鄉(xiāng)鎮(zhèn)社區(qū)醫(yī)療服務(wù)中心檔案的管理

隨著鄉(xiāng)鎮(zhèn)社區(qū)醫(yī)療服務(wù)中心各項(xiàng)業(yè)務(wù)的不斷推進(jìn)，檔案管理工作已由原來的階段性工作轉(zhuǎn)變?yōu)槌Ｒ?guī)工作，社區(qū)醫(yī)療服務(wù)檔案工作也提到了議事日程。社區(qū)醫(yī)療檔案，是指在社區(qū)醫(yī)療服務(wù)工作中從事醫(yī)療、防疫、科研、教學(xué)、藥品管理、衛(wèi)生行政管理以及其他各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像以及其他不同載體、不同形式的歷史記錄，是社區(qū)醫(yī)療服務(wù)中心的寶貴財(cái)富。準(zhǔn)確把握新時(shí)期社區(qū)醫(yī)療服務(wù)中心發(fā)展的特點(diǎn)，加強(qiáng)社區(qū)醫(yī)療服務(wù)中心的檔案管理，是社區(qū)醫(yī)療服務(wù)中心檔案實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理的根本任務(wù)。

一、目前鄉(xiāng)鎮(zhèn)社區(qū)醫(yī)療服務(wù)中心檔案管理的現(xiàn)狀

（一）缺乏完善的指標(biāo)管理體系

到目前為止，社區(qū)醫(yī)療服務(wù)中心檔案的管理還沒有一整套科學(xué)統(tǒng)一的管理制度、標(biāo)準(zhǔn)。隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步和社會(huì)的發(fā)展，檔案的內(nèi)涵和外延都在發(fā)生變化，社區(qū)醫(yī)療服務(wù)中心在檔案管理工作中，由于還沒有統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)和模式，多數(shù)單位是根據(jù)自己的理解和實(shí)踐進(jìn)行管理，使許多應(yīng)該納入管理的檔案沒有納入。檔案管理工作缺乏系統(tǒng)化，主要體現(xiàn)在：

1、年初缺乏計(jì)劃，年底沒有考核，檔案管理狀況同科室的考評(píng)沒有直接掛鉤，缺乏規(guī)范化的措施。2、由于認(rèn)識(shí)程度不同，各科室的檔案管理水平參差不齊，沒有按照規(guī)定收集檔案的現(xiàn)象依然存在，檔案丟失、歸檔不及時(shí)、個(gè)人留存不交的情況時(shí)有發(fā)生，檔案的管理職責(zé)有待進(jìn)一步加強(qiáng)。3、由于社區(qū)醫(yī)療服務(wù)中心檔案管理制度不夠健全、規(guī)范，缺少適應(yīng)社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)體制的綜合性醫(yī)院檔案管理的新模式，檔案的分頭管理和分散保管現(xiàn)象嚴(yán)重，各自為政、標(biāo)準(zhǔn)不一，裝具參差不齊，檔案利用率低下，信息管理與檔案管理嚴(yán)重脫節(jié)，人力、物力和空間浪費(fèi)現(xiàn)象嚴(yán)重。

（二）檔案管理意識(shí)不強(qiáng)

社區(qū)醫(yī)療服務(wù)中心以醫(yī)療服務(wù)為根本任務(wù)，長期以來對(duì)社區(qū)醫(yī)療服務(wù)檔案缺乏嚴(yán)格的考核，在實(shí)際工作中往往出現(xiàn)檔案痕跡留存可有可無的模糊認(rèn)識(shí)。至今仍有不少同志，尤其是領(lǐng)導(dǎo)干部，對(duì)檔案管理意識(shí)還較淡薄，同時(shí)由于受人員、設(shè)施、經(jīng)費(fèi)等方面的限制，檔案管理工作受到冷遇。正是因?yàn)榇嬖谶@些問題，導(dǎo)致個(gè)別同志為了方便自己利用，任意扣壓或丟棄使用完畢的文件材料。

（三）檔案管理人員素質(zhì)有待提高

檔案管理人員知識(shí)更新不夠，業(yè)務(wù)素質(zhì)不高。檔案管理工作是專業(yè)性強(qiáng)、涵蓋面廣、涉及部門多、工作內(nèi)容繁雜的一項(xiàng)專業(yè)性工作。從目前看，各部門的檔案管理人員多為兼職人員，檔案、信息處理復(fù)合型人才就更為缺少，大部分檔案人員專業(yè)水平偏低。在社區(qū)醫(yī)療服務(wù)中心人才培養(yǎng)中，一般重視醫(yī)療技術(shù)人員素質(zhì)的提高和繼續(xù)教育，對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)提高沒有納入計(jì)劃和要求，檔案管理人員平時(shí)進(jìn)修學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)不夠，缺乏系統(tǒng)的檔案專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，缺乏創(chuàng)新和活力。

