電算化會計檔案管理存在的問題和對策分析

麻玉林

1目前電算化會計檔案管理存在的問題

1.1工作人員對電算化會計檔案的重要性認識不到位，許多會計檔案管理人員和單位財務(wù)領(lǐng)導(dǎo)對電算化會計檔案的組成內(nèi)容不甚清楚。往往是移植傳統(tǒng)的會計檔案管理辦法，只對計算機系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行有效管理，對存儲在軟盤、光盤等存儲介質(zhì)上作為備份使用的檔案管理不規(guī)范，對做好電算化會計檔案的收集、保存、利用等方面的重要性缺乏正確認識，造成現(xiàn)有會計數(shù)據(jù)、備份檔案和其他會計文檔資料未及時歸檔。

1.2電算化會計檔案管理制度不完善。實行會計電算化后，一些單位沒有及時修訂本單位的會計檔案管理制度，沒有制定相應(yīng)的電算化會計檔案人員責任制。

1.3人員培訓(xùn)和管理不到位。由于從業(yè)人員專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)的缺乏以及管理的不到位，造成個別會計電算化檔案管理人員素質(zhì)不高。會計電算化檔案管理人員存在不愿干或不會干的情況。有些管理人員對計算機知識知之甚少，不能獨立備份數(shù)據(jù)和定期檢驗數(shù)據(jù)，致使調(diào)用這些數(shù)據(jù)時。出現(xiàn)備份不全、存儲介質(zhì)損壞、備份數(shù)據(jù)與當前軟件版本不符等問題。

2電算化會計檔案管理中需要重點解決的問題

2.1強化電算化會計檔案歸檔意識。管理人員必須樹立“與時俱進”的思想，認識到電算化會計檔案是總結(jié)本單位經(jīng)營管理經(jīng)驗的重要資料，對貫徹黨和國家的經(jīng)濟方針，編制預(yù)算決算，節(jié)約經(jīng)費，加強內(nèi)部經(jīng)濟管理等工作都有十分重要的作用?；诖?，必須做好電算化會計檔案的歸檔工作。一套完整的電算化會計檔案，應(yīng)當包括三個部分：一是會計憑證、會計賬簿、會計報表等紙質(zhì)檔案材料；二是存有數(shù)據(jù)的軟盤、硬盤、光盤等其他介質(zhì)的業(yè)務(wù)記錄資料及其備份：三是系統(tǒng)軟件、應(yīng)用軟件等配套軟件。

2.2建立健全電算化會計檔案管理制度。第一，建立電算化會計檔案保管制度。對磁性介質(zhì)會計檔案應(yīng)以只讀形式保管，采用質(zhì)量較好的存儲介質(zhì)，做雙份備份，每份要注明檔案形成的時間與操作員姓名，并貼上保護封簽，分兩個地點存放。這樣做既可防止自然災(zāi)害造成磁盤損壞丟失數(shù)據(jù)，又可防止一些人為因素破壞會計數(shù)據(jù)。第二，建立定期檢查制度。電算化會計檔案管理人員應(yīng)定期將相應(yīng)的會計數(shù)據(jù)備份到磁性介質(zhì)上，并設(shè)立備查登記簿，認真登記備份的時間、數(shù)量及保管方式等。由于磁性介質(zhì)的特殊性，管理人員還要定期進行檢查、半年復(fù)制一次，以防止會計信息丟失。做到妥善保管、有序存放、方便查閱。第三，建立電算化會計檔案的整理和利用制度。從“重保管、輕開發(fā)利用”向“保管、開發(fā)與利用并重”轉(zhuǎn)變。電算化會計檔案管理人員每年對歸檔的信息進行加工整理，編制歷年數(shù)據(jù)的比較分析信息資料，為決策者在遵循市場規(guī)則的前提下制定出適合自身發(fā)展的措施，以改善管理，提高效益。第四，嚴格執(zhí)行會計檔案的保密制度。會計計算機軟件經(jīng)批準投入正常運行后，必須對源程序和數(shù)據(jù)庫予以加密，存有會計數(shù)據(jù)的磁性介質(zhì)未經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準不得拷貝給制度規(guī)定以外的單位和個人，會計數(shù)據(jù)磁盤不得帶出檔案室，對需要查詢會計檔案的，須經(jīng)單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準并進行登記。第五，嚴格執(zhí)行會計檔案的鑒定與銷毀制度。電算化會計檔案的鑒定與銷毀，是會計檔案工作中一項科學(xué)性很強的工作。會計檔案形成的特殊性、保管期限的多樣性、形成數(shù)量的廣泛性決定了電算化會計檔案較之其他門類檔案的鑒定復(fù)雜得多。因此，科學(xué)鑒定、及時銷毀失去保存價值的會計檔案，可以大量減輕檔案管理人員的工作負擔，使會計檔案管理人員能夠集中精力管理好永久長期保存的檔案，并騰出更多的時間從事會計檔案的編研工作，主動開發(fā)會計檔案的信息資源，為經(jīng)濟發(fā)展服務(wù)。

2.3提高電算化會計檔案管理人員素質(zhì)。要加強和重視對電算化會計檔案人員的培訓(xùn)，進行專業(yè)知識的教育，如派管理人員外出進修，舉辦有針對性的業(yè)務(wù)培訓(xùn)班或開展多種形式的業(yè)務(wù)研討交流活動。提供和創(chuàng)造條件全面提高會計電算化檔案管理人員的政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)和職業(yè)道德素質(zhì)。電算化會計檔案人員要自覺地加強學(xué)習(xí)，更新知識。勇于探索，努力掌握檔案專業(yè)、會計專業(yè)和計算機的基本理論知識和技術(shù)，掌握現(xiàn)代科學(xué)管理知識和技能，并在工作中吸收借鑒同類型信息機構(gòu)的經(jīng)驗，以提高檔案管理能力。

2.4加大電算化會計檔案工作的投入。由于電算化會計檔案的特殊性，對管理檔案信息的環(huán)境、方式和過程都提出了更高的要求。所以在硬件方面應(yīng)當加大投入力度。如：購置在性能上與電算化會計工作要求相匹配的計算機及相應(yīng)的軟、硬件；創(chuàng)造與保存會計檔案資料要求相一致的室內(nèi)環(huán)境，做好庫房的防火、防磁、防潮、防塵。庫房內(nèi)溫度要保持在17℃～20℃，相對濕度保持在35％～45％為宜，庫房應(yīng)配置濕度測量儀器和空調(diào)器。配備防塵吸塵設(shè)備，嚴防灰塵對磁性介質(zhì)的污染和破壞；購置殺毒軟件，定期對計算機殺毒，杜絕潛在的威脅會計檔案安全的因素。