Ｅｘｃｅｌ函數(shù)出手流水賬匯總不愁等

在我們?nèi)粘Ｊ褂玫母鞣N數(shù)據(jù)匯總報表中，常常會有部分數(shù)據(jù)每月、每周甚至每天都需要更新，如員工工資表中的考勤扣款，相關(guān)部門往往會提供一個流水賬形式的記錄表。如果每一次都手動將這些數(shù)據(jù)匯總輸入到工資表，會比較麻煩。

其實，我們可以借助SUMIF函數(shù)，將類似的按指定格式記錄的流水賬，輕松導(dǎo)入到月度或年度匯總表當中去。以Excel2007為例，對財務(wù)提供的“2008年考勤扣款.xls”的“9月”表進行操作：在P3單元格中執(zhí)行“公式／插入函數(shù)”命令，插入條件求和“SUMIF”函數(shù)并點擊“確定”，在條件比較區(qū)域“Range”設(shè)置為“'[2008年考勤扣款。xIs]9月'!＄B＄2:＄B＄101”(不輸入雙引號，下同)，條件“Criteria”為“B3”，求和區(qū)域“Sum_range”為“'[2008年考勤扣款.xls]9月'!＄C＄2:＄C＄101”，單擊“確定”，即可完成一位員工的考勤扣款導(dǎo)入(如圖)。

雖然9月份的考勤扣款統(tǒng)計只有7人次，但為了保證當考勤扣款人數(shù)發(fā)生變化時，該數(shù)據(jù)引用仍然有效，這里取了一個較大的數(shù)值范圍2:101(即最多能匯總100人次的考勤扣款)。雙擊P3單元格右下方的公式復(fù)制句柄“+”，即可將該函數(shù)復(fù)制應(yīng)用到整個P列單元格。請注意對SUMIF函數(shù)的條件區(qū)域和求和區(qū)域都使用絕對引用，否則在進行公式的復(fù)制時，會出現(xiàn)“張冠李戴”的謬誤。

此外，在Excel中當單元格計算結(jié)果為0時，默認會顯示0，讓人查看起來不太舒服。我們可以依次單擊“Office按鈕／Excel選項”，取消對“高級”選項中“在具有零值的單元格中顯示零值”的勾選，即可將前工作表中的值為0的單元格全部顯示為空白單元格。通過類似的方法，我們可以很快導(dǎo)入?yún)R總各個部門提供的數(shù)據(jù)，再也不需要手工查找和輸入了。

TIPS

SUMIF函數(shù)公式為“'[文件名]表名'指定區(qū)別”，如“'[2008年考勤扣款.xls]9月'!＄B＄2:＄B＄101”， “2008年考勤扣款.xls”即是文件名，9月是表名，!＄B＄2:＄B＄101即是區(qū)域。

TIPS

Excel的相對引用與絕對引用

在創(chuàng)建公式時，單元格或單元格區(qū)域的引用通常是相對于包含公式的單元格的相對位置。例如，在單元格D4包含公式“＝A1”，Excel會自動將單元格A1中的內(nèi)容引用到D4當中，將D4中公式橫向復(fù)制到E4當中，E4中的公式會自動修改為B1:將D4中的公式縱向復(fù)制到D5當中，D5中的公式又會自動修改為A2，這就是相對引用。如果在復(fù)制公式時不希望Excel自動修改引用，則需要在單元格的行或列的標號前面添加一個＄符號，例如在單元格D4中輸入公式“＝＄A＄1”，不管我們將D4中的公式復(fù)制到哪一行哪一列單元格，其引用位置始終都為A1單元格，這就是絕對引用。當然，我們還可以將相對引用和絕對引用結(jié)合起來使用，如“＝A＄1”，“＝＄A1”。

Office加油站

放映PPT幻燈片時，為了讓效果更直觀，我們可以點擊鼠標右鍵，然后點擊“指針選項／繪圖筆”即可調(diào)出畫筆。用完后，按Esc鍵退出即可。

問：我寫了份個人簡歷，但在頁眉處想用兩種不同的頁眉。比如我在Word 2003里修改第二頁的頁眉后，第一頁的頁眉也跟著變了，應(yīng)該怎樣做才能實現(xiàn)兩種或多種不同的頁眉呢?

答：點擊“視圖／頁眉和頁腳”并設(shè)置好頁眉后，在需要改動的頁眉頁里，比如第2頁里，點擊“插入／分節(jié)符／下一頁”，然后再添加頁眉或頁腳即可。但要注意在頁眉頁腳工具欄上把“與上一節(jié)相同”的那個按鈕點為非激活狀態(tài)，這樣就可以設(shè)置不同的頁眉頁腳了。