價格(book-price)、數(shù)量(book-total)、圖書狀態(tài)(book-flag)9個字段。圖書信息結構表見表1:

進行編目系統(tǒng)的設計,要明確的一點就是編目系統(tǒng)是作為圖書館集成系統(tǒng)的一部分,還是作為單獨作業(yè)處理系統(tǒng)而存在的。因為在這種情況下,系統(tǒng)實現(xiàn)方法是不同的。前者在最大限度滿足編目作業(yè)要求的同時,還要兼顧編目系統(tǒng)與其他子系統(tǒng)的聯(lián)系或影響;甚至為了使集成系統(tǒng)的整體目標達到最佳,有時會放棄一些局部目標,這就是系統(tǒng)論的觀點。而對于單獨作業(yè)的情況,只需盡可能滿足本作業(yè)的要求即可。

三、結語

由于信息技術在圖書館中的廣泛應用,使傳統(tǒng)功能圖書館先前較明確的“藏書”和“借閱”及相應的“內部業(yè)務”的三大功能塊得到了根本的變革。在計算機管理系統(tǒng)分析階段提出了新的編目系統(tǒng),這既促進圖書的有效管理,也為圖書事業(yè)現(xiàn)代化帶來奠定基礎。

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