淺談企業(yè)財(cái)務(wù)軟件的帳務(wù)處理

摘要：由于國(guó)家會(huì)計(jì)準(zhǔn)則對(duì)計(jì)算機(jī)軟件的會(huì)計(jì)處理沒(méi)有作明確規(guī)定，企業(yè)的財(cái)務(wù)軟件如何入賬，從理論到實(shí)務(wù)運(yùn)作都存在著不少問(wèn)題，本文從目前企業(yè)財(cái)務(wù)軟件入賬三方面存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，并提出今后改正的思路。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；財(cái)務(wù)軟件；帳務(wù)

會(huì)計(jì)電算化對(duì)于提高會(huì)計(jì)核算的質(zhì)量，促進(jìn)會(huì)計(jì)職能轉(zhuǎn)變，高效快速提供會(huì)計(jì)信息都有十分重要的作用。與此同時(shí)，相關(guān)的各類(lèi)財(cái)務(wù)軟件公司相繼出現(xiàn)，通用的商品化財(cái)務(wù)軟件被不斷研制開(kāi)發(fā)，以不斷滿足各類(lèi)用戶的需求。隨著會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的不斷擴(kuò)展和深化，購(gòu)置或開(kāi)發(fā)財(cái)務(wù)軟件的費(fèi)用，已從幾千元上升到幾十萬(wàn)元甚至上千萬(wàn)元。企業(yè)財(cái)務(wù)軟件應(yīng)該如何入賬，從理論到實(shí)踐還存在著不少問(wèn)題，這些問(wèn)題主要集中體現(xiàn)在以下三個(gè)方面：

1 財(cái)務(wù)軟件計(jì)入固定資產(chǎn)存在的問(wèn)題

1.1 根據(jù)固定資產(chǎn)的定義，財(cái)務(wù)軟件不能計(jì)入固定資產(chǎn)。

固定資產(chǎn)是指使用期限較長(zhǎng)，單位價(jià)值較高，并且在使用過(guò)程中保持原有實(shí)物形態(tài)的資產(chǎn)。國(guó)際會(huì)計(jì)準(zhǔn)則第16號(hào)對(duì)固定資產(chǎn)的定義是：預(yù)計(jì)使用期限超過(guò)一個(gè)會(huì)計(jì)期間；企業(yè)用于生產(chǎn)、提供商品或勞務(wù)、出租或?yàn)榱诵姓芾砟康亩鴵碛械挠行钨Y產(chǎn)。我國(guó)企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則規(guī)定：固定資產(chǎn)是指使用期限在一年以上，單位價(jià)值在規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)以上，并且在使用過(guò)程中保持原來(lái)物質(zhì)形態(tài)的資產(chǎn)。從國(guó)際會(huì)計(jì)準(zhǔn)則第16號(hào)對(duì)固定資產(chǎn)的定義中我們知道，固定資產(chǎn)是有形資產(chǎn)，我們說(shuō)的有形，是看的見(jiàn)、摸得著的物體。而我們?cè)谑袌?chǎng)上購(gòu)買(mǎi)到的會(huì)計(jì)軟件，是一種磁性介質(zhì)，既看不見(jiàn)、又摸不著，退一步說(shuō)，財(cái)務(wù)軟件可以通過(guò)支持它的系統(tǒng)軟件和硬件，讓我們看到里面的內(nèi)容，充其量也是文字?jǐn)?shù)據(jù)，而不是有形的實(shí)物形態(tài)，所以它不能算作是有形資產(chǎn)。從我國(guó)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則固定資產(chǎn)的定義中可以知道：固定資產(chǎn)是在使用過(guò)程中保持原來(lái)物質(zhì)形態(tài)的資產(chǎn)。而企業(yè)購(gòu)買(mǎi)財(cái)務(wù)軟件，是為了進(jìn)行核算和管理。發(fā)生的每一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)都必須記錄在案，隨著生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的不斷持續(xù)，發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)也會(huì)不斷增加，大量的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)輸入財(cái)務(wù)軟件，使得財(cái)務(wù)軟件的內(nèi)部數(shù)據(jù)越來(lái)越大，占用的容量發(fā)生了變化；另一方面，由于企業(yè)的行業(yè)性質(zhì)不同，許多財(cái)務(wù)軟件購(gòu)買(mǎi)以后，不一定馬上就能使用，而是要進(jìn)行二次開(kāi)發(fā)后才能使用。二次開(kāi)發(fā)以后，財(cái)務(wù)軟件的結(jié)構(gòu)發(fā)生了重大變化。也就是說(shuō)，財(cái)務(wù)軟件在使用過(guò)程中沒(méi)有保持原來(lái)的物質(zhì)形態(tài)，不屬于固定資產(chǎn)。自行開(kāi)發(fā)或委托開(kāi)發(fā)的財(cái)務(wù)軟件在使用過(guò)程中也有必要進(jìn)行軟件維護(hù)，包括操作維護(hù)（主要是一些日常維護(hù)工作）和程序維護(hù)（包括正確性維護(hù)、完善性維護(hù)和適應(yīng)性維護(hù)）。這些維護(hù)工作必然導(dǎo)致財(cái)務(wù)軟件內(nèi)部結(jié)構(gòu)的變化，使其不能保留原有的物質(zhì)形態(tài)。

