企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)面臨的幾點(diǎn)問題

羅曉晶

1領(lǐng)導(dǎo)觀念的轉(zhuǎn)變

由于部分領(lǐng)導(dǎo)對(duì)數(shù)字化概念知之甚少，加之檔案本身不能為企業(yè)直接創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，以及檔案工作自身的局限性，使多數(shù)領(lǐng)導(dǎo)從思想上對(duì)檔案工作不重視，造成企業(yè)檔案數(shù)字化的被動(dòng)局面。

只有實(shí)現(xiàn)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作觀念的轉(zhuǎn)變，才能使其從宏觀的角度。對(duì)新形勢(shì)下檔案事業(yè)發(fā)展的，新要求給予充分的理解支持，把檔案信息化建設(shè)納入到企業(yè)信息化建設(shè)的總體規(guī)劃中。促進(jìn)檔案信息化建設(shè)持續(xù)發(fā)展，最大限度地開發(fā)利用檔案資源。

2館藏資源整合

企業(yè)檔案信息化要求將包括紙質(zhì)檔案、圖片檔案、電子檔案、實(shí)物檔案等各種不同介質(zhì)、不同形式、種類繁多、數(shù)量巨大的檔案信息集成到統(tǒng)一系統(tǒng)中，這會(huì)極大地豐富企業(yè)檔案館館藏信息資源，為企業(yè)提供充足、合理、規(guī)范的資源利用帶來新的契機(jī)，同時(shí)因此而引發(fā)的問題也凸顯出來。

2.1館際間的整合。由于館藏資源的來源各異，各級(jí)各類檔案館的檔案文件各具特色，類別有交叉也有不同，管理系統(tǒng)也不盡相同。要將這些龐大、繁雜多樣的不同編碼格式、讀寫方式、載體材料的數(shù)字信息有機(jī)整合，實(shí)現(xiàn)其運(yùn)行環(huán)境一體化管理，館際間必須加強(qiáng)交流、緊密聯(lián)系、協(xié)同作戰(zhàn)以建立高質(zhì)量的檔案信息數(shù)據(jù)庫，才能達(dá)到企業(yè)檔案信息數(shù)據(jù)的統(tǒng)一、準(zhǔn)確、完整、合理及規(guī)范利用。這對(duì)檔案工作從技術(shù)和管理上都提出了更高的要求。

2.2檔案館與企業(yè)其他部門的整合。檔案館必須加強(qiáng)與企業(yè)其他各部門之間的協(xié)作與交流，使檔案管理系統(tǒng)與企業(yè)各種業(yè)務(wù)信息管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)無縫鏈接，形成一個(gè)多鏈條、多層次、多元化的立體網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)，將網(wǎng)絡(luò)收集到的應(yīng)歸檔的各種類別的信息，按照檔案管理的要求進(jìn)行快速、及時(shí)的數(shù)據(jù)處理，形成科學(xué)、有序、完整的企業(yè)綜合檔案信息資源，促進(jìn)資源共享的同時(shí)又確保了信息的時(shí)效性，充分發(fā)揮企業(yè)信息的整體功能。

促進(jìn)檔案館藏信息有機(jī)整合。不斷加強(qiáng)檔案信息科學(xué)化、合理化及可利用化進(jìn)程，建立高智能的企業(yè)檔案信息數(shù)據(jù)庫，是檔案館信息化建設(shè)面臨的急需解決的問題。

3信息平臺(tái)的要求

傳統(tǒng)意義上的檔案是人們從事各項(xiàng)生產(chǎn)活動(dòng)時(shí)形成的原始記錄，而當(dāng)前信息化的新時(shí)代特色下，大部分的檔案文件是通過計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)形成的電子文檔，數(shù)字化信息的組織是通過編碼形式完成，其處理過程要通過技術(shù)設(shè)備得已存儲(chǔ)、顯現(xiàn)及傳輸。

3.1管理系統(tǒng)的要求。隨著企業(yè)信息化建設(shè)的不斷發(fā)展，計(jì)算機(jī)的府用已普及到企業(yè)的各個(gè)領(lǐng)域，但信息管理系統(tǒng)的開發(fā)還不夠成熟，有些軟件還存在軟件集成化程度低、兼容性差、數(shù)據(jù)共享難等問題。

3.2電子文檔的要求。由于沒有統(tǒng)一、規(guī)范的文檔庫標(biāo)準(zhǔn)，目前大量電子文檔格式均被一種或幾種軟件壟斷，甚至同一產(chǎn)品不同版本間不能實(shí)現(xiàn)完全兼容，各體系模塊之間相互獨(dú)立。大量的電子文檔信息在各軟件環(huán)境下無法自由流通，所謂的“信息孤島”現(xiàn)象空前嚴(yán)重。

檔案信息系統(tǒng)的成熟化、文檔庫技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)化，是企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)面臨的核心問題之一。

4信息安全的要求

企業(yè)檔案涉及企業(yè)秘密和行業(yè)利益，特別是涉及企業(yè)秘密的檔案關(guān)系到企業(yè)切身利益，甚至生存大計(jì)。企業(yè)檔案資源已成為比資產(chǎn)更為重要的戰(zhàn)略資源，檔案信息安全成為建設(shè)數(shù)字化檔案館過程中的重中之重。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，信息安全的內(nèi)涵不斷擴(kuò)大延伸。

4.1主觀因素，信息安全的主觀因素主要來自物理安全和數(shù)字安全。物理安全指通過對(duì)計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)硬件設(shè)施的保護(hù)，使得系統(tǒng)免受電磁泄露、通信干擾、自然或人為破壞及設(shè)備故障的困擾，確保計(jì)算機(jī)檔案管理信息系統(tǒng)硬件的正常穩(wěn)定運(yùn)行。數(shù)字安全是對(duì)信息在數(shù)據(jù)收集、存儲(chǔ)、檢索、處理、傳輸?shù)冗^程的保護(hù)，保障檔案信息的機(jī)密性、完整性、唯一性及安全性，使檔案信息不被非法竊取、偽造、篡改以及密鑰攻擊等。

4.2客觀因素。有些檔案館實(shí)行了對(duì)不同用戶根據(jù)權(quán)限安全審計(jì)，提供不同的開放機(jī)制；機(jī)密性的、不開放的檔案存放于網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器；進(jìn)行數(shù)據(jù)備份、制作只讀光盤：建立網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)防火墻與物理隔離、入侵檢測(cè)、數(shù)據(jù)加密、系統(tǒng)控制等。但水漲船高，防范措施越來越強(qiáng)，網(wǎng)絡(luò)攻擊手段在數(shù)量日益泛濫的同時(shí)也越來越巧妙，越來越隱蔽，用戶防不勝防。

總之，如何切實(shí)有效防御網(wǎng)絡(luò)潛在風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)信息網(wǎng)絡(luò)安全，是檔案管理數(shù)字化建設(shè)所要面臨的重要問題。

5人員素質(zhì)的要求

檔案隊(duì)伍嚴(yán)重缺乏高素質(zhì)、高技能的專業(yè)技術(shù)人才，是企業(yè)檔案館普遍存在的問題。檔案人員專業(yè)素質(zhì)疲軟是檔案信息化建設(shè)的“瓶頸”，將大大阻礙企業(yè)檔案館實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理的進(jìn)程?！叭肆Y源是第一資源”。檔案部門要培養(yǎng)和吸納一批專業(yè)性強(qiáng)、素質(zhì)過硬、技術(shù)保障、思想政治水平高、有創(chuàng)新意識(shí)的復(fù)合型人才，這將是檔案信息化建設(shè)中亟待解決的問題。