多頭并舉撰寫高質量的總結報告

不知不覺中2007年已經(jīng)離我們而去了，每到年終歲末，寫總結報告是必不可少的工作，可能很多朋友覺得寫總結報告是很簡單的事情，不就是寫寫一年的工作概況以及新的一年的工作計劃嗎，何況現(xiàn)在方便多了，使用文字軟件簡單處理下，就完成了!其實不然，雖然年年寫總結，但是總結的水平會大相徑庭，不僅僅總結的格式不統(tǒng)一。雜亂無章，而且往往文不達意，不能夠真實反映工作狀況，從而讓自己的總結報告大為遜色，下面我們就看看利東貿(mào)易有限公司的李潔，如何通過Word的一些操作技巧。來撰寫一份高質量的銷售年終總結報告!

樣式與格式：總結報告格式劃一

作為一份年終總結報告，文檔排版必須做到美觀大方，而李潔通過使用Word的“樣式與格式”工具，為總結報告的不同層次內(nèi)容，如標題、小標題以及正文等分別設置了不同的格式以及樣式，從而讓年終總結的格式整齊劃一，顯得格外精致!

啟動Word2003，在其中輸入年終總結的文字內(nèi)容，然后選擇標題文字，如“2007年度銷售部年終總結報告”，執(zhí)行“格式/樣式和格式”命令，從右側彈出的“樣式和格式”任務窗格的樣式列表框中，選擇“標題”樣式，這樣標題文字就會被修改為“標題”樣式。采用同樣的方法為總結報告的其他內(nèi)容分別設置不同的樣式，如小標題采用“標題6”樣式，次級小標題采用“標題9”，而正文采用傳統(tǒng)的首行縮進兩個字符的“正文首行縮進2”樣式(圖1)。

李潔注意到所使用的樣式格式都是默認的，如“標題6”的默認格式為黑體、12磅、加粗，當李潔需要將標題修改為習慣使用的宋體時，就右擊任務窗格中的“標題6”，選擇“修改”命令，在彈出的“修改樣式”對話框中，將字體修改為“宋體”。這樣年終總結中所有使用“標題6”樣式的標題，字體都會立即自動修改為“宋體”，是不是感到很方便呢?

巧設標題編號：讓總結條理清晰

李潔此次編輯的年終總結涉及內(nèi)容較多，因此添加標題編號是非常必要的，由于前面她已經(jīng)給總結的小標題以及次級標題文本分別應用了“標題6”、“標題9”樣式，這里她又根據(jù)標題樣式快速設置不同類型的編號樣式，如給小標題使用傳統(tǒng)的“一、二……”，次級標題使用“1、2……”

李潔執(zhí)行“格式/項目符號和編號”命令，在彈出的“項目符號和編號”對話框中，選擇“多級符號”選項卡，從彈出的“多級符號”編號樣式中，選擇第六種“第一篇標題1……”，然后單擊“自定義”按鈕。

在彈出的“自定義多級符號列表”對話框中李潔進行如下設置：從“級別”列表框中選擇“6”；從“編號樣式”列表框中選擇“一，二、三……”，起始編號為“1”，這樣在“編號格式”框中會顯示“一”，然后在其后面輸入符號“、”；從縮進位置框選擇縮進距離為“0.2厘米” (圖2)。采用同樣的方法，為級別“9”設置“1、2、3…”編號樣式。為不同標題文本應用不同編號格式。

通俗易懂，用圖表顯示銷售業(yè)績

為了說明一年中的工作業(yè)績，不可避免地要使用一些數(shù)據(jù)，如果僅僅簡單地羅列數(shù)據(jù)，就會使總結報告顯得枯燥無味，而李潔應用插入圖表的方法，讓乏味的數(shù)字變得活躍起來!將插入點定位于需要插入圖表的位置，執(zhí)行“插入/圖片/圖表”命令，即可在總結中插入一個簡單的簇狀柱形圖，同時顯示一個數(shù)據(jù)表以及圖表編輯菜單欄，其使用的是默認數(shù)據(jù)。

由于李潔需要在圖表中顯示1～12月份三個分公司的銷售數(shù)據(jù)，因此在數(shù)據(jù)表中她將相應的銷售數(shù)據(jù)輸入其中，并且還改變了圖表類型，如需要“堆積柱形圖”時，單擊頂部菜單欄上的“圖表”，在彈出菜單中選擇“圖表類型”。然后在彈出的“圖表類型”列表框中，從“柱形圖”中選擇“堆積柱形圖”。

