檔案利用過程的“倒金字塔”現(xiàn)象

按照信息論原理，檔案開發(fā)利用實質(zhì)上是信息外化的表現(xiàn)，即信息由內(nèi)在的“不能自主表現(xiàn)”實現(xiàn)“自我表現(xiàn)”的過程。在這一過程中，信息的外化受到管理性思維和工作方法的制約，而這種制約導(dǎo)致了檔案利用中過程和結(jié)果“倒金字塔”的特有現(xiàn)象。

一、“倒金字塔”現(xiàn)象的發(fā)現(xiàn)

“倒金字塔”結(jié)構(gòu)一般存在于“檔案文獻的質(zhì)與量之間關(guān)系的不平衡性”①，但是在利用過程的程序與結(jié)果之間也存在著這種“倒金字塔”現(xiàn)象。

根據(jù)筆者對北京、上海、蘭州、西安等多家教育直屬高校檔案館的調(diào)查，高校檔案館的利用過程普遍存在“程序耗時”和“結(jié)果”對比嚴重失衡的問題。如北京地區(qū)某高校在挖掘?qū)W校歷史文化遺產(chǎn)的過程中，發(fā)現(xiàn)對該校宣傳定位的一句詩文無法獲知其來源，只提到60周年校慶時某校友曾在回憶錄中提及。為了盡快找到這句詩文的來源，該校檔案館發(fā)動了全體館員對涉及校友回憶的檔案近百卷進行了全面的梳理、搜尋，耗費了兩周的時間，推遲了各項日常工作，但仍一無所獲。

再如某美術(shù)學(xué)院和周邊建筑物業(yè)主對風(fēng)雨操場是否是違章建筑問題的爭議。如果沒有相關(guān)的檔案證明材料，該校不僅聲譽受損，而且要承擔(dān)附近孩子在該操場不慎摔傷而造成的法律責(zé)任。經(jīng)過對該校檔案室內(nèi)檔案的仔細查找，終于找到了相關(guān)的證明材料，從而挽回了損失，避免了名譽受損。

類似的情況幾乎在筆者調(diào)查的幾十所高校中都有體現(xiàn)，在筆者組成的《社會轉(zhuǎn)型期高校檔案開發(fā)利用問題與對策研究》小組的調(diào)查問卷中，關(guān)于是否存在“耗時”和“結(jié)果”對比嚴重失衡問題時，91%的高校都表示存在類似的情況②。

檔案利用的過程類似于問題“求解”的過程。在這個過程中，對檔案信息的考據(jù)占據(jù)了大量的時間，但結(jié)果卻往往處于并不理想的狀態(tài)。上面舉的兩個例子，一個是結(jié)果為零，從而勞動成果為“負”的情況，而另外一個則是結(jié)果和勞動均為“正”。

通過研究我們發(fā)現(xiàn)，檔案信息的利用恰好處于一個功能性的服務(wù)時期，即檔案提供者的勞動是否有價值，是否為“正”，完全取決于利用者的需求是否能夠滿足。

這一過程恰恰是矛盾的，即往往是檔案提供者需要耗費大量的勞動（體現(xiàn)為時間的無意義消耗），但是結(jié)果卻比較單一和純粹，甚至這一結(jié)果的社會價值并不高。這是一個嚴重不平衡的倒金字塔模型：金字塔的上層代表了檔案信息提供者在浩淼的檔案信息中搜尋，但結(jié)果卻只體現(xiàn)為倒金字塔塔尖。

這一現(xiàn)象也就是檔案利用過程中經(jīng)常出現(xiàn)的“大海撈針”現(xiàn)象。檔案工作人員雖然付出了大量的勞動，但是勞動結(jié)果往往只是金字塔的“塔尖”，這也是造成主管單位感覺檔案工作業(yè)績甚微的原因。從成本上計算，檔案的利用需要付出的勞動與從利用者方面獲得的肯定性評價存在著嚴重的失衡，甚至得到的不是正結(jié)果，而是負結(jié)果。正是由于這一點，外界才評價檔案人員需要極其富有耐心和奉獻精神。檔案工作人員經(jīng)常抱怨，付出了大量勞動，卻經(jīng)常被人誤會什么也沒做。

