淺談檔案信息化建設(shè)面臨的問(wèn)題及對(duì)策

周大申

1檔案信息化建設(shè)面臨的主要問(wèn)題

1.1傳統(tǒng)的檔案管理觀念落后，制約了檔案信息化建設(shè)。目前，檔案部門仍然存在著“為保管而保管，重保管輕利用”的思想，存在著“等、靠、要”、“安于現(xiàn)狀”、“不講求社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益”的舊觀念，還存在著“閉架借閱”、“你查我調(diào)”的做法?，F(xiàn)代信息社會(huì)日新月異，新技術(shù)及相關(guān)學(xué)科理論的不斷滲透，使得檔案管理領(lǐng)域不斷出現(xiàn)新情況、新問(wèn)題，特別是思想觀念落后、思想認(rèn)識(shí)跟不上時(shí)代步伐，缺乏開放和創(chuàng)新意識(shí)，成為制約檔案信息化建設(shè)的重要因素。

1.2檔案保密和檔案安全受到挑戰(zhàn)。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，影響檔案保密和檔案安全因素主要有：一是人為因素，檔案部門的安全意識(shí)和保密意識(shí)不強(qiáng)，往往在自己的檔案網(wǎng)頁(yè)上隨意發(fā)布信息。對(duì)發(fā)布的信息缺少嚴(yán)格的審查和管理；二是技術(shù)問(wèn)題，當(dāng)前電腦病毒橫行，又加上黑客的惡意攻擊，使得檔案信息的安全和保密受到威脅。

1.3關(guān)于電子文件歸檔管理問(wèn)題。當(dāng)前檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)各行其是，層次不一，規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差，不能適應(yīng)檔案信息資源共享的要求。另外，很多辦公自動(dòng)化系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí)沒(méi)有檔案管理者參與，或者因檔案管理者缺乏相關(guān)知識(shí)無(wú)法參與，使得電子文件從生成到歸檔存在著不少問(wèn)題。

1.4高素質(zhì)的檔案管理人才嚴(yán)重缺乏。信息技術(shù)的突飛猛進(jìn)，促進(jìn)了檔案管理的變革，原有的管理方式、方法、手段都不能適應(yīng)信息化管理的要求，因而對(duì)檔案管理人員提出更高要求。然而檔案部門從業(yè)者整體素質(zhì)不高，人才缺乏，難于適應(yīng)信息化建設(shè)的要求。

2檔案信息化建設(shè)中應(yīng)采取的對(duì)策

2.1轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，積極為現(xiàn)代社會(huì)服務(wù)。首先，要破除“重管理設(shè)施購(gòu)置、輕服務(wù)研究”的做法，樹立開放意識(shí)和創(chuàng)新意識(shí)，使得檔案管理有利于檔案信息的利用，服務(wù)于經(jīng)濟(jì)建設(shè)，服務(wù)于社會(huì)。

其次，要變被動(dòng)服務(wù)為“面向社會(huì)，多方聯(lián)系”的主動(dòng)服務(wù)，拓寬服務(wù)渠道，改善服務(wù)功能，并用前瞻的眼光來(lái)研究利用者潛在的需求，積極主動(dòng)地為利用者提供方便、快捷的信息服務(wù)，同時(shí)還要加強(qiáng)館際交流，加強(qiáng)宣傳和推銷自己。

最后，要加強(qiáng)檔案信息的開發(fā)利用。檔案是信息、是資源，沒(méi)有檔案就沒(méi)有信息，沒(méi)有信息就沒(méi)有服務(wù)的資源。因此，檔案部門還應(yīng)進(jìn)行深層次的加工開發(fā)檔案信息資源，為信息時(shí)代提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)。

2.2建立完善的安全管理制度。檔案管理的服務(wù)性決定了檔案館要盡可能多地開發(fā)檔案信息，以便提供利用，以達(dá)到檔案信息利用功能的最大化，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。然而，共享和安全是一對(duì)難以調(diào)和的矛盾，為此必須建立完善的安全管理制度。電子檔案的管理需要建立一整套嚴(yán)格的安全措施，從每一個(gè)環(huán)節(jié)解決信息失真的隱患。

首先，電子文件的制作過(guò)程要權(quán)責(zé)分明。電子檔案的制作人員需要對(duì)其制作的電子檔案全權(quán)負(fù)責(zé)。保證在他人調(diào)閱時(shí)只能以只讀形式查看。防止電子檔案被他人惡意篡改或由于誤操作引起的刪除或修改。如確需修改或補(bǔ)充時(shí)，要經(jīng)過(guò)必要的審批手續(xù)，收集、積累過(guò)程中的一切變更都應(yīng)記錄在案，確保在服務(wù)器的上機(jī)日記中可以查詢到，對(duì)收集積累起來(lái)的電子文件需要有備份文件。

其次，在硬件管理上要進(jìn)一步完善電子文件和計(jì)算機(jī)設(shè)備的保管設(shè)施和環(huán)境，保持溫度和濕度，防止存儲(chǔ)介質(zhì)的磁化，同時(shí)強(qiáng)化防盜措施的完善和維護(hù)。及時(shí)升級(jí)計(jì)算機(jī)服務(wù)器和數(shù)據(jù)庫(kù)的硬件設(shè)施，確保數(shù)字檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)在保存和傳輸過(guò)程中穩(wěn)定、安全。

2.3健全與檔案信息化相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。檔案信息化建設(shè)的目的是保證用戶能高效、快捷、簡(jiǎn)易地獲取檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中的信息。這要求檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中信息存儲(chǔ)與呈現(xiàn)必須實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化，兼顧國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)，做到標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，避免檔案信息資源的重復(fù)開發(fā)、利用率低等問(wèn)題，為實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享奠定基礎(chǔ)。

2.4培養(yǎng)和引進(jìn)高素質(zhì)的檔案管理人員。檔案信息化建設(shè)的核心內(nèi)容，就是開發(fā)利用檔案信息資源，并與檔案管理工作有機(jī)整合。檔案信息化建設(shè)是一門專業(yè)性很強(qiáng)的工作，它要求管理人員既要有高度的工作責(zé)任感，良好的職業(yè)道德，辦事細(xì)心的工作態(tài)度，樂(lè)于奉獻(xiàn)的精神，又要有扎實(shí)的檔案管理的理論知識(shí)、科技知識(shí)，尤其是運(yùn)用現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)的管理方法管理檔案的基本技能，全面了解和自覺(jué)執(zhí)行檔案信息管理方面的法律、法規(guī)、制度和標(biāo)準(zhǔn)。因此，面對(duì)新的形勢(shì)，迫切需要造就一支高素質(zhì)檔案隊(duì)伍。如果檔案管理者水平不高。缺乏創(chuàng)新意識(shí)，就會(huì)成為檔案信息資源開發(fā)的瓶頸。因此必須特別重視人才的培養(yǎng)，必須建立一支適應(yīng)信息時(shí)代的復(fù)合型檔案干部隊(duì)伍，對(duì)在職人員進(jìn)行各種形式的再教育，以適應(yīng)新技術(shù)發(fā)展的需要，同時(shí)注意引進(jìn)多方面的專業(yè)人才，充實(shí)檔案干部隊(duì)伍，建立復(fù)合型多層次的專業(yè)技術(shù)隊(duì)伍，以適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化的需要，適應(yīng)信息化時(shí)代的挑戰(zhàn)。