滿足公眾休閑與檔案利用的對策

檔案的休閑利用是指人們在基本需求得到滿足的前提下，利用自由時(shí)間去檔案館查詢檔案以滿足個(gè)人的興趣和愛好，達(dá)到休息、消遣的目的，并且使自己的素質(zhì)得到提高的活動。因此，檔案的休閑利用具有利用需求的不確定性①、利用行為自主性②以及利用時(shí)間業(yè)余性和利用目的消遣性等特點(diǎn)。檔案休閑利用者的群體包括各行各業(yè)、不同年齡段有空閑時(shí)間的用戶，利用檔案更多的是在好奇心、求知欲和業(yè)余愛好等需求驅(qū)動下，主動利用檔案的行為；而且基本是在每天8小時(shí)以外的業(yè)余時(shí)間和雙休日或節(jié)假日里進(jìn)行的。

一、檔案休閑利用的障礙

根據(jù)檔案休閑利用的特點(diǎn)，我國目前檔案管理工作中存在一些問題，不利于檔案的休閑利用。

1、館藏內(nèi)容單一，結(jié)構(gòu)不完善

目前各級綜合性檔案館是我國公共檔案館的主體，主要保存各級黨委、政府以及其他機(jī)構(gòu)的檔案，而政府職能又具有相似性，因此檔案館館藏主要是政府的政策性、綜合性、法規(guī)性的文書檔案。館藏檔案的結(jié)構(gòu)、組成與內(nèi)容都較為單一，有關(guān)公眾生產(chǎn)生活的歷史記錄比較少，這樣的館藏結(jié)構(gòu)很難適應(yīng)檔案館為利用者提供休閑服務(wù)的要求。

2、利用工作滯后，檢索途徑單一

在我國檔案利用的模式一般是以原件提供利用為主，要求檔案利用者親自到檔案館提出利用申請，然后登記查閱。由于我國的檔案整理主要是以全宗為單位進(jìn)行的，所以當(dāng)利用者要獲取關(guān)于某一領(lǐng)域、某一主題的檔案時(shí)，限于目前檔案館檢索工具比較的簡單，可能不得不花上大量的時(shí)間，若主題不明確將會更加困難。

3、形象定位不明確，公眾服務(wù)意識薄弱

檔案館雖是大眾性文化事業(yè)機(jī)構(gòu)，但大多設(shè)在政府機(jī)關(guān)內(nèi)部，防衛(wèi)嚴(yán)密；而且大多數(shù)檔案館的作息時(shí)間沿襲行政部門的工作時(shí)間，依然是“早8晚5”，雙休日、節(jié)假日照常休息③。這就造成檔案休閑利用上的時(shí)間矛盾，不能在公眾休閑時(shí)間提供檔案的利用服務(wù)。這與其文化事業(yè)機(jī)構(gòu)的定位還存在一定的差距。

二、檔案休閑利用的對策

為滿足休閑時(shí)代背景下人們對檔案休閑利用的需求，檔案館應(yīng)從以下幾個(gè)方面著手。

1、優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)，建立覆蓋民生、覆蓋人民群眾的檔案資源體系

具有地域文化特色的、豐富的館藏檔案資源，是檔案館提供休閑服務(wù)的基礎(chǔ)，要改變過去“重物輕人、重事輕人”的檔案價(jià)值觀念，做好檔案的收集與鑒定工作。

（1）收集

首先嚴(yán)格控制檔案文件進(jìn)館的比例。我國檔案文件的進(jìn)館率一直偏高，達(dá)到歸檔文件的50%以上，在接收檔案時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格控制檔案文件進(jìn)館比例，并逐步與國際常規(guī)接軌，我國可保持在5%~15%之間，即只接收價(jià)值較大的永久檔案。其次，注重公眾和社會需要，擴(kuò)大檔案文獻(xiàn)的收集范圍。有重點(diǎn)有選擇地收集社會各行各業(yè)的各種類型的檔案文獻(xiàn)、以社會公眾為主體的檔案文獻(xiàn)以及反映地方歷史風(fēng)貌與人文景觀等方面的檔案。注重歷史細(xì)節(jié)記錄、口述史料、地方特色檔案以及民間存世檔案史料等的收集。如目前要以關(guān)心民生為著力點(diǎn)，圍繞解決群眾最關(guān)心的知青、勞模、工資改革、拆遷等問題，做好檔案資源的收集和開發(fā)利用工作。第三，增加有利于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下提供給利用者休閑利用的以錄音、錄像、磁帶、數(shù)碼照片等為載體的檔案。