二、“倒金字塔”現(xiàn)象的制度性成因

在這個過程中，有兩個主體，一個是檔案需求者，不管是學(xué)校自身還是校外的，都只體現(xiàn)為希望獲知信息確定性的利用者，另外一個則是擁有各類檔案信息卻處于“混沌”狀態(tài)的檔案提供者。在這個過程中，存在著納什平衡。

1、檔案開放和保密過程中的囚徒困境

我們知道，對于利用者和信息提供者，最好的結(jié)果應(yīng)當(dāng)是信息提供者在最短時間內(nèi)提供了所需的信息，而信息需求者也很快得到所找的信息，這是一種最佳的“雙贏”結(jié)果。但是可惜的是這一過程受到各種因素的制約，從而失去了“雙贏”的快樂，無論從何種結(jié)局上看，檔案館都不是博弈的贏家。

檔案信息的開放和保密存在著重大的矛盾和沖突，即使是美國，“也一度盛行民粹主義思想，非正式論證的信息被限制。人們泄露秘密信息會被判刑，最高法院賦予行政機關(guān)保持文件機密的權(quán)利，但是有些信息是否保密是不需要討論的”③。在我國，檔案信息的泄露受到法律的嚴厲懲罰。在檔案館對保密和開放的執(zhí)行與把握過程中，博弈“權(quán)衡利弊取其輕”占據(jù)了主導(dǎo)地位，即寧可緊閉大門不出事，也不能因為開放檔案后不可預(yù)料的結(jié)果而受到法律的嚴懲。保守檔案不開放，并不會在法律和制度上引起任何后果。至于社會的譴責(zé)和輿論的不滿，只是道德上的問題。在這個囚徒博弈中，如果開放檔案導(dǎo)致惡果，其收益是負；如果不開放檔案，其收益是零而不是負，見下表。

從這個表我們可以看出，檔案保管一方的檔案館開放檔案，然后利用者獲得信息，對雙方來說是最好的結(jié)果。利用者獲得所需信息后，收益為+1，不能獲得所需信息為0；對檔案館而言，開放檔案的結(jié)果卻有兩種收益，在安全的情況下收益是+1，發(fā)生惡果的情況下是-1，但是保密的情況下是0，其選擇項卻只有一個。開放檔案即使有+1的可能，但是卻有50%的概率是負。因此，從最佳的策略上考慮，檔案館往往選擇結(jié)果為0的保密檔案。

這一點解釋了為什么多數(shù)檔案館對開放檔案的保守態(tài)度。而這一點正是由目前制度造成的，也就是說在法律的框架內(nèi)，對開放檔案是在《保密法》、《檔案法》等利劍高懸的情況下進行的，而不開放檔案卻沒有任何法律性的后果。從博弈論上講，開放并利用檔案是一個不帶劍的契約，因而沒有實質(zhì)性的制約。

2、利劍高懸下的檔案利用

從上面的分析可以看出，檔案的利用是一件吃力不討好的事情，而且結(jié)果常常為負，既然已經(jīng)預(yù)知會產(chǎn)生這樣的后果，但是為什么檔案館無法拒絕利用需求呢。這取決于很多因素，那就是法律的規(guī)定（雖然沒有強制性的）、道德輿論的引導(dǎo)以及檔案工作人員自身的素養(yǎng)。高校檔案館的開放利用要受到學(xué)校規(guī)定的制約以及子單位之間關(guān)系的約束。因為檔案館不是孤立的，而是作為某個系統(tǒng)的一個部分而存在的。比如高校的檔案館在多數(shù)高校都是機關(guān)的組成，因此它們不僅是作為檔案法調(diào)整的對象，而且是作為高校內(nèi)部規(guī)定、教育法規(guī)直接調(diào)整的對象和人際關(guān)系系統(tǒng)一部分而存在的。

