民國檔案整理工作的內(nèi)容新維度

陳　濤

建國五十多年以來，檔案工作者在民國檔案整理工作中，遵循檔案形成的客觀規(guī)律，依據(jù)全宗原則，利用原基礎(chǔ)原則，對全國民國檔案進(jìn)行了案卷級整理工作，逐步建立了包括全宗目錄、案卷目錄、人名目錄、地名目錄等在內(nèi)的民國檔案目錄體系，部分檔案館還逐步建立了館藏民國檔案案卷級機讀目錄數(shù)據(jù)庫。至此民國檔案整理的工作已經(jīng)走出初級階段。隨著民國檔案開放力度增大，原有的民國檔案整理成果已難滿足現(xiàn)有的民國檔案利用需求，對民國檔案整理工作需要引進(jìn)新的維度，即對民國檔案信息作進(jìn)一步開發(fā)及采取相關(guān)措施確保民國檔案實體和信息的安全，這標(biāo)志著民國檔案整理工作步入新的階段。

一、進(jìn)一步開發(fā)民國檔案信息

現(xiàn)有的民國檔案整理成果存在的主要問題是：對部分民國檔案案卷內(nèi)容揭示得不夠準(zhǔn)確、全面，案卷標(biāo)題有的反映的是案卷內(nèi)一份或部分文件，而非全部文件內(nèi)容，有的則是細(xì)節(jié)性、瑣碎的事務(wù)卻被賦予了一個大概念詞語加以描述，有的則正相反，等等。造成這種種情況的原因是多方面的，但和民國檔案本身狀況有很大關(guān)系。有不少民國檔案一卷厚達(dá)數(shù)百頁，涉及文件主題、文件責(zé)任者較多，給全面概括、準(zhǔn)確擬寫案卷標(biāo)題增加了難度，而案卷級機讀目錄數(shù)據(jù)庫又是在案卷目錄的基礎(chǔ)上建成的，這種信息揭示的欠準(zhǔn)確性在民國檔案開放力度加大的今天，危害性愈加明顯，它造成民國檔案利用工作的誤檢率增高，應(yīng)控制使用的文件無法予以控制使用，使民國檔案工作處于一種被動狀態(tài)，從而成為今天迫切需要解決的問題。

筆者認(rèn)為，鑒于各館所藏民國檔案經(jīng)過建國后數(shù)十年的整理，作為全宗級、案卷級的整理單元已然形成并相對固定，和館藏目錄體系也建立起了一一對應(yīng)的關(guān)系。因此，在解決存在的問題，開展新一輪的整理工作時，我們?nèi)砸獔猿掷迷A(chǔ)原則，對檔案實體的這種既有狀況加以接受，在現(xiàn)有基礎(chǔ)上進(jìn)行一種螺旋上升式的整理。不過，這并非說我們?nèi)詫⒀匾u以往的方式開展案卷級整理，簡單地將原有案卷標(biāo)題和案卷內(nèi)容重新審視一遍，見錯糾錯，如果這樣做效果不會好。因為出錯的部分往往卷內(nèi)內(nèi)容復(fù)雜，不少是屬于多主題案卷，要揭示卷內(nèi)內(nèi)容，有時也只能采取掛一漏萬的方式，即將其中主要的、重要的內(nèi)容點出，其余則忽略不管，這就使得未被揭示的檔案內(nèi)容成為死信息，很難再被利用。抑或不得不將若干個檔案內(nèi)容的小概念概括上升為一個大概念，而其實這個大概念內(nèi)涵是大于這若干個小概念內(nèi)涵之和的，這樣做的結(jié)果不僅沒能準(zhǔn)確揭示檔案內(nèi)容，反而淹沒了案卷的個性。因此，筆者認(rèn)為解決方法只能是：對多主題案卷的整理單元加以細(xì)化，即進(jìn)行民國檔案文件級（含文件組合級）整理，對民國檔案信息作進(jìn)一步的深入開發(fā)。

二、延伸、完善民國檔案機讀目錄數(shù)據(jù)庫信息

民國檔案著錄標(biāo)引的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)之一《民國檔案著錄細(xì)則》將著錄對象區(qū)分為文件級和案卷級兩種級次。所謂文件級著錄單元即是著錄對象為單份文件或同一案卷中記述同一事物的多份文件。案卷級著錄單元則是著錄對象為一卷檔案，現(xiàn)有的館藏民國檔案機讀目錄數(shù)據(jù)庫大多是以案卷級為著錄單元進(jìn)行著錄標(biāo)引的。如典藏民國檔案的重要基地——中國第二歷史檔案館即是對館藏140萬余卷民國檔案進(jìn)行了案卷級著錄標(biāo)引，全國其他館情形也大抵相似。客觀地說，民國檔案機讀目錄數(shù)據(jù)庫僅有案卷級著錄標(biāo)引是不夠的，即使已達(dá)盡善盡美但卻是單一的檢索工具，其功能還是遠(yuǎn)不抵一組多元立體化的檢索工具。因為這樣的一組檢索工具能彼此彌補支撐，形成相輔相成的局面。

