鉆井工程數(shù)據(jù)檔案數(shù)字化歸檔全生命周期管理

鉆井工程數(shù)據(jù)的歸檔是勘探開發(fā)檔案管理的重點(diǎn)工作。目前長慶鉆井總公司為油氣田企業(yè)客戶提供鉆井作業(yè)及資料歸檔服務(wù)，產(chǎn)生鉆井業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)后，主要通過客戶端采集上傳、人工數(shù)據(jù)審核、打印裝訂整理、紙質(zhì)檔案交接的模式，完成鉆井工程數(shù)據(jù)檔案的歸檔。整個(gè)歸檔業(yè)務(wù)仍以人工、線下、紙質(zhì)模式為主，效率低下。從歸檔人員自身工作需要和檔案資料利用需要來看，都需要實(shí)現(xiàn)將鉆井業(yè)務(wù)相關(guān)所有具備歸檔價(jià)值的電子文件及其關(guān)聯(lián)背景信息進(jìn)行自動(dòng)歸檔，實(shí)現(xiàn)這些數(shù)據(jù)的自動(dòng)推送，以提升歸檔數(shù)據(jù)質(zhì)量和歸檔效率。

一、檔案數(shù)字化管理背景意義及主要目的

檔案作為企業(yè)重要數(shù)據(jù)，在提高企業(yè)管理水平、提升企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益和決策水平方面具有舉足輕重的地位，是企業(yè)知識(shí)管理的重要工作內(nèi)容，所以對(duì)檔案的數(shù)字化管理是企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)。

長慶鉆井總公司鉆完井工程數(shù)據(jù)檔案通過雙套制的形式向長慶油田檔案館歸檔，其操作過程比較煩瑣，而且大部分文檔都是在鉆井業(yè)務(wù)平臺(tái)中形成的原生電子文件。為了滿足歸檔的需求，鉆井業(yè)務(wù)部門需將其打印、整理、裝盒歸檔，增加了檔案業(yè)務(wù)部門的工作量和管理成本。用戶單位通過線下方式（三次異地紙質(zhì)文檔蓋章）完成歸檔審批流程并用于下個(gè)環(huán)節(jié)確認(rèn)，費(fèi)時(shí)耗力，費(fèi)用高，增加了歸檔單位的成本?，F(xiàn)有的鉆井業(yè)務(wù)檔案歸檔過程中，僅歸檔了非結(jié)構(gòu)化的文檔，而對(duì)于反映鉆井業(yè)務(wù)的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)則沒有納入歸檔范圍。這些文件具備數(shù)據(jù)顆粒感、價(jià)值更易發(fā)揮，但是目前均未納入檔案管理范圍。這難以滿足當(dāng)前業(yè)務(wù)需求，也不符合檔案事業(yè)發(fā)展的趨勢(shì)。

二、鉆井工程數(shù)據(jù)檔案數(shù)字化歸檔全生命周期管理過程

（一） 歸檔數(shù)據(jù)采集管理

數(shù)據(jù)采集主要指項(xiàng)目組進(jìn)行井初始化并下發(fā)井初始化數(shù)據(jù)給鉆井隊(duì)，由鉆井隊(duì)錄入鉆井工程數(shù)據(jù)的過程。在這個(gè)過程中，由于存在各鉆探公司部分工程參數(shù)規(guī)范不一致、鉆井隊(duì)數(shù)據(jù)填報(bào)不規(guī)范等原因，從而造成采集的數(shù)據(jù)存在質(zhì)量低、準(zhǔn)確度不夠、適用性不強(qiáng)等問題。針對(duì)這些問題，本方案從數(shù)據(jù)源錄入規(guī)范限制及數(shù)據(jù)源規(guī)范自動(dòng)檢查兩個(gè)方面對(duì)初始數(shù)據(jù)進(jìn)行規(guī)范化管理。

數(shù)據(jù)源錄入規(guī)范限制。首先是井初始化數(shù)據(jù)規(guī)范限制，其具體包括井型規(guī)范、井別規(guī)范、地質(zhì)構(gòu)造規(guī)范、區(qū)塊規(guī)范、建設(shè)單位規(guī)范、鉆井公司規(guī)范、鉆井隊(duì)號(hào)規(guī)范、資質(zhì)等級(jí)規(guī)范等8項(xiàng)井初始化參數(shù)規(guī)范限制。其次是鉆井隊(duì)錄入數(shù)據(jù)規(guī)范限制，包含四百余項(xiàng)數(shù)據(jù)規(guī)范限制。這些規(guī)范限制從源頭上規(guī)范了井的關(guān)鍵基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。

