創(chuàng)建高效企業(yè)檔案信息化管理與網(wǎng)絡(luò)化管理系統(tǒng)管見(jiàn)

隨著科技的發(fā)展。檔案事業(yè)發(fā)展也進(jìn)入了一個(gè)數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化的時(shí)代。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)成果的應(yīng)用推動(dòng)了無(wú)紙化辦公的發(fā)展，也加快了檔案信息化管理的步伐。如何運(yùn)用先進(jìn)的技術(shù)，建立高效企業(yè)檔案信息化管理與網(wǎng)絡(luò)化管理系統(tǒng)，是現(xiàn)有企業(yè)檔案管理的一件不可忽視的大事。

一、做好企業(yè)檔案信息化管理

(一)標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理軟件是信息化的基礎(chǔ)。

所謂標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理軟件是指符合國(guó)家檔案標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的，適用于機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位和各類檔案館用于對(duì)檔案信息化和檔案實(shí)體進(jìn)行輔助管理的各種類型計(jì)算機(jī)應(yīng)用軟件系統(tǒng)。標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理軟件應(yīng)具備以下幾項(xiàng)主要功能：

1、數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)的靈活性。檔案信息管理要對(duì)所需的信息進(jìn)行數(shù)據(jù)聚集。數(shù)據(jù)庫(kù)的建立是檔案信息化的前提要實(shí)現(xiàn)檔案的網(wǎng)絡(luò)檢索。就要建立檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)。包括建立以全宗為單位的案卷目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、專題文件目錄數(shù)據(jù)庫(kù)等。其管理形式是實(shí)現(xiàn)目錄管理和原文管理。由于不同類別的檔案需要著錄的文件項(xiàng)目各不相同，故數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)應(yīng)具有一定的靈活性、擴(kuò)展性，數(shù)據(jù)庫(kù)的設(shè)置應(yīng)有建立、刪除、修改等功能。只有靈活的數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)，才能充分挖掘出檔案信息資源的潛力，滿足不同檔案類型的需要，實(shí)現(xiàn)最大化的檔案信息數(shù)據(jù)聚集，為企業(yè)檔案信息化管理奠定基礎(chǔ)。

2、文件檔案管理一體化。實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化環(huán)境下的文件，檔案一體化管理。要求重新設(shè)置合理的工作流程。將文件工作和檔案工作的需求一同嵌入管理文件系統(tǒng)中，即實(shí)現(xiàn)前端控制，記錄從電子文件形成到成為電子檔案并歸檔的一切活動(dòng)過(guò)程和處理情況。檔案管理軟件所設(shè)置的接口與企業(yè)文書(shū)部門(mén)連接。實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理?！髽I(yè)文書(shū)部門(mén)的文件由計(jì)算機(jī)形成。計(jì)算機(jī)輔助歸檔，由檔案人員進(jìn)行整理鑒定并確定密級(jí)和保管期限。然后進(jìn)入正式文件庫(kù)。利用這一手段確保了電子公文及時(shí)高效、安全保密地運(yùn)行：也使文書(shū)部門(mén)文件整理與歸檔工作一次完成，避免了大量重復(fù)勞動(dòng)，大大提高了工作效率：檔案人員也不必再次進(jìn)行歸檔文件目錄輸入，可以節(jié)省大量人力和時(shí)間進(jìn)行企業(yè)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)工作。另外，檔案管理部門(mén)也可以通過(guò)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)隨時(shí)掌握文書(shū)、業(yè)務(wù)部門(mén)的管理動(dòng)態(tài)，及時(shí)進(jìn)行指導(dǎo)。從而實(shí)現(xiàn)檔案的超前性、預(yù)見(jiàn)性管理。

3、檔案全文存儲(chǔ)與檢索。應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理系統(tǒng)，檔案部門(mén)可以將原有的檔案原件掃描后存儲(chǔ)到計(jì)算機(jī)上，并在他人需要查閱檔案耐快速獲取所需信息，實(shí)現(xiàn)檢索準(zhǔn)確性和正確性。

