強(qiáng)化醫(yī)院檔案收集 創(chuàng)新專業(yè)檔案管理

檔案是社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的一個(gè)產(chǎn)物，自古有之，即使在信息時(shí)代的今天，面對(duì)高速發(fā)展的計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、現(xiàn)代通信、數(shù)字技術(shù)等科技媒體手段，不但沒有相形見絀，反而越來越受到重視，究其原因，就是檔案所具有的獨(dú)特的查考價(jià)值，成為機(jī)關(guān)團(tuán)體、企事業(yè)單位以及個(gè)人，在工作、生產(chǎn)、商業(yè)往來、科學(xué)研究等活動(dòng)領(lǐng)域中寶貴的資料來源。

檔案材料的收集工作是檔案管理工作的一個(gè)起始環(huán)節(jié)，與其他管理環(huán)節(jié)相比，它有其特殊性和重要性，是檔案工作的首要內(nèi)容。巧婦難為無米之炊。沒有詳盡、齊全的資料來源，就談不上檔案管理。因?yàn)椴痪邆洳榭純r(jià)值，其他環(huán)節(jié)就不再具有意義。特別是在信息量幾何級(jí)增長(zhǎng)，強(qiáng)化檔案利用工作的今天，檔案的收集工作已變得越來越重要。這就需要不斷以新思維、新方法、新手段，不斷提高檔案管理工作，充分發(fā)揮科技手段和科學(xué)管理，形成貫穿全過程的質(zhì)量保障體系，提高檔案管理的質(zhì)量和水平。

醫(yī)院檔案材料是領(lǐng)導(dǎo)正確決策、研究工作、處理重大問題的依據(jù)，是醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)調(diào)查研究的一條基本途徑，而搞好文件材料收集是確保檔案材料齊全完整的前提和基礎(chǔ)。但從當(dāng)前醫(yī)院文件材料收集歸檔的實(shí)際情況來看，檔案資料存在短缺、不齊全的現(xiàn)象十分突出。有的各種醫(yī)療科技成果文件材料長(zhǎng)期散失在個(gè)人手中，得不到及時(shí)的收集整理歸檔；有的記載醫(yī)院各個(gè)時(shí)期工作情況，發(fā)展史料，以及職工先進(jìn)事跡等等資料、素材沒有詳盡的歸檔等等。通過調(diào)查發(fā)現(xiàn)，造成這種狀況的主要原因有：一是對(duì)文件材料的作用和全面收集的重要性宣傳不夠，認(rèn)識(shí)不足，有的只注重紅頭文件的收集，而忽略了無文頭、不編號(hào)、不蓋章的文件材料的收集，沒有認(rèn)識(shí)到原始記錄、文件資料集中、收集、歸檔、保存和管理的重要性。二是管理制度不健全，沒有約束機(jī)制，科室配合不夠，平時(shí)管理工作銜接性差，歸檔制度不健全。三是沒有確定專門的檔案人員進(jìn)行管理，檔案人員工作因兼職過多，顧此失彼，影響了文件材料的收集。

要切實(shí)解決上述問題，確保醫(yī)院檔案材料齊全完整，更有效地提供利用，對(duì)醫(yī)院文件材料收集必須做到以下幾點(diǎn)：

㈠由院辦室組織各處書記、辦公室主任、機(jī)關(guān)各科室負(fù)責(zé)文秘工作的人員進(jìn)行認(rèn)真學(xué)習(xí)，提高全員檔案意識(shí)和法制觀念。強(qiáng)化宣傳，利用各種會(huì)議和黑板報(bào)，宣傳文件材料收集，加強(qiáng)檔案管理的重要意義，增強(qiáng)全員的檔案意識(shí)；建立健全文件材料收集、歸檔制度，明確要求。對(duì)文件材料收集歸檔成績(jī)顯著的科室和個(gè)人，應(yīng)給予適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)；領(lǐng)導(dǎo)要支持檔案人員的工作，對(duì)材料收集中發(fā)生的問題，要及時(shí)幫助解決，確保文件材料收集工作有條不紊。

㈡文件材料收集能否齊全完整，特別需要各科室的緊密配合和協(xié)助支持。因此，醫(yī)院各科室應(yīng)通力合作，把文件材料收集工作抓好。各科室要切實(shí)落實(shí)人員，負(fù)責(zé)本科室文件材料的收集，一方面，要根據(jù)事業(yè)單位檔案管理的要求，抓好上級(jí)單位發(fā)給醫(yī)院的文件材料的傳閱和歸檔，定期對(duì)文件材料進(jìn)行清理檢查，確保材料齊全；另一方面，強(qiáng)化文書管理，抓好醫(yī)院活動(dòng)所形成的文件材料的收集，使“賬外”材料的作用得到充分發(fā)揮。

㈢檔案人員應(yīng)把文件材料收集措施落到實(shí)處。文件材料收集除了領(lǐng)導(dǎo)重視，各科室配合外，更重要的是檔案人員要主動(dòng)做好，盡職盡責(zé)，認(rèn)真完成本職工作任務(wù)。

一要根據(jù)文件材料形成的時(shí)間規(guī)律主動(dòng)收集。檔案人員要掌握時(shí)間規(guī)律，主動(dòng)、多方位聯(lián)系，做到“嘴勤”、“腿勤”，把握文件收集的主動(dòng)權(quán)。利用傳閱文件的時(shí)機(jī)收集。檔案人員在傳閱文件時(shí)，要經(jīng)常了解各科室是否有人去上級(jí)單位開會(huì)、聯(lián)系工作帶回文件，或者是上級(jí)單位把文件直接寄到了科室，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，立即收集登記，避免歸檔時(shí)遺漏。主動(dòng)登門及時(shí)收集。如階段工作結(jié)束或年度工作完結(jié)，檔案人員都要主動(dòng)上門將所形成的文件材料收集歸檔。

二要及時(shí)獲取信息，及時(shí)收集。檔案人員要做到“眼勤”、“手勤”，及時(shí)收集文件材料。通過收發(fā)文之間的相互聯(lián)系收集。對(duì)有請(qǐng)示沒有批復(fù)或有批復(fù)沒有請(qǐng)示等有聯(lián)系的文件材料，檔案人員應(yīng)及時(shí)查詢，保證這類文件材料的按時(shí)歸檔。利用復(fù)印的機(jī)會(huì)收集。檔案人員在復(fù)印文件材料時(shí)，對(duì)有價(jià)值，需要?dú)w檔的文件材料當(dāng)即留下原件，以備日后歸檔。

三要把握“三個(gè)環(huán)節(jié)”收集。統(tǒng)一收發(fā)環(huán)節(jié)。凡來往文件，檔案人員應(yīng)統(tǒng)一拆封、統(tǒng)一登記、統(tǒng)一管理，防止文件材料散失。核稿打印環(huán)節(jié)。檔案人員要堅(jiān)持按照行文要求辦事，及時(shí)將文件材料收集歸檔。用印環(huán)節(jié)。凡是本院發(fā)的文件材料，檔案人員要通過加蓋公章適時(shí)收集文件材料。對(duì)一些實(shí)在找不到、收不回的有價(jià)值應(yīng)歸檔的文件材料，應(yīng)列出目錄，向有關(guān)科室收集，以此來彌補(bǔ)不足，保證文件材料收集的齊全完整，豐富室藏。

當(dāng)然我們還應(yīng)做好檔案的整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和利用工作，不斷提出新的目標(biāo)和新的要求，為醫(yī)院工作服務(wù)。

（作者單位：石家莊市第一醫(yī)院、石家莊市第四醫(yī)院）