電子文件雙套制存在的風(fēng)險(xiǎn)

一、電子文件雙套制及其必要性

1、電子文件雙套制的涵義

自上世紀(jì)90年代以來，伴隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用和辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的普及推廣，電子文件正逐步取代傳統(tǒng)紙質(zhì)文件，成為政府部門和各類機(jī)構(gòu)的主要文件形式。隨之而來的就是電子文件的保管問題。

電子文件生成、傳輸、存儲的環(huán)境是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，表現(xiàn)形式是由“0”和“1”構(gòu)成的比特信息流。信息與載體的可分離性等特點(diǎn)使得信息的真實(shí)長久保存成為問題。而傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件卻正好可以彌補(bǔ)電子文件的這些缺點(diǎn)。由是，無論是檔案理論界還是實(shí)踐工作者都不約而同地想到了電子文件的“雙套制”保管，即在電子文件形成后的適當(dāng)階段，以某種形式（主要是打?。㈦娮游募袒絺鹘y(tǒng)（主要是紙張）存儲介質(zhì)上。

2、電子文件雙套制的必要性

由于電子文件具有可變性、可操作性、流動(dòng)性等特點(diǎn)，使得電子文件在輸入、存儲、傳輸和提供利用過程中都存在信息失控、信息污染、信息丟失、病毒入侵等不安全因素。紙質(zhì)文件與電子文件的配套管理能夠揚(yáng)長避短，優(yōu)勢互補(bǔ)。雙套制融合了紙質(zhì)檔案和電子文件的優(yōu)勢，既可發(fā)揮高效存取檢索功能，又可保障電子文件的憑證價(jià)值。只有將二者配套管理，才有利于堵塞漏洞，避免顧此失彼，保證二者的安全運(yùn)營。

二、電子文件雙套制存在的風(fēng)險(xiǎn)

從理論上看，諸如加密技術(shù)、簽署技術(shù)、防火墻、身份認(rèn)證、元數(shù)據(jù)管理等各類數(shù)字信息技術(shù)可以在一定程度上彌補(bǔ)電子文件易更改等缺點(diǎn)，但要從根本上避免電子文件易刪改且不留痕跡是極其困難的，這是由其數(shù)字信息的本質(zhì)特性所決定的。因此在目前甚至未來相當(dāng)長的時(shí)間內(nèi)，除非人類能夠在數(shù)字信息存儲等相關(guān)技術(shù)上取得重大突破，否則電子文件的雙套制管理幾乎就是檔案工作者的惟一選擇。但由于雙套制的實(shí)施時(shí)間還不長，人們對其中蘊(yùn)含的巨大風(fēng)險(xiǎn)還缺乏研究和認(rèn)識。

1、制作成本風(fēng)險(xiǎn)

目前制作電子文件紙質(zhì)副本最常見的方法便是打印。技術(shù)的進(jìn)步已經(jīng)淘汰了過去那些低速低質(zhì)量的針式打印機(jī)，目前一般使用激光打印機(jī)或者噴墨打印機(jī)。這也就意味著為實(shí)現(xiàn)雙套制，必須采購打印機(jī)及硒鼓、墨盒、打印紙等配套耗材。經(jīng)統(tǒng)計(jì)，激光打印機(jī)打印一張黑白字跡的A4紙文件的成本約為0.1～0.3元，而彩色噴墨打印機(jī)打印同樣大小的彩色文件成本約為0.8～1.5元。如果使用專用照片打印紙打印彩色照片成本約為5.0元。

盡管某個(gè)具體部門每天處理的電子文件數(shù)量有限，需要打印的內(nèi)容不多，但全國各級政府部門、各企業(yè)事業(yè)單位每年處理的電子文件數(shù)量則是數(shù)以億計(jì)。全部實(shí)施雙套制每年需要消耗的紙張和其他相關(guān)成本將是一個(gè)巨額數(shù)字。未來隨著社會(huì)政治經(jīng)濟(jì)文化的發(fā)展，更多的電子文件將會(huì)產(chǎn)生。為實(shí)現(xiàn)雙套制，必將大量消耗優(yōu)質(zhì)的紙張，也就意味著大量造紙用木材的砍伐，大量造紙污染的產(chǎn)生。在當(dāng)前中央提倡科學(xué)發(fā)展、可持續(xù)發(fā)展的今天，在保護(hù)環(huán)境、綠色生活理念成為時(shí)尚的今天，這樣大量消耗物質(zhì)和環(huán)境成本無疑是違背這一發(fā)展要求的。