數(shù)據(jù)源規(guī)范自動(dòng)檢查。該模塊通過制定檢測(cè)規(guī)則，采用軟件自動(dòng)檢查的方式，對(duì)井隊(duì)對(duì)已錄入數(shù)據(jù)進(jìn)行非空、匹配、連續(xù)等方面的自動(dòng)檢查并生成檢測(cè)報(bào)告，從而進(jìn)一步規(guī)范井?dāng)?shù)據(jù)。

（二）歸檔數(shù)據(jù)匯聚過程管理

數(shù)據(jù)匯聚過程是指通過中央數(shù)據(jù)同步服務(wù)器，將川慶鉆探、長城鉆探、西部鉆探、渤海鉆探在長慶區(qū)域施工的所有井隊(duì)的鉆井工程數(shù)據(jù)統(tǒng)一匯聚至歸檔數(shù)據(jù)庫的過程。由于各鉆探公司業(yè)務(wù)的差異性，其數(shù)據(jù)在規(guī)范、類型、精度等方面也不盡相同。為解決此問題，通過技術(shù)手段將各鉆探公司數(shù)據(jù)進(jìn)行對(duì)比及梳理，依據(jù)相關(guān)國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)結(jié)合企業(yè)實(shí)際業(yè)務(wù)現(xiàn)狀編制了《長慶區(qū)域鉆完井工程數(shù)據(jù)歸檔數(shù)據(jù)接口規(guī)范（草案）》，同時(shí)建立數(shù)據(jù)映射標(biāo)準(zhǔn)，歸檔數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)基于對(duì)比結(jié)果進(jìn)行兼容處理，并基于標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行數(shù)據(jù)映射，通過匯聚過程管理確保匯聚過程中最大程度保留各公司的原始工程數(shù)據(jù)，保證了歸檔數(shù)據(jù)在匯聚過程的真實(shí)性。

（三）歸檔數(shù)據(jù)審核管理

數(shù)據(jù)審核在數(shù)據(jù)管理層面是必要的，它可以提高數(shù)據(jù)質(zhì)量、保護(hù)數(shù)據(jù)安全和隱私、糾正誤判和偏見、處理復(fù)雜情境和提供反饋用于模型訓(xùn)練與改進(jìn)。它是確保數(shù)據(jù)的可信度、公正性和準(zhǔn)確性的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。本案例中數(shù)據(jù)審核主要包括人工審核及線上評(píng)分兩種方式，人工審核主要目的在于進(jìn)一步加強(qiáng)歸檔數(shù)據(jù)可用性及真實(shí)性，線上評(píng)分主要目的是確保井隊(duì)上傳數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)性。

（四）歸檔數(shù)據(jù)檔案生成過程管理

從管理層面來看，數(shù)字化鉆井資料是必要的。它不僅可以提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，而且可以更好地保護(hù)和利用檔案信息資源，提高信息共享性和利用價(jià)值。同時(shí)，數(shù)字化檔案也可以更好地滿足人們對(duì)信息的需求和利用方式的變化，促進(jìn)檔案管理工作的現(xiàn)代化和信息化發(fā)展。各類井筒工程資料通過鉆井資料生成軟件生成，其中井筒工程資料中的數(shù)據(jù)來源于通過前置檢查及審核流程的單井歸檔數(shù)據(jù)，井筒工程資料的格式來源于已經(jīng)設(shè)定好的各類井筒工程資料Word模板。鉆井資料生成軟件將歸檔數(shù)據(jù)依據(jù)檔案規(guī)范自動(dòng)填入Word模板自動(dòng)生成完整的鉆井工程檔案資料，實(shí)現(xiàn)檔案形成全過程自動(dòng)化，幾乎無人工干預(yù)。

（五）檔案歸檔過程管理

本案例采用自動(dòng)歸檔的方式進(jìn)行檔案歸檔管理。自動(dòng)歸檔將鉆井業(yè)務(wù)相關(guān)所有具備歸檔價(jià)值的電子文件及其關(guān)聯(lián)結(jié)構(gòu)化背景信息通過集團(tuán)檔案管理系統(tǒng)歸檔接口進(jìn)行自動(dòng)歸檔，實(shí)現(xiàn)這些數(shù)據(jù)自動(dòng)推送到集團(tuán)檔案管理系統(tǒng)中，以減輕各級(jí)歸檔人員工作量，并提升歸檔效率和歸檔數(shù)據(jù)質(zhì)量。本案例采用的自動(dòng)歸檔的管理方式同樣需要確保歸檔電子文件符合電子文件“四性5011b1dc8b0b8bc0be5e3b9adaf52046fc2084549b33a71d92d41691341c82b0管理”要求，即確保文件及其元數(shù)據(jù)的真實(shí)性、完整性、可用性和安全性。為此，本案例在自動(dòng)歸檔流程中建立了電子文件與結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的質(zhì)量檢測(cè)方法。

