進(jìn)一步加強(qiáng)企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理的探討

[摘 要] 企業(yè)會(huì)計(jì)檔案是記錄和反映企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的重要史料，是企業(yè)檔案全宗中的重要組成部分。本文對(duì)企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理的探討，意在促使企業(yè)會(huì)計(jì)檔案更好地為企業(yè)的改革發(fā)展提供服務(wù)。

[關(guān)鍵詞] 企業(yè) 會(huì)計(jì)檔案 管理

企業(yè)會(huì)計(jì)檔案是企業(yè)檔案全宗中的重要組成部分，是記錄和反映企業(yè)全部經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)和資金活動(dòng)情況的重要史料。因而按照《會(huì)計(jì)法》和《檔案法》的有關(guān)規(guī)定，科學(xué)管理和有效利用會(huì)計(jì)檔案，對(duì)于企業(yè)正確地總結(jié)過(guò)去，指導(dǎo)現(xiàn)在，規(guī)劃未來(lái)，加強(qiáng)監(jiān)督管理，發(fā)揮經(jīng)濟(jì)效益，優(yōu)化資產(chǎn)配置，提高企業(yè)綜合效益具有非常重要的意義。

一、企業(yè)會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)

1.整體性。企業(yè)一個(gè)會(huì)計(jì)年度產(chǎn)生的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬冊(cè)、會(huì)計(jì)報(bào)表等，他們之間相互聯(lián)系，有了憑證，才有賬冊(cè)；有了賬冊(cè)，才有報(bào)表，這是一個(gè)不可分割的整體，保持會(huì)計(jì)檔案的整體性，是管理好會(huì)計(jì)檔案的基礎(chǔ)。過(guò)去往往把決算報(bào)表歸到文書(shū)檔案管理，分割了會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)在聯(lián)系和它的整體性，是不正確的。

2.穩(wěn)定性。企業(yè)會(huì)計(jì)檔案雖然內(nèi)容與種類(lèi)繁多，形成的量大，但是它的基本成分只有三個(gè)方面:會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和會(huì)計(jì)報(bào)表。這種成分的穩(wěn)定性，是區(qū)別于其他檔案的重要標(biāo)志。

3.規(guī)律性。一個(gè)會(huì)計(jì)年度中所形成的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等，在反映某一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)時(shí)，從業(yè)務(wù)發(fā)生到結(jié)束上報(bào)，能連續(xù)不斷地記錄，便于進(jìn)行正確的計(jì)算和綜合分析，經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)之間相互制約、緊密聯(lián)系、環(huán)環(huán)相扣，這種內(nèi)在的規(guī)律性，遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過(guò)了其他檔案。

4.特殊性。企業(yè)會(huì)計(jì)檔案是以數(shù)字為主要內(nèi)容，是記錄反應(yīng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的歷史資料。會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和會(huì)計(jì)報(bào)表都有特定的格式和項(xiàng)目，與一般文件資料不同，因此會(huì)計(jì)檔案的裝訂、保管也有一定的特殊性。

二、企業(yè)會(huì)計(jì)檔案的管理

1.收集要完整。檔案的收集工作是檔案工作的起點(diǎn)和基礎(chǔ)，只有收集及時(shí)、完整、系統(tǒng)，才能為檔案科學(xué)管理和提供利用奠定良好的基礎(chǔ)。

財(cái)政部、國(guó)家檔案局1998年頒布的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》明確規(guī)定了會(huì)計(jì)檔案收集、歸檔的范圍。指出“會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專(zhuān)業(yè)材料，它是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)”。根據(jù)這一規(guī)定，對(duì)本單位產(chǎn)生的會(huì)計(jì)檔案范圍加以具體化，列出應(yīng)當(dāng)歸檔的會(huì)計(jì)文件名稱(chēng)，加以規(guī)范，使之無(wú)一遺漏，保證歸檔的完整性。其內(nèi)容和范圍包括：

(1)會(huì)計(jì)憑證:原始憑證、記賬憑證、記賬憑證匯總表、及其他會(huì)計(jì)憑證。

(2)會(huì)計(jì)賬簿:總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬及其他會(huì)計(jì)賬簿。

