電子郵件禮儀

毫無疑問，電子郵件正在改變著人們的溝通方式。商務(wù)往來中，電話、商函的使用率在逐步降低，快捷方便經(jīng)濟(jì)的電子郵件成為職業(yè)人士的首選。然而，由于電子郵件快速而便宜，可能缺乏應(yīng)有的尊重。這可能導(dǎo)致銷售損失，激怒客戶……甚至更糟。所以，掌握好電子郵件禮儀非常重要。

毫無疑問，電子郵件正在改變著人們的溝通方式。商務(wù)往來中，電話、商函的使用率在逐步降低，快捷方便經(jīng)濟(jì)的電子郵件成為職業(yè)人士的首選。然而，由于電子郵件快速而便宜，可能缺乏應(yīng)有的尊重。這可能導(dǎo)致銷售損失，激怒客戶……甚至更糟。所以，掌握好電子郵件禮儀非常重要。

電子郵件禮儀原則

在商務(wù)交往中要尊重一個人，首先就要懂得替他節(jié)省時間。電子郵件禮儀的一個重要方面就是節(jié)省他人時間，只把有價值的信息提供給需要的人。

寫Email就能看出其人為人處世的態(tài)度。你作為發(fā)信人寫每封Email的時候，要想到惻言人會怎樣看這封Email，時刻站在對方立場考慮，將心比心。同時勿對別人之回答過度期望，當(dāng)然更不應(yīng)對別人之回答不屑一顧。

主題五忌

主題是接收者了解郵件的第一信息，因此要提綱挈領(lǐng)，使用有意義的主題行，這樣可以讓收件人迅速了解郵件內(nèi)容并判斷其重要性。

1、忌空白標(biāo)題，這是最失禮的。

2、忌標(biāo)題冗長，含義不清，標(biāo)題要簡短清晰，能反應(yīng)郵件的內(nèi)容和重要性。

3、忌隨便使用“緊急”等字眼，引人反感。

4、忌主題不明，東拉西扯不知所云。

5、回復(fù)時最好根據(jù)內(nèi)容自擬標(biāo)題，不要rere一大堆。

恰當(dāng)?shù)胤Q呼收件者，拿捏尺度

郵件的開頭要稱呼收件人。這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此郵件是面向他／她的，要求其給出必要的回應(yīng)；如果對方有職務(wù)，應(yīng)按職務(wù)尊稱對方，如“某某經(jīng)理”；如果不清楚職務(wù)，則應(yīng)按通常的“某某先生”、“某某小姐”稱呼，但要把性別先搞清楚。不熟悉的人不宜直接稱呼英文名，對級別高于自己的人也不宜稱呼英文名。稱呼全名也是不禮貌的，不要逮誰都用個“Dear xxx”，顯得很熟絡(luò)。

郵件開頭結(jié)尾最好要有問候語，最簡單的開頭寫一個“HI”，中文的寫個“你好”；結(jié)尾常見的寫個Best Regards，中文的寫個“祝您順利”之類的也就可以了。

正文簡明扼要，行文通順

Email正文應(yīng)簡明扼要地說清楚事情。如果具體內(nèi)容確實很多，正文應(yīng)只作摘要介紹，然后單獨寫個文件作為附件進(jìn)行詳細(xì)描述。正文行文應(yīng)通順，多用簡單詞匯和短句，準(zhǔn)確清晰的表達(dá)，不要出現(xiàn)讓人晦澀難懂的語句。

注意電子郵件的論述語氣，根據(jù)收件人與自己的熟絡(luò)程度、等級關(guān)系；郵件是對內(nèi)還是對外性質(zhì)的不同，選擇恰當(dāng)?shù)恼Z氣進(jìn)行論述，以免引起對方不適。尊重對方，請、謝謝之類的語句要經(jīng)常出現(xiàn)。

電子郵件可輕易地轉(zhuǎn)給他人，因此對別人意見的評論必須謹(jǐn)慎而客觀。如果事情復(fù)雜，最好1、2、3、4的列幾個段落進(jìn)行清晰明確的說明。保持你的每個段落簡短不冗長，沒人有時間仔細(xì)看你沒分段的長篇大論。

