項(xiàng)目型組織如何構(gòu)建持續(xù)競爭力

葛新紅

“1+1+1”解決方案強(qiáng)調(diào)將項(xiàng)目管理、知識(shí)管理或流程管理三種管理方法進(jìn)行有機(jī)的結(jié)合，而不：是簡單的疊加。

項(xiàng)目管理理論經(jīng)過多年的實(shí)踐和發(fā)展已日趨成熟，特別是以PMBOK(項(xiàng)目管理的知識(shí)體系，Project Managcmcnt Body of Knowledge，簡稱為PMBOK)為代表所提出的項(xiàng)目管理九大知識(shí)領(lǐng)域，被稱為項(xiàng)目管理的圣經(jīng)。然而隨著項(xiàng)目型組織形態(tài)的多樣化，不管是傳統(tǒng)的如建筑、房地產(chǎn)等：工程類項(xiàng)目型組織，還是高新技術(shù)產(chǎn)業(yè)、設(shè)計(jì)研究、咨詢等服務(wù)型項(xiàng)目型組織，或者企業(yè)中研發(fā)、戰(zhàn)略管控等以項(xiàng)目方式運(yùn)作的部門，都面臨著同樣的問題，即如何積累項(xiàng)目的最佳實(shí)踐，重復(fù)項(xiàng)目實(shí)施的成功，構(gòu)建組織持續(xù)的競爭力。

企業(yè)中不同層級(jí)的人員面臨著不同的困惑，對于管理層：如何圍繞項(xiàng)目進(jìn)行全盤計(jì)劃、及時(shí)溝通、動(dòng)態(tài)跟蹤、精確分析，使企業(yè)范圍內(nèi)的各種資源高效協(xié)同有序行進(jìn)，通過提高項(xiàng)目管理能力來提高企業(yè)經(jīng)營能力；如何建立企業(yè)自己的項(xiàng)目管理標(biāo)準(zhǔn)經(jīng)驗(yàn)知識(shí)庫和持續(xù)改進(jìn)的項(xiàng)目管理體系，以達(dá)到項(xiàng)目成功的可重復(fù)性，實(shí)現(xiàn)企業(yè)項(xiàng)目管理的優(yōu)化，將公司一個(gè)項(xiàng)目的成功變成普遍的項(xiàng)目成功。對于執(zhí)行層：如何建立規(guī)范的權(quán)責(zé)清晰的項(xiàng)目管理體系，同時(shí)快速的獲取所需的信息和經(jīng)驗(yàn)知識(shí)，避免重復(fù)勞動(dòng)和從過左的錯(cuò)誤中學(xué)習(xí)，以提高工作效率。

針對以上這些問題，AMT咨詢提出了針對項(xiàng)目型組織的項(xiàng)目管理+流程管理+知識(shí)管理的理念(簡稱“1+1+1”解決方案)，“1+1+1”解決方案強(qiáng)調(diào)將項(xiàng)目管理、知識(shí)管理或流程管理三種管理方法進(jìn)行有機(jī)的結(jié)合，而不是簡單的疊加，從而產(chǎn)生出遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于單獨(dú)進(jìn)行項(xiàng)目管理、知識(shí)管理或流程管理的應(yīng)用效果，即1+1+1＞3。該解決方案的核心在于將項(xiàng)目管理的通用管理過程和重復(fù)性的項(xiàng)目實(shí)施過程通過流程管理方法進(jìn)行規(guī)范化，通過針對不同類型項(xiàng)目的任務(wù)分解構(gòu)建項(xiàng)目樹狀結(jié)構(gòu)，同時(shí)融入知識(shí)管理的理念，使項(xiàng)目過程中的寶貴知識(shí)經(jīng)驗(yàn)如樹干的枝枝葉葉得到不斷積累和生長，從而使項(xiàng)目型組織建立起穩(wěn)定的可持續(xù)積累的業(yè)務(wù)框架。

基于以往咨詢項(xiàng)目的經(jīng)驗(yàn)，本文提出該解決方案實(shí)施的三個(gè)管理要點(diǎn)以及IT實(shí)現(xiàn)的關(guān)鍵功能需求。

“1+1+1”解決方案的三個(gè)管理要點(diǎn)

