城市建設重點工程檔案管理的思考

摘 要：本文針對城市建設重點工程項目日益增多的局面，闡述了城市建設重點工程的主要特征及其檔案的特點，指出了當前城市建設重點工程檔案工作存在的主要問題，并提出了加強城市建設重點工程檔案管理工作的相應措施。

關鍵詞：城市建設； 重點工程； 檔案

中圖分類號：G271

文獻標識碼：B

文章編號：1008-0422（2009）06-0168-02

1前言

城市建設重點工程檔案是城市建設的歷史記錄，是重點工程的真實寫照，是項目日后進行維修、管理、改建、擴建等工作的重要依據(jù)。近年來，隨著城市建設步伐的加快，重點工程項目逐年增多，為保證重點工程檔案收集的完整性與及時性，各地方相繼出臺了一些重點項目工程檔案管理的法律法規(guī)，并開展了一系列的業(yè)務指導、執(zhí)法檢查等工作，但由于諸多原因，重點工程檔案的現(xiàn)狀不容樂觀，存在著許多不規(guī)范、不完整的地方，將直接影響到項目日后的運行、保養(yǎng)、維修與改擴建。如何保證重點工程檔案的真實、準確與完整，是工程檔案工作者面臨的一項艱巨任務。

2城市建設重點工程的主要特征及其檔案的特點

2.1城市建設重點工程的主要特征

一般來說，城市建設重點工程是指列入了各級政府發(fā)展規(guī)劃，已取得各級政府計劃、財政等管理部門批準、計劃重點投資的、甚至政府部門直接參與建設、管理的城市建設工程。這類工程的明顯特征是：（1）投資大，且多以國家投資為主。如市政道路橋梁工程、公用事業(yè)工程等。（2）工期長，工期要求準確，且工程意義重大。一項重點工程的建設周期，少則一年，多則幾年，且很多重點工程要求在某個具體的重大事件或重大節(jié)日前需完工。（3）參建單位多，涉及部門廣。以市政道路工程為例，僅地下管線就包含給水、排水、電力、通訊、燃氣、熱力、電視光纜等，地面工程包括路基、路面、綠化、亮化等專業(yè)工程。（4）備受各級政府領導高度重視，有的甚至是領導親自“掛帥”。因為很多重點工程屬于政府領導的“形象工程”、“政績工程”、“獻禮工程”或為老百姓辦的“實事工程”，重點工程的建設對推動當?shù)亟?jīng)濟發(fā)展具有十分重要的現(xiàn)實意義。如株洲市快速環(huán)道（中環(huán)大道）工程，它既是株洲市重點工程，也是湖南省重點工程，1999年就列入國家財政預算專項資金項目籠子。它由“五路三立交二大橋”組成，全長32.79km，于1999年10月動工，2006年11月竣工，總投資23.8億元，參建單位多達四十多家，涉及建設、設計、監(jiān)理及道路、橋梁、管線、綠化、附屬工程施工等眾多單位，建成后對株洲的經(jīng)濟發(fā)展乃至長株潭經(jīng)濟一體化起著巨大的推動作用。（5）投資主體呈多元化趨勢。重點工程建設在繼續(xù)保持國家投資、地方財政投資快速增長的同時，還吸引了大量的外來資金和民營資金參與。如株洲市紅港大橋（湘江五橋）工程就采用B0T建設模式，株洲市荷塘區(qū)新塘東路的建設采用儲備土地融資方式。

2.2城市建設重點工程檔案的特點

城市建設重點工程檔案是一條重要信息鏈，貫穿工程項目的提出、調(diào)研、可行性研究、評估決策、勘測設計、施工、竣工、試運行等各個環(huán)節(jié)，是整個工程建設活動的真實反映，對工程建設具有很強的現(xiàn)實指導作用，是項目日后維護、管理等工作的重要依據(jù)。它具有以下幾個特點：（1）檔案數(shù)量多、載體多樣、保存價值高。（2）涉及工作面廣，來源廣泛。它的形成、整理、審核到移交，需要建設、設計、施工、監(jiān)理等參建單位共同完成，而不是建設單位或施工單位單方面的工作，稍有疏忽，就影響檔案材料的完整性。（3）形成時間長。由于重點工程建設工期長，因此在建設過程中各種文件材料的形成積累、歸檔的時間也相應較長。（4）門類繁多，所涉及的學科和專業(yè)技術面廣。如涉及勘察、地質(zhì)、水文、測繪、環(huán)保、氣象、地震、設計、建設施工、設備、管道安裝等不同專業(yè)，是專業(yè)技術人員智慧和勞動的結晶。