2、保管成本風(fēng)險(xiǎn)

雙套制中的電子文件的紙質(zhì)副本，其保管、維護(hù)、利用與傳統(tǒng)文件/檔案沒有區(qū)別。同樣需要專用的檔案庫房、檔案架、檔案袋、檔案盒等裝具，需要保證庫房的溫度、濕度、光照等條件穩(wěn)定，需要防潮、防霉、防火、防蟲等等。對其查詢檢索同樣需要一套專用的管理信息系統(tǒng)軟件，同樣需要配備具有專業(yè)知識和技能的管理人員。這些成本將會(huì)隨著時(shí)間的積累以超過線性速度的增長方式大量增加。電子文件帶來的便利和迅捷等優(yōu)點(diǎn)，在雙套制龐大的紙質(zhì)副本的保管成本面前將會(huì)越發(fā)顯得微小。

從人們的思想認(rèn)識上也會(huì)出現(xiàn)誤區(qū)，認(rèn)為既然電子文件已經(jīng)實(shí)行了雙套制保管，那么無論對電子文件本身的保管者，或者紙質(zhì)副本的保管者，都會(huì)將對方作為保管安全的底線，從而放松自己對手中文件保管工作的要求。

雙套制在帶來兩種文件形態(tài)相輔相成保證文件法律憑證的同時(shí)，帶來的幾乎是雙倍的工作量和相關(guān)財(cái)力、物力的消耗。必須分別培養(yǎng)和訓(xùn)練熟悉電子文件保管技術(shù)的工作人員，以及熟悉了解傳統(tǒng)紙質(zhì)文件保管技術(shù)的工作人員，造成兩套班子兩批人員。即使未來的檔案工作人員綜合素質(zhì)不斷提高，成為既熟悉電子文件又了解紙質(zhì)文件的復(fù)合型人才，他們的培養(yǎng)和訓(xùn)練以及工資成本也將大大增加。

3、完整性與真實(shí)性風(fēng)險(xiǎn)

雙套制要求對電子文件制作紙質(zhì)副本，但在什么時(shí)機(jī)制作副本卻沒有一個(gè)明確的共識。當(dāng)前許多辦公自動(dòng)化系統(tǒng)或者文檔一體化系統(tǒng)提供的功能是，在生成電子文件的同時(shí)就會(huì)打印出一份紙質(zhì)副本。依照雙套制的一般要求，這份紙質(zhì)副本將用來存檔，用于將來的查考、憑證等利用。但這卻沒有考慮到文件在其生命周期中，尤其是在辦理過程中會(huì)留下的各種各樣痕跡，例如領(lǐng)導(dǎo)的批示、簽字等。這些重要的痕跡內(nèi)容就沒有在上述紙質(zhì)副本中體現(xiàn)出來，導(dǎo)致該副本的真實(shí)性和完整性難以保證。

即使是在電子文件最終辦理結(jié)束后打印出紙質(zhì)副本，也會(huì)出現(xiàn)電子文件與紙質(zhì)文件的形式不同，領(lǐng)導(dǎo)的簽批等處理痕跡缺失等問題。以Word文件為例，當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)需要強(qiáng)調(diào)某一段文字時(shí)，大多使用顏色筆對文字進(jìn)行著色處理；當(dāng)需要對內(nèi)容進(jìn)行評述時(shí)，會(huì)使用“批注”等功能。類似這些電子文件常用的方式，在紙質(zhì)副本打印時(shí)將難以全面完整的表現(xiàn)出來，從而造成相關(guān)信息的缺失，進(jìn)而影響紙質(zhì)副本的完整性與真實(shí)性。

由于沒有完整的復(fù)制電子文件的辦理過程和結(jié)果，上述紙質(zhì)副本在本質(zhì)上并不是電子文件完整和真實(shí)的副本，在未來進(jìn)行查考憑證等工作中將不具有實(shí)際意義。

4、類型缺失風(fēng)險(xiǎn)

