老板與員工面對面：績效談話的準(zhǔn)備與實施

華　梅

績效評估的目的，是為了促進(jìn)員工的工作績效，將員工的工作與組織的發(fā)展目標(biāo)聯(lián)系起來。因此，必須將績效評估的結(jié)果反饋給員工本人?？冃嬲勈强冃гu估結(jié)果反饋最主要的渠道。在傳統(tǒng)的人事考核中，考核結(jié)果不必讓員工了解，也沒有績效評估面談。而現(xiàn)代人力資源管理強調(diào)員工參與，目的在于改善員工的未來工作，促進(jìn)他們的未來發(fā)展。因此，績效面談是績效考評中至關(guān)重要的一個環(huán)節(jié)，其重要程度甚至超過了績效考評本身。

那么，怎么才算是成功的績效面談呢?以下幾個方面需要特別注意：

一、做好充分準(zhǔn)備

績效面談不但要做好準(zhǔn)備。而且要做好充分準(zhǔn)備。你要事前做好演練。針對每個員工的績效考評結(jié)果，結(jié)合員工的特點，事前要預(yù)料到員工可能會對哪些內(nèi)容有疑問。哪些內(nèi)容需要向員工作特別的澄清說明。只有每項內(nèi)容都準(zhǔn)備充分了。你才能更好地駕馭整個面談的局面，使之朝積極的方向發(fā)展。

我們事前要收集以下資料：

1目標(biāo)管理卡

當(dāng)初與員工一起制訂的績效管理目標(biāo)，可能是目標(biāo)管理卡，也可能是績效計劃。這是當(dāng)初你和員工共同的承諾，是你們共識的結(jié)果，也是績效管理整個過程的重要依托，直到績效反饋，它依然是重要的信息來源。所以一定要再一次把績效管理目標(biāo)拿出來，作為你們談話的重要內(nèi)容，以備隨時參閱。

2職位說明書

職位說明書作為人力資源管理最基礎(chǔ)和最重要的文件當(dāng)然是績效面談的內(nèi)容之一。管理活動是個動態(tài)的過程，員工的工作有可能在過程當(dāng)中發(fā)生改變，可能增加一些當(dāng)初制訂績效目標(biāo)時所未能預(yù)料的內(nèi)容，也有可能一些目標(biāo)因為一些原因沒能組織實施。那么，這個時候，職位說明書作為重要補充將發(fā)揮重要作用。所以，員工的職位說明書也一定要置于案頭以備查閱。

3績效考評表

績效考評表自不待說，因為面談結(jié)束后。你要把它拿出來等著員工簽字認(rèn)可。

4員工的績效檔案

案所謂績效檔案。就是你在平時的管理活動中。在跟蹤員工績效目標(biāo)的時候所發(fā)現(xiàn)和記錄的內(nèi)容，這些東西是你作績效評價的重要輔助資料，是造成事實的證據(jù)，你當(dāng)然要拿出來。這個工作可能是一些管理者的薄弱環(huán)節(jié)。平時只忙于事務(wù)，可能無暇收集這些資料，也有可能根本就忽視了這個環(huán)節(jié)，如果你到現(xiàn)在還沒有開始收集員工的績效資料，沒有建立員工績效檔案的話，那你要開始做這個工作了。否則到時你無法向員工解釋你的考評結(jié)論，員工也不會認(rèn)可你的結(jié)論。那么你們肯定會陷入尷尬的僵局或面紅耳赤的爭吵。

5安排面談計劃

通常一個經(jīng)理有若干個下屬。你不可能同時面對一群人來面談，你只能一個一個單對單地面談。所以你必須有一個統(tǒng)籌的安排。根據(jù)自己的工作安排。與員工進(jìn)行適當(dāng)?shù)臏贤ㄖ螅瑪M定一個行之有效的面談計劃，并將計劃告訴員工，讓員工有一個心理和行動上的準(zhǔn)備。

6讓員工做好準(zhǔn)備

只有經(jīng)理本人做準(zhǔn)備是不行的，面談是經(jīng)理和員工兩個人共同完成的工作，只有雙方都做了充分的準(zhǔn)備，面談的成功才成為可能。所以，在面談計劃下發(fā)的同時也要將面談的重要性告知員工，讓員工做好充分的準(zhǔn)備。

二、實施反饋面談

績效評估面談可以有多種程序，最為常用的程序是：

1面談開場。面談開場主要由面談?wù)吆喍痰叵蛎嬲剬ο笳f明面談的目的和主要程序。面談?wù)咭⒁庹{(diào)節(jié)氣氛，讓面談對象消除緊情結(jié)緒，雙方輕松自如地進(jìn)入正式面談。

2面談對象簡要進(jìn)行自我評估。即由面談對象對照年初制定的工作計劃和工作目標(biāo)，匯報一年中的工作情況和計劃完成程度。在這一過程中，面談?wù)咝枰盐盏那闆r有三個：一是注意傾聽下屬的發(fā)言。不要輕易插言打斷；二是注意下屬的工作實績和失誤的事實，避免感情用事；三是詢問并澄清不明之處，在面談對象自我評估完畢時，可以及時就其自我評估作一小結(jié)。

