淺談學(xué)校檔案建設(shè)

劉平平

1學(xué)校檔案管理的主要作用

1.1能使學(xué)校工作正?；?、規(guī)范化地開(kāi)展，有利于宏觀調(diào)控教育工作。學(xué)校檔案在維護(hù)學(xué)校的合法權(quán)益，改進(jìn)管理方式，探索新的教育教學(xué)方法等方面，都發(fā)揮了積極的作用，使學(xué)校管理從隨意型、經(jīng)驗(yàn)型向自覺(jué)型、科學(xué)型發(fā)展。

1.2有利于將零散材料系統(tǒng)化，將實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)理論化，為開(kāi)展教學(xué)、科研活動(dòng)提供大量的經(jīng)驗(yàn)資料，并且能把學(xué)校自身形象建設(shè)的成果傳下去。同時(shí)，便于查找和使用有關(guān)資料，便于利用校史及有關(guān)實(shí)物，對(duì)學(xué)生進(jìn)行校史教育、傳統(tǒng)教育、愛(ài)國(guó)主義教育等。

1.3能調(diào)動(dòng)教師的工作積極性，激勵(lì)教師的競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)。如教師業(yè)務(wù)檔案，每學(xué)期根據(jù)各人的工作實(shí)績(jī)填寫(xiě)一次，內(nèi)容和本人見(jiàn)面，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、教研組長(zhǎng)和本人共同簽字方能生效。由于絕大多數(shù)教師的上進(jìn)心、自尊心很強(qiáng)，這樣做對(duì)每個(gè)教師都是一個(gè)有力的鞭策和鼓舞，增強(qiáng)其事業(yè)心和責(zé)任感，對(duì)全面貫徹教育方針，面向全體學(xué)生，全面提高教育教學(xué)質(zhì)量，都有極大的促進(jìn)作用。評(píng)模、評(píng)職稱(chēng)、民辦教師轉(zhuǎn)公辦等，就能避免憑印象、走后門(mén)、耍權(quán)力。“模范不模范，翻開(kāi)檔案看”，按工作實(shí)績(jī)排隊(duì)上，這些過(guò)去的“老大難”就不會(huì)再難了。

1.4對(duì)學(xué)校教職員工的思想和行為具有約束和規(guī)范作用，學(xué)校檔案中記載了多年來(lái)形成的整套規(guī)章制度：同時(shí)通過(guò)記錄檔案的過(guò)程，還體現(xiàn)出對(duì)學(xué)校師生心理和群體氛圍的強(qiáng)大感應(yīng)力，在潛意識(shí)中積極影響個(gè)人行為。

1.5能進(jìn)一步加強(qiáng)和完善學(xué)校的科學(xué)管理體制。使每所學(xué)校都能從本校的實(shí)際出發(fā)，摸索經(jīng)驗(yàn)，按照教育教學(xué)規(guī)律辦好自己的學(xué)校。教育是一門(mén)科學(xué)，有其本身的規(guī)律。但這個(gè)規(guī)律并不是任何人隨便都可以掌握的，只有在工作實(shí)踐中，不斷總結(jié)成功的經(jīng)驗(yàn)，吸取失敗的教訓(xùn)，得而不驕。失而不餒，才能從中找出規(guī)律，指導(dǎo)自己的工作在曲折的道路上不斷前進(jìn)。檔案資料為此提供了有利條件，使學(xué)校管理從隨意型、經(jīng)驗(yàn)型向自覺(jué)型、科學(xué)型發(fā)展。

1.6能增強(qiáng)對(duì)學(xué)校檢查評(píng)估的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。檔案，是督查、評(píng)估和指導(dǎo)學(xué)校工作的可靠依據(jù)。有的學(xué)校平時(shí)做了許多工作并卓有成效，但督導(dǎo)檢查時(shí)，聽(tīng)匯報(bào)成績(jī)不少，查檔案證據(jù)不足，有的已經(jīng)丟失，有的一時(shí)找不到。而評(píng)估“重證據(jù)，不輕信口頭匯報(bào)”，積分自然受到影響。有了檔案資料，就是真憑實(shí)據(jù)，督查評(píng)估就能做到公平合理。