1.2 財(cái)務(wù)軟件折舊的時(shí)間和凈殘值不能確定。

固定資產(chǎn)的折舊是指固定資產(chǎn)在使用過(guò)程中，逐漸損耗而消失的那部分價(jià)值。固定資產(chǎn)的損耗分為有形損耗和無(wú)形損耗。有形損耗是指固定資產(chǎn)由于使用和自然力的影響而引起的使用價(jià)值和價(jià)值的損失；無(wú)形損耗則是指由于科學(xué)技術(shù)進(jìn)步等而引起的固定資產(chǎn)價(jià)值的損失。財(cái)務(wù)軟件是一種磁介質(zhì)，不可能是有形損耗。而說(shuō)它是無(wú)形損耗又不完整，我們購(gòu)買(mǎi)財(cái)務(wù)軟件的目的是讓它來(lái)裝載財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、產(chǎn)生財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，利用這些數(shù)據(jù)，提煉出有用的信息做出合理的決策，以求得企業(yè)的發(fā)展。所以說(shuō)財(cái)務(wù)軟件只是一個(gè)文字工具，是信息的載體，載體內(nèi)的財(cái)務(wù)信息才是實(shí)質(zhì)。隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，財(cái)務(wù)軟件本身的價(jià)值可能會(huì)損失，可是由它裝載的財(cái)務(wù)信息并不一定會(huì)減值。固定資產(chǎn)折舊，必然要考慮固定資產(chǎn)的使用年限問(wèn)題，使用年限的長(zhǎng)短直接影響各期應(yīng)計(jì)提的折舊額，所以要合理的確定固定資產(chǎn)的使用年限。財(cái)務(wù)軟件的使用年限很難確定，因?yàn)殡S著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷進(jìn)步，財(cái)務(wù)軟件也可以不斷的升級(jí)；財(cái)務(wù)軟件中裝載的資料，也不能確定何時(shí)無(wú)用。另外財(cái)務(wù)軟件的殘值也很難確定。

