Ｗｏｒｄ整理網(wǎng)絡(luò)文本全攻略等

Word整理網(wǎng)絡(luò)文本全攻略

陳桂鑫

用剪貼板化零為整

網(wǎng)頁(yè)上的文本都比較零碎，通常一篇文章都要分好幾頁(yè)，我們不得不逐頁(yè)打開(kāi)選中、復(fù)制、切換到Word、粘貼，如此不斷重復(fù)。但使用Word中的剪貼板可以大大簡(jiǎn)化操作。

我們只要先打開(kāi)Word，單擊菜單依次選擇“編輯／Office剪貼板”啟動(dòng)Office剪貼板。再打開(kāi)網(wǎng)頁(yè)選中所需內(nèi)容復(fù)制，復(fù)制的內(nèi)容就會(huì)被保存到Office剪貼板中(如圖1)。由于Office剪貼板可以保存24條項(xiàng)目，所以我們就不必再重復(fù)在兩個(gè)程序間切換了，只要逐一打開(kāi)選中復(fù)制即可。等所需內(nèi)容全部復(fù)制好后，再切換到Word中單擊剪貼板窗格中的“全部粘貼”按鈕，所有復(fù)制的內(nèi)容就會(huì)按原先復(fù)制的順序一次性全部粘貼到Word中了。采集和拼接一次完成，很簡(jiǎn)單吧?

大量文件快速拼接

如果不是通過(guò)復(fù)制而是用軟件批量下載網(wǎng)絡(luò)上的文章，那么得到的內(nèi)容通常是每一頁(yè)就保存為一個(gè)文檔，要把這樣多個(gè)文件合并成一篇完整的文章顯然是一個(gè)相當(dāng)麻煩的問(wèn)題。幸好在Word中就有一個(gè)簡(jiǎn)單的方法可以快速合并多個(gè)文件。

首先打開(kāi)Word，新建一個(gè)空文檔，單擊菜單欄的“插入”選擇“文件”，在彈出的“插入文件”窗口中打開(kāi)被合并文件所在的文件夾，按住Ctrl鍵逐一單擊所有需要合并在一起的文件，再單擊“插入”按鈕，即可看到選中的所有文檔已經(jīng)合并到當(dāng)前文檔中，只要保存就行了。在此合并后文檔的排列順序與單擊選中文檔時(shí)的順序正好相反，最后選中的排在最前面，先選中的則排在后面。比如想按1．htm+2．htm+3．htm的順序合并文件，則應(yīng)按住Ctrl鍵按3．htm、2．htm、1．htm的順序逐一單擊選中這三個(gè)文件，再單擊“插入”按鈕。

若在“插入文件”窗口的“文件類型”中選擇“所有文件(*．*)”，還可以同時(shí)選中多個(gè)不同類型的文件合并。

多個(gè)表格同時(shí)轉(zhuǎn)換成文本

網(wǎng)頁(yè)文件經(jīng)常大量使用表格定位，這些表格會(huì)嚴(yán)重影響我們對(duì)文檔格式的設(shè)置。雖然Word2003中有表格轉(zhuǎn)換文字的功能，但一次只能轉(zhuǎn)換一個(gè)表格。當(dāng)我們按前面所說(shuō)的把所有內(nèi)容合并成一篇后，其中必然會(huì)有大量的表格，若是逐一轉(zhuǎn)換成文本顯然是相當(dāng)麻煩的。在此教你一招Word批量轉(zhuǎn)換表格的技巧。

選中所有內(nèi)容，單擊菜單“表格／轉(zhuǎn)換／文本轉(zhuǎn)換成表格”，再單擊菜單“表格／轉(zhuǎn)換／表格轉(zhuǎn)換成文本”，OK，現(xiàn)在所有表格都變成文本了吧?

