ＡＭＴ觀點(diǎn)：數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化，使得各部門數(shù)據(jù)的真正溝通成為可能

一套系統(tǒng)一套數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，人人可以按照自己的標(biāo)準(zhǔn)設(shè)置數(shù)據(jù)，這如何能發(fā)揮整合的優(yōu)勢呢?數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化到底怎么做?

來自企業(yè)的聲音

要實(shí)現(xiàn)集成和資源共享，前提是不同應(yīng)用系統(tǒng)的信息編碼標(biāo)準(zhǔn)化

——中國編織工程學(xué)會(huì)信息委員會(huì)副主任吳迪

數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化模塊在企業(yè)戰(zhàn)略執(zhí)行保障體系(SISS)圖中，是和IT規(guī)劃并列的模塊。也可以這樣說，IT規(guī)劃的一開始，就要設(shè)計(jì)合適的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化體系，畢竟，信息化的一切，都是建立在數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上的。

數(shù)據(jù)，不看不行，看了頭暈

AMT接觸過的很多企業(yè)中高層管理人員，提到數(shù)據(jù)時(shí)都有以下這樣的困惑：

“企業(yè)的業(yè)務(wù)復(fù)雜多變，涉及的管理要素特別多，都管起來根本就不可能，選擇一部分的話又怕?lián)炝酥ヂ榫蛠G了西瓜，真不知道從哪里著手?！?/p>

“在我們公司，投入了很多資金和精力，建設(shè)了那么多系統(tǒng)，可是我要找個(gè)數(shù)據(jù)，就是找不到?！?/p>

“業(yè)務(wù)部門提交的數(shù)據(jù)，一張報(bào)表一個(gè)樣，通通都對不上；最后跑到現(xiàn)場一看，差得就更遠(yuǎn)了，數(shù)據(jù)的定義可能完全不一樣，看了一點(diǎn)用都沒有?！?/p>

“公司的系統(tǒng)總是跟不上業(yè)務(wù)的變化，有時(shí)候哪個(gè)項(xiàng)目供應(yīng)商一調(diào)整，我們IT部門就得好一陣子忙乎，有時(shí)候前面那個(gè)系統(tǒng)根本就用不上了?！?/p>

這些困惑歸結(jié)到一點(diǎn)，就是數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化的困惑，表現(xiàn)形式各種各樣，但造成的影響都是一樣，就是關(guān)鍵時(shí)刻數(shù)據(jù)沒法派上用場。

系統(tǒng)有了，數(shù)據(jù)呢?

ERP、BI、CRM、DRP……很多企業(yè)的IT系統(tǒng)的名字報(bào)出來一大串，掐指算來，企業(yè)內(nèi)各個(gè)職能部門和業(yè)務(wù)塊基本都被覆蓋到了。但是，很多企業(yè)的老總卻還是在不停抱怨缺乏數(shù)據(jù)，沒法了解企業(yè)經(jīng)營實(shí)況。奇怪了，當(dāng)初上這么多系統(tǒng)的目的不就是收集數(shù)據(jù)便于分析嗎?怎么會(huì)出現(xiàn)數(shù)據(jù)缺乏的問題呢?是系統(tǒng)設(shè)計(jì)的問題?還是數(shù)據(jù)輸入不全呢?

我們經(jīng)常發(fā)現(xiàn)這種情況，在對生產(chǎn)型企業(yè)進(jìn)行ERP系統(tǒng)實(shí)施時(shí)，必然要涉及到設(shè)備編碼數(shù)據(jù)的錄入。然而，許多企業(yè)并沒有對他們的設(shè)備進(jìn)行統(tǒng)計(jì)編碼，臨時(shí)編制?可以想象最終系統(tǒng)里的數(shù)據(jù)會(huì)是怎么一個(gè)情況了。有的設(shè)備沒有編碼，有的設(shè)備有幾個(gè)不同編碼，有幾個(gè)數(shù)據(jù)共用一個(gè)編碼。真的需要用到信息時(shí)，這種編碼有比沒有還讓人頭疼。

再看一個(gè)我們經(jīng)常見到的情況，企業(yè)上了CRM系統(tǒng)，和客戶的來往信息都要求錄入。大家老大不情愿，感覺麻煩。經(jīng)過數(shù)次說服教育，終于開始按照規(guī)定錄入信息了?？墒谴蠹忆浫氲男畔⒒影俪觯热缒晨蛻舻钠髽I(yè)名是“希望信息系統(tǒng)有限公司”，有的人在錄入時(shí)輸入的是“希望公司”，有的是“希望信息公司”，有的是“希望”。要進(jìn)行客戶來往信息統(tǒng)計(jì)分析時(shí)，要把這些信息收集全可就費(fèi)勁了，總是會(huì)有遺漏，統(tǒng)計(jì)的意義就大打折扣了。