2 財(cái)務(wù)軟件計(jì)入長(zhǎng)期待攤費(fèi)用存在的問(wèn)題

長(zhǎng)期待攤費(fèi)用是指企業(yè)已經(jīng)支出，攤銷(xiāo)期限在1年以上（不含1年）的各項(xiàng)費(fèi)用，包括固定資產(chǎn)大修理支出、租入固定資產(chǎn)的改良支出等。如果財(cái)務(wù)軟件計(jì)價(jià)不能計(jì)入固定資產(chǎn)和無(wú)形資產(chǎn)科目，那么能否可以計(jì)入長(zhǎng)期待攤費(fèi)用呢？同樣存在問(wèn)題，那就是時(shí)間的確定問(wèn)題。計(jì)入長(zhǎng)期待攤費(fèi)用的費(fèi)用，在各費(fèi)用項(xiàng)目的受益期限內(nèi)平均分?jǐn)?。比如，大修理費(fèi)用，應(yīng)當(dāng)在將發(fā)生的大修理費(fèi)用在下一次大修理之前平均攤銷(xiāo)；租入固定資產(chǎn)改良應(yīng)當(dāng)在租賃期限與租賃資產(chǎn)尚可使用年限孰短的期限內(nèi)平均攤銷(xiāo)；可是，財(cái)務(wù)軟件的分?jǐn)偲谌绾未_定？只要企業(yè)還在生存、發(fā)展，就必然發(fā)生賬務(wù)，企業(yè)就會(huì)受益于賬務(wù)。企業(yè)生存、發(fā)展是動(dòng)態(tài)的，則企業(yè)受益于賬務(wù)的時(shí)間也應(yīng)該是動(dòng)態(tài)變化的，所以這個(gè)時(shí)間很難確定。國(guó)家對(duì)此也未做明確規(guī)定。

3 財(cái)務(wù)軟件一次性的計(jì)入當(dāng)期費(fèi)用存在的問(wèn)題

未實(shí)行會(huì)計(jì)電算化之前，企業(yè)是用紙質(zhì)的賬簿、憑證等記錄發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，可以一年采購(gòu)一次，當(dāng)年夠用就行，所以價(jià)格不是很高，企業(yè)可以一次性的攤?cè)氘?dāng)期費(fèi)用--管理費(fèi)用。而財(cái)務(wù)軟件則不同，它是一次性的購(gòu)入，長(zhǎng)期使用，且費(fèi)用較高，購(gòu)買(mǎi)一個(gè)核算子系統(tǒng)少說(shuō)也要幾千元或幾萬(wàn)元，那么購(gòu)買(mǎi)一套財(cái)務(wù)軟件（包括許多子系統(tǒng)）應(yīng)該要幾萬(wàn)甚至十幾萬(wàn)元。如果是購(gòu)買(mǎi)管理軟件，比如目前國(guó)際上流行的ERP系統(tǒng)（企業(yè)資源規(guī)劃管理系統(tǒng)，在國(guó)際市場(chǎng)上ERP銷(xiāo)售40％來(lái)自財(cái)務(wù)、20％分銷(xiāo)、20％制造、20％人力資源），在國(guó)內(nèi)，就拿用友財(cái)務(wù)軟件公司生產(chǎn)的ERP系統(tǒng)來(lái)說(shuō)，一套ERP系統(tǒng)要200多萬(wàn)元，在國(guó)外市場(chǎng)，如SAP等著名晶牌公司生產(chǎn)的ERP系統(tǒng)折合人民幣要1000多萬(wàn)元，費(fèi)用很高。如果一次性攤?cè)牍芾碣M(fèi)用，必會(huì)大大影響企業(yè)的當(dāng)期損益，導(dǎo)致企業(yè)財(cái)務(wù)信息不能真實(shí)反映企業(yè)的財(cái)務(wù)狀況。因此，企業(yè)自身也很難接受。況且，財(cái)務(wù)軟件的受益期不只是一期，所以購(gòu)買(mǎi)財(cái)務(wù)軟件入賬一次性記入當(dāng)期費(fèi)用不合理，不能簡(jiǎn)單一次性記入。

4 改正途徑

基于以上考慮，企業(yè)財(cái)務(wù)軟件入賬，按現(xiàn)行的會(huì)計(jì)制度計(jì)入哪類(lèi)都存在一定的問(wèn)題，而會(huì)計(jì)實(shí)務(wù)操作對(duì)財(cái)務(wù)軟件總需有一個(gè)科目入賬才成，這方面尚需進(jìn)行深化研究和規(guī)范。目前，筆者認(rèn)為其改正途徑可以從以下兩方面綜合考慮：

