會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中輔助核算應(yīng)用研究

[摘 要] 輔助核算是會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)與手工會(huì)計(jì)主要區(qū)別之一，它是對(duì)賬務(wù)處理的一種補(bǔ)充，實(shí)現(xiàn)了更廣泛的賬務(wù)處理。本文闡述了設(shè)置輔助核算的原因，重點(diǎn)論述了輔助核算常用的應(yīng)用類型，進(jìn)而論述了輔助核算的新應(yīng)用形式，即用來(lái)編制現(xiàn)金流量表。

[關(guān)鍵詞] 輔助核算 會(huì)計(jì)信息系統(tǒng) 現(xiàn)金流量表

隨著企業(yè)規(guī)模的擴(kuò)大，各種業(yè)務(wù)核算對(duì)象越為越多，傳統(tǒng)的核算方法已不適應(yīng)管理的要求。會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)為了加強(qiáng)對(duì)各種信息的管理，更好地處理越為越多的核算對(duì)象，普遍采用了輔助核算的方法。

一、設(shè)置輔助核算的原因

設(shè)置輔助核算最早的原因是一些業(yè)務(wù)的核算對(duì)象眾多，核算方式比較特殊，需要對(duì)它們進(jìn)行特殊管理。此類對(duì)象增加明細(xì)科目會(huì)受到會(huì)計(jì)科目代碼結(jié)構(gòu)的限制，處理起來(lái)不方便，更加不會(huì)突出特殊核算。因此，會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)采取了與手工會(huì)計(jì)完全不同的管理方法，即通過(guò)輔助核算進(jìn)行管理。

如某賬套會(huì)計(jì)科目編碼方案是4～2～2～2～2，此編碼方案限制了賬套的二級(jí)明細(xì)科目最多有99個(gè)。方案可以滿足絕大多數(shù)會(huì)計(jì)科目明細(xì)科目設(shè)置的需要，因?yàn)榇蠖鄷?huì)計(jì)科目下設(shè)的二級(jí)明細(xì)科目不會(huì)超過(guò)100個(gè)。但“應(yīng)收賬款”科目要根據(jù)客戶設(shè)置明細(xì)科目，隨著客戶的增多，“應(yīng)收賬款”的明細(xì)科目可能超過(guò)100個(gè)，這樣原有的科目編碼方案就難以滿足要求。如果調(diào)整會(huì)計(jì)科目編碼方案，二級(jí)長(zhǎng)度增至三位甚至更長(zhǎng)，勢(shì)必造成其他總賬科目下的二級(jí)科目也要使用三位或更長(zhǎng)的科目編碼，這樣總體使用效率會(huì)降低，也與簡(jiǎn)潔性原則相矛盾。

有兩種方案解決以上問(wèn)題。一是將明細(xì)科目先進(jìn)行分類，按分類設(shè)置二級(jí)科目，然后再設(shè)置下級(jí)明細(xì)科目。如“應(yīng)收賬款”先按客戶所屬地區(qū)和類別進(jìn)行分類，設(shè)置二級(jí)和三級(jí)明細(xì)科目，然后再按客戶對(duì)象設(shè)置四級(jí)明細(xì)科目。這種方法設(shè)置比較簡(jiǎn)單、直觀，但其主要缺陷是明細(xì)科目級(jí)數(shù)和數(shù)量過(guò)多，難以滿足業(yè)務(wù)發(fā)展的要求，也難以對(duì)往來(lái)業(yè)務(wù)進(jìn)行重點(diǎn)管理。二是“應(yīng)收賬款”科目下不再增設(shè)明細(xì)科目，而是設(shè)置輔助核算。具體增加客戶信息表，專設(shè)往來(lái)輔助賬對(duì)往來(lái)業(yè)務(wù)進(jìn)行管理。這種方法解決了將往來(lái)單位設(shè)為明細(xì)科目的缺陷，充分利用了計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)容量大、處理能力強(qiáng)的特點(diǎn)，使會(huì)計(jì)信息更加全面、詳細(xì)，有助于提高核算和管理水平。

二、常用輔助核算的應(yīng)用類型

1.往來(lái)業(yè)務(wù)核算

往來(lái)客戶是指往來(lái)業(yè)務(wù)對(duì)象，包括客戶往來(lái)和供應(yīng)商往來(lái)（在些軟件分客戶往來(lái)、供應(yīng)商往來(lái)分別處理）。與一般業(yè)務(wù)相比，往來(lái)業(yè)務(wù)具有如下幾個(gè)突出的特點(diǎn)：