三、成果與結(jié)論

（一） 規(guī)范歸檔過程

鉆井工程檔案歸檔全生命周期管理基本實(shí)現(xiàn)了鉆井工程檔案的單軌單套制自動(dòng)歸檔目標(biāo)，從制度、規(guī)范、流程、技術(shù)實(shí)現(xiàn)等方面對(duì)歸檔全流程進(jìn)行了全面規(guī)范，形成了一個(gè)歸檔制度、二個(gè)歸檔技術(shù)規(guī)范及兩個(gè)歸檔技術(shù)方案。在文件分類和命名規(guī)范、歸檔權(quán)限和安全控制、歸檔流程和責(zé)任劃分、歸檔文件的存儲(chǔ)和備份策略、歸檔記錄和元數(shù)據(jù)管理以及歸檔審計(jì)和定期評(píng)估等方面實(shí)現(xiàn)了進(jìn)一步的補(bǔ)充。

（二） 提升歸檔效率

通過本管理案例首先實(shí)現(xiàn)了歸檔周期縮短，一口井的歸檔周期由原來的3個(gè)月縮短為1個(gè)月。通過規(guī)范化的歸檔流程，以及減少人工干預(yù)，大大減少了歸檔過程中的錯(cuò)誤率，提高檔案的準(zhǔn)確性和完整性。在自動(dòng)歸檔過程中建立的高效的檢索系統(tǒng)，可以快速準(zhǔn)確地查詢和檢索檔案信息，提高查詢效率。同時(shí)由于采用線上歸檔的方式，大大節(jié)省了原本檔案存放需要的物理空間，優(yōu)化了檔案資源的利用。通過自動(dòng)化、智能化的歸檔方式，同時(shí)減少了人工干預(yù)和重復(fù)性勞動(dòng)，提高了工作效率。

（三） 節(jié)約歸檔成本

在實(shí)施新的歸檔管理過程后，有效節(jié)約了紙質(zhì)檔案歸檔過程中的人力成本、運(yùn)輸成本、存儲(chǔ)成本、耗材成本、安全成本及管理成本。經(jīng)過核算，目前單井紙質(zhì)檔案匯交上述成本總計(jì)約為500元，運(yùn)行期間每年產(chǎn)生約4000口井的紙質(zhì)檔案資料，每年節(jié)約成本約200萬元。

（四） 提升環(huán)保效能

單套制歸檔的應(yīng)用同時(shí)對(duì)環(huán)保方面產(chǎn)生了積極的影響。通過減少紙張使用，降低了森林砍伐和二氧化碳排放，從而減輕了對(duì)環(huán)境的壓力。此外，從垃圾減量的角度來看，電子檔案系統(tǒng)減少了紙張的使用和廢棄，從而減少了垃圾的產(chǎn)生，降低了對(duì)環(huán)境造成的負(fù)面影響。單套制歸檔的應(yīng)用具有顯著的優(yōu)勢(shì)，對(duì)于推動(dòng)可持續(xù)發(fā)展和環(huán)境保護(hù)具有積極的作用。

四、發(fā)展與展望

在數(shù)字化、信息化的推動(dòng)下，檔案管理將逐漸從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理向數(shù)字化檔案管理轉(zhuǎn)變。數(shù)字化檔案管理具有更高的安全性、便利性和可操作性，能夠更好地滿足現(xiàn)代社會(huì)對(duì)檔案信息的需求。同時(shí)，通過數(shù)字化檔案管理，可以更好地實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享和交流，提高檔案信息的利用價(jià)值。其次，檔案資產(chǎn)化發(fā)展將推動(dòng)檔案信息資源的開發(fā)和利用。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，可以對(duì)海量的檔案信息進(jìn)行深度分析和挖掘，發(fā)現(xiàn)其中的有價(jià)值的信息和知識(shí)。這些信息和知識(shí)可以用于決策支持、學(xué)術(shù)研究、歷史文化傳承等領(lǐng)域，具有極高的利用價(jià)值

作者單位：中國石油川慶鉆探長慶鉆井總公司