4、檔案業(yè)務(wù)管理自動(dòng)化。企業(yè)檔案業(yè)務(wù)工作包括檔案統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷(xiāo)毀、借閱、催還及參考資料編研工作。需要檔案人員定期、不定期地進(jìn)行檔案基本情況統(tǒng)計(jì)、檔案借閱歸還統(tǒng)計(jì)、銷(xiāo)毀清冊(cè)登記、超期檔案催還工作，歸檔技術(shù)文件進(jìn)行分析為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)。應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)化的檔案軟件，可以隨時(shí)隨地進(jìn)行各種數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)、設(shè)計(jì)、打印各種報(bào)表，進(jìn)行借閱登記、催還提醒等，讓檔案人員從繁雜的日常事務(wù)中解脫出來(lái)，標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理軟件可真正實(shí)現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)辦公自動(dòng)化。

(二)檔案信息化管理要以人才為依托

檔案信息化管理是檔案工作適應(yīng)社會(huì)信息化發(fā)展的必然趨勢(shì)，檔案人員作為檔案工作的主體，對(duì)檔案事業(yè)的興衰起著決定性的作用。人員素質(zhì)高低直接影響檔案信息化的進(jìn)程。因此。就需要我們有一大批對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)熟練、業(yè)務(wù)素質(zhì)高的檔案管理工作者。有一大批堅(jiān)持創(chuàng)新、勇于創(chuàng)新的檔案工作者。要培養(yǎng)知識(shí)全面、一專多能、有開(kāi)拓精神的復(fù)合型檔案管理人才，需從以下幾方面入手。

1、加強(qiáng)基礎(chǔ)理論和業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)。檔案人員首先應(yīng)具備扎實(shí)的檔案學(xué)基礎(chǔ)理論知識(shí)，這是必備的知識(shí)體系，還應(yīng)懂得文件與檔案的管理原則、熟悉檔案工作的規(guī)律分類方法及有關(guān)的技術(shù)，這是檔案工作者必須掌握的技能，各級(jí)檔案部門(mén)都開(kāi)展過(guò)多種教育培訓(xùn)。如崗位培訓(xùn)、專業(yè)學(xué)歷教育等，通過(guò)培訓(xùn)把理論與實(shí)際工作有機(jī)地結(jié)合起來(lái)，從而提高業(yè)務(wù)技能，拓寬視野。

2、加強(qiáng)現(xiàn)代化信息技術(shù)的培訓(xùn)。

為了保證檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)能夠符合規(guī)范要求，要加強(qiáng)對(duì)檔案輸入人員的繼續(xù)教育培訓(xùn)。隨著計(jì)算機(jī)的普及大部分檔案人員都具有一定的計(jì)算機(jī)應(yīng)用知識(shí)，所以培訓(xùn)重點(diǎn)應(yīng)放在數(shù)據(jù)的規(guī)范采集、軟件正確運(yùn)用及網(wǎng)絡(luò)知識(shí)運(yùn)用等方面。通過(guò)培訓(xùn)，使他們能夠掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案工作中的應(yīng)用，掌握檔案管理應(yīng)用軟件的各種功能，成為檔案信息化管理的行家。確保檔案管理系統(tǒng)平穩(wěn)、正常運(yùn)行。

二、檔案工作的網(wǎng)絡(luò)化管理日益成為趨勢(shì)。

現(xiàn)有多數(shù)企業(yè)中。大多公司以多元化產(chǎn)權(quán)制度存在，如母公司與子公司、集團(tuán)公司與股份公司等。在做好基層單位檔案信息化管理的同時(shí)，集團(tuán)檔案工作的網(wǎng)絡(luò)化管理正成為趨勢(shì)，檔案主管部門(mén)對(duì)所屬單位要以計(jì)算機(jī)現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為支撐，采用切合企業(yè)檔案自身特點(diǎn)的管理模式。打造檔案工作網(wǎng)絡(luò)化管理的平臺(tái)。

