給你的報表加把鎖

裴亞杰

小李是公司的辦公室文秘，經(jīng)常要做各種各樣的報表。每次他完成初稿之后，就要將報表共享給幾個相關(guān)部門的領(lǐng)導(dǎo)，請他們審核。在此期間，報表是不允許無關(guān)人員瀏覽的，幾個領(lǐng)導(dǎo)中也是某些人可以瀏覽，某些人可以編輯。而且每次報表被修改后，在最后匯報階段，小李還得防止大Boss無意中對文檔進(jìn)行誤操作。許許多多的小問題，每次都讓小李頭疼不已?。?/p>

郁悶的小李只好求助于公司Office方面的專家阿達(dá)。在了解小李的問題后，阿達(dá)立刻給出了一套解決方案，讓文檔在共享過程中更加安全。

加密文檔

首先來解決不讓無關(guān)人員瀏覽文檔內(nèi)容的問題，用密碼為文檔加密就OK了。

和Excel 2003一樣，Excel 2007也提供了對整個Excel文檔的口令加密功能，而且它的操作更簡單、方便。單擊“Office按鈕”→“準(zhǔn)備”→“加密文檔”，在彈出的加密文檔對話框中輸入一個密碼即可。無論誰要打開這個文檔，都必須通過密碼驗證才行，這樣一來，無關(guān)的人員就打不開文檔了

限制權(quán)限

小李的報表雖然是提請幾位領(lǐng)導(dǎo)審核，但只有兩位領(lǐng)導(dǎo)可以修改這個Excel文檔，而另外幾位領(lǐng)導(dǎo)都只有讀的權(quán)限，那么，小李可以利用“限制權(quán)限”的功能來輕松達(dá)到目的。

單擊“Of f ice按鈕”→“準(zhǔn)備”→“限制權(quán)限”。如果是第一次使用這項功能，系統(tǒng)會提示安裝“信息權(quán)限管理客戶端”，可根據(jù)提示去下載文件“WindowsRightsManagement ServicesSP2-KB917275-Client-CHS-x86.exe”安裝后設(shè)置賬戶，以后就可以方便地使用“限制權(quán)限”功能了。

打開“限制權(quán)限”，在彈出的對話框中，針對不同的領(lǐng)導(dǎo)分別設(shè)定他們的權(quán)限即可（如圖）。

以上兩個問題解決后，文檔就可以共享出來讓相關(guān)部門負(fù)責(zé)人來修改和瀏覽了。

標(biāo)識最終狀態(tài)

各位領(lǐng)導(dǎo)審核完成后，小李要將報表提交給大Boss，大Boss會召集副總開會討論，可是這個粗心的大Boss在文檔上指點江山時，嘴上滔滔不絕卻忽略了自己那不安分的手指，經(jīng)常無意間誤刪一些字詞，搞得小李每次都要重新校對，真是崩潰！為了讓小李解決這個問題，阿達(dá)設(shè)計的方案是“標(biāo)記為最終狀態(tài)”。

單擊“Office按鈕”→“準(zhǔn)備”→“標(biāo)記為最終狀態(tài)”，彈出一個對話框，選擇“確定”。這樣文檔就被標(biāo)識為最終狀態(tài)，所有對文檔內(nèi)容操作的菜單和按鈕變?yōu)榛疑?，?shù)據(jù)變?yōu)椴豢筛臓顟B(tài)，無論大Boss如何豪邁地在文檔上指點江山，也不用擔(dān)心誤操作的發(fā)生。

如果要取消最終狀態(tài)的標(biāo)識，只需要再次進(jìn)行同樣的操作，即可解除鎖定！

檢查文檔

如果各位老總討論沒問題，那么下面就該將報表發(fā)布給大家了，不過還有一些內(nèi)容需要檢查。比如，在文檔編輯過程中，小李會將一些重要的中間數(shù)據(jù)進(jìn)行隱藏，可能是一行或一列甚至是一個工作表，最終要發(fā)給大家時，可能會忘記它的存在，讓重要數(shù)據(jù)泄露出去。所以，阿達(dá)建議小李應(yīng)該對最終文檔進(jìn)行一下檢查，看看是否有什么不妥之處，需要完善。

單擊“Office按鈕”→“準(zhǔn)備”→“檢查文檔”。在其中可以根據(jù)需要選擇“批注和注釋”、“文檔屬性和個人信息”、“自定義XML數(shù)據(jù)”、“頁眉和頁腳”、“隱藏行和列”、“隱藏工作表”和“不可見內(nèi)容”7項內(nèi)容。

單擊對話框中的“檢查”，會提示我們當(dāng)前文檔存在的問題，我們只需要單擊有問題項后面的“全部刪除”即可。好啦，按阿達(dá)設(shè)計的這番方案設(shè)置好的文檔，已經(jīng)是非常安全了。這下，小李這個月的獎金又有得拿啦！