最好在—次郵件中把相關(guān)信息全部說清楚，說準(zhǔn)確。不要過兩分鐘之后再發(fā)一封什么“補(bǔ)充”或者“更正”之類的郵件，這會讓人很反感。盡可能避免拼寫錯誤和錯別字，注意使用拼寫檢查。如果是英文郵件，最好把拼寫檢查功能打開；如果是中文郵件，注意拼音輸入法帶給你的同音別字。這是對別人的尊重，也是自己態(tài)度的體現(xiàn)。

在郵件發(fā)送之前，務(wù)必自己仔細(xì)閱讀一遍，檢查行文是否通順，拼寫是否有錯誤。合理提示重要信息。不要動不動就用大寫字母、粗體斜體、顏色字體、加大字號等手段對一些信息進(jìn)行提示。合理的提示是必要的，但過多的提示則會讓人抓不住重點，影響閱讀。

合理利用圖片，表格等形式來輔助闡述。對于很多帶有技術(shù)介紹或討論性質(zhì)的郵件，單純以文字形式很難描述清楚。如果配合圖表加以闡述，收件人一定會表揚(yáng)你的體貼。不要動不動使用笑臉表情等字符，在商務(wù)信函里面這樣顯得比較輕佻。這不是你的情書，所以最好慎用。只用在某些你確實需要強(qiáng)調(diào)出—定的輕松氣氛的場合。

小心使用附件功能。附件越大，下載時間就越長，占用收件人電腦空間就越多。有些附件可能毫無必要，也許收件人已經(jīng)有了。傳真或者郵寄那些冗長的附件。小心使用抄送功能。你也許會把自己的郵件像備忘錄一樣抄送給其他同事或者客戶。不要濫用抄送功能，否則收件人會以處理垃圾郵件的方式一刪了之。

恰當(dāng)選擇語言

只在必要的時候才使用英文郵件。英文郵件只是交流的工具，而不是用來炫耀和鍛煉英文水平的。如果收件人中有外籍人士，應(yīng)該使用英文郵件交流；如果收件人是其他國家和地區(qū)的華人，也應(yīng)采用英文交流，由于存在中文編碼的問題，你的中文郵件在其他地區(qū)可能顯示成為亂碼天書。

尊重對方的習(xí)慣，不主動發(fā)送英文郵件。如果對方與你的郵件往來是采用中文，請不要自作聰明的發(fā)送英文郵件給他；如果對方發(fā)英文郵件給你，也不要老土的用中文回復(fù)。

對于一些信息量豐富或重要的郵件，建議使用中文。你很難保證你的英文表達(dá)水平或收件人中某人的英文理解水平存在問題，而影響郵件所涉及問題的解決。選擇便于閱讀的字號和字體。中文用宋體或新宋體，英文就用verdana或Arial字型，字號用五號或10號字即可。這是經(jīng)研究證明最適合在線閱讀的字號和字體。不要用稀奇古怪的字體或斜體，最好不用背景信紙，特別是公務(wù)郵件。

結(jié)尾簽名

每封郵件在結(jié)尾都應(yīng)簽名，這樣對方可以清楚的知道發(fā)件人信息。雖然你的朋友可能從發(fā)件人中認(rèn)出你，但不要為你的朋友設(shè)計這樣的工作。

簽名信息不宜過多，一般不超過4行，寫上姓名、職務(wù)、公司、電話、傳真、地址等信息就行了‘，對方如果需要更詳細(xì)的信息，自然會與你聯(lián)系。

及時回復(fù)Email

收到他人的重要電子郵件后，即刻回復(fù)對方一下，往往還是必不可少的，這是對他人的尊重，理想的回復(fù)時間是2小時內(nèi)，特別是對一些緊急重要的郵件。

如果事情復(fù)雜，你無法及時確切回復(fù)，那至少應(yīng)該及時的回復(fù)說“收到了，我們正在處理，一旦有結(jié)果就會及時回復(fù)，云云”。不要讓對方苦苦等待，記?。杭皶r作出響應(yīng)，哪怕只是確認(rèn)一下收到了。

如果你正在出差或休假，應(yīng)該設(shè)定自動回復(fù)功能，提示發(fā)件人，以免影響工作。

編輯／李 君