如何做好高校電子檔案工作

王麗麗

1更新觀念

電子文件管理與紙質(zhì)文件管理的不同，這就要求在以下幾個方面更新觀念：來源原則依然存在，但其內(nèi)容卻發(fā)生了變化：“文件生命周期理論”依然存在，但是經(jīng)過了修正：電子文件的“原件”已經(jīng)是非傳統(tǒng)原件的概念。

2建立健全高校電子檔案管理制度

為適應(yīng)形勢發(fā)展的需要，高校應(yīng)該盡快制定電子文件與電子檔案管理方面的規(guī)章制度，使廣大高校檔案工作者在工作中有所遵循。對于實(shí)在不能制定本校電子文件管理規(guī)范的高校，也應(yīng)該盡快就《電子公文歸檔管理暫行辦法》與《電子文件歸檔與管理規(guī)范)所涉及的內(nèi)容，對本校的電子文件與電子檔案管理情況進(jìn)行一次全面、系統(tǒng)、細(xì)致的調(diào)查，摸清家底，以便有針對性地開展工作。

3整合高校內(nèi)部信息管理機(jī)構(gòu)，著力解決高校電子文件管理的技術(shù)難題

電子文件管理長期處于理論與實(shí)踐嚴(yán)重脫節(jié)的根本原因，在于技術(shù)問題。檔案部門的人員一般從理論上知道該怎么做，但是苦于知識結(jié)構(gòu)的制約，不知道技術(shù)上該怎么做，而懂技術(shù)的人又往往不了解電子文件管理的基本理論。因此，長期以來這個問題就成了制約電子文件管理的瓶頸。筆者認(rèn)為，對于大多數(shù)高校來說，只有整合高校內(nèi)部的機(jī)構(gòu)，這個問題才可以解決。高校一般都成立了“網(wǎng)絡(luò)中心”或者“信息管理中心”，擁有相當(dāng)?shù)挠?jì)算機(jī)專業(yè)技術(shù)人員，而檔案部門完全可以利用該優(yōu)勢。如果檔案部門有較強(qiáng)的技術(shù)力量當(dāng)然好，工作方便效率高，但是對于規(guī)模小、人員編制較少的高校，可以實(shí)行資源統(tǒng)一配置，在學(xué)?！熬W(wǎng)絡(luò)中心”內(nèi)設(shè)置信息管理機(jī)構(gòu)、配備專職技術(shù)人員，對全校圖書、檔案和現(xiàn)行文件信息系統(tǒng)服務(wù)器等網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的安全與維護(hù)工作實(shí)行集中有效的管理。這樣既可以節(jié)省資金，也可以解決檔案館室、圖書館等部門技術(shù)人才缺乏問題。當(dāng)然，檔案部門本身也不能產(chǎn)生畏難情緒。雖說電子文件管理工作是一項(xiàng)技術(shù)性較強(qiáng)的信息管理工作，需要計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識支持，但是不能過于依賴技術(shù)，也不能不懂技術(shù)，更重要的是工作標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和管理制度的建設(shè)實(shí)施以及電子文件運(yùn)作過程各環(huán)節(jié)工作連續(xù)的責(zé)任管理措施的落實(shí)。計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，主要用于“電子文件管理系統(tǒng)”的研發(fā)設(shè)計(jì)、“系統(tǒng)”設(shè)置及數(shù)據(jù)的管理與維護(hù)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)軟硬件設(shè)備的管理與安全維護(hù)等標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，包括高校制定具體的工作規(guī)范，是“系統(tǒng)”設(shè)計(jì)、設(shè)備配置和電子文件管理各環(huán)節(jié)工作的依據(jù)和工作準(zhǔn)則、管理制度，是協(xié)調(diào)有關(guān)人員在電子文件管理過程各環(huán)節(jié)工作中，嚴(yán)格實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。保證電子文件有效管理和安全利用的重要手段和措施。

4廣泛調(diào)研，積極主動，有針對性地開展工作

高校產(chǎn)生電子文件的渠道非常豐富，檔案部門要廣泛調(diào)研，搞清形成電子文件的機(jī)構(gòu)、類型及其特點(diǎn)和用途。比如，對于高校教務(wù)處，檔案部門就應(yīng)該格外加以關(guān)注。由于教務(wù)管理信息系統(tǒng)的采用，教務(wù)處將產(chǎn)生大量的電子文件。高校在招標(biāo)采購教務(wù)管理系統(tǒng)的時(shí)候，檔案部門也要參與評標(biāo)，在對商家進(jìn)行考核的過程中，對電子檔案的管理提出要求?？梢姡瑱n案部門的積極參與將有利于電子檔案的管理。

5實(shí)行“雙套制”管理模式

《電子公文歸檔管理暫行辦法》第七條規(guī)定：“電子公文形成單位必須將具有永久和長期保存價(jià)值的電子公文，制成紙質(zhì)公文與原電子公文的存儲載體一同歸檔，并使兩者建立互聯(lián)?！彪娮游募陨淼奶攸c(diǎn)和信息技術(shù)發(fā)展過程中仍有技術(shù)難題未被攻克的現(xiàn)狀，確實(shí)給當(dāng)前電子文件管理工作帶來了較大的難度和一定的風(fēng)險(xiǎn)。因此，當(dāng)前我國的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定具有永久保存價(jià)值的文本或圖形形式的電子文件，必須制成紙質(zhì)文件或縮微品等同時(shí)歸檔。在當(dāng)前和今后相當(dāng)長的一個時(shí)期，檔案管理工作要實(shí)行“雙套制”模式，既要管理電子文件，又要管理紙質(zhì)文件等檔案實(shí)體，其目的在于當(dāng)某些電子文件的法律地位不能確定時(shí)提供實(shí)體檔案原件利用，當(dāng)網(wǎng)絡(luò)不通時(shí)應(yīng)急提供實(shí)體利用服務(wù)，當(dāng)出現(xiàn)萬一情況時(shí)可以利用檔案實(shí)體“再生”電子文件。

6領(lǐng)導(dǎo)重視，全校參與，提高教職工對電子文件積累和歸檔管理的自覺性

電子文件管理工作是一項(xiàng)系統(tǒng)工程。要靠領(lǐng)導(dǎo)和各業(yè)務(wù)部門的支持、配合才能完成。又因?yàn)殡娮游募芾硎且豁?xiàng)內(nèi)容復(fù)雜、技術(shù)性強(qiáng)的新業(yè)務(wù)，必須依靠各業(yè)務(wù)部門電子文件承辦人和電子文件管理員在電子文件的形成、辦理、歸檔移交等工作環(huán)節(jié)中通力合作。認(rèn)真做好管理記錄和技術(shù)控制工作。才能實(shí)現(xiàn)電子文件的管理目標(biāo)。因此，除了技術(shù)、資金和法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)的支持外，還要全面協(xié)調(diào)和調(diào)動人的積極因素。應(yīng)大力做好黨和國家關(guān)于電子文件管理的政策、法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的宣傳學(xué)習(xí)工作，全面提高教職工對電子文件積累和歸檔管理的自覺性，并依據(jù)本單位電子文件管理的工作規(guī)范和管理制度對相關(guān)人員進(jìn)行技術(shù)培訓(xùn)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，全面提高專兼職管理人員的工作能力和業(yè)務(wù)水平，促進(jìn)電子文件歸檔管理工作的順利進(jìn)行。