電子文件帶來的一個(gè)很大的改變就是能夠擺脫過去紙質(zhì)文件在記錄信息時(shí)的單調(diào)與枯燥。除了政府或企事業(yè)單位公文類電子文件，當(dāng)前社會(huì)越來越需要處理的是基于照片、聲音、視頻等動(dòng)態(tài)的、多媒體的電子文件。但目前人類基于印刷技術(shù)的紙質(zhì)文件記錄技術(shù)只能在紙張上表現(xiàn)文字或靜態(tài)圖片信息，因此對于聲音或者視頻類電子文件，還沒有可行的方法將其完整的記錄和表現(xiàn)在紙張上。而社會(huì)的發(fā)展、技術(shù)的進(jìn)步已經(jīng)帶來了越來越多的多媒體電子文件，以因特網(wǎng)上的Youtube、六間房、土豆網(wǎng)等網(wǎng)站為例，其中基于聲音和視頻的人類活動(dòng)記錄數(shù)量相當(dāng)巨大，而且其中很大一部分極具價(jià)值。即使對于相對傳統(tǒng)的政府和企事業(yè)單位，其日常工作中例如各類會(huì)議等活動(dòng)也在越來越多的形成聲像電子文件。這類電子文件卻恰恰無法用雙套制進(jìn)行保管。在可以預(yù)見的未來，印刷技術(shù)將不可能用來記錄聲音和視頻，因此多媒體電子文件的雙套制保管將嚴(yán)重缺失。如果不采用新的方式方法解決這一問題，那么將造成人類社會(huì)活動(dòng)記錄的缺失，檔案工作本身存在的必要性及合法性也將受到質(zhì)疑。

5、匹配對應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)

雙套制中紙質(zhì)副本存在的根本目的是保證電子文件的原始性、真實(shí)性，以保證其查考憑證等法律效力。

如果對某份電子文件產(chǎn)生懷疑，需要核對其紙質(zhì)副本時(shí)，最簡單的辦法就是從庫房中調(diào)出對應(yīng)的紙質(zhì)副本進(jìn)行比對。這一過程描述起來容易，真正做起來可能會(huì)存在困難，甚至無法完成。如果該電子文件僅僅是少量的文本或者表格數(shù)據(jù)，那么憑借人的肉眼就能進(jìn)行逐字逐句的比較核對。但是當(dāng)電子文件中的文字量很大時(shí)，這種比對將變得困難。由于紙質(zhì)副本一般只有惟一的一份，因此實(shí)際比對工作很有可能不允許普通用戶親自進(jìn)行，而是由工作人員操作。這樣枯燥的屏幕對紙張的比對工作將是對耐心、細(xì)心和抗疲勞能力的巨大考驗(yàn)。當(dāng)電子文件的內(nèi)容是圖片時(shí)，這種比對幾乎無法由人的感官來完成。首先圖片的內(nèi)容可能相當(dāng)復(fù)雜，比對難度很大；其次如果是彩色圖片，由于顯示器的成像原理與紙張打印的套色方式的差別，使得紙質(zhì)副本很難真實(shí)還原電子文件的色彩；另外，不同的顯示器顯示的色溫色域都有差別，不同的人對色彩的感知能力也有差別，這些也進(jìn)一步加大了圖片的比對難度。

由上述情況看，雙套制存在的實(shí)際意義將值得進(jìn)一步思考。如果僅僅是制作了大量的紙質(zhì)副本，卻又無法及時(shí)有效的提供查考比對，用以證明電子文件的完整性和真實(shí)性，那么這種雙套制將僅僅是形式上的雙套制，除了消耗大量的人力物力外，解決不了實(shí)際問題。

總之，現(xiàn)行電子文件雙套制是當(dāng)前技術(shù)條件下的一種無奈選擇，其間存在的危機(jī)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)當(dāng)引起檔案理論界和實(shí)踐工作者的高度重視。從國家戰(zhàn)略層面亟需加大對相關(guān)科研的投入力度，盡快研制出電子文件可靠的保管技術(shù)和方法，以適應(yīng)當(dāng)前電子文件廣泛使用的現(xiàn)實(shí)情況。

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作者單位：南京政治學(xué)院上海分院信息管理系