由于檔案開放受到了各種因素的制約，因此為了確保檔案館提供利用的結(jié)果“至少不為負”，檔案館的手續(xù)自動采取了各種制度性安全保障措施。這些措施結(jié)合起來就形成了一個對利用者來說非常繁瑣的過程。

以某高校檔案館開辦學(xué)生個人成績單為例。該校檔案館為了自身的安全，加上學(xué)校對檔案工作并不重視，所以將檔案館安置在校園里非常偏僻的角落，社會利用者需要花費大量時間來尋找檔案館的地址。另外，由于安全無法評估，該館不支持電話查詢和電子郵件查詢，該館只支持本人或攜帶委托書的人員攜帶各種有效證件親自來館查詢。若利用者要實現(xiàn)其利用需求，手續(xù)將是非常具有成本的。

在這些步驟中檔案館至少需要做出6個舉動，被咨詢、核實身份、提取檔案、復(fù)制或翻譯、制作成績函件、歸還檔案；而檔案利用者需要做出至少11個舉動，查詢、咨詢、乘車、尋找地址、被核實身份、提出需求、等待制作、交納成本費、登記、取走文件、返還。

如果把檔案利用理解為一個經(jīng)濟過程，那么可以說這是一個生產(chǎn)效率非常低下的過程，仍然符合“倒金字塔”的特征。而且利用者和檔案保管者都需要付出大量的時間和精力，在檔案利用中檔案館除了一種高度的社會責(zé)任感外，從經(jīng)濟的角度上講收益幾乎為零，檔案部門只獲得辦公成本費用。因此，檔案事業(yè)從本質(zhì)上講是一種純粹的公益事業(yè)，將檔案事業(yè)商業(yè)化的構(gòu)思并不符合檔案事業(yè)自身的特點。

三、解決“倒金子塔”現(xiàn)象的對策

對檔案利用者來說，其利用需求往往具有一次性的特點。一次性消費的重要特征是無法獲知利用者的反饋，因而缺乏反饋輿論的制約。在高校檔案利用中，具有多次消費的是本校的師生員工，尤其是作為檔案來源的立檔單位。由于對一次性消費的研究和事后反饋稀少，因此檔案部門基本上沒有改進的需求?！暗菇鹱炙爆F(xiàn)象的出現(xiàn)足以使我們意識到，這種低效率的利用過程不僅大量浪費了檔案人員的時間，而且使檔案工作的價值受到社會輿論的普遍懷疑。

要減少和降低“倒金子塔”現(xiàn)象的發(fā)生，減弱他們造成的后果，就要從根本上解決問題，從自身進行“程序修訂”，減少業(yè)界所說的“利用障礙”。

1、增加對“該利用卻不利用就懲罰”約定的制約。2008年新修訂的《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》雖規(guī)定“不按規(guī)定歸檔，拒絕歸檔或者將檔案據(jù)為己有的”屬于違法行為，“高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)對直接負責(zé)的主管人員和其他直接責(zé)任人員依法給予處分；構(gòu)成犯罪的，由司法機關(guān)依法追究刑事責(zé)任”④。但是對檔案利用的法律約定卻始終沒有建立，因此通過《檔案法》、各類檔案管理辦法等制定更加細密的調(diào)節(jié)內(nèi)容，減少檔案管理部門的“風(fēng)險責(zé)任預(yù)期”，將有效降低“倒金子塔”中的制度性起因。而在法律和規(guī)定中進行這項修改，一方面需要社會更加開放，社會環(huán)境更加開明，另一方面也取決于法律規(guī)定在多大程度上反映了保密和開放對檔案管理提出的不同內(nèi)在要求。

2、提供明確信息，不任意擴大保密范圍。將檔案館的選址安排的過于偏僻，并且不在公共網(wǎng)絡(luò)公布其地址、電話，這些都屬于主觀擴大了的保密。檔案館不僅應(yīng)當(dāng)在網(wǎng)站上公布其電話，而且應(yīng)該能夠提供詳細的地理位置圖，并將程序詳細地開列，從而減少“倒金子塔”的上端耗費。

