外貿(mào)信函中消極信息的禮貌傳遞

摘要：外貿(mào)信函中向貿(mào)易伙伴傳遞消極信息的情況在所難免。在禮貌原則的指導下通過靈活運用語言的不同形式和禮貌策略，緩和消極影響，降低面子威脅，可使消極信息更易于被貿(mào)易伙伴所接受，

關(guān)鍵詞：外貿(mào)信函；策略；禮貌原則；威脅

1 引言

中國在加入WTO后和世界各國的貿(mào)易往來更加頻繁。為節(jié)約時間和費用，過去國際貿(mào)易溝通中大量使用電報與電傳，廣泛采用縮略語，在某種程度上忽略了正式信函的寫作。而隨著現(xiàn)代技術(shù)的發(fā)展，外貿(mào)信函越來越多地采用電子郵件來傳送。以電子信函形式的溝通缺乏談判時可以營造的祥和氣氛，因而在溝通中應(yīng)盡量使對方感受到尊重。

外貿(mào)信函寫作一般遵守“7C”原則，即courtesy（禮貌）、correctness（正確）、conciseness（簡練）、clearness（清楚）、completeness（完整）、concreteness（具體）、consideration（體諒）。禮貌用語在國際貿(mào)易中產(chǎn)生的作用越來越明顯，它有助于營造一種尊重對方、尋求合作的氣氛，為公司可持續(xù)發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。積極、正面的信息可以給貿(mào)易伙伴帶來好心情，但也不可避免地需要傳遞消極信息給對方，緩和其影響力降低對對方面子的威脅顯然需要外貿(mào)從業(yè)人士更多關(guān)注。本文針對禮貌原則探討如何在禮貌原則理論指導下，從語言和策略兩個方面在外貿(mào)信函中更有策略地傳遞消極信息。

2 禮貌原則理論的提出

禮貌原則是指一種對別人表達尊敬，從而實現(xiàn)有效溝通的原則，源于20世紀60年代Grice提出的合作原則。因為有時人們會不直接遣詞達意，而用間接的方式聲東擊西，違背合作原則，因此語用學者提議在此基礎(chǔ)上用禮貌原則來補充Grice的合作原則。20世紀80年代Leech提出禮貌原則，并將其細分為六個準則，即少讓別人吃虧而盡量多使別人受益的策略準則、少讓自己受益而盡量增加自己付出的慷慨準則、少貶低別人而盡量多贊揚別人的贊譽準則、少贊揚自己而盡量多貶低自己的謙虛準則、減少雙方分歧而盡量擴大雙方一致的同意準則以及減少雙方厭惡感而盡量增加雙方同情感的同情準則。他認為“發(fā)話人話語的命題內(nèi)容越有利于受話人，話語就越有禮貌，反之就越不禮貌”[1]。其核心內(nèi)容就是盡量自己吃虧而使別人獲益，以便取得對方好感，從而使交際順利進行，并使自己從中獲得更大的利益。

但首次對禮貌、面子問題進而系統(tǒng)探討的是Brown和Levinson。他們認為人有積極和消極兩種面子需求。“積極面子需求是指作為社會人希望得到別人認可或贊許的面子需求；消極面子需求是指希望自己的行動不被人干涉的面子需求?！盵2]針對這兩個類型的面子，語言研究團體提出了相應(yīng)的積極禮貌策略（如表示興趣、強調(diào)共同點等）和消極禮貌策略（如使用間接表達、避免強加等）。

3 傳遞禮貌的策略

外貿(mào)信函中向?qū)Ψ絺鬟f的除了令人振奮的積極信息，也會有一些令人不快威脅面子的索賠、抱怨及拒絕接受等消極信息。將禮貌策略運用于引導外貿(mào)信函寫作，從為客戶著想的角度以委婉的語氣、禮貌的語言傳遞消極信息，可以有效化解可能產(chǎn)生的不愉快，甚至終止合同的情況。

3.1 設(shè)身處地，換位思考

在外貿(mào)信函交流中，應(yīng)多將自己置于對方的角度，設(shè)身處地為對方著想，從而表現(xiàn)出對對方的尊重。體現(xiàn)在語言上就是當涉及話題是讓對方受益時，以you為句子主語；相反如果話題是有損于對方時，主語為I 或We，這樣就使得句子的語氣顯得平和、友好，而避免指責。如：

（a）We think our products are superior in quality and reasonable in price.