（2）鑒定

鑒定是優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)的重要工作，也是檔案休閑利用的基礎(chǔ)。檔案館必須站在為祖國、為社會的未來記憶挑選檔案的角度，進(jìn)行鑒定戰(zhàn)略規(guī)劃④，借鑒國外檔案管理及電子文件管理的經(jīng)驗(yàn)，研究“自上而下”、從“前端”進(jìn)行系統(tǒng)控制的宏觀鑒定戰(zhàn)略的可行性，充分發(fā)揮檔案局的組織協(xié)調(diào)能力，對機(jī)關(guān)進(jìn)行總體的鑒定業(yè)務(wù)規(guī)劃，提高檔案館館藏檔案的綜合水平（聯(lián)系性、易檢索、易利用），為檔案館休閑文化功能的發(fā)揮提供基礎(chǔ)條件。

（3）整合資源，建設(shè)區(qū)域檔案信息資源庫

豐富的館藏資源，是檔案休閑利用的根本保障。應(yīng)該根據(jù)檔案事業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略，統(tǒng)一規(guī)劃，以省檔案館為節(jié)點(diǎn)，建設(shè)區(qū)域檔案信息資源庫，以此為基礎(chǔ)構(gòu)筑全國檔案信息資源總庫，為檔案的休閑利用奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。目前浙江、安徽、廣東、上海、山東、深圳等地積極進(jìn)行了檔案資源整合，實(shí)行各類檔案的相對集中管理，大量與公眾切身利益相關(guān)的，如房地產(chǎn)、婚姻、知青、改制企業(yè)、土地承包、林權(quán)制度改革、農(nóng)村稅費(fèi)改革、城市低保、農(nóng)民工、勞模、移民、拆遷、社保、復(fù)退軍人等相關(guān)民生檔案被及時(shí)地從各個(gè)形成部門接收到國家綜合檔案館，為公眾服務(wù)⑤。

2、充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，拓展檔案休閑利用的范圍

檔案的休閑利用是面向用戶的，檢索工具編制的深度和廣度將直接影響用戶需求的滿足程度，從長遠(yuǎn)來看，是關(guān)系到鞏固用戶群的問題。首先，必須改變原有的主要依靠案卷目錄“一本賬”的局面，逐步形成一個(gè)實(shí)用的檔案檢索工具體系，使利用者能夠從不同角度、不同方式、不同層次進(jìn)行檢索，滿足利用者查找檔案信息“全、準(zhǔn)、快”和對利用途徑求易的需求。為了方便社會公眾快速查找需要的政府公開信息，上海市檔案館主辦的“上海檔案信息網(wǎng)”以政府部門的職能分工為基礎(chǔ)，以市民日常生活中經(jīng)常會遇到的有關(guān)信息查詢問題為切入點(diǎn)，構(gòu)建了一個(gè)以使用方便為主要特點(diǎn)的政府公開信息類目查詢系統(tǒng)——政府公開信息查詢實(shí)用類目分類體系，使社會公眾能夠通過互聯(lián)網(wǎng)從紛繁復(fù)雜的政府公開信息中快速找到所需信息。⑥其次，充分利用以計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為主的現(xiàn)代信息技術(shù)，對全國范圍內(nèi)的檔案資源進(jìn)行有機(jī)整合，建設(shè)全國性的檔案目錄中心和不同類型、滿足不同層次需求的檔案數(shù)據(jù)庫⑦，形成一個(gè)休閑檔案資源共享平臺，使檔案利用者能夠跨越時(shí)空對所需檔案、資料進(jìn)行查詢利用，把封閉的檔案服務(wù)拓展成開放性、社會化的服務(wù)，進(jìn)一步擴(kuò)大檔案館在公眾文化休閑機(jī)構(gòu)中的影響力。2007年11月4日，中國第一歷史檔案館“全文數(shù)字化清代檔案文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫”一期建設(shè)成果通過專家評審，入庫檔案實(shí)現(xiàn)了“字字可查、句句可檢”⑧。第三，建立高效的網(wǎng)絡(luò)檔案檢索系統(tǒng)，能夠準(zhǔn)確地揭示檔案信息和精確存址。通過網(wǎng)絡(luò)檔案檢索系統(tǒng)能夠使公眾了解檔案館的基本信息，如各個(gè)部門機(jī)構(gòu)的開放時(shí)間、是否可以通過網(wǎng)上預(yù)約登記，是否可以進(jìn)行網(wǎng)上傳輸和在線利用等。上海檔案信息網(wǎng)已實(shí)現(xiàn)館藏檔案及資料、政府公開信息、已公開現(xiàn)行文件的網(wǎng)上查檔。進(jìn)入上海檔案信息網(wǎng)的網(wǎng)上數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，可以根據(jù)需要檢索檔案目錄，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上預(yù)約調(diào)卷；已建成的上海市檔案目錄中心能夠準(zhǔn)確地揭示檔案文獻(xiàn)所存放的地址。⑨

