地區(qū)石油銷售企業(yè)ＥＲＰ系統(tǒng)建設(shè)實(shí)踐

[摘 要] 本文在對(duì)石油銷售企業(yè)推行ERP系統(tǒng)的現(xiàn)實(shí)需求分析的基礎(chǔ)上，對(duì)中國(guó)石油西北銷售分公司ERP系統(tǒng)建設(shè)過(guò)程進(jìn)行了介紹，并總結(jié)了建設(shè)過(guò)程中的成功經(jīng)驗(yàn)和建設(shè)后取得的初步成效，為其他相關(guān)或類似企業(yè)建立ERP系統(tǒng)提供了較高的參考價(jià)值。

[關(guān)鍵詞] 銷售 ERP系統(tǒng) 信息化 持續(xù)改進(jìn)

一、石油銷售企業(yè)推行ERP系統(tǒng)的現(xiàn)實(shí)需求

ERP是Enterprise Resource Planning的縮寫(xiě)，即企業(yè)資源計(jì)劃。ERP系統(tǒng)是基于企業(yè)現(xiàn)代化管理理念，將財(cái)務(wù)、采購(gòu)、銷售、生產(chǎn)、庫(kù)存等業(yè)務(wù)功能綜合集成的信息系統(tǒng)，強(qiáng)調(diào)業(yè)務(wù)流程的規(guī)范、統(tǒng)一及管理的標(biāo)準(zhǔn)化，對(duì)于大型、綜合型集團(tuán)企業(yè)產(chǎn)生的管理效益更加顯著，已經(jīng)成為企業(yè)重要的管理手段，成為企業(yè)信息化水平的標(biāo)志。目前，全球排名前50家石油公司中，超過(guò)90%都已實(shí)施ERP系統(tǒng)，用來(lái)提升管理水平，增加核心競(jìng)爭(zhēng)力。

隨著我國(guó)加入WTO過(guò)渡期的結(jié)束，我國(guó)在成品油分銷領(lǐng)域所做的承諾即將全部?jī)冬F(xiàn)，成品油市場(chǎng)的批發(fā)和零售業(yè)務(wù)將先后全面開(kāi)放，國(guó)內(nèi)成品油市場(chǎng)將面臨巨大的挑戰(zhàn)。加之中國(guó)經(jīng)濟(jì)持續(xù)穩(wěn)定的發(fā)展，對(duì)能源的需求持續(xù)增長(zhǎng)，帶動(dòng)了成品油銷售行業(yè)的快速發(fā)展。面對(duì)日趨激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)及快速發(fā)展的勢(shì)頭，中國(guó)石油下屬的銷售企業(yè)依托信息技術(shù)的支撐來(lái)提升管理水平，增強(qiáng)競(jìng)爭(zhēng)力，做到管理與發(fā)展并重已成為成品油銷售業(yè)務(wù)的當(dāng)務(wù)之急。ERP系統(tǒng)的集成性和實(shí)時(shí)性兩大優(yōu)勢(shì)成為石油銷售企業(yè)加快信息化建設(shè)必然選擇。

二、ERP系統(tǒng)建設(shè)過(guò)程

西北銷售公司ERP系統(tǒng)建設(shè)歷經(jīng)五個(gè)階段，歷時(shí)一年。

第一階段：項(xiàng)目準(zhǔn)備階段，歷時(shí)2月。主要對(duì)關(guān)鍵用戶進(jìn)行相關(guān)系統(tǒng)功能模塊培訓(xùn)；通過(guò)對(duì)公司機(jī)關(guān)和相關(guān)分公司等的現(xiàn)場(chǎng)業(yè)務(wù)調(diào)研，完成業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)和設(shè)備管理需求分析報(bào)告的編寫(xiě)和討論，確定需求和項(xiàng)目實(shí)施范圍。

第二階段：業(yè)務(wù)藍(lán)圖設(shè)計(jì)階段，歷時(shí)2月。集中完成流程設(shè)計(jì)、業(yè)務(wù)藍(lán)圖討論，編寫(xiě)相關(guān)的業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)文檔。針對(duì)公司的實(shí)際業(yè)務(wù)需要，提出14項(xiàng)功能開(kāi)發(fā)，并對(duì)116個(gè)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行確認(rèn)，最終確立公司ERP業(yè)務(wù)流程。