（b）If you take the quality into consideration， you will see that our price is reasonable.

為了說服客戶接受我方報價，a句顯得主觀臆斷，不夠尊重對方，而b句則符合Leech禮貌原則中減少雙方分歧而盡量擴大雙方一致的同意準則，巧妙解決了雙方價格上的分歧。

又如：We did not receive goods specified in our order on time.

沒有按時交貨的話題有損于對方，而we的使用巧妙地回避了直接指責對方失誤，給對方留有余地，但敦促對方盡快按時交貨。另外，文化對語言的影響無所不在。外貿(mào)信函溝通的對象可能來自不同文化背景，為客戶著想還體現(xiàn)在認同文化差異。

3.2 委婉表達，軟著陸解困

委婉語是為表示禮貌、避免沖撞、滿足雙方利益和心理需求的一種用語。由于其含蓄、模糊的表達方式，褒揚的手法，使貿(mào)易雙方能夠采取一種比較間接的方式來談?wù)撊菀淄{面子的事，從而有效打破貿(mào)易雙方僵局或避免矛盾沖突。禮貌原則就是在其他條件相同的情況下，把不禮貌的因素減弱到最低限度。把一些對聽話人或者第三者來說不禮貌的話，或是略去不說或是婉轉(zhuǎn)間接表達出來。

（a）We cannot ship your goods until the L/C reaches us.

（b）Your goods will be shipped as soon as the L/C reaches us.

句a抱怨對方?jīng)]有及時將開立的信用證送達，語言過分強硬，威脅到對方的面子。而句b傳遞了對方關(guān)注的貨物裝運的信息，同時委婉、禮貌地傳遞了希望對方盡快開立信用證的愿望。

3.3 禮貌措辭，得體有節(jié)

外貿(mào)信函中選擇禮貌的語言可以傳遞一種客氣和考慮周到的情感，給自己的貿(mào)易合作伙伴，可以為信函增添有利的色彩。Please、thank you、I would appreciate it if you would等短語都是有效傳遞禮貌的語言。Thank you是使用頻率最高的禮貌用語之一。無論信函的主題是接受還是抱怨、拒絕、索賠，把Thank you 或Thank you導出的不同句型作為正文第一句可以很自然地將禮貌傳遞給對方。如：

（a）We have received your e-mail of October 5，2008．

（b）Thank you for your e-mail dated November 5，2008．

句a是不帶感情色彩的事實陳述，而句b以Thank you 導出顯然讓對方有受尊重的感覺，盡管隨后傳遞給對方的可能是負面信息，但這種禮貌語言也起到緩和、降低威脅面子的作用。而且在西方，這些禮貌語言的使用已經(jīng)成為習慣，盡管它們只是很平常的客套語，不是很重要，但如果缺少了，他們就會感到不高興。

4 傳遞禮貌的語言方式

外貿(mào)信函傳遞信息、運用禮貌策略都需要通過語言實現(xiàn)。傳遞負面信息時，生硬、直白的表達只能擴大雙方的分歧，而客氣、禮貌的措辭則可以化解分歧。在外貿(mào)信函寫作中情態(tài)動詞、疑問句、條件句、語義模糊的詞匯、被動態(tài)和無人稱表達等都可以起到緩和語氣，禮貌傳遞負面信息的作用。

4.1 情態(tài)動詞

情態(tài)動詞尤其是過去式是傳遞禮貌的最常用形式。might， could， would等來表達陳述和建議或者請求常?？梢允拐Z氣更加禮貌、委婉。如：

We would like to bring your attention to the cardboard package of your product.