3、塑造“以人為本”服務(wù)公眾的開放形象，實(shí)現(xiàn)檔案利用的社會化

檔案館的形象是指公眾對于檔案館的總體評價(jià)，是檔案館的組織要素和組織行為在公眾中產(chǎn)生的總體形象。根據(jù)第十四屆國際檔案大會關(guān)于“檔案在休閑社會中作用”的論述，檔案館應(yīng)遵循三條原則，即檔案將對所有人開放；檔案館服務(wù)質(zhì)量的高低取決于檔案利用人次的多少；檔案館在信息社會中的角色和任務(wù)應(yīng)更為寬廣。為此檔案館應(yīng)該采取多種形式、不同措施提供多層次的社會化服務(wù)，塑造“以人為本”服務(wù)公眾的開放形象。例如在檔案館選址造型、結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)、平面布局、內(nèi)外環(huán)境等方面就應(yīng)體現(xiàn)出濃郁的公共文化設(shè)施特征，努力營造開放、舒適、休閑的檔案館空間環(huán)境，拉近檔案館與公眾之間的感情。美國國家檔案館建在華盛頓特區(qū)中心，是國會大廈、白宮、最高法院、國會圖書館、華盛頓紀(jì)念塔、林肯紀(jì)念堂等著名建筑的組成部分；日本國立公文書館（即日本國家檔案館）設(shè)在美麗的北之丸公園內(nèi)，近鄰皇宮，是日本東京文化建筑群體的組成部分；優(yōu)越的區(qū)位增加了檔案館的文化品位。上海外灘檔案館設(shè)有文化氛圍濃郁的開放式服務(wù)區(qū)，建有大規(guī)模展廳，為利用者提供了休閑娛樂的場所。檔案館還可以通過建立“公眾開放日”、舉辦檔案展覽、開設(shè)檔案網(wǎng)站等，最大限度地消除休閑利用者利用檔案的障礙，使檔案利用進(jìn)一步貼近社會公眾，讓利用者切身感受到利用檔案的方便、快捷與舒適。

注釋：

①②傅榮校、郭佩素：《從普遍利用到休閑利用——對檔案館與公眾關(guān)系的考察》，《檔案管理》，2005年第6期。

③魏莉：《檔案館文化形象的塑造》，《檔案管理》，2001年第5期。

④曹宇：《從檔案館文化休閑功能看我國檔案鑒定的轉(zhuǎn)向》，《北京檔案》，2004年第6期。

⑤⑧中國檔案資訊網(wǎng)：http://www.zgdazxw.com.cn/

⑥⑨上海檔案信息網(wǎng)：http://www.archives.sh.cn/

⑦陸小妹：《網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案價(jià)值變化對利用工作的影響》，《北京檔案》，2006年第6期。

*本文系江西省社會科學(xué)研究“十一五”（2006-2007年）規(guī)劃項(xiàng)目《檔案的休閑利用與公眾關(guān)系研究》（項(xiàng)目批準(zhǔn)號：06TW10）系列研究成果之一。

作者單位：南昌大學(xué)，江西省檔案局