Ｏｆｆｉｃｅ“時(shí)鮮”技巧放松

Word“選取”有學(xué)問

在“Word”文檔的編輯過程中經(jīng)常會(huì)遇到選取操作，但如果只會(huì)用鼠標(biāo)左鍵來選擇是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，比如選擇不連續(xù)內(nèi)容時(shí)就無能為力了。通過簡單的小技巧就可以解決這一問題，而且選取小技巧也可以很大程度上提高操作效率。

要選取一句話，按住“Ctrl”鍵后點(diǎn)擊該句即可，選取的長度會(huì)自動(dòng)識(shí)別并判定。如果要選擇整個(gè)段落，可以將鼠標(biāo)移動(dòng)到該段落并連續(xù)三次點(diǎn)擊鼠標(biāo)左鍵，這樣就會(huì)選中鼠標(biāo)位置所在的整個(gè)段落了。

日常應(yīng)用中還經(jīng)常會(huì)遇到要選取某個(gè)文檔中的多個(gè)“重點(diǎn)”的情況，也就是要選取多個(gè)不連續(xù)的區(qū)域。這時(shí)就可以在選中某個(gè)區(qū)域后移動(dòng)鼠標(biāo)到下一個(gè)區(qū)域，按下“Ctrl”鍵后選取即可，重復(fù)這一操作就可以選取更多不連續(xù)的區(qū)域。不連續(xù)的內(nèi)容還可能包含段落或多個(gè)段落的塊狀區(qū)域，這時(shí)可以按下“Alt”鍵并拖動(dòng)鼠標(biāo)后選取。

對(duì)于很多頁碼的文檔要跨頁選取大量內(nèi)容非常麻煩，這里可以在選取內(nèi)容開始位置點(diǎn)擊鼠標(biāo)左鍵，轉(zhuǎn)動(dòng)鼠標(biāo)滾輪到選取的結(jié)束位置所在的頁面后按下“Shift”鍵并點(diǎn)擊結(jié)束位置，這樣多個(gè)頁面間的內(nèi)容就全部為選中狀態(tài)了。“Ctrl”+“Shift”+“End”鍵可以選擇光標(biāo)之后文檔的所有內(nèi)容，而“Ctrl”+“Shift”+“Home”鍵則可以選取光標(biāo)之前的所有文檔內(nèi)容。

安安全全Excel玩保護(hù)

如果“Excel”文檔只是自己查看或編輯的話，那小心操作就可確保內(nèi)容的安全。但如果要將數(shù)據(jù)上報(bào)或是供他人查閱的話，就難免會(huì)因?yàn)閯e人的錯(cuò)誤操作而導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失，或是不小心修改數(shù)據(jù)影響數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性，這時(shí)“Excel”的保護(hù)功能就可以發(fā)揮它的作用了。

保護(hù)好整個(gè)工作薄就可以防止他人刪除或者添加工作薄中的工作表。在“工具－＞保護(hù)－＞保護(hù)工作薄”中選擇結(jié)構(gòu)和窗口(“Excel2007”為“審閱－＞保護(hù)工作薄”)，并在下方設(shè)定密碼即可，重新輸入后確定就啟動(dòng)了工作薄的保護(hù)，這時(shí)插入選項(xiàng)中的“工作表”就變成灰色不可選狀態(tài)了。要恢復(fù)的話可以選擇“工具－＞保護(hù)－＞撤銷工作薄保護(hù)”并輸八密碼即可。

保護(hù)工作薄可以防止他人修改或刪除工作表，但并不能保護(hù)工作表中的數(shù)據(jù)。要保護(hù)工作表中內(nèi)容的安全?？梢栽凇肮ぞ?gt;保護(hù)-->保護(hù)工作表”中勾選保護(hù)工作表及鎖定的單元格內(nèi)容(“Excel2007”為“審閱保護(hù)工作表”)，然后輸入密碼即可。同樣要撤銷保護(hù)可以在“工具－＞保護(hù)－＞撤銷工作表保護(hù)”中輸入密碼后撤銷保護(hù)。

鎖定雖然能夠保證工作表安全但有時(shí)也并不方便，比如要他人在不能修改原有數(shù)據(jù)的同時(shí)，允許其添加進(jìn)新內(nèi)容的情況，這時(shí)就可以通過“局部保護(hù)”來解決。首先用“Ctrl”+“A”快捷鍵選中所有的單元格后，點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵選擇“設(shè)置單元格格式－＞保護(hù)”并去掉鎖定項(xiàng)的勾選后點(diǎn)擊“確定”。接下來選中需要保護(hù)的單元格后重復(fù)以上操作并設(shè)定其狀態(tài)為“鎖定”。再啟用工作表保護(hù)就可以了。這樣設(shè)定后鎖定的內(nèi)容是無法修改的，而其他單元格絲毫不受影響。要去掉寫保護(hù)只需要撤銷工作表保護(hù)即可。

讓幻燈片更“動(dòng)聽”

如果你覺得“圖文并茂”的幻燈片已經(jīng)不再新鮮的話，那不妨在幻燈片里加入聲音，這樣就可以在美妙的音樂聲陪伴下進(jìn)行演示了。但如果只是在頁面內(nèi)插入聲音的話，當(dāng)放映到下一張幻燈片后聲音就會(huì)停止，通過以下的設(shè)置就可以讓音樂不停播放直到演示結(jié)束。

運(yùn)行“PowerPolnl”后打開需要編輯的文檔，轉(zhuǎn)入到“插入－＞影片和聲音－＞文件中的聲音”并在隨后的對(duì)話框內(nèi)找到需要添加的音樂文件后點(diǎn)擊“確定”(“PPT2007”可以在插入選項(xiàng)卡的“聲音－＞文件”中的“聲音”中插入)，在隨后的窗口中如果選擇“在單擊時(shí)”那么只有在放映時(shí)點(diǎn)擊鼠標(biāo)才會(huì)播放聲音，所以這里選擇“自動(dòng)”。

要想實(shí)現(xiàn)循環(huán)播放還需要進(jìn)一步設(shè)置，右鍵點(diǎn)擊文檔上出現(xiàn)的“小喇叭”后選擇“編輯聲音對(duì)象”并勾選“循環(huán)播放直到停止”，“PPT2007”則可以在選中后在“選項(xiàng)”中勾選“循環(huán)播放直到停止”，并且還可以設(shè)定幻燈片放映的音量等。本方法非常適合為幻燈片增添柔美的背景音樂時(shí)使用。