清除網(wǎng)頁(yè)格式

從網(wǎng)頁(yè)上收集的文本往往設(shè)置了各自不同的格式，所以收集匯總后的文本應(yīng)該先消除原有的所有格式設(shè)置。

在Word中只要按“Ctrl+A”全選，剪切后單擊菜單“編輯／選擇性粘貼”，在選擇性粘貼窗口中選擇“無(wú)格式文本”形式(如圖2)，確定粘貼就可以消除所有文本格式。使用選擇性粘貼會(huì)在清除文本格式的同時(shí)把文本中所有的表格轉(zhuǎn)成文字，文中的圖片也會(huì)全部刪除。

如果你想在清除格式的同時(shí)還保留文本中的表格和圖片，可使用另外一種清除方法。在Word中同樣按“Ctrl+A”全選，然后單擊菜單“編輯／清除／格式”也可以，只不過(guò)清除格式后原文中的表格和圖片并不會(huì)被消除。至于具體要用哪種操作可視個(gè)人需要選擇。

消除多余空行

從網(wǎng)上收集的文本中經(jīng)常參雜著大量的空行，我們可利用Word的替換功能刪除多余的空行。

在Word中單擊菜單“編輯／替換”，輸入查找內(nèi)容為“＾p”(注意＾p前有一個(gè)空格)，替換為則輸入“＾P”，單擊“高級(jí)”取消“區(qū)分全半角”復(fù)選項(xiàng)，然后重復(fù)單擊“全部替換”，直到找不到可以替換的對(duì)象為止(如圖3)，這一步目的是刪除所有空行中的空格。接下來(lái)把查找內(nèi)容改成“＾p＾p”，替換為仍是“＾p”，同樣重復(fù)單擊“全部替換”，直到找不到可以替換的對(duì)象為止。這樣即可刪除所有空行了。

＾p在此代表段落標(biāo)記(回車換行)，不過(guò)在部分網(wǎng)頁(yè)中是使用手動(dòng)換行符進(jìn)行換行的，上面的方法就無(wú)效了，此時(shí)可把＾p換成＾I進(jìn)行上面的操作試試。

Word編輯強(qiáng)取加密網(wǎng)頁(yè)

有一些網(wǎng)頁(yè)上的內(nèi)容是只能看卻無(wú)法復(fù)制的，對(duì)于那些可以選中但右擊無(wú)法彈出菜單的網(wǎng)頁(yè)，我們可以按“Ctrl+C”鍵進(jìn)行復(fù)制。但是還是有按“Ctrl+C”鍵也無(wú)法復(fù)制，甚至無(wú)法選中的加密網(wǎng)頁(yè)。對(duì)此我們也可以利用Word強(qiáng)行獲取文本。

通常安裝office 2003后IE工具欄上的編輯按鈕會(huì)自動(dòng)變成“使用MS office Word編輯”的按鈕。當(dāng)碰到無(wú)法復(fù)制的網(wǎng)頁(yè)時(shí)，單擊IE工具欄上的這個(gè)“使用MS Office Word編輯”按鈕，就會(huì)在Word中被打開(kāi)，下面就簡(jiǎn)單了吧，在Word中想怎么復(fù)制編輯都不成問(wèn)題。

提示

如果編輯按鈕不可用或不是Word，可在IE中單擊菜單“工具／Interet選項(xiàng)”切換到“程序”選項(xiàng)卡，在此設(shè)置HTML編輯器為Word即可。

文本格式數(shù)字轉(zhuǎn)換為數(shù)字格式

王道才 竇海山

在Excel中有時(shí)我們可能無(wú)意中將某些單元格設(shè)為了文本格式，且輸入并保存了數(shù)字，這樣就會(huì)給后期的計(jì)算帶來(lái)麻煩，所以必須將它們?cè)俎D(zhuǎn)換為真正的數(shù)字格式，這時(shí)可以根據(jù)不同情況來(lái)快速轉(zhuǎn)換。