當圖表插入總結報告后，李潔覺得報告增色不少，但是發(fā)現(xiàn)個毛病，就是插入的圖表破壞了原來文檔的排版，怎么辦呢?原來插入圖表默認的采用周圍文字環(huán)繞方式為嵌入型，只需要改為其他方式，如“緊密型環(huán)繞”，使用鼠標右擊圖表，從彈出的快捷菜單中選擇“顯示‘圖片’工具欄”命令，在彈出的圖片工具欄中單擊“文字環(huán)繞”工具按鈕，然后從彈出的下拉菜單中選擇“緊密型環(huán)繞”選項即可(如圖3)。

提綱挈領，給總結報告添加個小目錄

為了便于領導和同事查閱，在前面設置了標題樣式的前提下，李潔在總結報告標題下面插入了一個小目錄，讓瀏覽者可以通過這個目錄對總結內(nèi)容有大致了解，從而閱讀起來有的放矢。

李潔將插入點移動到需要總結報告標題的下面，單擊“插入/引用/索引和目錄”命令，在彈出的“索引和目錄”對話框中，單擊“目錄”選項，將顯示級別設置為3，目錄格式為“流行”。同時單擊“選項”按鈕，然后在彈出的對話框中，將“有效樣式”中的“標題”樣式予以刪除，這是因為前面已經(jīng)將總結標題設置為“標題”樣式，在添加目錄時，會將不需要的標題文字添加到其中，因此必須予以刪除，最后單擊“確定”按鈕，即可在總結標題下面添加一個很標準的目錄了。當閱讀者需要查閱某部分內(nèi)容時，只要按住Ctrl鍵，然后單擊目錄中相應的標題即可，如“2008年銷售策略”(如圖4)。

如果在編輯年終總結過程中更改了標題相關內(nèi)容，為了使目錄與標題一致，就必須更新目錄。右擊目錄，從快捷菜單中選擇“更新域”命令，在彈出的“更新目錄”對話框中，選擇“更新整個目錄”選項，單擊“確定”按鈕即可。

細節(jié)不可忽略，頁眉，頁腳也要精心設置

當年終總結編輯完畢后，李潔發(fā)現(xiàn)整個文檔還似乎缺點什么?對了，應該設置下頁眉、頁腳，最好把公司的徽標也添加進去，這樣年終總結才會更精彩!執(zhí)行“視圖/頁眉和頁腳”命令，單擊彈出的“頁眉和頁腳”工具欄中的“在頁眉和頁腳間切換”按鈕，切換到頁眉編輯狀態(tài)，執(zhí)行“插入/圖片/來自文件”命令，在彈出的“插入圖片”對話框，把公司的徽標Logo圖片添加到頁眉中，同時單擊“頁眉和頁腳”工具欄上的“插入‘自動圖文集’”按鈕，從彈出的命令列表選擇“文件名”選項，這樣就會將這份年終總結的文檔名，如“2007年度銷售部總結報，告.doc”添加到頁眉中。

采用同樣的方法，在頁腳中插入標注頁碼，總頁數(shù)的“自動圖文集”中的“第X頁共Y頁”。這樣整個年終總結報告就顯得有模有樣了!

通常在頁眉中會存在一條煩人的橫線，如果需要刪除這條橫線，可以在頁眉編輯狀態(tài)中，執(zhí)行“格式/樣式和格式”命令，右擊“樣式和格式”任務窗格的樣式列表中的“頁眉”，從彈出的快捷菜單中選擇“修改”命令。在隨之彈出的“修改樣式”對話框中，單擊“格式”按鈕，然后選擇“邊框”命令，在彈出的“邊框和底紋”對話框中，將“邊框”選項設置為“無”即可。

如果需要進一步修改插入圖表區(qū)格式以及數(shù)據(jù)系列格式，可以右擊圖表，從彈出的快捷菜單中選擇相應的命令即可，操作方式與在Excel中基本相似。

此外，為了讓其他公司人員的總結報告采用上面的格式，從而使整個單位的總結報告格式統(tǒng)一，李潔將已設定格式的總結報告保存成模板文件，然后發(fā)送給他人。保存為模板時，李潔只需要執(zhí)行“文件/另存為”命令，在彈出的“另存為”對話框中，選擇保存類型為“文檔模板(*.dot)”即可。