（四）檔案信息開發(fā)不足，檔案利用率偏低

社區(qū)醫(yī)療服務(wù)中心開發(fā)利用檔案僅滿足于“查閱文件”的被動(dòng)封閉式的狀況，只是發(fā)揮其簡單的自然屬性，使大部分檔案信息處于“沉睡”狀態(tài)，從而失去了檔案存在的價(jià)值。同時(shí)檔案的分散管理也間接導(dǎo)致了檔案管理人員難以對(duì)檔案信息進(jìn)行綜合研究和開發(fā)利用，檔案室也就不能提供綜合性、宏觀性、整體性強(qiáng)的檔案信息，這也就直接導(dǎo)致了檔案利用率的低下。

（五）檔案管理尚未與醫(yī)療業(yè)務(wù)建設(shè)同步規(guī)劃、同步發(fā)展

在社區(qū)醫(yī)療服務(wù)中心近期和遠(yuǎn)期規(guī)劃中，一般對(duì)社區(qū)醫(yī)療服務(wù)中心規(guī)模、醫(yī)療設(shè)備、技術(shù)水平、人員結(jié)構(gòu)等都作了比較詳盡的規(guī)則。而對(duì)檔案管理、檔案設(shè)備投入等考慮較少或完全未納入規(guī)劃中，造成檔案管理水平無法與醫(yī)療業(yè)務(wù)同步發(fā)展。一些單位由于醫(yī)療用房緊張，擠占檔案用房現(xiàn)象普遍。另外，檔案管理設(shè)備陳舊，管理技術(shù)落后，運(yùn)用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理檔案的較少，基本還停留在手工收集、檢索階段。檔案管理與醫(yī)療服務(wù)的不協(xié)調(diào)發(fā)展必然導(dǎo)致檔案信息的開發(fā)不足，并最終導(dǎo)致醫(yī)療服務(wù)丟失檔案信息保障的后果。

二、加強(qiáng)社區(qū)醫(yī)療服務(wù)中心檔案管理的對(duì)策

（一）理順關(guān)系，健全制度，拓展檔案的歸檔范圍

社區(qū)醫(yī)療檔案是國家檔案的重要組成部分，是發(fā)展醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)及其他各項(xiàng)工作的必要條件和依據(jù)，是重要的信息資源，是國家的寶貴財(cái)富，應(yīng)在國家檔案行政管理部門“統(tǒng)籌規(guī)劃，組織協(xié)調(diào)，統(tǒng)一制度，監(jiān)督和指導(dǎo)”下，由縣衛(wèi)生管理部門檔案機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)社區(qū)醫(yī)療服務(wù)中心檔案工作的具體監(jiān)督和指導(dǎo)。社區(qū)醫(yī)療服務(wù)中心應(yīng)明確一名領(lǐng)導(dǎo)分管檔案工作，把檔案工作納入領(lǐng)導(dǎo)議事日程，切實(shí)解決檔案工作中存在的實(shí)際問題。

社區(qū)醫(yī)療服務(wù)中心應(yīng)理順檔案管理體制，建立綜合檔案工作機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)本單位的檔案工作和統(tǒng)一管理本部門形成的各種載體的全部檔案（病歷檔案除外）。各單位應(yīng)根據(jù)工作實(shí)際配備1-2名專兼職檔案工作人員。建立科學(xué)的檔案管理體系，健全檔案管理制度，是促進(jìn)檔案工作規(guī)范管理的關(guān)鍵。要結(jié)合本單位檔案工作實(shí)際，建立健全檔案接收、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等一系列的規(guī)章制度和檔案管理人員崗位責(zé)任制，使檔案工作各環(huán)節(jié)的運(yùn)行有章可循，使各部門按照各自的職責(zé)和歸檔范圍進(jìn)行收集、積累和整理。對(duì)各科室的各類檔案材料進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，增加檔案管理的綜合性和獨(dú)立性，編制統(tǒng)一的分類大綱，把各門類的檔案作為一個(gè)有機(jī)整體，用統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范系統(tǒng)地進(jìn)行整理，統(tǒng)一分類編號(hào)。完善的制度與職責(zé)，將使檔案管理有法可依、有章可循，使檔案人員管理檔案更加規(guī)范，對(duì)檔案管理水平的提高有著十分重要的保障作用。

社區(qū)醫(yī)療服務(wù)中心要建立健全文件材料的形成、積累和歸檔制度，并納入各類專業(yè)技術(shù)人員和管理人員的職責(zé)范圍，確保每項(xiàng)重要的醫(yī)療、防疫、科研、教學(xué)、藥品管理、行政管理等工作都有完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的文件材料歸檔。