相鄰單元格中數(shù)字的轉(zhuǎn)換

單擊“工具／選項(xiàng)”，選擇“錯(cuò)誤檢查”選項(xiàng)卡，勾選“數(shù)字以文本形式存儲(chǔ)”選項(xiàng)(如圖1)。這樣文本格式的數(shù)字單元格的左上角就會(huì)顯示出一個(gè)綠色小三角，單擊其中一個(gè)或選中一些這樣的單元格時(shí)，會(huì)出現(xiàn)一個(gè)“錯(cuò)誤提示按鈕”。拖選一些連續(xù)的文本格式的數(shù)字單元格，單擊“錯(cuò)誤提示按鈕”，在彈出的快捷菜單中選擇“轉(zhuǎn)換為數(shù)字”，就能將文本格式的數(shù)字轉(zhuǎn)換為真正的數(shù)字了。

不相鄰單元格中數(shù)字的轉(zhuǎn)換

在單元格數(shù)據(jù)外的一個(gè)從未用過(guò)的單元格中輸入數(shù)字1并回車(要確保輸入的數(shù)字是純數(shù)字格式)，再選中數(shù)字1所在的單元格，單擊“編輯／復(fù)制”。

此時(shí)按住一個(gè)Ctrl鍵把所有文本格式數(shù)字的單元格都拖選上，單擊“編輯／選擇性粘貼”，在“選擇性粘貼”對(duì)話框中單擊“乘”(如圖2)，最后點(diǎn)“確定”退出，就能一次性將所有文本格式的數(shù)字轉(zhuǎn)換為真正的數(shù)字了。

長(zhǎng)文檔移動(dòng)內(nèi)容兩法

王道才

在一個(gè)長(zhǎng)篇Word文檔中，我們要想把前邊的一段內(nèi)容移到后邊去，通常的做法都是先選中準(zhǔn)備移動(dòng)的內(nèi)容，然后單擊菜單欄中“編輯／剪切”，再到準(zhǔn)備移到的地方單擊“編輯／粘貼”，或選中內(nèi)容后直接按住左鍵拖曳到準(zhǔn)備移到的地方放手，但如果要移動(dòng)的距離比較遠(yuǎn)，中間需要跨過(guò)好幾頁(yè)，再用這幾種方法就顯得不太方便了，遇到這種情況時(shí)我們可以試試如下方法：

選中要移動(dòng)的內(nèi)容，按一下F2鍵，這時(shí)窗口的狀態(tài)欄中會(huì)顯示“移至何處?”的提示(如圖)，然后把鼠標(biāo)指針指向準(zhǔn)備移到的地方單擊左鍵，也就是讓光標(biāo)(插入點(diǎn))移到此地方，按回車鍵就能實(shí)現(xiàn)移動(dòng)了。如果按完F2鍵后，又不想進(jìn)行接下來(lái)的操作，可以按一下Esc鍵來(lái)取消“移至何處?”提示。

選中要移動(dòng)的內(nèi)容，然后把鼠標(biāo)指針指向(注意是指向，千萬(wàn)不要先做點(diǎn)擊動(dòng)作)準(zhǔn)備移到的地方，然后按住Ctrl鍵的同時(shí)單擊鼠標(biāo)右鍵，這樣就能快速、準(zhǔn)確地把選中內(nèi)容移到需要的地方。

Google Desktop小工具永遠(yuǎn)丟不了

木頭人

為了加速自己電腦的文件搜索能力，許多人和筆者一樣使用了Google Desktop桌面搜索工具。Google Desktop搜索側(cè)邊欄提供有各種有趣好用的小工具，如時(shí)鐘、新聞資訊、音樂(lè)播放器、RSS訂閱等。當(dāng)你在自己辦公室電腦上定制好這些小工具后，是不是想快速將這些設(shè)置共享給自己的筆記本電腦或家中的個(gè)人電腦?如果按照同樣的添加操作步驟設(shè)置一番，浪費(fèi)時(shí)間!我們完全可利用自己的Gmail賬號(hào)來(lái)備份和共享Google Desktop小工具。

點(diǎn)擊任務(wù)欄托盤中的Google Desktop圖標(biāo)啟動(dòng)Google桌面搜索，在IE瀏覽器中點(diǎn)擊桌面搜索框右側(cè)的“桌面使用偏好”進(jìn)入使用偏好配置頁(yè)面。

