案例現(xiàn)場(chǎng)：未經(jīng)規(guī)劃的信息化，如何繼續(xù)？

雖然30000多雙鞋，每個(gè)人(5到10人)以手工抄寫(xiě)方式抄錄倉(cāng)庫(kù)里的貨號(hào)，抄完要用掉兩天的時(shí)間，再用一張大的表格根據(jù)貨號(hào)、顏色、數(shù)量進(jìn)行歸類匯總，再用計(jì)算器進(jìn)行累加!這樣的工作量可想而知，如果再經(jīng)常加錯(cuò)，就更糟了。因此，要完成一張庫(kù)存現(xiàn)有量報(bào)表，要花去7天的時(shí)間!公司財(cái)務(wù)要等一個(gè)月以后才能統(tǒng)計(jì)出辦事處的銷售利潤(rùn)報(bào)表。這是喬森鞋業(yè)集團(tuán)辦事處在實(shí)施信息化之前，月底對(duì)庫(kù)存進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)時(shí)的典型場(chǎng)景。

抓住營(yíng)銷，就抓住了鞋業(yè)企業(yè)發(fā)展的命脈。喬森集團(tuán)的領(lǐng)導(dǎo)層一直以來(lái)非常重視營(yíng)銷網(wǎng)絡(luò)的快速擴(kuò)張和健康發(fā)展。由于國(guó)營(yíng)大商場(chǎng)、專業(yè)市場(chǎng)有難進(jìn)和不穩(wěn)定的現(xiàn)實(shí)存在，連鎖專賣成為了最佳選擇，因?yàn)槠洳恍枰嗟暮亲o(hù)，只要有陽(yáng)光、雨露就能遍布全國(guó)各地。隨著直營(yíng)和代理商專賣店的遍地開(kāi)花，為了加強(qiáng)管理和服務(wù)水平，喬森集團(tuán)在全國(guó)設(shè)立了40多個(gè)配貨中心，盡量縮短輻射半徑，實(shí)行面對(duì)面的交易，力求以最快的速度、最多的品種、最低的價(jià)格來(lái)配貨，以利辦事處和代理商及時(shí)掌控市場(chǎng)信息，靈活應(yīng)對(duì)競(jìng)爭(zhēng)。同時(shí)，組建集團(tuán)營(yíng)銷公司，實(shí)現(xiàn)產(chǎn)銷分離，通過(guò)組織體系創(chuàng)新，為營(yíng)銷一線拓展市場(chǎng)、管理市場(chǎng)提供了強(qiáng)大的后勤支援和組織指揮功能。這些舉措卓有成效，短短3年，專賣店發(fā)展到1800多家，在不少的大中城市，喬森的市場(chǎng)份額已進(jìn)入前三甲。

然而，同企業(yè)的高速發(fā)展如影隨形的是倉(cāng)庫(kù)堆放沒(méi)有規(guī)律，采購(gòu)疲于應(yīng)付，生產(chǎn)永遠(yuǎn)跟不上銷售需要，財(cái)務(wù)每個(gè)月末、月初都忙得焦頭爛額等揮之不去的負(fù)面效應(yīng)。于是就有了剛才所描述的場(chǎng)景。只要傳統(tǒng)手工操作的管理模式和工作方式不發(fā)生改變，這些現(xiàn)象就會(huì)持續(xù)存在，實(shí)施信息化勢(shì)在必行。