上面這些情況在企業(yè)的IT系統(tǒng)應(yīng)用中并不少見。基本都能歸為一類問題，即錄入的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)不夠規(guī)范。沒有規(guī)范的錄入，當(dāng)然就很難保證數(shù)據(jù)在需要時(shí)被搜尋到。系統(tǒng)始終在那兒，就是不知道數(shù)據(jù)到底在哪里。

其實(shí)，問題總是表面化的，如同冰山一角，其背后的產(chǎn)生原因才是深層次的。錄入數(shù)據(jù)不規(guī)范的問題其實(shí)是企業(yè)管理粗放化的表現(xiàn)，根源在于企業(yè)在發(fā)展過程中忽視了管理模式的更新與細(xì)化，沒有形成制度化、標(biāo)準(zhǔn)化的管理模式。

當(dāng)企業(yè)規(guī)模小的時(shí)候，管理和經(jīng)營往往依靠幾個(gè)人的個(gè)人能力。大部分日常管理工作是對已經(jīng)出現(xiàn)的問題進(jìn)行解決，手段不限。而當(dāng)企業(yè)規(guī)模壯大以后，如果仍然延續(xù)舊有的工作方式與習(xí)慣，不難想象將十幾個(gè)人企業(yè)的工作方法和手段再運(yùn)用到上百人、上千人的企業(yè)會(huì)出現(xiàn)怎樣的后果。所以，數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化的第一步工作，就是要確定數(shù)據(jù)錄入的規(guī)范，杜絕有系統(tǒng)無數(shù)據(jù)的現(xiàn)象。

口徑不一，相信誰的數(shù)據(jù)?

企業(yè)中，除了經(jīng)常面臨數(shù)據(jù)錄入不規(guī)范的問題以外，還往往會(huì)碰到另一類的問題。這類問題出現(xiàn)在數(shù)據(jù)的獲得渠道上。在各系統(tǒng)中，不同來源的同一數(shù)據(jù)往往由不同的部門不同的人錄入。然而，當(dāng)這些數(shù)據(jù)輸出成報(bào)表遞送到老總手中時(shí)，卻經(jīng)常會(huì)發(fā)現(xiàn)同一個(gè)數(shù)據(jù)在不同的報(bào)表中顯示的結(jié)果卻不盡相同。

AMT的一家客戶，老總要看A部門的年度銷售額，結(jié)果同樣是A部門的年度銷售額這一個(gè)數(shù)據(jù)，卻看到了三個(gè)不同的結(jié)果：在ERP中，A部門的年度業(yè)績表中是年度銷售額為510萬；在財(cái)務(wù)系統(tǒng)中，公司納稅統(tǒng)計(jì)報(bào)表中年度銷售額為450萬。

還是這家客戶，老總想進(jìn)行人力資源改革，首先要和行業(yè)標(biāo)桿的員工數(shù)量進(jìn)行一下對比。結(jié)果，同樣是員工人數(shù)這個(gè)數(shù)據(jù)，在遞交給勞動(dòng)管理部門的ERP系統(tǒng)提供的報(bào)表中是50人，而在人力資源軟件提供的工資發(fā)放表中卻是60人。

我們可以想象，當(dāng)老總面對以上所列述的這樣的報(bào)表時(shí)，只能是一臉茫然。這就是數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)口徑不統(tǒng)一的問題，通常是由于企業(yè)數(shù)據(jù)管理不完善，造成統(tǒng)計(jì)口徑不統(tǒng)一。

在上文所提及的銷售額不一致的情況中，ERP提供的銷售額數(shù)據(jù)是沒有考慮代理商折扣，按照零售價(jià)統(tǒng)計(jì)出來的。而財(cái)務(wù)系統(tǒng)中提供的數(shù)據(jù)是公司真正的銷售收入。銷售額如此重要的數(shù)據(jù)，居然沒有分門別類地做好標(biāo)準(zhǔn)化，老總?cè)绾卫脭?shù)據(jù)進(jìn)行經(jīng)營分析和決策呢?

