醫(yī)院后勤檔案管理中存在的問題與解決措施

陳 晨

（山東省威海市婦幼保健院，山東 威海 264200）

在最近幾年中，隨著我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)水平的不斷提高，有效推動(dòng)了我國醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)的不斷快速發(fā)展與進(jìn)步，現(xiàn)已獲取了顯著的經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益。在我國醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)中，醫(yī)院后勤是一大重要構(gòu)成部分，醫(yī)院后勤工作的開展能夠有效推動(dòng)我國醫(yī)院醫(yī)療工作的正常開展，能夠有效推動(dòng)我國醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)的現(xiàn)代化發(fā)展，促使醫(yī)院后勤管理水平變得越來越高。而在我國醫(yī)院后勤管理工作中，后勤檔案是一大重要構(gòu)成內(nèi)容，具有極為重要的作用?；诖?，本文就醫(yī)院后勤檔案管理中存在的問題與解決措施展開了探討。

1 醫(yī)院后勤檔案管理的重要意義

1）在外包類檔案管理方面。在現(xiàn)階段中，我國政府正在積極開展醫(yī)改工作，在這種發(fā)展形勢(shì)下，開源節(jié)流成為我國醫(yī)院經(jīng)濟(jì)效益的一個(gè)非常重要的增長點(diǎn)。為確保醫(yī)院的不斷可持續(xù)發(fā)展，醫(yī)院需要對(duì)自身資源進(jìn)行有效整合與優(yōu)化，需要對(duì)醫(yī)院診療服務(wù)、醫(yī)院教學(xué)科研等給予高度重視，需要外包部分專業(yè)性的后勤工作。針對(duì)醫(yī)院后勤工作的外包，通過對(duì)其進(jìn)行有效管理，有助于醫(yī)院后勤管理工作壓力的減輕，有助于醫(yī)院后勤工作質(zhì)量的不斷提高，不過因?yàn)橥獍愴?xiàng)目的管理具有較大的難度，在進(jìn)行外包過程中極易出現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)，為高效、科學(xué)管理外包項(xiàng)目，醫(yī)院應(yīng)構(gòu)建完善的外包管理檔案。

2）在常規(guī)類檔案管理方面。所謂醫(yī)院常規(guī)類檔案，就是指醫(yī)院日常管理工作內(nèi)容，如食堂管理、物資消耗、清潔消毒、水電氣等，因?yàn)槌Ｒ?guī)類檔案管理工作涉及較多內(nèi)容，所以醫(yī)院對(duì)其提出比較高的標(biāo)準(zhǔn)與要求。在我國醫(yī)院后勤檔案管理工作中，常規(guī)類檔案管理是一大重要構(gòu)成部分，要想保證醫(yī)院工作的順利開展，能夠?yàn)獒t(yī)院工作及時(shí)提供精準(zhǔn)的數(shù)據(jù)，提高醫(yī)院的服務(wù)水平，一定要對(duì)常規(guī)類檔案進(jìn)行高效管理。

3）在后勤基建類檔案管理方面。在我國各醫(yī)院建設(shè)活動(dòng)中，醫(yī)院基建類檔案是非常重要的資料，醫(yī)院基建類檔案中記錄了新建活動(dòng)、改擴(kuò)建活動(dòng)、維修活動(dòng)等內(nèi)容。為保證醫(yī)院醫(yī)療工作的正常運(yùn)行，常常需要對(duì)醫(yī)院進(jìn)行改造維修，其中這些改造維修活動(dòng)一定要以有關(guān)歷史檔案記錄為重要依據(jù)，這樣才能夠安全開展醫(yī)院改造維修活動(dòng)。