3當前城市建設重點工程檔案工作存在的主要問題

3.1檔案意識薄弱，管理制度不健全

當前，許多參加重點工程建設的單位檔案意識薄弱，對工程建設檔案工作缺乏應有的重視，在項目建設過程中存在“重建設、輕檔案”的思想，沒有認識到重點工程檔案是項目建設和管理的重要依據(jù)，缺乏歷史責任感。特別是在施工階段，由于施工任務重，參建單位往往比較重視工程建設的進度、質(zhì)量、資金等問題，而忽視了檔案工作，待到工程要竣工驗收時，才投入大量的人力、物力，突擊補充檔案資料，以應付竣工驗收。這種“秋后算帳”的工作方式，致使工程檔案的成套性、準確性、真實性得不到保障，從而影響到日后該工程檔案的利用。另一方面，重點工程檔案管理機制不完善，沒有形成有效的管理網(wǎng)絡。一是建設單位與總承包單位及各分包單位之間檔案工作職責不清，缺乏配合與溝通，造成資料運行和管理渠道不暢通，檔案材料的齊全完整得不到保證，直接影響了工程檔案的收集歸檔工作；二是檔案人員職責不清，檔案資料流向網(wǎng)絡不健全，使得工程建設中人員變動導致人走檔走、人走檔案無人做的現(xiàn)象出現(xiàn)，影響了檔案工作的質(zhì)量；三是一些地方檔案管理部門針對重點工程檔案管理工作雖然制定了規(guī)章制度，但在執(zhí)行上卻存在“軟”的現(xiàn)象。

3.2檔案工作人員業(yè)務水平不高

在重點工程建設中，檔案工作人員一般是新同志多，工程技術人員多，有的甚至臨時抽調(diào)，身兼數(shù)職，沒有經(jīng)過專業(yè)培訓，缺乏工程檔案知識，很難適應重點工程檔案管理工作的需要。另一方面，檔案管理人員由于缺乏應有的工程技術知識或檔案專業(yè)知識，文化水平不高，且人員又不固定，造成歸檔不齊全、案卷質(zhì)量差、不規(guī)范等問題，嚴重影響了工程檔案歸檔質(zhì)量。

3.3檔案質(zhì)量存在較多缺陷

很多重點工程在建設期間都是由各級政府職能部門抽調(diào)人員臨時組成“工程建設指揮部”，“工程指揮部”缺乏經(jīng)過培訓的專門的檔案資料員，工程完工，“指揮部”解散，管理權限移交。因此，工程施工過程中產(chǎn)生的檔案資料可能得不到足夠的重視。所以報送的重點工程檔案成套性差，準確性、真實性、完整性不夠，普遍存在著材料歸檔不齊、內(nèi)容缺項、漏項、簽章手續(xù)未到位、隱蔽工程驗收記錄不準確、整理不規(guī)范、復印件居多等現(xiàn)象，有的甚至把施工圖當作竣工圖，竣工圖編制更改不規(guī)范、不真實、不完整。這些現(xiàn)象直接導致重點工程檔案不能真實地反映現(xiàn)狀和不能發(fā)揮應有的依據(jù)及憑證作用，給日后的維護和利用帶來困難等問題。

3.4檔案資料移交不及時

城市建設重點工程檔案往往存在著驗收歸驗收，移交卻成了老大難的問題。以株洲市為例，目前，對于一般工程檔案的移交有了一套行之有效的、完備的行政程序來制約。從政務中心窗口報建到工程竣工驗收，這些環(huán)節(jié)如果沒有城建檔案管理部門的認可，就不能最終完成。而對于重點工程，這套程序就難以產(chǎn)生強有力的制約作用。因為重點工程中有很多是地方領導的形象工程、政績工程或年度實事工程，工程報建與驗收手續(xù)在領導的批示下，往往可以一簡再簡，因此給城建檔案管理部門收集該類工程檔案造成了一定的困難。有的說只有一套資料，有的說要等審計結果，還有的說要交只有復印件，凡此種種，說白了，就是不愿意將竣工資料移交給城建檔案館。如株洲市體育中心工程，總投資7.1億元，2006年6月底竣工，至2009年3月底其竣工檔案還未移交至市城建檔案館；株洲市河東城區(qū)中心段堤防及沿江景觀道路工程，總投資1.3億元，2007年11月底竣工，至2009年3月底其竣工檔案尚未移交市城建檔案管理部門。