(一)要建立符合集團(tuán)自身需要的網(wǎng)絡(luò)化管理模式，既體現(xiàn)了獨(dú)立性，又表現(xiàn)出集中性的特點(diǎn)。

1、各基層單位在保持各自日常檔案工作獨(dú)立運(yùn)作的同時(shí)。上級(jí)主管部門(mén)要通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳輸遠(yuǎn)程異地實(shí)時(shí)地進(jìn)行業(yè)務(wù)監(jiān)督與指導(dǎo)，實(shí)施相對(duì)集中的網(wǎng)絡(luò)化管理機(jī)制和工作方法。

2、由構(gòu)建一個(gè)由主管單位檔案部門(mén)建立的網(wǎng)管中心進(jìn)行統(tǒng)一維護(hù)和管理檔案信息資源共享平臺(tái)。

3、在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下。營(yíng)造一個(gè)各單位檔案部門(mén)之間可通過(guò)網(wǎng)上的互動(dòng)，進(jìn)行信息傳遞、業(yè)務(wù)交流與協(xié)同工作的軟件環(huán)境。

4、主管部門(mén)可通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行各種業(yè)務(wù)培訓(xùn)、舉辦專題討論、組織網(wǎng)上檢查、總結(jié)評(píng)比等活動(dòng)、通過(guò)以上幾點(diǎn)，將傳統(tǒng)封閉式'的、孤立的、單純的檔案管理工作的方式，改造為各單位檔案部門(mén)緊密聯(lián)系的網(wǎng)上互動(dòng)開(kāi)放的、主管部門(mén)相對(duì)集中管理的網(wǎng)絡(luò)化工作方式，科學(xué)靈活地把保持所屬各單位獨(dú)立的檔案管理工作與主管部門(mén)相對(duì)集中的管理機(jī)制有機(jī)結(jié)合起來(lái)，從而疏通了主管部門(mén)與各單位檔案部門(mén)之間的溝通和信息交流的渠道，強(qiáng)化了對(duì)各單位的檔案工作的遠(yuǎn)程異地實(shí)時(shí)監(jiān)督指導(dǎo)機(jī)制，從而提升管理層面，提高企業(yè)整體現(xiàn)代化管理水平。

(二)堅(jiān)持網(wǎng)絡(luò)化管理原則。

1、統(tǒng)一性原則。采用統(tǒng)一軟件對(duì)檔案及檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行計(jì)算機(jī)處理和網(wǎng)絡(luò)化管理：采用統(tǒng)一平臺(tái)，運(yùn)用同一系統(tǒng)。實(shí)現(xiàn)高效、準(zhǔn)確、穩(wěn)定的應(yīng)用環(huán)境；采用統(tǒng)一管理，把各單位的檔案信息納入相同結(jié)構(gòu)的數(shù)據(jù)庫(kù)中進(jìn)行管理：采用統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，建立和健全各項(xiàng)規(guī)章制度，使各項(xiàng)運(yùn)作規(guī)范化。

2、專人管理原則，對(duì)建立檔案信息管理系統(tǒng)的網(wǎng)管中心，要由檔案主管部門(mén)專人負(fù)責(zé)，對(duì)各接人單位的日常檔案工作進(jìn)行遠(yuǎn)程異地實(shí)時(shí)的監(jiān)督與指導(dǎo)。這樣由主管部門(mén)負(fù)責(zé)管理的網(wǎng)絡(luò)化管理平臺(tái)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、系統(tǒng)集成、檔案管理系統(tǒng)軟件技術(shù)。形成了一個(gè)現(xiàn)代化、完善的檔案工作網(wǎng)絡(luò)化管理體系，強(qiáng)化了對(duì)所屬各單位的檔案工作監(jiān)督指導(dǎo)力度。