加大檔案執(zhí)法檢查力度的措施

檔案行政執(zhí)法檢查是指各級檔案行政管理部門依法對管轄范圍內(nèi)的行政相對人是否遵守檔案法律法規(guī)的規(guī)定所進(jìn)行的查證、考核等行政行為。目前，就區(qū)縣檔案局對基層單位開展檔案執(zhí)法檢查來看，執(zhí)法檢查效果并不理想。檔案執(zhí)法檢查力度不大，直接影響了區(qū)縣檔案事業(yè)的發(fā)展速度。要改變這一狀況，區(qū)縣檔案局要從自身做起，加大檔案執(zhí)法檢查力度。

一、檔案宣傳重點(diǎn)向檔案執(zhí)法監(jiān)督檢查工作轉(zhuǎn)移，營造檔案執(zhí)法檢查的有利環(huán)境

多年來，區(qū)縣檔案局檔案宣傳的重點(diǎn)是《檔案法》和《檔案法實(shí)施辦法》，缺少對檔案法規(guī)的系統(tǒng)宣傳，影響了檔案執(zhí)法檢查的效果。要想改變現(xiàn)狀，加大檔案執(zhí)法檢查力度，應(yīng)在原有宣傳的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)宣傳《檔案執(zhí)法監(jiān)督檢查工作暫行規(guī)定》，對重點(diǎn)條款重點(diǎn)宣傳，如《責(zé)令限期整改通知書》的情況以及針對執(zhí)法檢查人員進(jìn)行執(zhí)法檢查的主要和具體形式、執(zhí)法檢查程序、出查要求等重點(diǎn)宣傳。這樣的宣傳既可以在平時(shí)展開，也可以在檢查前或檢查中重點(diǎn)宣傳。

二、改進(jìn)工作方法，采用新的檔案執(zhí)法檢查形式

區(qū)縣檔案執(zhí)法檢查按時(shí)間可分為日常檢查和年終檢查，日常檢查多由區(qū)縣檔案局單獨(dú)進(jìn)行，年終檢查多是聯(lián)合同級法制部門或上級有關(guān)部門共同進(jìn)行，比較而言年終執(zhí)法檢查力度要大于日常執(zhí)法檢查力度，這里主要就年終檔案執(zhí)法檢查來談執(zhí)法檢查新形式。原區(qū)縣級年終檔案執(zhí)法檢查全部是區(qū)屬人員即檔案局執(zhí)法人員、法制部門執(zhí)法人員和區(qū)級有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)參加，使監(jiān)督基層單位檔案工作的具體形式與檔案評先結(jié)合，分組進(jìn)行檢查，集中幾天時(shí)間檢查完畢，原檢查形式時(shí)間緊，檢查比較粗糙，只檢查結(jié)果不解決問題，沒有引起基層檔案員的重視，無法調(diào)動(dòng)他們的積極性。

要解決以上問題，就要改進(jìn)工作方法，采用新的執(zhí)法檢查形式，達(dá)到加大檔案執(zhí)法檢查力度的目的。執(zhí)法檢查新形式應(yīng)讓基層檔案員參與進(jìn)來，調(diào)動(dòng)他們的積極性，引起他們對執(zhí)法檢查的重視；要保證執(zhí)法檢查時(shí)間寬裕，對基層檔案工作查全查細(xì)；對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題當(dāng)場提出建議，要求基層單位領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)場表態(tài)制定具體解決辦法；針對檔案工作存在問題多、問題嚴(yán)重的單位，應(yīng)邀請上級檔案行政管理部門和區(qū)縣級領(lǐng)導(dǎo)共同對基層單位進(jìn)行檢查，引起基層單位領(lǐng)導(dǎo)和檔案員的共同重視，促進(jìn)檔案工作進(jìn)步。