★項(xiàng)目分類明晰化

目前很多項(xiàng)目型組織的管理處在粗放式管理階段，具體表現(xiàn)為人部分項(xiàng)目采用同樣的管理方法和過程，統(tǒng)一化的管理模式，這種管理方式看似簡單易操作，降低了企業(yè)的管理成本，但往往造成“眉毛胡子一把抓”的現(xiàn)象，無法確定管理側(cè)重點(diǎn)；多個(gè)項(xiàng)目資源沖突難以協(xié)調(diào)，項(xiàng)目管理部門、項(xiàng)目負(fù)責(zé)部門、項(xiàng)目經(jīng)理等各級(jí)管理者在項(xiàng)目運(yùn)作中職責(zé)無法明確，導(dǎo)致項(xiàng)目溝通協(xié)調(diào)成本高。而由于每個(gè)項(xiàng)目都有特殊性，很難建立規(guī)范化的項(xiàng)目管理標(biāo)準(zhǔn)。要解決以上問題，使項(xiàng)目型組織實(shí)現(xiàn)從粗放式向精細(xì)化管理轉(zhuǎn)變的第一步，是必須建立明確的項(xiàng)目分類分級(jí)標(biāo)準(zhǔn)。

首先是根據(jù)項(xiàng)目涉及的工作內(nèi)容和性質(zhì)劃分項(xiàng)目類型，如對于IT類項(xiàng)目，可分為應(yīng)用開發(fā)項(xiàng)目、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)項(xiàng)目、管理優(yōu)化項(xiàng)目等，通過項(xiàng)目分類，可建立針對不同類型項(xiàng)目的工作任務(wù)分解結(jié)構(gòu)，以及各工作任務(wù)的管理要求及評價(jià)要素。其次是根據(jù)項(xiàng)目的重要性、收益性、風(fēng)險(xiǎn)性等幾個(gè)維度評價(jià)確定項(xiàng)目級(jí)別，針對不同級(jí)別的項(xiàng)目明確各級(jí)部門和崗位的管理職責(zé)(如表1所示)，做到重點(diǎn)項(xiàng)目重點(diǎn)關(guān)注，同時(shí)可基于項(xiàng)目優(yōu)先級(jí)進(jìn)行項(xiàng)目選擇，以及對項(xiàng)目資源進(jìn)行優(yōu)先排序等。

項(xiàng)目分類分級(jí)一方面應(yīng)符合“完全窮盡，相互獨(dú)立”的原則，另一方面，更重要的是必須要便于理解，可基于以往項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)定義多個(gè)參考樣例。同時(shí)標(biāo)準(zhǔn)的定義應(yīng)在組織內(nèi)達(dá)成共識(shí)，使大家都用同一種語言說話，從而減少溝通成本。通過分類分級(jí)，為基于不同類型項(xiàng)目過程的標(biāo)準(zhǔn)化奠定了基礎(chǔ)。

★項(xiàng)目過程標(biāo)準(zhǔn)化

項(xiàng)目過程包括項(xiàng)目的管理過程和項(xiàng)目的實(shí)施過程(或稱為工程過程)。對于項(xiàng)目型企業(yè)來說，其核心競爭力之一就在于對各類型項(xiàng)目的過程進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化，提高快速交付能力。這種觀點(diǎn)也許會(huì)受到追求創(chuàng)新的項(xiàng)目型組織的挑戰(zhàn)，特別是一些研發(fā)和服務(wù)型機(jī)構(gòu)：“我們是研究院所，講的是創(chuàng)新，標(biāo)準(zhǔn)化不就沒有創(chuàng)了?”“我們都是服務(wù)性的項(xiàng)目，客戶需求都不一樣，沒辦法標(biāo)準(zhǔn)化?”對于第一個(gè)問題，不同類型項(xiàng)目標(biāo)準(zhǔn)化的重點(diǎn)不同，如對于科技類、研發(fā)類項(xiàng)目強(qiáng)調(diào)過程監(jiān)控和評審機(jī)制等管理過程的標(biāo)準(zhǔn)化，使所有項(xiàng)目都建立統(tǒng)一的基于企業(yè)戰(zhàn)略和滿足市場需求的評價(jià)方法和標(biāo)準(zhǔn)，關(guān)注怎么做不偏離項(xiàng)目目標(biāo)；而對于服務(wù)類型的項(xiàng)目，當(dāng)服務(wù)內(nèi)容要反復(fù)提供時(shí)，還要強(qiáng)調(diào)實(shí)施過程的標(biāo)準(zhǔn)化，關(guān)注怎么做能提高效率。每個(gè)項(xiàng)目都有共特殊性，所以在項(xiàng)目標(biāo)準(zhǔn)化的過程中需要基于前面提到的分類分級(jí)劃分，制訂對于不同級(jí)別項(xiàng)目的過程裁減標(biāo)準(zhǔn)，以同時(shí)滿足標(biāo)準(zhǔn)化和差異化。