(3)財(cái)務(wù)報(bào)告類(lèi):月報(bào)、季報(bào)、年度決算報(bào)表，會(huì)計(jì)報(bào)表的編制說(shuō)明和附錄的補(bǔ)充材料等。

(4)其他類(lèi):銀行對(duì)賬單、各類(lèi)收據(jù)存根、工資變動(dòng)通知、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)等等。

(5)電算化會(huì)計(jì)檔案:存儲(chǔ)會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和會(huì)計(jì)報(bào)告等的介質(zhì)，包括磁盤(pán)、磁帶、光盤(pán)、微縮膠片等。

2.立卷要準(zhǔn)確。根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定:各單位每年形成的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊(cè)，編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。這是因?yàn)?，?huì)計(jì)機(jī)構(gòu)熟悉本部門(mén)、本單位的業(yè)務(wù)，熟悉檔案形成的全過(guò)程及會(huì)計(jì)檔案的形成規(guī)律，堅(jiān)持實(shí)行業(yè)務(wù)部門(mén)立卷的原則，由會(huì)計(jì)部門(mén)進(jìn)行歸檔前的立卷和整理工作，能更好地保證會(huì)計(jì)檔案的收集完整和保持檔案之間的聯(lián)系，做到準(zhǔn)確立卷。

3.分類(lèi)要科學(xué)。會(huì)計(jì)檔案是一門(mén)專(zhuān)業(yè)檔案，涉及會(huì)計(jì)、檔案管理等多方面的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，而在實(shí)際工作中因缺少會(huì)計(jì)檔案管理的專(zhuān)門(mén)人才，加之對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理的不重視等原因，會(huì)計(jì)檔案保管在會(huì)計(jì)部門(mén)，他們往往只是把賬簿、憑證等簡(jiǎn)單的寫(xiě)上年代、名稱(chēng)，這樣做極不規(guī)范。如何對(duì)會(huì)計(jì)檔案實(shí)體進(jìn)行系統(tǒng)管理，科學(xué)分類(lèi)，是檔案工作的保管、鑒定和利用的基礎(chǔ)。分類(lèi)的目的在于科學(xué)管理和方便利用。在分類(lèi)中要符合會(huì)計(jì)檔案形成的客觀規(guī)律和固有的特點(diǎn)，保持它們的密切聯(lián)系，使會(huì)計(jì)檔案成為一個(gè)嚴(yán)密的科學(xué)體系。根據(jù)高校會(huì)計(jì)檔案形成的獨(dú)特特點(diǎn)分類(lèi)一般應(yīng)按照“年度－類(lèi)別”法，編號(hào)則以形成時(shí)間為序。

4.檢索工具要簡(jiǎn)便。一個(gè)會(huì)計(jì)年度產(chǎn)生的憑證、賬冊(cè)、報(bào)表等，他們之間相互聯(lián)系，環(huán)環(huán)相扣，有了憑證，才有賬冊(cè);有了賬冊(cè)，才有報(bào)表，因此會(huì)計(jì)檔案利用的檢索工具，應(yīng)當(dāng)簡(jiǎn)便明了，根據(jù)實(shí)際工作需要編寫(xiě)。一般來(lái)講應(yīng)當(dāng)盡可能與分類(lèi)一致，計(jì)有:流水登記目錄、案卷目錄、專(zhuān)題目錄。目錄的內(nèi)容包括時(shí)間、順序號(hào)、柜(箱)號(hào)、卷號(hào)等。流水賬目錄，是按不同會(huì)計(jì)文件名稱(chēng)編制，不分年度，在收進(jìn)時(shí)登記的目錄;案卷目錄是按照會(huì)計(jì)檔案分類(lèi)編制建立的目錄;專(zhuān)題目錄，是根據(jù)日常的工作需要編制的目錄。