（二）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，重視宣傳，增強(qiáng)全員檔案管理意識(shí)

領(lǐng)導(dǎo)重視和支持是做好醫(yī)院檔案工作的前提條件和重要保證。各級(jí)社區(qū)醫(yī)療服務(wù)中心應(yīng)切實(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)。領(lǐng)導(dǎo)重視是檔案管理的前提，要把檔案管理納入重要議事日程，作為社區(qū)醫(yī)療服務(wù)中心發(fā)展的重要內(nèi)容來抓，與社區(qū)醫(yī)療服務(wù)中心業(yè)務(wù)建設(shè)同步規(guī)劃、同步發(fā)展。要大力宣傳檔案工作，使社區(qū)醫(yī)療服務(wù)中心領(lǐng)導(dǎo)、管理者、職工都能充分認(rèn)識(shí)檔案工作的重要性，認(rèn)識(shí)檔案與日常工作和生活的密切關(guān)系，更好地支持檔案管理工作。

（三）重視社區(qū)醫(yī)療服務(wù)中心檔案規(guī)劃，促進(jìn)檔案建設(shè)與業(yè)務(wù)建設(shè)同步發(fā)展

社區(qū)醫(yī)療服務(wù)中心檔案管理作為社區(qū)醫(yī)療服務(wù)中心管理的重要組成部分，在社區(qū)醫(yī)療服務(wù)中心的建設(shè)和發(fā)展中是不可缺少或替代的。社區(qū)醫(yī)療服務(wù)中心在制定中長期規(guī)劃中，應(yīng)充分考慮檔案管理的設(shè)計(jì)和建設(shè)，要根據(jù)社區(qū)醫(yī)療服務(wù)中心發(fā)展規(guī)模和需要，不斷增加投入，加大檔案管理的建設(shè)力度，使檔案管理的用房條件、設(shè)備配置、人員配備、業(yè)務(wù)培訓(xùn)、管理水平等綜合實(shí)力與社區(qū)醫(yī)療服務(wù)中心的業(yè)務(wù)發(fā)展相適應(yīng)。

（四）加強(qiáng)投入，提高配備，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化

重視檔案的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，不斷改善檔案安全保管條件。有條件的單位還應(yīng)配備計(jì)算機(jī)、掃描儀、數(shù)碼相機(jī)、刻錄機(jī)及檔案管理軟件等，提高檔案信息的基礎(chǔ)質(zhì)量，擴(kuò)充檔案的種類，使社區(qū)醫(yī)療服務(wù)中心發(fā)生的重大事件，不僅有文字、照片、錄像甚至光盤等電子檔案，而且利用方便，逐漸實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。

（五）重視人才培養(yǎng)，提高人員素質(zhì)

要將檔案人員培養(yǎng)納入社區(qū)醫(yī)療服務(wù)中心人才培養(yǎng)計(jì)劃，應(yīng)加大對(duì)檔案人員教育培訓(xùn)的力度，鼓勵(lì)支持檔案管理人員的學(xué)歷教育和業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)及培訓(xùn)，通過在職學(xué)習(xí)、短期培訓(xùn)等方式，有計(jì)劃、有針對(duì)性地對(duì)檔案管理人員進(jìn)行全面系統(tǒng)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。社區(qū)醫(yī)療服務(wù)中心的專職檔案人員及兼職檔案人員都應(yīng)做到持證上崗，學(xué)歷層次應(yīng)在大專以上，有條件的應(yīng)參加檔案管理專業(yè)的職稱考試，取得檔案管理專業(yè)的職稱，全面提高檔案管理人員素質(zhì)，推動(dòng)檔案管理水平的提高。

（六）開發(fā)利用檔案資源，使檔案資源為社區(qū)醫(yī)療工作服務(wù)

檔案資源的開發(fā)利用是檔案管理的主要目的，通過檔案的深層開發(fā)，提高檔案的使用價(jià)值，為社區(qū)醫(yī)療服務(wù)中心業(yè)務(wù)、管理及患者服務(wù)。因此，檔案管理人員要樹立服務(wù)意識(shí)，使社區(qū)醫(yī)療服務(wù)的檔案為臨床醫(yī)療、教學(xué)、科研工作服務(wù)。同時(shí)積極開展多種編研活動(dòng)，對(duì)信息進(jìn)行開發(fā)，編寫各種專題匯編，為利用者提供多方面、有實(shí)效的信息。另外還要加強(qiáng)檔案利用反饋信息的管理，以滿足醫(yī)療、教學(xué)和科研工作的需求，從而提高檔案的利用率，充分發(fā)揮其社會(huì)效益，也由此提高檔案在社區(qū)醫(yī)療服務(wù)中心管理中的地位和作用，促進(jìn)檔案建設(shè)。

作者單位：北京市延慶縣檔案局