1.7學(xué)校檔案信息的開(kāi)展利用，也是學(xué)校檔案管理工作的重要內(nèi)容。它包括編制學(xué)校檔案檢索目錄，開(kāi)展學(xué)校檔案編研工作，開(kāi)展學(xué)校檔案多種服務(wù)。充分利用學(xué)校檔案信息與各項(xiàng)教育教學(xué)活動(dòng)密切結(jié)合，才能提高教育教學(xué)水平，也才能充分體現(xiàn)學(xué)校檔案工作的價(jià)值。

2學(xué)校檔案管理的基本方法

2.1強(qiáng)化檔案管理意識(shí)。首先是領(lǐng)導(dǎo)重視檔案建設(shè)，利用檔案資料服務(wù)學(xué)校各項(xiàng)工作，這是做好檔案工作的根本保證。其次是全校教職員工人人樹(shù)立檔案意識(shí)，在日常工作中養(yǎng)成積累資料的良好習(xí)慣。

2.2加強(qiáng)學(xué)校檔案的基礎(chǔ)工作。其中包括：①配備管理人員、制訂管理制度，建好、用好檔案資料。②收集整理、分類(lèi)歸檔。通常一學(xué)期收集整理一次，歸檔前要審查鑒別，決定取舍，然后系統(tǒng)地分類(lèi)、分項(xiàng)、分卷歸檔。③注意檔案資料的連續(xù)性、完整性、系統(tǒng)性和價(jià)值性。連續(xù)性是指跨學(xué)年的重要事件，如教改實(shí)驗(yàn)課題，周期較長(zhǎng)，對(duì)每學(xué)期、每學(xué)年的階段性實(shí)驗(yàn)報(bào)告和終結(jié)性的成果報(bào)告，都要注意連續(xù)性；完整性，是指本學(xué)期、本學(xué)年的某件事、某項(xiàng)活動(dòng)要有頭有尾，善始善終；系統(tǒng)性，是指分類(lèi)立卷工作要規(guī)范系統(tǒng)：價(jià)值性，是指對(duì)收集起來(lái)的的資料，要嚴(yán)肅認(rèn)真地審查整理，沒(méi)有教育價(jià)值、科研價(jià)值、保存價(jià)值和歷史價(jià)值的不歸檔。即使歸檔的資料，也要標(biāo)明保存期限。

2.3深層次開(kāi)發(fā)學(xué)校檔案的信息資源。檔案工作是一項(xiàng)服務(wù)性很強(qiáng)的工作，檔案工作的服務(wù)性是通過(guò)檔案利用來(lái)實(shí)現(xiàn)的。學(xué)校檔案工作者不能局限于學(xué)校日常事務(wù)的記錄，而要深層次開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源。例如，借助現(xiàn)代信息技術(shù)，編寫(xiě)各種檢索工具，介紹指南等；利用檔案資料進(jìn)行二次、三次加工而成專(zhuān)題材料，把湮沒(méi)在一般檔案中的有用信息發(fā)掘出來(lái)，利用檔案信息制作展示櫥窗版面等，展示學(xué)校教育教學(xué)成果，樹(shù)立學(xué)校自身形象等。只有充分開(kāi)展利用學(xué)校檔案信息，才能充分體現(xiàn)檔案工作的價(jià)值，才能實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案潛在的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。

2.4提高檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平。推進(jìn)檔案管理電子化進(jìn)程。目前系統(tǒng)的主要矛盾不是硬件設(shè)備的缺乏，而是硬件的功能沒(méi)有充分發(fā)揮，要著眼于提高系統(tǒng)的整體水平，組成系統(tǒng)的縱向和橫向的各個(gè)節(jié)點(diǎn)都應(yīng)達(dá)到一定水平。并通過(guò)網(wǎng)絡(luò)加以聯(lián)通。要有重點(diǎn)地抓好數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，慎重選定技術(shù)路線(xiàn)，推行適應(yīng)的先進(jìn)技術(shù)，使經(jīng)濟(jì)效益的合理性和技術(shù)的先進(jìn)性相統(tǒng)一，大大提高自動(dòng)化系統(tǒng)效率。