另一方面，從理論上講，案卷是有密切聯(lián)系的若干文件的組合體，不少民國檔案情形也確實如此。特別是單主題的一卷檔案更如此。不過，由于歷史上諸多原因，民國檔案案卷的情形并不都是這樣，一卷檔案所反映的主題可能是并列的多個，即多主題，而在進(jìn)行著錄標(biāo)引時，對一個著錄單元的標(biāo)引，不可能對標(biāo)引項分類號的數(shù)量不加限制，因而其信息的揭示往往有意猶未盡之感，這使我們和力求正確擬寫多主題案卷標(biāo)題時一樣，感受到了相似的無奈。因此，對這類多主題案卷應(yīng)和其文件級整理相呼應(yīng)，將著錄單元按有關(guān)主題破解成文件級后再予以標(biāo)引，使民國檔案信息在機讀目錄數(shù)據(jù)庫中得到延伸和完善，進(jìn)而形成以案卷和文件級標(biāo)引相結(jié)合的民國檔案計算機檢索體系。

三、保障民國檔案實體安全

檔案館是永久保管檔案的基地，亦即檔案館的工作職能便是館藏檔案的保管和開發(fā)利用。而要實現(xiàn)這兩項職能的前提便是保證檔案實體的安全。作為歷史檔案的民國檔案，隨著距離產(chǎn)生時間的愈加遙遠(yuǎn)，其實體遭受損毀的風(fēng)險日益加大，除了自然的老化破損外，還有隨著民國檔案開放力度的加大，頻繁地因?qū)嶓w提供利用所遭遇的磨損和居心叵測者的偷竊、毀壞。為了阻斷民國檔案遭遇的這些自然與人為損毀的可能，整理工作就應(yīng)采取相應(yīng)步驟以保障民國檔案實體安全，具體為：對進(jìn)行整理的民國檔案實體的破損情況進(jìn)行鑒別，對達(dá)到了修裱要求的檔案送交相關(guān)部門進(jìn)行修裱，以延續(xù)民國檔案實體生命。對修裱完成和不需要裱糊的民國檔案進(jìn)行編頁，固定卷內(nèi)文件次序，并運用數(shù)字化技術(shù)，進(jìn)行縮微翻拍或掃描及制作光盤，生產(chǎn)出民國檔案復(fù)制品，以取代原件提供利用，從而避免民國檔案實體在使用過程中可能遭受的磨損、被盜或毀壞。

四、開展民國檔案的分級與開放鑒定

民國檔案情況復(fù)雜。數(shù)量大，全國有約1400萬卷。類型多，不僅有黨政機關(guān)檔案，還有企業(yè)檔案、社會團(tuán)體檔案、人物檔案；不僅有文書檔案，還包括大量的科技檔案和各類專門檔案。它的內(nèi)容豐富，記載的是民國時期的社會變遷，政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、文化、外交、社會等領(lǐng)域無所不包。這就決定了民國檔案的整理工作是一個浩大的系統(tǒng)工程。而檔案館能投入的整理人員、資金卻是有限的，從而使兩方面形成了極大的反差，這就需要我們對民國檔案整理工作科學(xué)規(guī)劃，有序進(jìn)行，而不是盲目的一頭直接扎進(jìn)整理海洋中，但如何才能做到？筆者認(rèn)為，應(yīng)結(jié)合民國檔案的分級鑒定工作進(jìn)行，所謂民國檔案的分級鑒定即是將民國檔案按價值高低分成三個等級，以便對不同等級的民國檔案施以不同的整理、保護(hù)和開發(fā)利用。民國檔案的整理應(yīng)結(jié)合分級工作進(jìn)行，依據(jù)檔案重要程度次第開展，形成一種全局性的長遠(yuǎn)規(guī)劃，這樣我們才能科學(xué)有序地開展民國檔案整理工作。

另一方面，隨著民國檔案開放力度增大，保障檔案信息安全的重要性和迫切性日益凸顯出來，將應(yīng)該向公眾開放的民國檔案劃入控制使用范圍是對公眾的不公平，反之則是對國家的失職，因此，民國檔案的開放鑒定也被提上了議事日程。所謂民國檔案的開放鑒定，即是對民國檔案中涉及國防、外交、國家安全等國家重大利益的檔案予以鑒別，暫緩向社會開放，從而保證民國檔案信息的安全。

不過，在傳統(tǒng)理念中，檔案工作被分作了收集、整理、鑒定、保管、利用、統(tǒng)計等六大環(huán)節(jié)，鑒定是和整理并列的兩大環(huán)節(jié)，而并不屬于整理范疇，但是，傳統(tǒng)的鑒定往往是指確定檔案的存毀及保管期限。隨著時代的發(fā)展，鑒定工作也增添了新的內(nèi)容，出現(xiàn)了新型鑒定工作，如檔案的分級鑒定、檔案的開放鑒定等。今天，民國檔案大部分屬于永久性保存，因此，傳統(tǒng)意義上的鑒定，已基本上不再對民國檔案適用，而人們雖然對開展新型鑒定工作已達(dá)成共識，但各檔案館基本上還未實施，也未就此設(shè)立專門的部門，同時，從事民國檔案的新型鑒定和整理工作一樣，也需要閱讀、分析案卷內(nèi)容，二者具有相似的前期工作，因此由整理部門兼任或牽頭是比較合適的。鑒于此，筆者主張，在民國檔案整理工作中，要敢于突破傳統(tǒng)觀念，兼并吸納鑒定環(huán)節(jié)，開展民國檔案的分級與開放鑒定。

作者單位：湖北省檔案局