對企業(yè)電子文件管理流程變化的探討

杜新瑞

1電子文件管理流程在時間上的變化

1.1歸檔。紙質(zhì)文件的歸檔時間一般分為兩類，一是文件形成后第二年上半年歸檔，主要適用于行政管理文件：二是項目結(jié)束后歸檔，主要適用于科技文件。這種情況在電子環(huán)境中發(fā)生了變化。歸檔時間明顯提前。

1.2鑒定。歸檔是鑒定工作的一項執(zhí)行活動，歸檔的提前必然要求鑒定工作的提前。根據(jù)業(yè)務(wù)流程圖中所展示的電子文件生成節(jié)點，明確電子文件的種類：結(jié)合機構(gòu)的主要職能活動、重要工作內(nèi)容和關(guān)鍵的工作步驟，將這些職能、工作、環(huán)節(jié)中生成的電子文件作為有價值的文件保存，其他文件酌情考慮；將上述結(jié)果反映在電子文件保管期限表中，并將電子文件保管期限表納入管理系統(tǒng)，即按照規(guī)定的文件種類(名稱)、區(qū)分這些不同種類(名稱)文件價值的依據(jù)、保管期限，開發(fā)自動鑒定的功能模塊。文件一旦生成，系統(tǒng)便將文件與保管期限表的條款對照判斷，然后文件才能進入正常的處理流程：如果系統(tǒng)不能自動判斷文件的保存價值，系統(tǒng)則及時提醒文件管理人員或檔案人員需要做人工鑒定。

1.3著錄。為了保證著錄信息的準確。減少重復(fù)勞動，要求在文件形成時由形成者完成一些著錄項目的編制工作，這一功能最好設(shè)計到電子文件管理系統(tǒng)中，由系統(tǒng)給形成者提要求，不完成此工作，無法進入下一個流程。

2電子文件管理流程在內(nèi)容上的變化

2.1簡化?？焖龠\算和高密度存儲是計算機的長處，利用這些長處，可以幫助文件管理者做很多事情，從而減少工作量，如實體整理。實體整理是對文件實體分門別類，實現(xiàn)館(室)藏排列的有序化。紙質(zhì)文件管理中，這是工作任務(wù)最為繁重的一部分，因為實體整理的結(jié)果與調(diào)閱查詢直接相關(guān)。而電子文件信息存儲的高密度導(dǎo)致了文件存儲空間的減少，實體整理僅指為對脫機保存的磁盤、磁帶、光盤的簡單歸類，整理的結(jié)果與聯(lián)機檢索中的信息查詢無直接關(guān)系。

2.2復(fù)雜。電子文件在部分流程內(nèi)容簡化的同時，另外一些流程的內(nèi)容則有所增加。包括：

一是信息整理。信息整理是與實體整理相對的一個概念，指從文件內(nèi)容反映的主題概念出發(fā)對文件的種類加以區(qū)分，目的在于為用戶提供多個檢索途徑，紙質(zhì)環(huán)境中，信息整理的目的是解決實體單線排列和檢索角度多元化的矛盾。而電子文件具有信息與特定載體之間的可分離性，在計算機聯(lián)機設(shè)備中，不存在所謂的文件“單線排列”，可以實現(xiàn)信息的一次輸入，多次邏輯輸出，每次輸出的依據(jù)都可以不同。數(shù)據(jù)庫技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的綜合應(yīng)用。為電子文件信息的組織提供了很大的空間。

二是鑒定，為了同時保證電子文件的有用性和可用性，使得到保存的電子文件具有實現(xiàn)其價值的可能，鑒定工作需要完成這樣三項判斷工作：某信息集合是否是電子文件、文件所含內(nèi)容具有多長時間的保存價值、文件的技術(shù)狀況是否能夠保證其內(nèi)容價值的實現(xiàn)，即鑒別、內(nèi)容鑒定和技術(shù)鑒定。其中，鑒別和技術(shù)鑒定是電子文件鑒定工作的新內(nèi)容，鑒別的任務(wù)是將電子文件從機構(gòu)信息流中挑選出來。機構(gòu)內(nèi)部可能存在多個信息系統(tǒng)，這些系統(tǒng)中保存有多種數(shù)據(jù)信息，并不是所有的信息都是文件信息。技術(shù)鑒定包括電子文件真實性檢測、完整性檢測、可讀性檢測、無病毒鑒定和介質(zhì)狀況檢測。

三是著錄。著錄是時間和內(nèi)容都發(fā)生顯著變化的管理活動。由于電子文件有可讀性的要求，在技術(shù)不斷升級的情況下，不可能只通過靜態(tài)保存的方法來保管歸檔文件，需要對之不斷地進行復(fù)制和遷移。電子文件不可能不變，在變中維護其真實性的方法之一就是對文件和文件管理活動的著錄，所以電子文件的著錄不僅是編制檢索工具的手段，同時還起到維護電子文件真實性的作用。這決定了電子文件著錄的信息源不僅是文件內(nèi)容本身，還包括生成、管理電子文件的活動。著錄必然貫穿電子文件整個生命周期，不同的活動形成不同的著錄項目，如在形成階段完成文件的生成系統(tǒng)、形成者、編制目的等。

2.3集成化。一是邏輯歸檔工作與檢索工作的集成。邏輯歸檔是歸檔的一種方式，是指在計算機網(wǎng)絡(luò)上進行，不改變原存儲方式和位置而實現(xiàn)的電子文件向檔案部門移交的過程。也就是說，文件形成部門僅將存儲歸檔電子文件的邏輯地址通知檔案部門，使檔案部門能夠通過網(wǎng)絡(luò)直接查閱該電子文件。為此，歸檔文件的著錄信息及存儲地址等信息應(yīng)自動保存到檔案部門的數(shù)據(jù)庫中，而該過程同時也是存儲檢索信息的內(nèi)容。

二是歸檔與鑒定的集成。即歸檔驗收時文件技術(shù)狀況檢測與技術(shù)鑒定的集成。經(jīng)內(nèi)容分析后為具有保存價值的電子文件，還需要檢查技術(shù)狀況，即進行技術(shù)鑒定，才能完成鑒定工作的任務(wù)。

三是保護與其他流程之間的集成。電子文件安全，特別是信息安全保護的內(nèi)容包含在其他流程中。無論是哪項業(yè)務(wù)流程，相關(guān)的業(yè)務(wù)人員都必須有相應(yīng)的權(quán)限，權(quán)限驗證是該流程的第一步，而權(quán)限驗證同時是保護工作重要內(nèi)容之一。