如前幾年，平谷區(qū)年終檔案執(zhí)法檢查是區(qū)檔案局聯(lián)合區(qū)法制辦共同開展，并邀請區(qū)委、區(qū)人大、區(qū)政府、區(qū)政協(xié)領(lǐng)導(dǎo)參加的，但實(shí)際區(qū)領(lǐng)導(dǎo)只參加檢查動(dòng)員會和檢查匯報(bào)會。檢查人員一般以區(qū)檔案局和區(qū)法制辦人員為主，分成幾組，每組每天少則檢查四五家單位，多則檢查六七家單位，集中三四天時(shí)間，全區(qū)一百多家一二級立檔單位全部檢查一遍，這種檢查形式并沒有達(dá)到執(zhí)法檢查的預(yù)期目標(biāo)。2008年平谷區(qū)年終檔案執(zhí)法檢查采用了新形式，按“歸屬系統(tǒng)”分組，采取組內(nèi)互查，除區(qū)檔案局和區(qū)法制辦執(zhí)法人員進(jìn)行檢查外，小組成員單位檔案員全部參與檢查，先集中到小組選出的先進(jìn)典型單位進(jìn)行集中檢查、學(xué)習(xí)，然后對小組成員單位逐一檢查，半天檢查一家單位，做到互查、互幫、互學(xué)?；鶎訖n案員通過“互檢”能夠直觀地找出本單位與先進(jìn)單位、本人與先進(jìn)檔案員的差距。并且由于這一差距是檔案員自己實(shí)際看到的，所以相對而言就容易接受。執(zhí)法檢查時(shí)間相對寬裕，有時(shí)間就發(fā)現(xiàn)的問題要求基層單位領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)場表態(tài)解決，如在中醫(yī)院檢查時(shí)，其單位領(lǐng)導(dǎo)就其檔案庫房不合要求的問題當(dāng)場表態(tài)，向檢查組匯報(bào)了臨時(shí)解決辦法，檢查組表示同意。這種新方式確實(shí)能夠促進(jìn)檔案工作發(fā)展，達(dá)到執(zhí)法檢查預(yù)期目的，是加大執(zhí)法檢查力度的重要手段。

三、完善檔案執(zhí)法制度，嚴(yán)格執(zhí)行執(zhí)法檢查程序

1992年3月30日，國家檔案局發(fā)布并實(shí)施了《檔案執(zhí)法監(jiān)督檢查工作暫行規(guī)定》（以下簡稱《暫行規(guī)定》）。之后，各地陸續(xù)制定了具體的《實(shí)施辦法》，并執(zhí)行至今。目前來看《暫行規(guī)定》和地方具體的《實(shí)施辦法》有些條款已經(jīng)過時(shí)，需要完善。如上述規(guī)章制度規(guī)定的《檔案執(zhí)法證》由省級檔案行政管理部門頒發(fā)，與實(shí)際不符，現(xiàn)在各種《執(zhí)法證》全部由法制部門頒發(fā)，此項(xiàng)規(guī)定應(yīng)及早修訂。

《暫行規(guī)定》和地方具體的《實(shí)施辦法》對檔案執(zhí)法檢查程序做了詳細(xì)的規(guī)定，嚴(yán)格執(zhí)法程序是加大執(zhí)法檢查力度的條件保證。如《北京市平谷區(qū)檔案局規(guī)范檔案執(zhí)法監(jiān)督檢查行為實(shí)施辦法（試行）》明確規(guī)定執(zhí)法檢查時(shí)執(zhí)法檢查人員每次不得少于二人，并應(yīng)同時(shí)出示《執(zhí)法證》，執(zhí)法檢查文書嚴(yán)格履行簽字手續(xù)，反饋意見當(dāng)場反饋給當(dāng)事人保留等，嚴(yán)格履行上述程序是保證加大執(zhí)法檢查力度的必要條件。

四、檔案執(zhí)法檢查內(nèi)容重點(diǎn)突出

加大檔案執(zhí)法檢查力度，應(yīng)增強(qiáng)檔案執(zhí)法檢查的針對性，突出檔案執(zhí)法檢查的重點(diǎn)內(nèi)容，努力掌握第一手資料，切實(shí)抓住一些實(shí)質(zhì)性重點(diǎn)問題，每年有重點(diǎn)地選擇有關(guān)問題開展執(zhí)法檢查，使執(zhí)法檢查有的放矢。如2008年平谷區(qū)檔案局就是針對全年重點(diǎn)工作、2007年年終和2008年前三季度檔案執(zhí)法檢查發(fā)現(xiàn)的普遍問題以及基層單位報(bào)送的自查報(bào)告所反映的重點(diǎn)問題，確定了年終檔案執(zhí)法檢查的重點(diǎn)內(nèi)容，即奧運(yùn)與民生檔案的收集、檔案現(xiàn)代化和檔案庫房安全。因?yàn)闄z查重點(diǎn)有檔案現(xiàn)代化和檔案庫房安全內(nèi)容，促使區(qū)殘聯(lián)、科委等單位當(dāng)場把檔案室低配置電腦更換成高配置電腦；區(qū)中醫(yī)院當(dāng)場決定（為避免檔案發(fā)生安全事故）把庫房檔案暫時(shí)分放到會計(jì)室和辦公室保存。此方式有力地保證了執(zhí)法檢查預(yù)期目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