各類型項(xiàng)目過程標(biāo)準(zhǔn)化的建立可按以下步驟進(jìn)行，如表2所示。

首先劃分項(xiàng)目的階段，明確每階段的過程活動(dòng)，確定活動(dòng)間的關(guān)聯(lián)，明確每項(xiàng)工作的前置任務(wù)。

其次，對各種需要重復(fù)進(jìn)行的工作建立規(guī)范化的工作流程。許多項(xiàng)目工作，包括項(xiàng)目變更、采購、評審等，在項(xiàng)目中總是在重復(fù)多次發(fā)生的，企業(yè)可以運(yùn)用流程管理方法對這些重復(fù)性的工作進(jìn)行有效的管理。

最后考慮不同的項(xiàng)目需求和特點(diǎn)，對于某一項(xiàng)目工作任務(wù)，可設(shè)定在不同級(jí)別項(xiàng)目中為必選、可選或不需要。

★項(xiàng)目內(nèi)容知識(shí)化

以上通過項(xiàng)目過程標(biāo)準(zhǔn)化建立了項(xiàng)目的過程框架，但是依然只見骨干，不見血肉。項(xiàng)目每一步要完成的工作內(nèi)容所涉及到的相關(guān)知識(shí)文檔是項(xiàng)目型組織能夠積累產(chǎn)生的真正價(jià)值和財(cái)富。基于項(xiàng)目推動(dòng)的知識(shí)型組織必須能夠不斷積累項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)，將個(gè)人的知識(shí)資本轉(zhuǎn)化為組織的知識(shí)資本，將在項(xiàng)目中形成的各種知識(shí)視同組織的資產(chǎn)進(jìn)行管理，形成強(qiáng)大的無形資產(chǎn)。對處于新商業(yè)環(huán)境中的項(xiàng)目型組織，其良好的知識(shí)管理能力，極大地降低了關(guān)鍵人才所帶來的經(jīng)營管理風(fēng)險(xiǎn)，有效的知識(shí)管理可促進(jìn)共知識(shí)積累與擴(kuò)散，并使企業(yè)的創(chuàng)新能力得到持續(xù)保持。

大部分項(xiàng)目型組織已意識(shí)到知識(shí)管理的重要性，但實(shí)施過程中依然難以推行，其中存在的最大問題是知識(shí)積累和業(yè)務(wù)過程相脫離。具體表現(xiàn)為項(xiàng)目實(shí)施過程中重點(diǎn)關(guān)注進(jìn)度，忽略相關(guān)知識(shí)文檔的同步提交和保存，相關(guān)文檔往往是在項(xiàng)目結(jié)束后再整理，完整性和時(shí)效性無法保障，很多寶貴的資料散落在各項(xiàng)目組內(nèi)部。企業(yè)內(nèi)獨(dú)立的知識(shí)管理部門往往脫離業(yè)務(wù)部門，通過知識(shí)管理平臺(tái)收集到的都是一些與核心業(yè)務(wù)關(guān)系不大的文檔資料。

“1+1+1”解決方案的核心在于項(xiàng)目過程和知識(shí)管理過程的同步，在項(xiàng)目活動(dòng)和流程環(huán)節(jié)的每一步明確相應(yīng)的輸出文檔和參考文檔以實(shí)現(xiàn)顯性知識(shí)的傳播。通過對輸出文檔制訂模板和樣例，對以往的項(xiàng)目最佳實(shí)踐予以提煉，同時(shí)相關(guān)的參考文檔可方便項(xiàng)目組快速的獲取相關(guān)的知識(shí)資料，從而實(shí)現(xiàn)快速學(xué)習(xí)和交付。

對于項(xiàng)目中隱性知識(shí)的傳播叮在流程或項(xiàng)目關(guān)鍵活動(dòng)節(jié)點(diǎn)中增加相應(yīng)的溝通交流或者AAR機(jī)制，對項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)及時(shí)進(jìn)行總結(jié)形成典型案例等。

“1+1+1”解決方案的IT系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)

管理和業(yè)務(wù)的需求最終要落實(shí)到IT平臺(tái)上?！?+1+1”解決方案對于信息系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)提出以下關(guān)鍵功能需求：