2 醫(yī)院后勤檔案管理中存在的問題

1）尚未構(gòu)建完善的后勤檔案管理體系與規(guī)章制度。一直以來，我國大部分醫(yī)院員工，特別是醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)醫(yī)療給予了高度重視，但是并未對(duì)醫(yī)院后勤檔案建設(shè)給予相應(yīng)的重視，對(duì)醫(yī)院檔案資料的保存、整理、搜集沒有給予高度關(guān)注，導(dǎo)致許多重要的原始資料出現(xiàn)丟失、遺漏等現(xiàn)象。與此同時(shí)，在現(xiàn)階段中，我國大多數(shù)醫(yī)院后勤管理工作人員缺乏檔案管理意識(shí)，尚未構(gòu)建完善的后勤檔案管理體系與規(guī)章制度，在對(duì)醫(yī)院后勤檔案進(jìn)行整理與歸納過程中，沒有制定相應(yīng)系統(tǒng)、規(guī)范的管理準(zhǔn)則，相關(guān)管理工作人員沒有嚴(yán)格監(jiān)督、考核、檢查后勤檔案工作，從而對(duì)醫(yī)院后勤檔案管理工作造成一定的影響，在對(duì)歷史檔案進(jìn)行調(diào)閱時(shí)，常常需要花費(fèi)較長時(shí)間與精力。

2）檔案硬件建設(shè)力度有待提高、信息化管理水平較低。目前，在我國醫(yī)院管理工作中，盡管現(xiàn)已廣泛運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與計(jì)算機(jī)技術(shù)，但是在醫(yī)院后勤檔案管理方面卻很少用到網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與計(jì)算機(jī)技術(shù)，甚至一些醫(yī)院還在繼續(xù)使用傳統(tǒng)手工檢索、搜集方法，尤其是醫(yī)療設(shè)備的檔案，還是主要利用手工來記錄醫(yī)療設(shè)備的保養(yǎng)信息、維修信息、使用信息等。在不少醫(yī)院中，醫(yī)院后勤檔案室的空間比較小，更別說配置通風(fēng)設(shè)備了，基本上都是配置一些比較簡單的檔案柜、檔案夾、檔案袋等，完全沒有達(dá)到醫(yī)院后勤檔案保管的規(guī)定要求與標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)我國醫(yī)院后勤檔案工作的開展造成較大的影響。

3）醫(yī)院后勤管理人員為兼職人員，專業(yè)化程度有待提高。目前，我國很多醫(yī)院后勤檔案管理人員都不是專業(yè)出身，而是兼職人員，很多都是由行政、護(hù)理、醫(yī)療等改行而來的，這些醫(yī)院后勤檔案管理兼職人員并沒有參加過相應(yīng)的檔案管理專業(yè)培訓(xùn)，缺乏相應(yīng)的檔案管理專業(yè)知識(shí)與專業(yè)技能，進(jìn)而對(duì)醫(yī)院后勤檔案管理工作質(zhì)量造成較大的影響。

3 醫(yī)院后勤檔案管理中存在問題的解決措施

1）構(gòu)建完善的醫(yī)院后勤檔案管理規(guī)章制度。在醫(yī)院后勤檔案管理工作中，一定要構(gòu)建完善的醫(yī)院后勤檔案管理規(guī)章制度，這樣才能夠有效保證醫(yī)院后勤檔案管理工作的順利進(jìn)行。在對(duì)醫(yī)院后勤檔案管理規(guī)章制度進(jìn)行制定過程中，需要對(duì)多個(gè)方面的內(nèi)容進(jìn)行全面考慮，包括資料檢索、資料儲(chǔ)存、資料分類、資料搜集等，同時(shí)還需要對(duì)不同后勤檔案管理環(huán)節(jié)中的工作任務(wù)、工作程序進(jìn)行明確。針對(duì)醫(yī)院后勤檔案管理工作，一定要與醫(yī)院不同班組、不同工作部門的工作特點(diǎn)進(jìn)行有效結(jié)合，找出檔案形成的一般規(guī)律，并以此為重要依據(jù)，構(gòu)建完善的醫(yī)院后勤檔案管理制度，對(duì)管理流程進(jìn)行有效改善，在醫(yī)院績效考核機(jī)制中應(yīng)納入醫(yī)院后勤檔案管理工作，徹底落實(shí)醫(yī)院后勤檔案管理的全部規(guī)章制度，對(duì)有關(guān)管理工作人員的工作責(zé)任心進(jìn)行不斷加強(qiáng)，不斷提高醫(yī)院后勤檔案管理水平，保證醫(yī)院后勤檔案管理工作的順利開展。

