表格，不一定要用“填”的

江蘇射陽　姚文連

在工作任務(wù)繁重得讓你喘不過氣的時(shí)候。你依舊還是笨笨地挨個(gè)選擇單元格，然后手工填入數(shù)據(jù)么？難道你就不抓狂么？你打算填到什么時(shí)候？其實(shí)，無論是Excel表格，還是Word表格，都不一定只有“填”這種方法。

Excel· 文本批量導(dǎo)入工作表

Excel工作表是我們?nèi)粘９ぷ髦凶畛Ｓ玫谋砀?，尤其是秘書們，每天都有大量?shù)據(jù)需要輸入Excel制成報(bào)表，工作量相當(dāng)大。但是，如果將數(shù)據(jù)在文本文檔中稍微整理一下格式，再導(dǎo)入Excel工作表中，制作報(bào)表就只是瞬間的事情了。

step1打開Excel 2007，新建一個(gè)工作表，依次執(zhí)行“數(shù)據(jù)”→“獲取外部數(shù)據(jù)”→“自文本”命令，選擇包含數(shù)據(jù)的文本文檔。

step2在“文本導(dǎo)入向?qū)А钡摹安襟E1”中選擇“分隔符號”。

step3在“文本導(dǎo)入向?qū)А钡摹安襟E2”中設(shè)置具體的文本分隔符號，將“Tab鍵”、“空格”和“其他”均勾選上，并在“其他”后的空白欄里設(shè)置“|”符號（如圖1）。

step4在“文本導(dǎo)入向?qū)А钡摹安襟E3”中按自己的需要設(shè)置各數(shù)據(jù)列的數(shù)據(jù)格式，最后單擊“完成”即可將文本導(dǎo)入到工作表中。

Word· 讓文字表格化

網(wǎng)絡(luò)的普及正悄悄改變著我們的學(xué)習(xí)和工作方式，在網(wǎng)上查找資料、搜索信息已經(jīng)是家常便飯。但是，在復(fù)制原始的網(wǎng)絡(luò)文檔之后，為了最大限度地舍棄網(wǎng)頁中的廣告圖片或無用鏈接等，我們往往會執(zhí)行選擇性粘貼命令，將它們以純文本的形式粘貼到Word文檔中進(jìn)行編輯排版，但同時(shí)該文檔中的表格也會被全部刪除。如果手動建立一個(gè)表格再進(jìn)行數(shù)據(jù)輸入又太麻煩。其實(shí)，我們完全可以先將表格中的文字粘貼到Word中，再將其轉(zhuǎn)換成表格。

step1將網(wǎng)頁中的文字無格式粘貼到Word 2007中，調(diào)整好格式，然后用鼠標(biāo)拖黑選中要建立成表格的文字（如圖2）。

step2依次執(zhí)行“插入”→“表格”→“文本轉(zhuǎn)換成表格”命令，再根據(jù)具體文本內(nèi)容和自己的需要設(shè)置表格的列數(shù)。然后將表格“自動調(diào)整”操作設(shè)置為“根據(jù)內(nèi)容調(diào)整表格”，并選擇“文字分隔位置”為空格。

step3最后單擊“確定”，剛才還亂七八糟的文字們，就乖乖地跑到表格里去了。