◆項(xiàng)目管理功能

項(xiàng)目管理作為項(xiàng)目型組織的業(yè)務(wù)運(yùn)作核心，相應(yīng)地項(xiàng)目管理功能必然也成為信息系統(tǒng)的核心需求，應(yīng)可實(shí)現(xiàn)組織內(nèi)所有項(xiàng)目群與項(xiàng)目從啟動(dòng)、規(guī)劃、實(shí)施、控制到驗(yàn)收的全生命周期過程中的計(jì)劃、進(jìn)度、成木、資源、風(fēng)險(xiǎn)的管理。

◆流程管理功能

工作流配置功能：可根據(jù)不同項(xiàng)目過程業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)要求進(jìn)行工作流表單及流轉(zhuǎn)方式的設(shè)計(jì)，并在項(xiàng)目實(shí)際執(zhí)行過程中動(dòng)態(tài)啟動(dòng)業(yè)務(wù)流程。同時(shí)由于項(xiàng)目各活動(dòng)之間存在的關(guān)聯(lián)關(guān)系，可進(jìn)行各流程間關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)及依賴關(guān)系的檢查。如，某一流程只能在所有前置任務(wù)完成后才能啟動(dòng)。

權(quán)限管理要求：對于流程和知識(shí)的管理，如何使“合適的人在合適的時(shí)間看到合適的知識(shí)信息”，對系統(tǒng)權(quán)限管理提出比較高的要求。在項(xiàng)目管理過程中，比較特殊的就是項(xiàng)目的授權(quán)，比如如何根據(jù)項(xiàng)目組的成員對項(xiàng)目的文檔進(jìn)行自動(dòng)授權(quán)。

◆知識(shí)管理功能

項(xiàng)目任務(wù)、工作流程、項(xiàng)目文檔的三位一體：可按照項(xiàng)目類型和項(xiàng)目級(jí)別定義所對應(yīng)的項(xiàng)目過程標(biāo)準(zhǔn)化模版，包括項(xiàng)目工作任務(wù)分解，相應(yīng)的流程和每個(gè)活動(dòng)相關(guān)的項(xiàng)目文檔定義，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目任務(wù)、工作流、項(xiàng)目文檔管理的統(tǒng)一，從而通過IT系統(tǒng)使知識(shí)共享和復(fù)用得到強(qiáng)制進(jìn)行。

項(xiàng)目過程標(biāo)準(zhǔn)化模板的積累與應(yīng)用：項(xiàng)目實(shí)施完成后，可將實(shí)際實(shí)施的項(xiàng)目導(dǎo)入到組織經(jīng)驗(yàn)知識(shí)庫中進(jìn)行提煉、完善與改進(jìn)，從而形成新的項(xiàng)目標(biāo)準(zhǔn)模板。項(xiàng)目建立時(shí)，系統(tǒng)應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目的類型和項(xiàng)目的重要級(jí)別所對應(yīng)的項(xiàng)目過程標(biāo)準(zhǔn)模版自動(dòng)初始化項(xiàng)目，實(shí)現(xiàn)知識(shí)的再利用。

項(xiàng)目動(dòng)態(tài)知識(shí)地圖的生成：可按照項(xiàng)目、項(xiàng)目階段、項(xiàng)目類型等動(dòng)態(tài)的提取相關(guān)的知識(shí)資料生成知識(shí)地圖，以進(jìn)行項(xiàng)目知識(shí)的聚類展示，從而以簡化信息檢索過程，提高知識(shí)獲取的便利性。

◆經(jīng)營分析功能

隨著項(xiàng)目型組織持續(xù)積累和發(fā)展，如何基于以往的數(shù)據(jù)進(jìn)行提煉挖掘，形成知識(shí)以支持高層決策也是信，自、系統(tǒng)需要考慮的新需求，對于項(xiàng)目型組織經(jīng)營分析可從客戶、項(xiàng)目、人員和知識(shí)四個(gè)維度去分析，其中客戶和項(xiàng)目是業(yè)務(wù)管理的核心，而人員和知識(shí)構(gòu)成項(xiàng)目型組織的核心競爭力，是項(xiàng)目型組織成長和發(fā)展的基礎(chǔ)。通過經(jīng)營分析體系構(gòu)建穩(wěn)定的分析結(jié)構(gòu)，通過對歷史數(shù)據(jù)的各種分析從而促進(jìn)項(xiàng)目型組織的持續(xù)改進(jìn)和優(yōu)化。