針對(duì)分銷方面存在的問(wèn)題，2002年5月，喬森集團(tuán)對(duì)癥下藥，上馬了一套分銷管理系統(tǒng)(EOS)。經(jīng)過(guò)試點(diǎn)，迅速推廣到全國(guó)各個(gè)分公司和辦事處。EOS系統(tǒng)實(shí)施后，在信息管理、銷售管理、計(jì)劃管理、庫(kù)存管理、財(cái)務(wù)、采購(gòu)管理和數(shù)據(jù)安全管理方面取得了明顯的效果，比如在整個(gè)EOS實(shí)施的過(guò)程中，一直將庫(kù)存管理作為實(shí)施的重點(diǎn)來(lái)抓，制定了嚴(yán)格的操作規(guī)范來(lái)保障庫(kù)存數(shù)據(jù)的及時(shí)準(zhǔn)確；并通過(guò)經(jīng)常性的核查、盤(pán)點(diǎn)檢驗(yàn)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確度。通過(guò)系統(tǒng)的引入，在倉(cāng)庫(kù)方面實(shí)施了貨號(hào)貨架管理，對(duì)貨號(hào)尺碼管理，加強(qiáng)了貨號(hào)的管理力度；實(shí)現(xiàn)了產(chǎn)品的在途管理，在系統(tǒng)上可以查詢?cè)谕矩浳锏陌l(fā)貨時(shí)間和數(shù)量、金額等信息，解決了以前辦事處與生產(chǎn)公司、采購(gòu)公司關(guān)于在途貨物問(wèn)題所產(chǎn)生的問(wèn)題，給月底帳務(wù)處理帶了極大的方便；貨號(hào)上實(shí)現(xiàn)了產(chǎn)品的大類、子類、裝箱方式等方面的管理，使庫(kù)存的查詢更加明細(xì)化和科學(xué)化；使對(duì)庫(kù)存的計(jì)算方法和數(shù)據(jù)達(dá)到了精確；通過(guò)系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)，正確地反映出庫(kù)存的貨號(hào)比例和庫(kù)存現(xiàn)有量情況，以及以各種圖表分析為貨號(hào)的統(tǒng)計(jì)和調(diào)配提供有效的信息。全國(guó)庫(kù)存信息的共享也為采購(gòu)中心和生產(chǎn)公司的投產(chǎn)、預(yù)測(cè)提供信息。嘗到了信息化的甜頭，喬森鞋業(yè)集團(tuán)又陸續(xù)上馬了財(cái)務(wù)系統(tǒng)、成本核算系統(tǒng)、生產(chǎn)管理系統(tǒng)等，以彌補(bǔ)業(yè)務(wù)的需要。

但是喬森集團(tuán)的信息部門(mén)并非高枕無(wú)憂了，現(xiàn)在來(lái)自業(yè)務(wù)部門(mén)的不和諧聲音越來(lái)越大。就拿應(yīng)用范圍最廣、發(fā)揮作用最大的EOS系統(tǒng)來(lái)說(shuō)吧，現(xiàn)在數(shù)據(jù)量越來(lái)越大，由于軟件本身功能的限制，數(shù)據(jù)處理起來(lái)越來(lái)越慢，經(jīng)常延誤下訂單的時(shí)間，生產(chǎn)部門(mén)怨聲載道。這不是軟件本身的錯(cuò)，軟件的功能可以說(shuō)用到了極至。小軟件有簡(jiǎn)單易用的優(yōu)點(diǎn)，但是一輛手推車如何能承載的了大象的重量?

下一步該怎么走?喬森集團(tuán)的信息部門(mén)經(jīng)理林彬很是頭疼，他心里明白：信息化越往前走水越深，風(fēng)險(xiǎn)也越大，每一步都必須謹(jǐn)慎。經(jīng)過(guò)幾個(gè)月的考慮，林彬心里似乎有了點(diǎn)譜，但自己還拿不定主意，決定為此開(kāi)一個(gè)部門(mén)會(huì)議集思廣益。

員工A：現(xiàn)在業(yè)務(wù)發(fā)展這么快，沒(méi)有信息系統(tǒng)不行，但是有了系統(tǒng)也沒(méi)能萬(wàn)事大吉。你看現(xiàn)在EOS系統(tǒng)才用了幾年啊，就跟老牛拉破車似的了。它可是目前信息系統(tǒng)的核心部分，其它的系統(tǒng)就更不用提了，都是些小系統(tǒng)，應(yīng)用范圍也有限，根本就沒(méi)發(fā)揮很大作用。怎么感覺(jué)信息系統(tǒng)的建設(shè)似乎總比業(yè)務(wù)的發(fā)展慢半拍呢?