4.1 單列“軟件”科目。

企業(yè)購(gòu)入的用于生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、管理用的財(cái)務(wù)軟件價(jià)值明確，可以將其資本化。為了區(qū)別傳統(tǒng)的無(wú)形資產(chǎn)科目，是否可以像固定資產(chǎn)、無(wú)形資產(chǎn)那樣，單列一項(xiàng)“軟件”科目，財(cái)務(wù)報(bào)表（資產(chǎn)負(fù)債表）中“軟件”科目放在長(zhǎng)期資產(chǎn)類(lèi)。軟件可包括系統(tǒng)軟件和應(yīng)用軟件等。每期按規(guī)定的折舊率（或分?jǐn)偮剩┨崛≌叟f（或分?jǐn)傤~）。但是這個(gè)折舊率（或分?jǐn)偮剩?yīng)該由會(huì)計(jì)準(zhǔn)則明確規(guī)定。具體分錄如下：購(gòu)入軟件時(shí)借記“軟件”科目，貸記“銀行存款”科目；分?jǐn)倳r(shí)借記“管理費(fèi)用軟件攤銷(xiāo)費(fèi)用”，貸記“軟件”科目。委托開(kāi)發(fā)形成的財(cái)務(wù)軟件應(yīng)按實(shí)際支付的委托費(fèi)入賬。如果該軟件是用于生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)或管理，應(yīng)資本化。自行開(kāi)發(fā)形成的財(cái)務(wù)軟件有明確的目的，開(kāi)發(fā)成功的可能性很大。而且企業(yè)的研發(fā)支出，比例不會(huì)太高（因?yàn)槠髽I(yè)必須考慮成本因素），因此，應(yīng)將開(kāi)發(fā)過(guò)程中發(fā)生的直接費(fèi)用和間接費(fèi)用計(jì)入“研究與開(kāi)發(fā)費(fèi)用×軟件”賬戶，若開(kāi)發(fā)成功，則轉(zhuǎn)入資產(chǎn)賬戶；若開(kāi)發(fā)失敗，則將研究與開(kāi)發(fā)費(fèi)用計(jì)入當(dāng)期費(fèi)用。發(fā)生的后續(xù)支出應(yīng)該根據(jù)重要性原則和配比原則來(lái)處理。如果金額較小，按照配比原則計(jì)入相關(guān)費(fèi)用科目；如果金額較大則應(yīng)予以資本化。

4.2 作“遞延資產(chǎn)”處理。

由于財(cái)務(wù)軟件的使用期較長(zhǎng)，一次性支出較大且受益期在一個(gè)會(huì)計(jì)年度以上，為了便于管理，非軟件開(kāi)發(fā)企業(yè)購(gòu)買(mǎi)的軟件計(jì)入“遞延資產(chǎn)軟件支出”，在資產(chǎn)負(fù)債表中作為資產(chǎn)來(lái)管理。其分?jǐn)偮视蓵?huì)計(jì)準(zhǔn)則明確規(guī)定。具體分錄如下：購(gòu)入時(shí)借記 “遞延資產(chǎn)軟件支出”，貸記“銀行存款”；分?jǐn)倳r(shí)借記“管理費(fèi)用軟件支出”，貸記“遞延資產(chǎn)-軟件支出”。分?jǐn)偟哪遣糠仲M(fèi)用，相當(dāng)于每期購(gòu)置空白的紙質(zhì)賬簿、憑證等的費(fèi)用。委托開(kāi)發(fā)形成的財(cái)務(wù)軟件若用于生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)或管理，應(yīng)按實(shí)際支付的委托費(fèi)資本化。自行開(kāi)發(fā)的財(cái)務(wù)軟件將開(kāi)發(fā)過(guò)程中發(fā)生的直接費(fèi)用和間接費(fèi)用計(jì)入“研究與開(kāi)發(fā)費(fèi)用x軟件”賬戶，若開(kāi)發(fā)成功，則轉(zhuǎn)入資產(chǎn)賬戶；若開(kāi)發(fā)失敗，則將研究與開(kāi)發(fā)費(fèi)用計(jì)入當(dāng)期費(fèi)用。發(fā)生的后續(xù)支出應(yīng)該根據(jù)重要性原則和配比原則來(lái)處理。如果金額較小，按照配比原則計(jì)入相關(guān)費(fèi)用科目；如果金額較大則應(yīng)予以資本化。