對方包裝有問題，該話題有損對方面子，而情態(tài)動詞would大大緩和了語氣，降低了對對方面子的威脅，不至于使磋商陷入僵局。

4.2 疑問句

疑問句型可以通過詢問對方的能力或意愿去傳遞請求或命令，因?qū)⑦^于直接的威脅面子的話語隱含在提問中，[3]給對方留有余地，避免了采用直接的陳述句或肯定句去傳遞命令的唐突，傳遞了對自己貿(mào)易伙伴的禮貌和尊重。運用不同助動詞的一般疑問句可以使自己表達的要求顯得更為禮貌，其中含有情態(tài)動詞的一般疑問句是傳遞禮貌、增加禮貌程度最常用的句式。

(a) Make payment by sight L/C.

(b) Could you make payment by sight L/C?

要求對方有即期信用證付款，句a的祈使句命令的口吻顯得盛氣凌人；句b采用了帶情態(tài)動詞的疑問句委婉地表達了自己的要求，顯示了對對方的尊重。

4.3 條件句

條件句可以使建議聽起來更具試探性、商量性，有利于對方接受我方建議；同時也可以“給對方更大的拒絕余地，減輕請求的強加性”。[3]P505這符合避免強加自己意見的原則。如：

If you find the product acceptable， please email us as soon as possible.

條件句的使用使我方邀請對方詢盤的強加性降低了。

4.4 語義模糊的詞匯

語義模糊的詞匯可以緩和了口吻，減少了負面評價的直接性，給對方留有余地，從而給對方留有消極面子。模糊詞語如seem，appear，I am afraid，a little bit，roughly，almost，to some extent常常用于描述某些情況的程度或范圍不敢完全肯定時，可以避免武斷。如：

（a）I'm afraid I cannot accept your D/P terms.

（b）We appreciate the good quality of the bicycles， but unfortunately your prices appear to be on the high side.

4.5 被動語態(tài)和無人稱表達

主動語態(tài)在表示批評或指責時常常含有譴責對方的意思，使用被動句或無人稱表達法，可以避免直接指責聽話者之嫌，緩和語氣，做到語言上的婉約，讓人更容易接受。主動態(tài)強調(diào)的是動作或行為的執(zhí)行者而被動態(tài)強調(diào)的是行為動作，能夠削弱行動的個人針對性，而無人稱表達法就事論事，不涉及具體人物，這符合以回避為主的消極禮貌策略。如：

(a)You delivered the goods two months behind schedule.

(b)The goods were delivered two months behind schedule.

(c) The delivery of goods was two months behind schedule.

顯然，句b的被動態(tài)和句c的無人稱表達避免直接提到客戶（you），弱化了責備的語氣而強調(diào)貨物沒有按時運達事件本身，避免了正面沖突，傳遞了禮貌。此外，帶please的祈使句和虛擬語氣也是禮貌地傳遞消極信息常用的語言形式。在外貿(mào)信函中，合理使用禮貌語言可以增光添彩，但凡事都有一個度，如果過度要求禮貌，在信函中采取非公開或不實施威脅面子的行為，那在行文上可能會出現(xiàn)羅嗦、累贅的現(xiàn)象，這將違背商務(wù)信函的簡明和清晰兩個原則，[4]P50而且使用過于頻繁容易讓人感到厭煩或者缺乏誠意。有時如果語氣太軟弱或過分謙卑，往往使對方以為有商量的余地，而使我方陷入被動和不利。

5 結(jié)語?？傊?，外貿(mào)信函寫作要靈活運用禮貌傳遞消極信息的各種語言方式和禮貌策略，緩和不利信息帶來的消極影響，降低給對方面子帶來的威脅，從而使對外貿(mào)易活動得以順利進行。

參考文獻

[1] Leech， G. Principles of Pragmatics [M]. London: Longman. 1983.

[2] Brown， P. S. Levinson. Universals in Language Usage: Politeness Phenomena [A]. In Goody， E. (ed.). Questions and Politeness: Strategies in Social Interaction [C]. Cambridge University Press. 1978：56-289.

[3]陳融．英語的禮貌語言[A]．束定芳．中國語用學研究論文精選 [C]．上海：上海外語教育出版社，2001：499-511．

[4]彭林霞，黃莉．商務(wù)電子郵件與傳統(tǒng)商務(wù)信函中禮貌策略的對比分析[J]．溫州大學學報，2006(5)：49-52，56．