3面談?wù)邔γ嬲剬ο筮M(jìn)行評估。即由面談?wù)吒鶕?jù)年初工作計劃或目標(biāo)對下屬一年的工作績效逐條予以評估或打分。并說明所評估等級或所得分?jǐn)?shù)的依據(jù)和理由。在這一過程中面談?wù)叩脑u估一定要有根據(jù)(定性、定量)，并輔之以事實舉例。同時，面談?wù)哌€可以運用各類信息和材料?？隙ㄏ聦俚墓ぷ鞒煽?。并實事求是地指出其不足之處。

4雙方商談。商談的問題一是讓下屬進(jìn)一步說明情況，進(jìn)一步了解事實，澄清與所掌握的信息有出入的地方，并聽取下屬對績效評估結(jié)果的意見和看法；二是商談下屬在未來工作中需要改進(jìn)的地方。并討論如何加以改進(jìn)；三是分析并確定下屬改善工作績效所需要的行動，包括調(diào)整工作目標(biāo)、改進(jìn)工作方法、參加培訓(xùn)、獲得其他有關(guān)部門支持等等。

5進(jìn)一步討論。在上述談話的基礎(chǔ)上。雙方進(jìn)一步討論管理者對下屬未來工作的要求和期望。以及下屬在未來工作中的發(fā)展需要和相應(yīng)要求，雙方達(dá)成理解和共識。面談?wù)咭J(rèn)真聽取下屬的建議，對下屬的發(fā)展要求和建議予以積極的肯定和支持。最后，雙方就下屬來年的工作目標(biāo)達(dá)成一致性意見。

6確定績效評估的得分或等級。填寫有關(guān)表格，績效評估最終結(jié)果交被評估者簽字認(rèn)可。

7績效評估面談結(jié)束。面談?wù)邞?yīng)當(dāng)給予下屬積極的鼓勵和可行的指導(dǎo)性意見，讓下屬在結(jié)束面談時，能充滿信心地去準(zhǔn)備新的工作計劃，增進(jìn)來年的工作績效。

三、面談注意事項

績效面談應(yīng)當(dāng)防止面談雙方產(chǎn)生沖突，以免面談不能達(dá)到預(yù)期的目的。因此，績效評估面談中。作為面談?wù)撸瑧?yīng)當(dāng)注意把握以下幾點：

1保持友好認(rèn)真的態(tài)度。

注意傾聽下屬的意見，設(shè)身處地地為下屬改善工作績效來考慮問題。不要面談?wù)咭谎蕴茫唤o下屬發(fā)言的機會。

2問題診斷與輔導(dǎo)并重。

一旦發(fā)現(xiàn)部屬績效低下，雙方要立刻查找原因。是組織因素還是個人因素，是目標(biāo)制定不合理，還是人員能力、態(tài)度有問題。如果是客觀原因造成員工績效下降。主管要及時協(xié)調(diào)各方面的關(guān)系和資源去排除障礙。診斷輔導(dǎo)的過程就是讓員工樹立：主管就在他的身邊，在他前進(jìn)的過程中會隨時得到主管的幫助的認(rèn)識。這樣就不會有抱怨連連的現(xiàn)象發(fā)生。

診斷輔導(dǎo)過程中對事不對人的原則一定要牢記，只能說部屬工作中存在的問題。不能涉及人格問題。最好不要拿他和其他員工做比較，而是與他的過去相比。當(dāng)員工犯了某種錯誤或做了不恰當(dāng)?shù)氖虑闀r。主管應(yīng)避免用評價性標(biāo)簽。如“沒能力”、“真差勁”等，而應(yīng)當(dāng)客觀陳述事實和自己的感受。

3不僅談?wù)撨^去。更要發(fā)展未來。

績效管理是一個往復(fù)不斷的循環(huán)，一個周期的結(jié)束，同時也是下一個周期的開始。因此在對人員績效進(jìn)行評價和回顧后。還要幫助員工找準(zhǔn)路線，認(rèn)清下一階段的目標(biāo)。主管與員工合作，對下一周期的工作重點、績效的衡量標(biāo)準(zhǔn)、主管提供的幫助、可能的障礙及解決方法等一系列問題進(jìn)行探討并達(dá)成共識。最好的方法是讓員工自己提出目標(biāo)和解決方案。主管作為支撐者，幫助他解決其中的疑難。這樣績效面談就能達(dá)到最佳結(jié)果：無論部屬來的時候是什么心態(tài)，結(jié)束的時候都是愉快的，并且干勁十足。

4面談溝通是一個持續(xù)的過程。

考核和面談只有幾天的時間，但績效溝通貫穿于工作的全過程?？冃Ч芾淼暮诵木驮谟谕ㄟ^持續(xù)動態(tài)的溝通真正一一提高個人和組織績效。不懂溝通的主管不可能擁有一個高效的團隊。主管與員工在目標(biāo)實施過程中隨時保持聯(lián)系，及時排除遇到的問題和障礙的考核結(jié)果也不會出乎意料。因為在平時的溝通中。員工就已經(jīng)把自己的工作和主管基本達(dá)成了共識，因此績效面談也就變成了對平時討論的一次復(fù)核和總結(jié)。