5.管理工作要強(qiáng)化。檔案管理人員要盡職盡責(zé)、遵守制度、依法辦事、規(guī)范管理。一是要求單位的檔案不得外借，遇有特殊情況，經(jīng)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)可以提供查閱或者復(fù)制原件。二是要求檔案室、柜內(nèi)不允許存放其他物品，檔案室內(nèi)要放置吸潮物，檔案柜內(nèi)要放置防蟲(chóng)藥品，有條件的還應(yīng)安裝報(bào)警器，并堅(jiān)持經(jīng)常查看、打掃，發(fā)現(xiàn)隱患及時(shí)清除，做到防火、防塵、防盜、防潮、防霉、防蟲(chóng)蛀鼠咬，使成教檔案管理達(dá)到安全化、制度化、科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化和經(jīng)?；Ｈ菍?duì)磁性介質(zhì)檔案管理注意做好防磁、防熱、防污染、防有害生物等工作，重要的檔案應(yīng)雙備份，要定期進(jìn)行檢查，定期進(jìn)行復(fù)制，分別存放。四是積極運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)設(shè)備和手段管理檔案，改變傳統(tǒng)以手工為主的管理方式，提高檔案的管理水平和利用率。

三、加強(qiáng)企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理的幾點(diǎn)思考

1.強(qiáng)化企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)會(huì)計(jì)檔案的管理。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn)識(shí)到會(huì)計(jì)檔案對(duì)企業(yè)發(fā)展和科技進(jìn)步的重要意義。使他們把一定的精力放到這方面來(lái)，檔案工作者要多向他們宣傳檔案工作的重要性，用工作成績(jī)影響他們。使領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注檔案工作，從硬件設(shè)施、軟件管理各方面提供便利的條件，并形成從上至下重視檔案管理的良好風(fēng)氣，促使檔案管理水平提高。

2.提高企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理人員多為兼職，缺少檔案管理應(yīng)有的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，計(jì)算機(jī)應(yīng)用知識(shí)，造成檔案管理工作整體水平不高，制約著企業(yè)檔案管理工作的順利發(fā)展。因此應(yīng)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行有關(guān)檔案法規(guī)、檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)、電算化知識(shí)等方面的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，并組織相關(guān)的交流研討活動(dòng)，培養(yǎng)復(fù)合型人才。

3.建立健全企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)章制度。長(zhǎng)期以來(lái)企業(yè)沒(méi)有一套嚴(yán)格得檔案管理制度，或者制度執(zhí)行力度不夠。為確保檔案的齊全、完整、規(guī)范管理，應(yīng)依據(jù)國(guó)家的法律法規(guī)和檔案管理的有關(guān)規(guī)定，制定出會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)章制度，如：《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》、《會(huì)計(jì)檔案收集與歸檔辦法》、《會(huì)計(jì)檔案保管制度》、《借閱制度》等，這樣工作起來(lái)便有章可循，有法可依，保障企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理向規(guī)范化、科學(xué)化、制度化邁進(jìn)。

4.加快企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理現(xiàn)代化步伐?！稒n案法》中規(guī)定：“采用先進(jìn)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化”。在企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理中應(yīng)積極推廣應(yīng)用現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)，代替?zhèn)鹘y(tǒng)的以手工為主的檔案管理方式，使檔案的收集、整理、保存和查詢(xún)電子化、網(wǎng)絡(luò)化，實(shí)現(xiàn)企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理的信息化與資源共享?，F(xiàn)代的管理手段，使之不但能準(zhǔn)確、系統(tǒng)地查找到所需要的有關(guān)檔案資料，而且能提高工作效率，更好地為企業(yè)的發(fā)展服務(wù)。

5．做好企業(yè)會(huì)計(jì)檔案利用工作。企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理的最終目的是為了提供利用。傳統(tǒng)的服務(wù)方式處于一種被動(dòng)地位，這種服務(wù)方式制約了檔案的利用，無(wú)法適應(yīng)企業(yè)會(huì)計(jì)檔案的改革發(fā)展。因此，要求檔案工作者要有創(chuàng)新意識(shí)、服務(wù)意識(shí)、奉獻(xiàn)意識(shí)、宣傳意識(shí)，作為窗口部門(mén)的工作者，必須樹(shù)立全心全意為人民服務(wù)的精神，必須有一顆平常心腳踏實(shí)地，同時(shí)發(fā)揮其積極導(dǎo)向作用，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，便被動(dòng)利用為主動(dòng)力利用，充分開(kāi)發(fā)檔案信息資源，不斷拓展業(yè)務(wù)范圍與服務(wù)領(lǐng)域，積極探索行之有效的檔案管理途徑，為企業(yè)的改革發(fā)展提供更好地服務(wù)。

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