第三階段：系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)階段，歷時(shí)3月。針對(duì)公司的實(shí)際業(yè)務(wù)需求，完成了業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)，進(jìn)行了業(yè)務(wù)流程系統(tǒng)配置、流程單元測(cè)試和集成測(cè)試。

第四階段：最后準(zhǔn)備階段，歷時(shí)3月。完成系統(tǒng)表單、報(bào)表、查詢功能開(kāi)發(fā)測(cè)試；完成系統(tǒng)權(quán)限設(shè)計(jì)與測(cè)試，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)收集、轉(zhuǎn)換，最終用戶操作手冊(cè)及培訓(xùn)教材的編寫(xiě)；完成業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)和設(shè)備最終用戶培訓(xùn)及集訓(xùn)。同時(shí)制定切合實(shí)際的上線策略，收集、整理76674條基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，并將其導(dǎo)入正式系統(tǒng)。

第五階段：上線運(yùn)行階段：項(xiàng)目組、各相關(guān)單位和使用部門(mén)、內(nèi)外部顧問(wèn)和支持單位將按照ERP上線方案和要求實(shí)施ERP上線試運(yùn)行，并不斷完善功能。

三、ERP系統(tǒng)實(shí)施的功能模塊

ERP系統(tǒng)的功能覆蓋企業(yè)的財(cái)務(wù)、后勤（工程設(shè)計(jì)、采購(gòu)、庫(kù)存、生產(chǎn)銷售和質(zhì)量等）和人力資源等各個(gè)方面，而西北銷售公司ERP實(shí)施的主要功能模塊包括業(yè)務(wù)管理模塊、財(cái)務(wù)管理模塊及設(shè)備管理模塊。

1.業(yè)務(wù)管理模塊。主要實(shí)現(xiàn)計(jì)公司機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)下達(dá)執(zhí)行計(jì)劃，分公司業(yè)務(wù)部門(mén)進(jìn)行計(jì)劃申報(bào)及單據(jù)打印、創(chuàng)建采購(gòu)及銷售訂單，分公司駐廠組維護(hù)鐵路日請(qǐng)車核銷表、創(chuàng)建內(nèi)外項(xiàng)交貨單/打印發(fā)貨記錄、打印購(gòu)銷通知單及運(yùn)雜費(fèi)錄入等功能。通過(guò)業(yè)務(wù)管理模塊達(dá)到了物流數(shù)據(jù)的集成與共享的目的。

2.財(cái)務(wù)管理模塊。主要實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)憑證記賬、審核、修改、沖銷，總賬會(huì)計(jì)月結(jié)、總賬科目年末余額結(jié)轉(zhuǎn)，應(yīng)收賬款的處理及應(yīng)付賬款的處理。通過(guò)財(cái)務(wù)管理模塊主要實(shí)現(xiàn)物流數(shù)據(jù)向資金流數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換。

3.設(shè)備管理模塊。主要實(shí)現(xiàn)油庫(kù)設(shè)備啟用、停用、報(bào)廢、調(diào)撥等功能，實(shí)現(xiàn)設(shè)備的物料清單、任務(wù)清單、維護(hù)通知單、日常及計(jì)劃維修處理、大修處理、預(yù)防性維護(hù)計(jì)劃處理、備品備件采購(gòu)處理流。通過(guò)設(shè)備管理模塊主要實(shí)現(xiàn)對(duì)油庫(kù)設(shè)備信息的管理與查詢。

四、ERP系統(tǒng)建設(shè)過(guò)程中的成功經(jīng)驗(yàn)

1.領(lǐng)導(dǎo)重視。西北銷售公司始終把ERP系統(tǒng)建設(shè)工作作為“一把手工程”來(lái)抓，公司黨政領(lǐng)導(dǎo)親自掛帥，跟蹤項(xiàng)目進(jìn)度，及時(shí)決策。同時(shí)要求各部門(mén)、各單位要把ERP系統(tǒng)建設(shè)列為重要的議事日程，做到領(lǐng)導(dǎo)重視、各部門(mén)積極參與、定期聽(tīng)取項(xiàng)目匯報(bào)，及時(shí)溝通解決應(yīng)用過(guò)程中遇到的各種矛盾和具體問(wèn)題，保證了ERP系統(tǒng)實(shí)施工作的順利開(kāi)展。