3、盡快實現(xiàn)數(shù)字化，至少實現(xiàn)常用檔案的數(shù)字化，能夠大大提高工作效率，從而消除“倒金子塔”現(xiàn)象。如對案卷目錄的電子化并按照法律的要求公開其中可以開放的內(nèi)容，能夠減少利用者的盲目性，也減少了檔案管理者的咨詢時間。而對檔案內(nèi)容進行數(shù)字化，則可以實現(xiàn)搜索功能的便捷化，減少人力和時間的無意義耗費。當(dāng)然，數(shù)字化的成本很高，硬件嚴重依靠計算機，系統(tǒng)維護起來有很多困難，這些都是需要改進的。

4、加入和與社會信用機構(gòu)建立經(jīng)常的聯(lián)系，從而能夠從公安部門的公民信息查詢系統(tǒng)中直接核實其身份，從而減少公民對檔案利用的身份辨識困境。在社會信用機構(gòu)以及中介付款機構(gòu)的幫助下，我們可以實行網(wǎng)絡(luò)訂購檔案需求文件，使利用者不用親自到檔案館就能夠?qū)崿F(xiàn)利用，也大大節(jié)約了管理成本。

5、重視對利用者需求的“即時培訓(xùn)”。由于利用者對檔案管理規(guī)定、自身享有的權(quán)限以及提供需求字段的模糊性，檔案館需要在顯眼的位置明確說明各個部門的職能、權(quán)限、使用一般工具的方法等問題。由于利用者是通過檔案管理者這個中間人去查閱檔案，因此可以要求其提供更加詳盡的搜索查詢字段，從而減少無意義搜索、查詢的數(shù)量，從而降低“倒金子塔”的消極影響。

6、實行雙休日辦公。檔案部門不僅是管理部門，而且具有服務(wù)的職能。在人員數(shù)量不增加、現(xiàn)有人員的工作量不增加的情況下，可以靈活地調(diào)度人員的上班時間，從而避免了高度密集的檔案利用時段，降低利用者對工作日的耗費。利用需求密集情況的產(chǎn)生導(dǎo)致了檔案管理者在“倒金子塔”的困境中感覺更加捉襟見肘。將大量需求分散開來，是一種重要的解決方案。

要解決或降低“倒金子塔”現(xiàn)象給利用者和檔案管理者造成的不利影響，可做的工作還很多，比如降低辦公成本，“減少利用限制。增大開放利用力度，減少公眾合理利用的阻礙”⑤，提高檔案管理者對法律法規(guī)的掌握程度，加強對全社會檔案意識的培養(yǎng)，增加社會利用人員的利用反饋等等。

總之，構(gòu)建一個更加和諧的社會，我們不但要從檔案部門的角度出發(fā)探討檔案利用工作，也要從利用的另一方面——利用者的角度出發(fā)研究做好檔案利用工作的方法，解決類似“倒金字塔”的現(xiàn)象和問題，從而促進包括檔案利用工作在內(nèi)的整個檔案工作的發(fā)展。

注釋：

①李東平、朱麗容：《檔案信息開發(fā)利用問題探討》，《浙江檔案》，2000年第10期。

②徐亮：《高校檔案的教育管理關(guān)系實質(zhì)與開發(fā)利用的關(guān)鍵性權(quán)力障礙》，《檔案學(xué)通訊（增刊）》，2008年第3期。

③賀默嫣：《美國檔案保密與利用的博弈歷程》，《檔案管理》，2007年第4期。

④教育部、國家檔案局：《高等學(xué)校檔案管理辦法》（中華人民共和國教育部第27號令）第四十條第五款。

⑤沈菲、張信薇：《現(xiàn)階段檔案利用中存在的問題及對策》，《新上海檔案》，2006年第2期。

作者單位：北京外國語大學(xué)檔案館