4加強城市建設重點工程檔案管理工作的措施

4.1提高認識，加強領導，完善工程檔案工作機制

檔案行政管理部門與城建檔案管理部門要采取多種形式，加大宣傳力度，組織參建單位領導和員工認真學習《檔案法》及有關重點建設項目的法律法規(guī)，向工程“掛帥”的地方行政領導宣傳工程檔案的重要性，并用典型事例曉之利害關系，不斷提高地方領導、參建單位領導及工作人員對重點工程檔案工作的思想認識，促進工程檔案系統(tǒng)、完整、準確、規(guī)范、及時歸檔。同時建設單位在工程建設過程中，要建立健全涉及建設、設計、施工、監(jiān)理等部門的檔案網(wǎng)絡管理機制，明確一位項目主管領導主抓項目檔案工作，使整套工程檔案在建設全過程都處于受控狀態(tài)中，確保項目檔案的完整與齊全。

4.2加強業(yè)務指導與培訓，尋求工作質(zhì)的突破

城建檔案管理部門在獲取重點工程計劃安排信息后要主動出擊，與建設單位或“重點工程指揮部”取得聯(lián)系，要根據(jù)項目的實際情況制定出操作性較強規(guī)章制度，提出具體的檔案收集、整理、移交、驗收等工作要求。在工程建設過程中，經(jīng)常下工地進行檔案資料工作的檢查和指導，確保工程檔案規(guī)范、完整與及時歸檔。針對工程檔案工作人員業(yè)務水平不高的問題，檔案管理部門應加強對工程資料員的工作指導與培訓。一方面幫助一線檔案工作人員學習和理解有關標準和規(guī)范，掌握業(yè)務技能，提高業(yè)務水平；另一方面促使工程項目檔案工作人員相對穩(wěn)定，有助于了解工程動態(tài)，了解資料的流向，確保檔案材料收集齊全、完整、準確。在這方面工作中，長沙市城建檔案館積累了豐厚的工作經(jīng)驗。近幾年來，該館已成功開展了九批次長沙地區(qū)建筑工程資料員培訓工作，培訓工程資料員數(shù)百名。2000年，該館以五一路改擴建工程為突破口，迅速打開了重點工程檔案管理工作的新局面。一是主動介入，得到市級領導的工作支持；二是深入施工單位和工地，對參與施工的23個單位、27個項目進行了77人（次）的業(yè)務指導，嚴把質(zhì)量關；三是對參建單位提出該項目檔案的具體要求，在預驗、整改和驗收工作中全程跟蹤，確保資料完整與及時歸檔。

4.3實施同步跟蹤管理，確保工程檔案完整準確

城市建設重點工程的主要特征決定了其檔案工作必須實行同步跟蹤管理，要做好同步跟蹤管理必須做好以下幾方面工作：一是工程指揮部和各參建單位要建立健全工程檔案管理制度，建立檔案管理網(wǎng)絡，明確工作人員及工作職責；二是運用合同條款和檔案管理的有關規(guī)定來提高重點工程檔案的編制質(zhì)量，將檔案的收集整理工作列入合同的有關條款，并將檔案工作質(zhì)量與經(jīng)濟掛鉤，確保竣工檔案的形成質(zhì)量；三是檔案管理部門要深入施工現(xiàn)場進行跟蹤指導服務，隨時了解工程進度及現(xiàn)場施工文件材料的形成情況，要定期或不定期檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時解決；四是工程管理或質(zhì)量管理部門進行項目階段審查驗收時，要有檔案管理部門人員參加，同時檢查指導工程檔案工作，把工程檔案的質(zhì)量視同工程質(zhì)量的一部分；五是參建單位及時做好工程檔案的審理鑒定工作，完成一項、審理一項，不要等到整個工程全部竣工時“算總帳”。

4.4運用行政監(jiān)督手段，確保重點工程檔案及時歸檔

由于重點工程存在著一些特殊性，通常的行政程序?qū)ζ潆y以產(chǎn)生有力的制約，因此，城建檔案管理部門要主動介入，掌握工作的主動權。一是要經(jīng)常深入下去，對建設單位、施工單位的工程檔案工作進行業(yè)務指導、監(jiān)督和檢查，促進重點工程檔案各項管理工作的落實，為日后順利接收竣工檔案鋪平道路；二是根據(jù)相關法律法規(guī)和文件要求，與建設單位或工程指揮部簽訂重點工程竣工檔案驗收移交協(xié)議，規(guī)定其在工程竣工時，工程檔案必須要有檔案管理部門驗收，工程方可竣工驗收，竣工后一定期限內(nèi)必須向城建檔案管理部門報送竣工檔案，以確保重點工程檔案的順利歸檔；三是對少數(shù)工作不配合的單位，采用必要的、有力的、“硬”的行政執(zhí)法手段，迫使其移交竣工檔案。

總之，抓好城市建設重點工程檔案管理工作，不僅需要檔案管理部門認真做好監(jiān)督指導工作，而且還需各相關單位密切配合，形成齊抓共管的良好環(huán)境。重視并做好城市建設重點工程檔案管理工作，一定能為城市建設發(fā)揮更好的社會效益與經(jīng)濟效益。