2.組織落實(shí)。ERP系統(tǒng)建設(shè)是一個(gè)系統(tǒng)工程，涉及到方方面面、上上下下、工作量多、任務(wù)重、責(zé)任大。能否實(shí)現(xiàn)開(kāi)發(fā)成功，取決各項(xiàng)工作的快速落實(shí)，這就需要一個(gè)強(qiáng)有力的組織。為此，這個(gè)公司從各部門(mén)抽調(diào)專職人員17名，成立了專門(mén)的ERP項(xiàng)目組，成立了銷售管理組、采購(gòu)與庫(kù)存管理組、財(cái)務(wù)管理組、設(shè)備管理組、人力資源組與內(nèi)控管理組共6個(gè)小組，并確立了各業(yè)務(wù)功能模塊的模塊組長(zhǎng)、流程負(fù)責(zé)人、關(guān)鍵用戶及其相關(guān)職責(zé)。通過(guò)責(zé)任分工明確，分組實(shí)施，在人力上給予了充分的保障，確保了ERP系統(tǒng)的順利開(kāi)發(fā)。

項(xiàng)目組成立后，該公司還為項(xiàng)目組設(shè)立了專門(mén)的辦公場(chǎng)所，配備了必要的辦公設(shè)備，搭建了滿足ERP項(xiàng)目實(shí)施要求的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，為項(xiàng)目組提供一個(gè)良好的辦公環(huán)境，并在建設(shè)費(fèi)用方面給予了充足的保證。

3.協(xié)同配合。ERP項(xiàng)目是以業(yè)務(wù)需求驅(qū)動(dòng)為導(dǎo)向的管理項(xiàng)目，而非純IT項(xiàng)目。在項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中，取決于人、物、環(huán)境及相互關(guān)系的協(xié)調(diào)，而抓好各方面關(guān)系的協(xié)調(diào)，需要相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)、各單位與ERP項(xiàng)目組密切配合。在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，西北銷售公司、IBM咨詢實(shí)施顧問(wèn)和中石油內(nèi)部支持單位發(fā)揮各自的優(yōu)勢(shì)，團(tuán)結(jié)協(xié)作，密切配合，形成了“三結(jié)合”的項(xiàng)目管理模式。按照ERP項(xiàng)目成熟的實(shí)施方法論，制定了項(xiàng)目總體計(jì)劃，建立了周例會(huì)制度、項(xiàng)目匯報(bào)及專題報(bào)告制度，形成了有效的溝通機(jī)制，確保項(xiàng)目信息及時(shí)收集、呈送和處理。同時(shí)，項(xiàng)目組及時(shí)跟蹤項(xiàng)目進(jìn)度，檢查、評(píng)估項(xiàng)目實(shí)施的階段性成果，及時(shí)向股份公司信息管理部、煉油與銷售ERP項(xiàng)目部匯報(bào)，嚴(yán)格接受總部各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的指導(dǎo)，不斷改進(jìn)工作，確保項(xiàng)目總體規(guī)劃、分步實(shí)施、重點(diǎn)突破。公司上下通過(guò)積極協(xié)調(diào)配合、積極參與需求分析、業(yè)務(wù)流程的設(shè)計(jì)和討論，確保了系統(tǒng)最大限度地滿足公司的實(shí)際業(yè)務(wù)需求。

4.精心運(yùn)作。ERP系統(tǒng)上線試運(yùn)行后，一方面要做好物料主數(shù)據(jù)、客戶主數(shù)據(jù)、供應(yīng)商主數(shù)據(jù)、價(jià)格主數(shù)據(jù)與財(cái)務(wù)主數(shù)據(jù)等靜態(tài)數(shù)據(jù)和庫(kù)存余額、財(cái)務(wù)科目余額、未結(jié)清訂單等期初數(shù)據(jù)的導(dǎo)入工作，一方面要與已用的銷售業(yè)務(wù)系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)（FMIS6.0、FMIS7.0）并行，業(yè)務(wù)人員工作量相當(dāng)大，加之時(shí)處年末，工作頭緒龐雜，年度收尾工作繁重，西北銷售公司通過(guò)精心運(yùn)作、合理安排，克服多套系統(tǒng)同時(shí)使用的困難，確保了ERP系統(tǒng)的運(yùn)行。