業(yè)務(wù)對(duì)象較多，所有與企業(yè)有購(gòu)銷、借貸關(guān)系的企業(yè)、單位、個(gè)人都是核算對(duì)象。

業(yè)務(wù)對(duì)象變化較大，前一段時(shí)間是這一些業(yè)務(wù)對(duì)象，后一段時(shí)間就可能轉(zhuǎn)變成另一些對(duì)象。

每一個(gè)業(yè)務(wù)對(duì)象發(fā)生的業(yè)務(wù)頻次差別較大。

年初很難考慮周全本年度可能的業(yè)務(wù)對(duì)象。

業(yè)務(wù)對(duì)象本身信息量較大，如單位名稱、聯(lián)系人、單位地址、電話號(hào)碼、郵政編碼、傳真號(hào)碼等。

業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的管理方法比較特殊，如有些需要提環(huán)賬準(zhǔn)備、資信評(píng)估、賬齡分析等。

在傳統(tǒng)的手工會(huì)計(jì)中，往來(lái)客戶都是用明細(xì)賬戶進(jìn)行管理核算的，這種單一的劃分資金運(yùn)動(dòng)的方法，給具有較大特殊性的往來(lái)業(yè)務(wù)的核算存在較多問(wèn)題。在會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中，通過(guò)設(shè)置往來(lái)賬戶，調(diào)用往來(lái)管理模塊進(jìn)行專門管理，可以比較有效地解決這些問(wèn)題。

根據(jù)目前會(huì)計(jì)核算軟件的實(shí)際水平，對(duì)企業(yè)往來(lái)賬管理可以采取三種方式：

(1)作為明細(xì)科目設(shè)置，有少量往來(lái)單位時(shí)。

(2)作為賬務(wù)子系統(tǒng)中的往來(lái)客戶進(jìn)行管理，對(duì)象較多時(shí)。

(3)選用專門的應(yīng)收、應(yīng)付管理軟件。在這種情況下，賬務(wù)子系統(tǒng)只進(jìn)行總分類核算。

其中第二種和第三種方法都是設(shè)置輔助核算，只是往來(lái)業(yè)務(wù)的受控系統(tǒng)不同，第二種方法往來(lái)業(yè)務(wù)的受控系統(tǒng)是賬務(wù)處理系統(tǒng)，而第三種方法受控系統(tǒng)是應(yīng)收（應(yīng)付）賬款系統(tǒng)。

2.部門輔助核算

當(dāng)某一賬戶需要核算和反映不同的部門信息時(shí)，可以使用部門輔助核算。例如，當(dāng)企業(yè)需要按不同部門反映其制造費(fèi)用、管理費(fèi)用等情況時(shí)，可以將制造費(fèi)用、管理費(fèi)用等賬戶的明細(xì)科目設(shè)置為部門輔助核算。

3.個(gè)人輔助核算

當(dāng)某一賬戶需要將單位職工做為核算對(duì)象時(shí)，可以使用個(gè)人核算。例如，當(dāng)企業(yè)需要按不同職員反映其差旅費(fèi)等借款情況時(shí)，可將“其他成收款”設(shè)置為個(gè)人核算。

4.自定義項(xiàng)目核算

往來(lái)、部門等輔助核算適應(yīng)于對(duì)特定對(duì)象和內(nèi)容的管理，在會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理過(guò)程中，還有一些內(nèi)容也要求系統(tǒng)提供較為詳盡的核算資料，以滿足多種內(nèi)部管理需要。輔助核算中的自定義項(xiàng)目核算正是為這一需要而開(kāi)辟的功能。如制造業(yè)中產(chǎn)品成本項(xiàng)目，施工企業(yè)的施工項(xiàng)目等，都可以被認(rèn)為是一個(gè)專門的核算項(xiàng)目。與其他輔助核算一樣，自定義項(xiàng)目輔助核算也需要進(jìn)行項(xiàng)目設(shè)置，和相關(guān)會(huì)計(jì)科目代碼設(shè)置，以及進(jìn)行項(xiàng)目數(shù)據(jù)的錄入與輸出。