而在上文所提及的員工人數(shù)不一致的情況中，就是因?yàn)槿肆Y源軟件中，將包含臨時(shí)員工在內(nèi)的所有領(lǐng)取公司報(bào)酬的全部人員進(jìn)行了統(tǒng)計(jì)，而ERP軟件中的數(shù)據(jù)則只統(tǒng)計(jì)了合同員工，臨時(shí)工或外包人員則不在其中。這種情況的存在同樣反映了企業(yè)IT系統(tǒng)數(shù)據(jù)管理體系的不完善，沒有對不同數(shù)據(jù)的口徑進(jìn)行統(tǒng)一和明確說明，讓老總看了一本糊涂賬。

數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化，讓數(shù)據(jù)能為管理服務(wù)

數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化，可以作為IT規(guī)劃的一部分，主要為企業(yè)信息系統(tǒng)建設(shè)和信息系統(tǒng)集成前的數(shù)據(jù)建設(shè)做準(zhǔn)備。結(jié)合企業(yè)自身的特點(diǎn)，從企業(yè)目前的數(shù)據(jù)現(xiàn)狀和業(yè)務(wù)發(fā)展需求出發(fā)，幫助企業(yè)搭建未來數(shù)據(jù)管理框架，制定合理的數(shù)據(jù)編碼體系，進(jìn)而提出相應(yīng)的數(shù)據(jù)編碼方案。特別對于產(chǎn)品編碼體系不完整，規(guī)則不科學(xué)，不能適應(yīng)未來發(fā)展需要；業(yè)務(wù)發(fā)生變化后，數(shù)據(jù)擴(kuò)展性差；以及多系統(tǒng)，多報(bào)表，數(shù)據(jù)規(guī)則定義復(fù)雜；缺少數(shù)據(jù)管理機(jī)制等問題。結(jié)合企業(yè)自身的特點(diǎn)，從企業(yè)目前的數(shù)據(jù)現(xiàn)狀和業(yè)務(wù)發(fā)展需求出發(fā)，幫助企業(yè)搭建未來數(shù)據(jù)管理框架，制定合理的數(shù)據(jù)編碼體系，進(jìn)而提出相應(yīng)的數(shù)據(jù)編碼方案。并結(jié)合企業(yè)的業(yè)務(wù)和信息系統(tǒng)，制定數(shù)據(jù)的業(yè)務(wù)分布及系統(tǒng)分布方案，最終形成設(shè)計(jì)企業(yè)的主數(shù)據(jù)管理制度及流程。

實(shí)行數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化的過程，可以幫助企業(yè)了解以下問題：信息化建設(shè)，主要是要把哪些對象的數(shù)據(jù)管理起來?進(jìn)一步說，這些對象又有哪些屬性數(shù)據(jù)是重要的，應(yīng)該收集起來的?

如何對這些屬性數(shù)據(jù)進(jìn)行編碼和規(guī)范才是最有效的?從企業(yè)自身特點(diǎn)出發(fā)，結(jié)合這個(gè)行業(yè)標(biāo)桿，我們應(yīng)該建設(shè)怎樣的數(shù)據(jù)管理框架?

通過什么手段，可以讓數(shù)據(jù)有效支持不同系統(tǒng)之間的業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)和協(xié)同辦公?

針對即將開始的項(xiàng)目，我們應(yīng)該準(zhǔn)備什么樣的數(shù)據(jù)，涉及什么樣的數(shù)據(jù)模型?

規(guī)范化的數(shù)據(jù)描述，使得企業(yè)上下對數(shù)據(jù)定義統(tǒng)一，有利于對數(shù)據(jù)進(jìn)行深入的分析應(yīng)用。

AMT認(rèn)為：

在互聯(lián)網(wǎng)支持下，數(shù)據(jù)完全集中處理是當(dāng)前的主流的方向，而數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化是數(shù)據(jù)集中處理的必要前提；基于標(biāo)準(zhǔn)架構(gòu)進(jìn)行性數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化，提高數(shù)據(jù)管理規(guī)范、數(shù)據(jù)編碼的前瞻性和可擴(kuò)展性，是保證高層最終看到報(bào)表可信性的基礎(chǔ)；

數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化，不僅僅是制訂一些數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，更重要的是不同部門之間業(yè)務(wù)的協(xié)同和有效集成。標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)據(jù)，才能構(gòu)成企業(yè)管理背后的堅(jiān)實(shí)數(shù)據(jù)庫，才能為企業(yè)管理和決策提供真正意義上的支持。