5.人才儲(chǔ)備。ERP上線后，公司有300多位用戶使用系統(tǒng)。由于在系統(tǒng)運(yùn)行初期，人員對(duì)系統(tǒng)掌握熟練程度不夠，在操作過(guò)程中經(jīng)常遇到各種各樣的問(wèn)題影響系統(tǒng)的正常使用，加之上線后，隨著后期專家顧問(wèn)的撤離，更需要專業(yè)人員進(jìn)行后續(xù)的維護(hù)。為此，這個(gè)公司專門(mén)培養(yǎng)了一支高素質(zhì)、高技能、高水平的隊(duì)伍，成立了ERP系統(tǒng)支持中心，負(fù)責(zé)指揮、協(xié)調(diào)、解決ERP系統(tǒng)運(yùn)行中存在的問(wèn)題，確保了ERP系統(tǒng)的平穩(wěn)運(yùn)行。同進(jìn)每天對(duì)錄入的單據(jù)進(jìn)行匯總、質(zhì)量檢查、考評(píng)，及時(shí)跟蹤、核對(duì)業(yè)務(wù)人員所完成的業(yè)務(wù)操作，提高了ERP系統(tǒng)運(yùn)行的質(zhì)量。

五、ERP系統(tǒng)建設(shè)后取得的初步成效

1.系統(tǒng)運(yùn)行集成化。ERP系統(tǒng)是對(duì)企業(yè)物流、資金流、信息流進(jìn)行一體化管理的軟件系統(tǒng)，其核心管理思想就是實(shí)現(xiàn)對(duì)“供應(yīng)鏈”的管理。ERP在西北公司運(yùn)行后，實(shí)現(xiàn)了“計(jì)劃下達(dá)-計(jì)劃執(zhí)行-計(jì)劃完成-實(shí)現(xiàn)結(jié)算”各環(huán)節(jié)的集成化應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)了物流、商流數(shù)據(jù)的統(tǒng)一，建立了企業(yè)決策完善的數(shù)據(jù)體系和信息共享機(jī)制，發(fā)揮了數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化的優(yōu)勢(shì)。

2.業(yè)務(wù)流程合理化。實(shí)施ERP項(xiàng)目的難點(diǎn)是業(yè)務(wù)流程重組，由于ERP系統(tǒng)要求以規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化業(yè)務(wù)流程為前提，所以必須對(duì)企業(yè)現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程進(jìn)行重新設(shè)計(jì)和優(yōu)化。在ERP系統(tǒng)建設(shè)中，西北公司通過(guò)對(duì)所有業(yè)務(wù)流程進(jìn)行細(xì)致認(rèn)真的梳理，最終整合確定了28個(gè)與ERP有關(guān)的業(yè)務(wù)流程，并描繪了相關(guān)業(yè)務(wù)流程圖，進(jìn)一步規(guī)范了銷售業(yè)務(wù)流程，并使銷售業(yè)務(wù)流程更加合理化、規(guī)范化。

3.業(yè)務(wù)監(jiān)控動(dòng)態(tài)化。ERP的應(yīng)用為公司提供了豐富的管理信息，業(yè)務(wù)管理部門(mén)可以實(shí)時(shí)在線跟蹤、查詢銷售計(jì)劃的完成情況和業(yè)務(wù)運(yùn)行情況，即時(shí)反饋和糾正運(yùn)行中存在的問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)了業(yè)務(wù)監(jiān)控動(dòng)態(tài)化。

4.管理改善持續(xù)化。隨著ERP系統(tǒng)的應(yīng)用和公司業(yè)務(wù)流程的合理化，企業(yè)管理水平將會(huì)明顯提高。通過(guò)在ERP中有效控制采購(gòu)價(jià)格與銷售價(jià)格，以實(shí)現(xiàn)公司整體營(yíng)銷策略，有效避免了價(jià)格執(zhí)行錯(cuò)誤的風(fēng)險(xiǎn)。通過(guò)實(shí)時(shí)查詢庫(kù)存信息，有效調(diào)控和管理內(nèi)部資源，充分發(fā)揮了這個(gè)公司一流的資源管理職能。同時(shí)，隨著后期ERP應(yīng)用的成熟，ERP系統(tǒng)與成品油一次物流優(yōu)化系統(tǒng)接口，將一次物流優(yōu)化所得到的結(jié)果傳輸?shù)紼RP系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)油品配送優(yōu)化；ERP系統(tǒng)與財(cái)務(wù)FMIS7.0系統(tǒng)接口，把財(cái)務(wù)憑證自動(dòng)傳輸?shù)紽MIS7.0中，實(shí)現(xiàn)管理效率提高，綜合提高公司整體管理水平。