員工B：是啊，現(xiàn)在的系統(tǒng)已不堪重負(fù)。對(duì)于現(xiàn)有的系統(tǒng)該如何處置?如果保留，顯然不能滿足業(yè)務(wù)的需要；如果替換，肯定需要替換大的系統(tǒng)，而這些系統(tǒng)十分復(fù)雜，了解起來(lái)都很困難，更不用說(shuō)選擇滿足我們業(yè)務(wù)發(fā)展需要的系統(tǒng)了。

員工C：替換?哪來(lái)的錢(qián)?有了前一次的教訓(xùn)，老板肯定不會(huì)再輕易掏錢(qián)出來(lái)，必須有一套科學(xué)的規(guī)劃來(lái)說(shuō)服老板。另外，我們也不得不考慮其中的風(fēng)險(xiǎn)，萬(wàn)一新系統(tǒng)有個(gè)閃失，不僅所有的錢(qián)打水漂了，而且還會(huì)影響正常的業(yè)務(wù)。這個(gè)風(fēng)險(xiǎn)誰(shuí)來(lái)承擔(dān)?

林彬：大家提出的問(wèn)題都在理，那有什么辦法解決呢?會(huì)議室里突然鴉雀無(wú)聲。

林彬：我找大家來(lái)是想聽(tīng)聽(tīng)大家有沒(méi)有好的想法解決現(xiàn)在的問(wèn)題，沒(méi)想到大家把問(wèn)題都拋給我一個(gè)人了。那好，我也談?wù)勎业南敕?。從?duì)以前我們信息系統(tǒng)建設(shè)的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)分析，我們?cè)僖膊荒苤活櫻矍?，必須有一個(gè)著眼未來(lái)的科學(xué)規(guī)劃。但是這個(gè)規(guī)劃如何來(lái)做呢?我想只靠我們自己的力量是不夠的，雖然我們對(duì)企業(yè)的情況比較熟悉，這是有利的一面，但不利的一面是可能妨礙我們從更高的層面審視我們自己，從而不利于形成一個(gè)科學(xué)的規(guī)劃。所以，我們必須借助外部的力量。因此，下一步我們工作的重點(diǎn)是找到一家有實(shí)力的咨詢公司幫助我們完成這項(xiàng)工作。不知大家對(duì)此有什么建議?會(huì)議室里頓時(shí)炸開(kāi)了鍋。

[經(jīng)理人看法]

傅湘玲北京郵電大學(xué)副教授

基于業(yè)務(wù)過(guò)程的信息化建設(shè)使得企業(yè)的信息系統(tǒng)處在一個(gè)惡性的循環(huán)過(guò)程中，所以信息化的規(guī)劃是一個(gè)勢(shì)在必行的上作。

從喬森集團(tuán)的例子來(lái)看，信息化建設(shè)中出現(xiàn)的問(wèn)題并不是一家之特色，而是很多的企業(yè)共同碰到的問(wèn)題，問(wèn)題產(chǎn)生的原因有以下幾個(gè)方面：

◆信息系統(tǒng)的應(yīng)用無(wú)法滿足業(yè)務(wù)的發(fā)展需求；

◆系統(tǒng)建設(shè)的階梯式發(fā)展；

◆缺乏長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃。

針對(duì)喬森集團(tuán)的情況，必須要對(duì)整個(gè)企業(yè)信息化建設(shè)下一步如何發(fā)展有一個(gè)清晰的脈絡(luò)，否則還會(huì)陷入到目前的困境。是不是像他認(rèn)為的那樣，請(qǐng)一個(gè)咨詢公司就能解決所有的問(wèn)題呢?答案是否定的，在請(qǐng)咨詢公司或借助外腦幫助之前，需要思考這樣幾個(gè)問(wèn)題：