在使用偏好配置頁(yè)面點(diǎn)擊“Google賬戶功能”標(biāo)簽，勾選其中的“從其它計(jì)算機(jī)訪問(wèn)我的小工具內(nèi)容和設(shè)置”，然后輸入你的Gmail賬號(hào)和密碼登錄，點(diǎn)擊右下角的“保存使用偏好”按鈕保存設(shè)置。

將鼠標(biāo)移動(dòng)到側(cè)邊欄上方，在浮出的“添加、選項(xiàng)”工具欄中點(diǎn)擊“添加”按鈕，在“添加／刪除小工具”對(duì)話框中切換到“配置／刪除小工具”標(biāo)簽，然后選中“保存我的小工具內(nèi)容和設(shè)置，以便可以通過(guò)任意計(jì)算機(jī)訪問(wèn)”旁邊的選擇框。OK!現(xiàn)在你的Google Desktop小工具設(shè)置已經(jīng)保存到Google賬戶中了，只需在其它電腦中執(zhí)行同樣的操作即可共享該設(shè)置，還可自動(dòng)將“RSS訂閱、計(jì)劃任務(wù)”等工具內(nèi)容共享呢!

Office加油站

轉(zhuǎn)眼又是大學(xué)畢業(yè)生的求職高峰期了，除了像前程無(wú)憂(www．51job．com)，智聯(lián)招聘(www．zhaopin．com)這些專業(yè)求職網(wǎng)站，現(xiàn)在越來(lái)越多的企業(yè)也可以直接網(wǎng)上投遞簡(jiǎn)歷。許多求職者喜歡把簡(jiǎn)歷用Word文檔作為附件發(fā)送，殊不知往往招聘方會(huì)沒(méi)有時(shí)間來(lái)看這類求職信。所以小編建議大家，只要是通過(guò)網(wǎng)上投遞簡(jiǎn)歷，除了附件中附上簡(jiǎn)歷之外，一定要在郵件正文區(qū)里把自己的簡(jiǎn)歷粘貼一遍(盡量中英文雙語(yǔ))，這樣才能給招聘官一個(gè)直觀的好印像。

在Word表格中，出于工作需要，我們?cè)趩卧裨O(shè)置了制表符，以便使單元格中的文本按照需要對(duì)齊。但是使用中發(fā)現(xiàn)，如果按下Tab鍵會(huì)直接轉(zhuǎn)到下一單元格，而不是我們?cè)O(shè)置好的制表位。那么，在單元格如何實(shí)現(xiàn)這種制表位的跳轉(zhuǎn)呢?

這個(gè)問(wèn)題好解決，在word表格中，我們按下Tab鍵會(huì)直接轉(zhuǎn)到下一單元格，但是如果按下“Ctrl+Tab”鍵，就可以跳轉(zhuǎn)到制表位處了。不過(guò)我們沒(méi)有必要記住那么多的快捷鍵，這個(gè)問(wèn)題不用快捷鍵同樣可以解決。以Word 2007為例，選中表格，然后點(diǎn)擊功能區(qū)“表格工具”組中“設(shè)計(jì)”選項(xiàng)卡，并在“繪圖邊框”功能組中點(diǎn)擊其中的“繪制表格”按鈕，在“筆樣式”下拉列表中選擇線型為“無(wú)邊框”，然后在需要添加制表位的位置添加表格線(將原來(lái)的單元格一分為二)。這樣，我們既可以實(shí)現(xiàn)按照需要對(duì)齊表格文本，又不需要記快捷鍵，直接按下Tab鍵，在單元格之間跳轉(zhuǎn)就可以了。所以說(shuō)，會(huì)用快捷鍵操作的固然是“高手”，但是不用快捷鍵，我們也能做得和“高手”一樣。

注：本文中所涉及到的圖表、注解、公式等內(nèi)容請(qǐng)以PDF格式閱讀原文。