五、提高執(zhí)法員素質(zhì)，增強(qiáng)執(zhí)法能力

在完善檔案執(zhí)法人員選拔任用考核機(jī)制的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)對檔案執(zhí)法員的培訓(xùn)教育，使他們不斷提高理論政策水平、法制業(yè)務(wù)水平和公務(wù)交際等綜合素質(zhì)，努力培養(yǎng)一支高素質(zhì)的檔案執(zhí)法員隊(duì)伍。培訓(xùn)既可以是理論知識培訓(xùn)，也可以是實(shí)踐活動(dòng)。例如平谷區(qū)檔案局每年都堅(jiān)持聘請市局法律專家或邀請本局業(yè)務(wù)主管領(lǐng)導(dǎo)給檔案執(zhí)法員和執(zhí)法聯(lián)絡(luò)員進(jìn)行理論知識培訓(xùn)；對業(yè)務(wù)不熟練的執(zhí)法人員由老執(zhí)法人員帶領(lǐng)開展執(zhí)法檢查實(shí)踐活動(dòng)。通過兩種培訓(xùn)方式，執(zhí)法員個(gè)人綜合素質(zhì)得到全面提高，檔案執(zhí)法能力得以顯著提升，進(jìn)而達(dá)到了加大執(zhí)法檢查力度的目的。

六、采用“聲像齊全”的執(zhí)法檢查記錄手段

隨著社會的發(fā)展，檔案的數(shù)量越來越多，檔案違法案件的數(shù)量也隨之增多，檔案行政管理部門需要采用多樣的、先進(jìn)的檔案執(zhí)法檢查記錄手段，增強(qiáng)違法取證的能力。完整真實(shí)的執(zhí)法檢查記錄不僅有利于違法取證，而且有利于規(guī)范和監(jiān)督執(zhí)法行為，促進(jìn)基層單位檔案工作的進(jìn)步和發(fā)展。

隨著科技的發(fā)展和現(xiàn)代化辦公水平的提高，檔案工作也日趨規(guī)范化、科學(xué)化和現(xiàn)代化。因此，檔案執(zhí)法檢查記錄單純的依賴文字形式，已不符合現(xiàn)代社會的發(fā)展趨勢，“聲像齊全”的全新記錄手段在執(zhí)法檢查中應(yīng)該被廣泛應(yīng)用。如平谷區(qū)檔案局在檔案執(zhí)法檢查中，使用照相機(jī)或錄像機(jī)對執(zhí)法檢查進(jìn)行全程、實(shí)時(shí)記錄。2008年在對區(qū)屬某權(quán)力部門執(zhí)法檢查時(shí)，使用照相機(jī)對執(zhí)法檢查進(jìn)行記錄，此種手段引起了其單位領(lǐng)導(dǎo)的重視，一改以往對檔案執(zhí)法檢查不友好的態(tài)度，虛心地接受檔案執(zhí)法人員提出的問題，并表示對此問題高度重視，回頭研究后立即改進(jìn)。執(zhí)法檢查記錄手段的加強(qiáng)，確實(shí)能夠加大執(zhí)法檢查力度。

七、依法加大行政處罰力度

依法行使行政處罰權(quán)是加大執(zhí)法檢查力度的重要體現(xiàn)。

從《檔案法》頒布以來，已有二十多年，公民的檔案意識有了很大提高，各單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案的重視程度也有明顯改變，但他們變化的速度與社會發(fā)展速度相比，顯得非常慢，主要原因是檔案行政管理部門沒有充分行使處罰權(quán)。實(shí)際工作中，檔案行政管理部門對基層檔案工作表揚(yáng)多于批評，這種做法勢必影響基層檔案工作者的責(zé)任心，既影響了基層檔案員的進(jìn)取心，也影響了基層單位領(lǐng)導(dǎo)的工作“重心”。要提高二者的責(zé)任心，必須加大行政處罰力度，促進(jìn)二者進(jìn)步的速度。

總之，檔案執(zhí)法檢查要根據(jù)社會檔案環(huán)境和檔案工作者的檔案意識水平不斷進(jìn)行調(diào)整，檔案執(zhí)法員要練好內(nèi)功，加強(qiáng)宣傳，強(qiáng)化執(zhí)法記錄手段，加大處罰力度，促進(jìn)檔案工作整體水平的不斷提高。

作者單位：北京市平谷區(qū)檔案局