目標(biāo)是什么?——下一步整個(gè)信息化建設(shè)的目標(biāo)是什么?確定目標(biāo)是下一步信息化建設(shè)的關(guān)鍵。

實(shí)現(xiàn)此目標(biāo)的途徑是什么?作為喬森集團(tuán)下一步的信息化建設(shè)而言，信息化的戰(zhàn)略規(guī)劃是避免再出現(xiàn)類似問(wèn)題的唯一解決之道。

該途徑所需要的資源和約束條件是什么?從喬森集團(tuán)的情況來(lái)看，公司的業(yè)務(wù)范圍比較大，而且公司在快速發(fā)展的過(guò)程中，業(yè)務(wù)的需求比較復(fù)雜。而信息化規(guī)劃是一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，從會(huì)議的討論情況我們也可以看出，公司的各層人員對(duì)信息化建設(shè)的看法和思想也存在較大的分歧。所以一定程度上借助咨詢公司的幫助還是可行的。

然后，再根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況選擇可行的途徑。在這個(gè)過(guò)程中，還需要注意以下的問(wèn)題：

必須成立信息化規(guī)劃小組。成立專門(mén)的信息化工作組，工作組成員應(yīng)該包括IT技術(shù)人員、相關(guān)管理人員及業(yè)務(wù)人員、企業(yè)的各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，特別是企業(yè)的高層領(lǐng)導(dǎo)。

多舉辦調(diào)查會(huì)或個(gè)別訪問(wèn)。這種方法可以直接與管理及業(yè)務(wù)人員溝通，集中征詢意見(jiàn)。但是由于時(shí)間等因素的制約，調(diào)查會(huì)不能完全反映出每個(gè)與會(huì)者的意見(jiàn)，因此，在會(huì)后還應(yīng)根據(jù)具體需要進(jìn)行個(gè)別訪問(wèn)。

多做書(shū)面調(diào)查。根據(jù)企業(yè)信息化的目標(biāo)設(shè)計(jì)調(diào)查表，用調(diào)查表向有關(guān)部門(mén)和個(gè)人征求意見(jiàn)、收集數(shù)據(jù)。發(fā)揮自身的主動(dòng)性。由于規(guī)劃是和本公司的業(yè)務(wù)實(shí)踐密切關(guān)聯(lián)的，如果是借助咨詢公司的幫助，一定要發(fā)揮自己的主動(dòng)作用，不能完全依賴于咨詢公司。

程榮彬AMT高級(jí)咨詢顧問(wèn)

林彬需要全局思考，明確未來(lái)3—5年業(yè)務(wù)發(fā)展的需求，而要做好這些事情，他需要考慮借助外部咨詢公司的幫助。

林彬目前需要考慮的問(wèn)題，不僅僅是保留還是替換現(xiàn)有EOS系統(tǒng)的問(wèn)題，而應(yīng)該把眼光放的更高、更遠(yuǎn)、更寬廣。

更高來(lái)說(shuō)，大型成熟軟件是喬森的必然選擇。

更遠(yuǎn)來(lái)說(shuō)，必須考慮到未來(lái)3—5年企業(yè)業(yè)務(wù)發(fā)展的需要。更寬廣來(lái)說(shuō)，不僅僅考慮分銷管理系統(tǒng)，還要充分考慮其它系統(tǒng)未來(lái)的建設(shè)和發(fā)展。

林彬需要著眼長(zhǎng)遠(yuǎn)、全局思考，明確未來(lái)3—5年企業(yè)戰(zhàn)略和業(yè)務(wù)需求如何、要建設(shè)哪些系統(tǒng)、投資多少、建設(shè)計(jì)劃是怎么樣的，但是單靠自己解決這些問(wèn)題難度很大，需要考慮借助外部咨詢公司的幫助。

而對(duì)于外部咨詢公司的選擇，有下面幾個(gè)方面：

看公司實(shí)力；

看行業(yè)經(jīng)驗(yàn)；

看信息化規(guī)劃經(jīng)驗(yàn)；

看項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)；

看知識(shí)傳遞能力。