以上常用輔助核算科目設(shè)置可見(jiàn)下表1所示。

三、輔助核算的新應(yīng)用形式－用于編制現(xiàn)金流量表

現(xiàn)金流量表的項(xiàng)目眾多，但所涉及的現(xiàn)金和現(xiàn)金等價(jià)物科目較為明確，也非常適合使用輔助核算的方法來(lái)處理。目前，會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)編制現(xiàn)金流量表也可采用輔助核算的方法，使用總賬系統(tǒng)和報(bào)表相結(jié)合生成現(xiàn)金流量表。使用輔助核算方法生成現(xiàn)金流量表主要步驟：

1.總賬系統(tǒng)指定現(xiàn)金流量科目

在會(huì)計(jì)科目表中指定現(xiàn)金流量科目(見(jiàn)圖1)。只有指定現(xiàn)金流量科目，才會(huì)在制單時(shí)自動(dòng)彈出要求輸入現(xiàn)金流量表金額對(duì)話框。

2.建立現(xiàn)金流量輔助核算項(xiàng)目大類和現(xiàn)金流量條目

在輔助核算的“項(xiàng)目目錄”中增加“現(xiàn)金流量大類”，并在此大類中按按現(xiàn)金流量表中的條目建立現(xiàn)金流量輔助核算項(xiàng)目表，見(jiàn)下圖2所示。

3.填制憑證時(shí)指定分配流量

現(xiàn)金流量是指企業(yè)現(xiàn)金和現(xiàn)金等價(jià)物的流入和流出，影響現(xiàn)金流量的業(yè)務(wù)可以用下列公式說(shuō)明：現(xiàn)金資產(chǎn)＝負(fù)債+所有者權(quán)益—非現(xiàn)金資產(chǎn)。即一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)同時(shí)引起等號(hào)兩側(cè)同時(shí)變動(dòng)時(shí)，才會(huì)有現(xiàn)金流量。如：從銀行取得借款、償還借款、發(fā)行股票籌集資金、支付現(xiàn)金股利、購(gòu)買材料或固定資產(chǎn)、出售商品或設(shè)備等。如果一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)只影響等號(hào)一側(cè)，則不影響現(xiàn)金流量。如用固定資產(chǎn)對(duì)外投資、賒銷產(chǎn)成品、從銀行提現(xiàn)等。

如憑證1:借:銀行存款11700

貸:主營(yíng)業(yè)務(wù)收入10000

應(yīng)交稅金－應(yīng)交增值稅－銷項(xiàng)稅額 1700

填制憑證時(shí)，“銀行存款”需要登記現(xiàn)金流量項(xiàng)目“銷售商品，提供勞務(wù)收到的現(xiàn)金”現(xiàn)金流量11700元，見(jiàn)上圖3所示。

憑 證2:借:現(xiàn)金 8000

貸:銀行存款 8000

此憑證是現(xiàn)金賬戶之間的業(yè)務(wù)，不影響現(xiàn)金的流入和流出，故不需要登記現(xiàn)金流量項(xiàng)目。

4.設(shè)置現(xiàn)金流量表的計(jì)算公式

選取“賬務(wù)函數(shù)”下“現(xiàn)金流量項(xiàng)目金額”函數(shù)，來(lái)具體設(shè)置現(xiàn)金流量表的計(jì)算公式，如下圖4所示，項(xiàng)目編碼中選擇具體的“現(xiàn)金流量項(xiàng)目”。

會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)可使用此方法來(lái)編制現(xiàn)金流量表，相比其他方法，雖然日常工作量增加，但此方法簡(jiǎn)單明了、準(zhǔn)確性高。使用時(shí)要注意兩點(diǎn)問(wèn)題。第一，現(xiàn)金流量表的現(xiàn)金項(xiàng)目，只需在科目設(shè)置指定為現(xiàn)金流量科目即可，無(wú)需再設(shè)置科目項(xiàng)目核算。第二，并不是所有有關(guān)現(xiàn)金流量科目的憑證都需要登記現(xiàn)金流量項(xiàng)目（如上例憑證2），故賬套參數(shù)選項(xiàng)不要選中“現(xiàn)金流量科目必錄現(xiàn)金流量項(xiàng)目”。

總之，輔助核算是對(duì)賬務(wù)處理的一種補(bǔ)充，核算項(xiàng)目是會(huì)計(jì)科目的一種延伸，其實(shí)現(xiàn)了更廣泛的賬務(wù)處理。隨著用戶對(duì)輔助核算理解的深入，它的應(yīng)用領(lǐng)域必將越來(lái)越廣泛。

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