2）提高領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)督力度，加強(qiáng)醫(yī)院后勤檔案管理意識(shí)。第一，針對(duì)醫(yī)院后勤檔案管理工作，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)干部應(yīng)對(duì)其給予高度重視，在醫(yī)院日常工作中應(yīng)納入醫(yī)院后勤檔案管理工作，在對(duì)各項(xiàng)工作進(jìn)行安排布設(shè)的同時(shí)，還需要對(duì)醫(yī)院后勤檔案的存檔、歸類、搜集等進(jìn)行合理安排布設(shè)。第二，加強(qiáng)醫(yī)院后勤檔案管理意識(shí)。因?yàn)獒t(yī)院后勤部門需要負(fù)責(zé)管理多種不同類型的業(yè)務(wù)，再加上檔案資料的搜集存在較大的難度，所以一定要對(duì)醫(yī)院后勤檔案管理工作人員進(jìn)行更多的專業(yè)培訓(xùn)，促使醫(yī)院后勤檔案管理工作人員掌握基本的檔案管理知識(shí)與專業(yè)技能，提高他們的檔案管理意識(shí)，這樣才能夠有效保證醫(yī)院后勤檔案管理工作的順利進(jìn)行。

3）實(shí)施信息化管理模式。在我國醫(yī)院管理工作中，信息化管理是重要發(fā)展趨勢(shì)。所以，在開展醫(yī)院后勤檔案管理工作過程中，需要實(shí)施信息化管理模式，充分利用信息化技術(shù)與計(jì)算機(jī)技術(shù)，以高效搜集、傳遞、儲(chǔ)存檔案資料信息。與此同時(shí)，針對(duì)各種檔案內(nèi)容，通過利用現(xiàn)代化技術(shù)，根據(jù)設(shè)備、基建、財(cái)務(wù)等不同類型輸入到檔案管理系統(tǒng)中，能夠有效避免出現(xiàn)資料遺漏、丟失現(xiàn)象，最終能夠構(gòu)建一個(gè)高效的電子檔案管理模式。

4）提高基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)力度，營造一個(gè)良好的醫(yī)院后勤檔案管理環(huán)境。在醫(yī)院后勤檔案建設(shè)中，良好的醫(yī)院后勤檔案管理環(huán)境與完善的基礎(chǔ)設(shè)施是重要的物質(zhì)基礎(chǔ)。在構(gòu)建醫(yī)院局域網(wǎng)過程中，不但要為醫(yī)院內(nèi)部信息的溝通帶來更多的便利，為便于輸出各種信息，還需要為醫(yī)院設(shè)置完善的基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備，包括打印機(jī)、掃描機(jī)等。作為醫(yī)院后勤部門，應(yīng)開設(shè)一個(gè)專門的檔案管理室，以便集中管理基建檔案、設(shè)備檔案、文書檔案、財(cái)務(wù)檔案。

4 小結(jié)

綜上所述，在我國醫(yī)院醫(yī)療工作中，醫(yī)院后勤檔案管理工作發(fā)揮著極為重要的作用，我國各醫(yī)院一定要高度重視醫(yī)院后勤檔案管理工作?；诖?，本文對(duì)醫(yī)院后勤檔案管理中存在的問題與解決措施進(jìn)行了深入研究，以期對(duì)醫(yī)院后勤檔案管理工作人員的工作起到一定的借鑒作用。